L’alignement des données importées avec les données entrées manuellement dans Google Sheets nécessite de dépendre d’une colonne d’ID unique, également appelée colonne d’index. Je vais expliquer ce concept dans ce nouveau tutoriel Google Sheets.
Comme vous le savez, les données importées sont toujours dynamiques. Cela signifie qu’elles changeront lorsque les données source seront mises à jour.
Cela peut causer un problème dans la feuille importée. Quel est-il ? Si vous entrez manuellement des données à côté des données importées, elles ne seront pas alignées ou liées aux données importées.
Dans ce tutoriel sur l’alignement des données importées avec les données entrées manuellement dans Google Sheets, je vais éclairer ce problème.
J’utilise ici le terme « données importées » dans un sens large. De quoi s’agit-il ?
- Données importées provenant de deux fichiers différents : Vous pouvez importer des données d’un fichier Google Sheets vers un autre en utilisant la fonction Importrange.
- Données importées à partir d’un seul fichier : Vous pouvez importer des données d’un onglet vers un autre onglet dans le même fichier.
Je vais développer sur l’importation de données d’un fichier de feuille de calcul vers un autre fichier de feuille de calcul. Je parle du premier point ci-dessus.
À la fin de ce tutoriel, j’ai également inclus comment faire la même chose dans une seule feuille (point n°2 ci-dessus).
En résumé, je veux que mes données importées et mes données entrées manuellement restent sur la même ligne. Comment faire ? Continuez à lire pour le découvrir.
Aligner des données dynamiques avec des données statiques dans Google Sheets (basé sur Importrange)
Veuillez noter que les données dynamiques désignent les données importées et les données statiques désignent les données entrées manuellement. Aligner des données dynamiques avec des données statiques signifie donc aligner des données importées avec des données entrées manuellement.
Exemple :
J’ai un fichier Google Sheets contenant des données sur des employés. Il est régulièrement mis à jour avec les détails des nouveaux employés. Appelons-le « EMP 1 ».
Dans une autre feuille, appelée « EMP 2 », je souhaite importer ces données et ajouter des commentaires personnels là où c’est nécessaire.
Cela signifie que les données importées sont dynamiques et les commentaires personnels sont statiques. Comment faire pour que les commentaires statiques restent alignés avec les données importées ?
Je veux dire, je veux que les commentaires actuels restent attachés au bon employé même si les lignes bougent vers le bas ou vers le haut dans la plage.
Feuilles de calcul d’exemple pour apprendre à aligner les données importées avec les données entrées manuellement
EMP 1 : La « Feuille1 » contient quelques détails (exemples) sur les employés.
EMP 2 : La « Feuille2 » contient les détails des employés importés et quelques commentaires/notes personnels entrés manuellement.
Dans cette feuille, j’ai importé les données de « EMP 1 » et j’ai saisi les notes dans la colonne F. C’est ce que je veux obtenir.
Comment aligner les données importées avec les données entrées manuellement
Voici les instructions étape par étape. Les étapes comprennent :
- Créez une colonne d’ID unique dans « EMP 1 » et « EMP 2 ».
- Importez les données nécessaires de « EMP 1 » vers « EMP 2 ».
- Utilisez Vlookup avec Importrange – Nous allons envelopper la formule Importrange avec Vlookup. Ainsi, nous pouvons établir une connexion entre les ID uniques.
- Ajoutez des notes personnelles à côté des données importées.
En suivant les étapes ci-dessus, détaillées ci-dessous, vous pourrez aligner les données importées avec les données entrées manuellement dans Google Sheets.
Étape 1 :
Créez un numéro d’ID unique dans Google Sheets pour connecter deux tableaux
Google Sheets est une solution de feuille de calcul. Contrairement à MS Access, qui est un système de gestion de base de données, il ne génère pas (ou n’exige pas) de colonne d’identifiant unique pour les enregistrements.
Mais pour notre objectif, nous voulons une colonne d’identifiant unique. Permettez-moi de vous donner quelques indications sur la création de numéros d’ID uniques pour vos données.
