Voici tout ce que vous devez savoir sur l’exportation des tâches Asana vers Google Sheets avec des mises à jour automatisées bidirectionnelles. Ce guide peut également être utilisé pour synchroniser les lignes de Google Sheets avec Asana, car l’intégration d’Unito a été conçue en gardant à l’esprit la synchronisation bidirectionnelle.
Une fois que vous avez mis en place le flux de travail décrit dans cet article, vous disposerez d’une intégration simple sans code qui transforme les tâches Asana nouvellement créées (ou les tâches historiques) en lignes de Google Sheets.
La seule décision que vous devez prendre avant la synchronisation est de décider quels projets Asana inclure et quels champs de tâches Asana synchroniser avec les lignes de Google Sheets. Vous devrez ajouter chaque champ de tâche Asana à l’en-tête de vos lignes de Google Sheets, car vos lignes deviendront des tâches et vos colonnes deviendront des champs.
Utilisation d’un ensemble différent d’applications ou d’outils? Bien que ce guide démontre comment synchroniser les tâches Asana avec Google Sheets, les mêmes principes s’appliquent à d’autres logiciels de feuille de calcul et bases de données, tels que Microsoft Excel, Airtable ou Smartsheet. Vous pouvez également substituer Asana par un autre outil de gestion de projet, y compris Trello, ClickUp, monday.com, Favro, Teamwork, MeisterTask, Wrike et bien d’autres. Obtenez plus d’informations sur cette intégration Asana Google Sheets.
Voici un aperçu rapide d’un projet Asana synchronisé connecté à Google Sheets avec Unito:
Dans cet article
- Étape 1. Préparez votre ligne d’en-tête dans Google Sheets
- Étape 2. Installez la synchronisation de feuilles de calcul Unito
- Étape 3. Connectez Asana et Google Sheets à Unito
- Étape 4. Définissez une direction de flux
- Étape 5. Configurez des règles pour filtrer les données entre Asana et Google Sheets
- Étape 6. Configurez les correspondances de champ entre Asana et Google Sheets
- Étape 7. Enregistrez, fermez et lancez!
Regardez l’intégration Asana Google Sheets bidirectionnelle d’Unito en action:
Connecter Asana à Google Sheets avec Unito vous permet de:
- Créez de nouvelles lignes dans Google Sheets remplies de détails de vos tâches Asana. Voici une liste complète des champs de tâches Asana que Unito peut synchroniser.
- Créez de nouvelles tâches Asana basées sur les lignes de Google Sheets avec des champs spécifiés.
Avant de connecter Asana et Google Sheets:
- Configurez une ligne d’en-tête dans votre feuille de calcul. Donnez à chaque cellule de la première ligne un nom que vous pouvez facilement associer à des champs dans Asana (par exemple, titre, description, étiquette, etc…). Ils n’ont pas besoin d’être identiques tant que vous savez quels champs doivent correspondre entre Asana et Google Sheets.
- Vous devez avoir des autorisations de lecture et d’écriture dans Google Sheets, et votre compte Asana doit être membre à part entière de votre organisation, et non un invité.
- Installez la synchronisation de feuilles de calcul Unito: cette extension gratuite pour Google Sheets permet à vos données de feuille de calcul de se synchroniser avec d’autres outils.
Dans votre feuille de calcul, vous pouvez ajuster le format de la date et de l’heure à votre guise. Suivez ces étapes:
- Ouvrez votre feuille et sélectionnez la colonne contenant vos dates.
- Cliquez ensuite sur Format > Nombre > Format de date et d’heure personnalisé.
- Vous pouvez choisir le format souhaité et l’appliquer à toutes les cellules de vos colonnes de date.
Étape 1. Préparez votre ligne d’en-tête dans Google Sheets
La synchronisation d’Unito associe les champs d’Asana aux lignes de Google Sheets en fonction de la ligne d’en-tête. Assurez-vous donc de donner un nom intuitif à chaque colonne et de le relier au champ correspondant que vous synchronisez à partir d’une tâche Asana. Par exemple, les champs Asana : Nom de la tâche ou Statut devraient probablement être synchronisés avec une colonne du tableau portant le même nom, ou des noms similaires.
Si vous ne savez pas par où commencer, nous avons créé ce modèle de Google Sheets que vous pouvez utiliser pour démarrer.
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Étape 2. Installez la synchronisation de feuilles de calcul Unito
À partir du Google Workspace Marketplace, vous pouvez installer la synchronisation de feuilles de calcul Unito, qui est nécessaire pour synchroniser vos feuilles de calcul.
Une fois que l’extension est installée et que votre ligne d’en-tête est préparée, vous devez simplement insérer deux colonnes pour aider Unito à synchroniser vos données de contact.
Sélectionnez Extensions > Unito Spreadsheet Sync > Ouvrir Unito > Insérez les deux colonnes dans cette feuille. Unito créera automatiquement des colonnes nommées UnitoID et Dernière modification comme première et dernière colonnes. Seules les colonnes entre celles-ci seront synchronisées avec Unito. -
Étape 3. Connectez Asana et Google Sheets à Unito
- Ouvrez l’application Unito et cliquez sur +Créer un flux.
- Cliquez sur Commencer ici pour connecter Asana et Google Sheets dans n’importe quel ordre.
- Sélectionnez un compte pour chacun de vos outils.
- Choisissez le projet Asana et la feuille de Google à connecter.
Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Confirmer.
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Étape 4. Définissez une direction de flux de 1 sens d’Asana vers Google Sheets
La direction du flux détermine comment les nouvelles lignes sont créées mais pas modifiées dans vos feuilles de calcul. Nous déterminerons comment les tâches et les lignes seront modifiées ultérieurement.
