Découvrez comment suivre vos dépenses en espèces de manière rapide et efficace avec Google Forms et Google Sheets !
Lors de mes voyages au Nicaragua, où le système monétaire est principalement basé sur les espèces, j’ai été confronté aux défis de saisir mes dépenses en espèces dans ma feuille de calcul budgétaire Tiller.
J’ai développé une habitude quotidienne de suivre mes dépenses, et il est important pour moi de capturer toutes ces transactions.
Au début, je me contentais de prendre des notes dans l’application Notes de mon iPhone pour indiquer où l’argent avait été dépensé. Ensuite, une fois par semaine, je passais en revue ces notes, les saisissais dans une feuille de calcul séparée, convertissais les Cordobas nicaraguayens en dollars américains, puis ajoutais ces lignes à ma feuille de transactions.
Une fois là-bas, je pouvais continuer mon processus de catégorisation habituel.
Après deux ou trois semaines, j’ai réalisé que cette méthode était fastidieuse, alors j’ai demandé à l’équipe de Tiller s’ils avaient des conseils pour saisir mes dépenses en espèces plus rapidement dans ma feuille Tiller.
Ils m’ont partagé une méthode rapide et facile, que je vais vous expliquer dans cet article. Pour simplifier cet exemple, j’ai exclu l’étape de conversion des devises.
Cela commence par un simple formulaire Google
Tout d’abord, créez un formulaire Google. Vous pouvez le faire facilement en ouvrant votre feuille Tiller, puis en cliquant sur Fichier > Nouveau > Formulaire Google. Une nouvelle fenêtre de navigateur s’ouvrira, où vous pourrez créer votre formulaire. Dans cet exemple, j’ai intitulé mon formulaire “Espèces” et lui ai donné une brève description.
Étape 1 : Création du formulaire Google
Ensuite, nous devons créer les champs de données que nous souhaitons capturer. Dans l’exemple le plus simple, je crée seulement deux champs : Description et Montant.
Je configure ces deux champs comme des champs de “texte court”. Si vous le souhaitez, vous pouvez également configurer un champ “Catégorie” entre les saisies de la description et du montant, afin de catégoriser vos transactions en espèces au fur et à mesure de leur saisie.
Si vous souhaitez également effectuer cette étape, je vous recommande de créer une liste qui imite celle de votre feuille de configuration des catégories dans votre feuille Tiller.
Une fois que le formulaire est prêt, la prochaine étape consiste à choisir où les données seront enregistrées lorsque le formulaire est soumis.
Cliquez sur les trois petits points en haut à droite du formulaire, puis sélectionnez “Destination de réponse” pour ouvrir une fenêtre de dialogue où vous pourrez sélectionner votre feuille Tiller existante. Le formulaire indiquera qu’il est lié à la feuille de calcul et vous confirmera quand il sera prêt.
Maintenant, je peux retourner à ma feuille Tiller et voir l’onglet nouvellement créé en bas pour cette feuille “Espèces”. Je peux également mettre à jour le titre de la feuille en double-cliquant sur l’onglet et en saisissant le nouveau titre “Espèces”.
Testez le formulaire à partir de votre téléphone mobile
Les formulaires Google fonctionnent très bien sur n’importe quel smartphone. Pour le tester sur mon téléphone, je clique sur le bouton “envoyer” du formulaire et je l’envoie à mon adresse e-mail.
J’ouvre l’e-mail et je clique sur le lien pour ouvrir le formulaire dans le navigateur de mon téléphone. Je vais saisir la somme d’argent que j’ai dépensée pour un repas chinois à emporter.
Après avoir soumis le formulaire, je vois que la transaction est enregistrée dans ma nouvelle feuille “Espèces” de ma feuille Tiller.
Pour m’assurer qu’il est facile de copier les transactions de la feuille “Espèces” vers la feuille “Transactions”, je vais créer une colonne “Catégorie” dans la feuille “Espèces” et la placer entre la colonne “Description” et la colonne “Montant”.
Maintenant, l’ordre des colonnes correspond à celui de ma feuille “Transactions”. Dans cet exemple, j’applique également un formatage à la colonne de date pour utiliser un format de date standard plutôt que la date complète avec horodatage.
Je peux copier/coller cette transaction dans ma feuille “Transactions” et la catégoriser à partir de là.
Étape 3 : Mise en forme des données pour les insérer dans la feuille “Transactions”
Créez un raccourci sur l’écran d’accueil de votre téléphone
Je peux gagner encore plus de temps et simplifier le processus en enregistrant le formulaire Google dans mes favoris et en créant un raccourci sur l’écran d’accueil de mon téléphone pour y accéder facilement à chaque fois que je dépense de l’argent en espèces.
Ce processus a rendu le suivi de mes dépenses en espèces beaucoup plus facile ! Et vous, suivez-vous également vos dépenses en espèces ?
Pour en savoir plus sur les différentes fonctionnalités offertes par Google Sheets et d’autres astuces utiles pour gérer vos finances personnelles, consultez Crawlan.com.