Par exemple, mes données sont liées aux employés. Il doit donc y avoir un numéro d’employé pour identifier un employé dans l’organisation. Nous pouvons utiliser ces numéros comme identifiants uniques.
Si vos données sont liées à autre chose, créez des ID uniques personnalisés pour votre objectif. Ils peuvent être des numéros de série comme 1, 2, 3, ou même des caractères alphanumériques (limitez-vous à un mélange de lettres et de chiffres).
Dans cet exemple, j’utilise les identifiants d’employés comme ID uniques. Dans le fichier Google Sheets « EMP 1 », insérez une nouvelle colonne pour inclure les ID uniques.
À l’heure actuelle, « EMP 2 » est vide. Nous n’avons pas encore importé les données. Dans ce fichier également, créez une colonne d’ID unique avec les mêmes numéros d’employés. Ils peuvent être classés dans n’importe quel ordre, mais ils doivent contenir tous les identifiants des employés.
Il vaut mieux les utiliser dans l’ordre croissant. Ajoutez également des numéros d’employés supplémentaires que vous allez attribuer aux employés qui doivent rejoindre prochainement.
Nous avons terminé l’étape 1, qui est importante pour aligner les données importées avec les données entrées manuellement dans les feuilles Docs.
Étape 2 :
Utilisation de Importrange pour importer les données nécessaires du fichier 1 (EMP 1) vers le fichier 2 (EMP 2)
Veuillez consulter mon guide sur la fonction Importrange. J’y explique en détail comment importer les données à l’aide de Importrange dans Google Sheets.
De plus, recherchez ce site, vous pouvez voir l’icône de recherche dans la barre de navigation, avec la clé « importrange » pour trouver d’autres tutoriels impressionnants.
Voici simplement la formule pour importer les données de « EMP 1 » vers « EMP 2 ». J’importe la plage A2:E dans « EMP 1 » vers « EMP 2 ». Je laisse les noms des champs dans la ligne n° 1.
Entrez la formule suivante dans la cellule B2 de « EMP 2 ». Vous devez remplacer l’URL dans la formule par l’URL de votre fichier « EMP 1 ». Nous modifierons cette formule plus tard.
=importrange("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1-x9eKz-OF343Pgj44X4QM32D6BR3UX95fFN9Lv4DD_k/edit#gid=1545594778","Sheet1!A2:E")Ensuite, dans les cellules B1:E1, entrez les noms des colonnes que vous pouvez copier-coller à partir de « EMP 1 ».
Étape 3 :
Établir une connexion entre les ID uniques dans les deux feuilles à l’aide de Vlookup dans Importrange
J’ai un tutoriel Google Sheets dédié qui explique comment utiliser la fonction Vlookup avec des données importées. Vous pouvez le consulter lorsque vous en avez le temps. Voici le lien vers ce tutoriel : Comment utiliser Vlookup avec Importrange dans Google Sheets.
Ici, je vais vous expliquer comment créer une connexion appropriée entre les ID uniques dans les deux fichiers Google Sheets.
Cette étape est la plus importante pour aligner les données dynamiques avec les données statiques dans Google Sheets.
Tout d’abord, voyons la syntaxe de la fonction Vlookup, puis la formule générique qui utilise Importrange et les ID uniques dans Vlookup.
Syntaxe de la fonction Vlookup :
VLOOKUP(search_key, range, index, [is_sorted])Formule générique :
VLOOKUP(IDs uniques, Importrange, {2,3,4,5}, false)Cette formule va remplacer la formule Importrange existante dans la cellule B2 de « EMP 2 ». Permettez-moi d’expliquer les arguments utilisés dans cette formule générique.
IDs uniques – Utilisez la plage A2:A
Importrange – Utilisez la formule Importrange fournie ci-dessus.
Dans « EMP 1 », il y a des données dans 5 colonnes. Nous ne voulons pas de la première colonne qui contient les IDs uniques. J’ai donc utilisé {2,3,4,5} comme numéro d’index dans Vlookup pour renvoyer ces colonnes.