Cliquez sur Confirmer lorsque vous avez choisi une direction de flux. -
Étape 5. Configurez des règles pour filtrer les données entre Asana et Google Sheets
Vous pouvez définir des règles pour filtrer certaines tâches Asana de la synchronisation vers Microsoft Excel (ou vice versa). Cela est particulièrement utile si vos projets contiennent de nombreuses tâches, mais que seules certaines d’entre elles sont pertinentes pour votre cas d’utilisation de feuille de calcul.
Maintenant, nous pouvons choisir des règles qui indiquent à Unito quelles tâches Asana ou quelles lignes de Google Sheets conserver en synchronisation.
En personnalisant vos étiquettes Asana ou en utilisant des champs de liste déroulante dans Google Sheets, vous pouvez être encore plus précis sur le type de données partagées avec Google Sheets.
Pour cette démonstration, nous avons demandé au système de créer une ligne correspondante dans Google Sheets pour chaque tâche de notre projet Asana avec les étiquettes : « Démo Tag 1 » et « Démo Tag 2 ». Si vous synchronisez des tâches, vous pouvez également filtrer les règles par progression et opter pour des noms d’étiquettes tels que : en cours, bloqué, terminé, etc.
Découvrez-en plus sur la définition de règles. -
Étape 6. Configurez les correspondances de champ entre Asana et Google Sheets
Sur cet écran, sélectionnez Commencer à partir de zéro. Pour la plupart des outils, Unito peut automatiquement associer des types de champs similaires (par exemple, titre à titre), mais comme chaque champ dans Google Sheets est un champ personnalisé, nous devons lier nos champs manuellement.
Cliquez sur +Ajouter une correspondance pour sélectionner un champ de tâche Asana et un champ correspondant dans Google Sheets à synchroniser. C’est ici que les champs que vous avez créés dans l’en-tête de votre ligne apparaîtront dans Unito.
Lorsque vous sélectionnez vos champs, vous pouvez décomposer les informations précises que vous souhaitez synchroniser en les mappant ici. Vous pouvez ensuite mapper ces champs dans un sens ou dans les deux sens. Dans chaque cas, la direction du flux fonctionne comme vous pouvez l’imaginer: -
Dans une correspondance de champ unidirectionnelle, les modifications dans l’outil source affectent l’autre, mais pas vice versa.
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Dans une correspondance de champ bidirectionnelle, toute modification dans Google Sheets ou Asana apparaîtra dans l’autre.
Notez: Si vous modifiez le nom d’une colonne dans une feuille de calcul synchronisée, assurez-vous de mettre à jour les correspondances de champ de votre flux dans Unito, sinon vos données cesseront de se synchroniser.
Cliquez sur Confirmer lorsque vous êtes satisfait de vos correspondances de champs pour continuer.
Découvrez-en plus sur la configuration des correspondances de champs. -
Étape 7. Enregistrez, fermez et lancez votre flux Asana-Google Sheets!
Si vous avez suivi les étapes ci-dessus, votre flux créera maintenant une ligne dans Google Sheets chaque fois qu’une nouvelle tâche est ajoutée dans Asana en fonction des règles que nous avons définies à l’étape 3.
Et ensuite, après avoir synchronisé les tâches Asana avec les lignes de Google Sheets?
- Dupliquez ce flux pour synchroniser les tâches d’autres projets avec votre feuille de Google.
- Vous avez des questions sur cette intégration? Consultez ce webinaire enregistré Asana – Google Sheets.
- Lisez notre aperçu d’Asana et de Google Sheets pour mieux comprendre les capacités et les limites de chaque intégration.
- Connectez des projets Asana entre organisations avec ce guide étape par étape.
- Assistez à un webinaire de démonstration pour découvrir ce que vous pouvez faire d’autre avec Unito.
Meilleures pratiques et dépannage pour l’intégration de Google Sheets d’Unito
Messages d’erreur courants
Si vous voyez l’un des messages d’erreur suivants, cela indique probablement que l’une ou les deux colonnes « UnitoID » et « Dernière modification » ont été supprimées ou modifiées dans votre feuille. Vous devrez les réinsérer (manuellement ou avec le module complémentaire) avant que vos données ne se synchronisent à nouveau.
- « Nous avons détecté que des colonnes obligatoires ont été supprimées de votre Google Sheet. Rétablissons le fonctionnement. »
- « La configuration du conteneur ne nous permet pas de synchroniser. »
Pourquoi connecter Asana et Google Sheets avec Unito?
La synchronisation des tâches avec les lignes de feuille de calcul est particulièrement utile lorsque vous souhaitez accélérer le processus de révision des tâches à partir de l’uniformité et de la flexibilité d’une feuille de calcul. Vous pouvez générer rapidement et efficacement des rapports pour les parties prenantes grâce à une automatisation simple. C’est également pratique pour la révision des budgets et des dépenses, la gestion des ressources et la collaboration avec des entrepreneurs externes, des clients ou d’autres contacts.
C’est également utile pour partager des informations spécifiques sur une tâche ou un projet avec un contact externe sans lui donner un accès complet à votre organisation ou votre espace de travail Asana. Vous pouvez même permettre que les modifications apportées par votre contact externe dans Google Sheets soient automatiquement reflétées dans vos tâches Asana grâce à une synchronisation bidirectionnelle.
Se déplacer avec Google Sheets et Unito
Vous pouvez trouver plus d’informations sur les sujets suivants dans la base de connaissances d’Unito:
- Champs pris en charge dans Google Sheets et autres fonctionnalités
- Définition de règles dans Unito pour gérer vos feuilles de calcul
- Création de feuilles de calcul avec Unito
- Ajustement du format de date + heure dans une feuille de calcul
- Recherche de feuilles de calcul par leur URL
