Google Sheets est accessible depuis plusieurs appareils et peut être partagé en un clic, ce qui en fait l’une des façons les plus recherchées pour suivre la présence numérique après des webinaires, des événements en direct ou des séminaires en ligne.
Cet article vous montre comment créer une feuille de présence numérique avec Google Sheets à travers des exemples et vous offre une façon secrète de suivre la présence en ligne sans douleur. Voici ce que nous allons couvrir :
Étapes pour créer une feuille de présence numérique gratuitement avec Google Sheets
Conseils pour créer un suivi de présence avec Google Sheets pour des formations en ligne et des webinaires
Quelques problèmes liés au suivi de la présence manuellement avec Google Sheets
Des façons alternatives de suivre la présence en ligne
Qu’est-ce qu’un suivi de présence numérique ?
Un suivi de présence numérique est un système ou une application que vous mettez en place pour suivre la présence en ligne. Suivre la présence grâce à des moyens numériques peut vous aider à maintenir des registres précis de la présence des étudiants et des participants après avoir animé une formation ou un webinaire en direct.
Un suivi de présence numérique précis et à jour peut être votre source de référence pour partager des certificats numériques avec les participants qualifiés.
Étapes pour créer une feuille de présence numérique gratuitement avec Google Sheets
Voici quelques étapes pour créer une feuille de présence numérique en utilisant Google Sheets à partir de zéro :
Étape 1 : Créez une nouvelle feuille Google
Accédez à Google Sheets et connectez-vous à votre compte Google si vous ne l’avez pas déjà fait. Ensuite, cliquez sur l’icône + pour créer une feuille de calcul vide.
Renommez votre feuille de calcul. Allez dans Fichier > Renommer et entrez « Feuille de présence numérique pour <nom_de_l’événement> ».
Étape 2 : Préparez votre feuille de présence
Changez le nom de la feuille en quelque chose de pertinent par rapport au titre. Vous pouvez trouver le nom de la feuille dans le coin inférieur droit.
Ensuite, commencez à ajouter les colonnes obligatoires, telles que la date, le nom de l’étudiant ou du participant, l’adresse e-mail et le statut de présence.
Voici ce que nous allons ajouter à notre feuille de présence Google pour un webinaire sur le marketing :
- Colonne A : Date de l’événement
- Colonne B : Nom du participant
- Colonne C : Numéro d’identification du participant
- Colonne D : Adresse e-mail du participant
- Colonne E : Statut de présence (A – Présent, NA – Non présent)
Vous pouvez ajouter des colonnes supplémentaires si vous avez besoin de plus d’informations sur les participants. N’oubliez pas d’ajouter une colonne « ID du participant » pour vous assurer qu’il n’y a pas de proxy et que les bonnes personnes reçoivent leur certificat d’événement.
Étape 3 : Formatez vos colonnes
Chaque cellule dans une feuille de calcul Google est, par défaut, au format texte. Étant donné que vous avez des colonnes de date et de statut de présence, il est plus efficace de les avoir au format « Date » et « Menu déroulant ».
De cette façon, les participants peuvent marquer leur présence facilement, sans confusion.
Deux étapes simples pour formater les colonnes :
- Figer la ligne d’en-tête pour une meilleure visibilité lors du défilement dans la feuille. Pour ce faire, sélectionnez Affichage > Figer > 1 ligne.
- Ajouter un format de date à la colonne Date de l’événement et un menu déroulant à la colonne Statut de présence. Pour un sélecteur de date, sélectionnez Données > Validation des données et cliquez sur Ajouter une nouvelle règle.
- Entrez la plage en fonction du nombre de participants et sélectionnez « est une date valide » dans les critères. Cliquez sur Terminé.
Et voilà ! Un sélecteur de date pour la colonne Date de l’événement.
Maintenant, pour ajouter deux options dans la colonne Statut de présence, suivez les mêmes étapes que ci-dessus et entrez les deux options comme indiqué ci-dessous :
Vous pouvez également définir une validation de couleur, par exemple, vert pour présent et rouge pour l’absence.
Étape 4 : Commencez à saisir les données et partagez la feuille
Vous pouvez marquer la présence des participants vous-même ou partager la feuille Google avec les participants pour qu’ils puissent indiquer leur statut de présence.
Par exemple, vous pouvez partager le lien de la feuille de présence numérique Google dans le chat en ligne de votre webinaire ou de votre formation et demander aux participants de marquer leur présence.
Pour partager la feuille, cliquez sur Partager, mettez à jour « Accès général » pour « n’importe qui disposant du lien » et sélectionnez « Éditeur ». Copiez le lien et collez-le dans le chat de votre réunion ou dans vos e-mails.