Voici la formule finale :
=ArrayFormula(IFERROR(vlookup(A2:A,importrange("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1L5Rj-wN7yBVh2o1Uk1kr0ROcLlnxdzMLveCFGG3a334/edit#gid=551566174","Sheet1!A2:E"),{2,3,4,5},false)))La formule utilise des plages infinies A2:A comme clé de recherche Vlookup. Ainsi, dans les lignes vides, la formule renverra des valeurs d’erreur. La fonction IFERROR permet de supprimer de telles erreurs.
La fonction ArrayFormula est nécessaire car nous voulons que Vlookup renvoie 4 colonnes (colonnes 2, 3, 4 et 5).
Veuillez consulter le guide Vlookup suivant pour quelques astuces Vlookup intéressantes, y compris l’utilisation de ArrayFormula : Vlookup in Google Sheets – 10 Formula Variations, Tips, and Tricks
Étape 4 :
Données statiques (notes personnelles) à aligner avec les données dynamiques
Ajoutez simplement des notes personnelles dans la colonne F de « EMP 2 ». Vous pouvez vous référer à la capture d’écran ci-dessous.
C’est tout. De cette manière, vous pouvez aligner les données importées avec les données entrées manuellement dans Google Sheets. Pour tester son fonctionnement, procédez comme suit.
Comment les modifications dans EMP 1 affectent EMP 2 :
Supprimez la ligne n° 6 qui contient l’enregistrement de « Ben » dans « EMP 1 ».
Vous avez supprimé toute la ligne. Mais dans « EMP 2 », la ligne qui contient l’ID unique de « Ben » est là mais elle est vide. Cela permet à vos notes personnelles de rester attachées aux bons ID uniques.
Même si vous triez les données dans « EMP 1 », cela n’affectera pas votre configuration de données dynamiques et statiques dans « EMP 2 ».
Comment fonctionnent les modifications dans « EMP 2 » :
Dans « EMP 2 », vous pouvez ajouter des notes personnelles ou ajouter d’autres colonnes. Les données que vous avez saisies dans ces colonnes seront toujours synchronisées correctement avec les IDs uniques. Ainsi, toute mise à jour future dans « EMP 1 » n’altérera pas cela.
Outre la synchronisation d’une feuille de calcul avec une autre (c’est-à-dire l’utilisation de données Importrange d’un fichier 1 vers un fichier 2), vous pouvez utiliser les méthodes ci-dessus dans une seule feuille. Voyons comment faire cela.
Voici ma feuille d’exemple avec la formule ci-dessus.
Copie de Google Docs Sheets
Si vous avez des doutes, vous pouvez regarder cette vidéo.
Ici, je n’ai qu’une seule feuille. Supposons que le « EMP 1 » ci-dessus soit « Feuille1 » et « EMP 2 » soit « Feuille2 ».
Veuillez ne pas vous tromper. Ici, « Feuille1 » et « Feuille2 » sont deux onglets dans un seul fichier Google Sheets.
Pour aligner les données importées avec les données entrées manuellement, autrement dit, aligner les données dynamiques avec les données statiques, faites ce qui suit.
Étapes :
Dans la colonne A de « Feuille2 », copiez et collez les IDs uniques de « Feuille1 ». Copiez et collez ensuite les noms des champs à partir de Sheet1!B1:E1.
Entrez la même formule ci-dessus dans la cellule B2 de « Feuille2 ». Mais il y a un changement dans la formule Importrange.
Nous pouvons remplacer la formule Importrange par la plage Feuille!A2:E. La formule serait la suivante :
=ArrayFormula(IFERROR(vlookup(A2:A,Sheet1!A2:E,{2,3,4,5},false)))
J’espère que vous avez pu apprendre comment aligner les données importées avec les données entrées manuellement dans Google Sheets. Amusez-vous bien !
Ressources supplémentaires :