Voici à quoi ressemble votre feuille de présence numérique Google une fois les données saisies :
Conseils pour créer un suivi de présence avec Google Sheets pour des formations en ligne et des webinaires
Vous ne voulez pas envoyer des certificats à des participants absents après une formation ou un webinaire simplement parce qu’il y a eu une petite erreur lors de la saisie de la présence.
Voici donc quelques conseils rapides pour bien commencer :
-
Définissez votre objectif : Créez-vous le suivi de présence pour faciliter la distribution de certificats numériques ? Ou créez-vous un registre des participants pour les planifier pour une formation avancée ? En fonction de votre objectif, créez un schéma approximatif des colonnes obligatoires pour votre feuille de présence.
-
Formez les participants aux techniques d’édition de Google Sheets : Assurez-vous que les participants de votre webinaire ou de votre formation sont suffisamment formés sur la façon et l’endroit où mettre à jour la feuille de présence numérique. Donnez-leur des instructions pratiques et une démonstration pour éviter tout problème de données.
-
Assurez la confidentialité des données : Étant donné que vous pouvez collecter des informations sensibles, telles que des identifiants de participant ou des signatures, assurez-vous de partager la feuille uniquement avec les collaborateurs désignés et de contrôler l’accès.
Quelques problèmes liés au suivi de la présence manuellement avec Google Sheets
Bien que Google Sheets soit gratuit et généralement sécurisé pour la collaboration, il existe quelques défis potentiels lors de l’utilisation pour suivre la présence numériquement.
Discutons-en :
1. Offre plus de possibilités d’erreurs humaines
La saisie manuelle des données est plus sujette aux erreurs de saisie, aux ID incorrects, aux dates incorrectes et aux statuts incorrects. De telles erreurs rendent la validation extrêmement chronophage, en particulier pour les événements avec un grand nombre de participants.
2. Problèmes de confidentialité des données
Étant donné qu’une seule feuille de calcul Google doit être partagée avec chaque participant pour les mises à jour, vous risquez d’exposer des informations sensibles car vous n’avez aucun contrôle sur la façon dont la plupart des participants peuvent utiliser les données des autres. En revanche, marquer la présence vous-même peut demander énormément d’efforts et de temps.
3. Manque d’automatisation
Les feuilles de calcul Google ne peuvent pas refléter les mises à jour en temps réel des participants et ne peuvent être mises à jour que manuellement. Elles ne sont pas étendues pour ajouter des fonctionnalités d’automatisation, telles que la mise à jour automatique des statuts en fonction des actions des participants pendant l’événement en ligne.
4. Difficulté à suivre les modifications apportées à la feuille
Le suivi de qui a apporté des modifications et quand elles les ont apportées peut être difficile avec Google Sheets. Cela pourrait favoriser une culture de la substitution, ce qui nuirait à la crédibilité de votre formation en ligne, de votre cours ou de votre webinaire.
Des façons alternatives de suivre la présence en ligne
En tant que créateurs/organisateurs de formations et de webinaires, vous connaissez les difficultés de gérer de nombreux participants. Qu’il s’agisse de répondre à leurs questions ou de marquer leur présence, ce n’est pas une mince affaire.
Alors pourquoi ne pas explorer des solutions plus efficaces pour suivre la présence en ligne lors de vos formations ou webinaires numériques ?
Voici quelques façons alternatives de suivre la présence et de gagner du temps :
1. Utilisation de codes QR scannables
Imaginez que les participants scannent simplement un code QR pour marquer leur présence à la fin d’une session. C’est indolore, efficace et précis.
Virtualbadge.io propose des codes QR uniques à afficher à la fin de votre formation ou de votre webinaire en ligne, demandant aux participants de les scanner pour marquer leur présence et recevoir leurs certificats.
Découvrez comment cela fonctionne en scannant le code QR ci-dessous :
Virtualbadge.io affiche également un formulaire d’enquête après le scan pour inciter les participants à soumettre leurs commentaires avant de recevoir leurs certificats.
2. Utilisation de liens d’enregistrement
Certaines plateformes de gestion d’événements et d’applications vous permettent de créer des liens d’enregistrement uniques pour chaque événement, dans notre cas, des formations en ligne ou des webinaires.
Une fois une session terminée, vous pouvez envoyer ces liens dans le chat de la réunion afin que les participants actifs puissent s’enregistrer instantanément et marquer leur présence.
3. Utilisation de la biométrie
Les mesures biométriques, telles que la reconnaissance faciale ou les empreintes digitales, sont largement utilisées dans les entreprises et les établissements d’enseignement. Vous pouvez automatiser le suivi de la présence en utilisant ces fonctionnalités biométriques pour vous assurer que les bonnes personnes s’enregistrent et accèdent aux certificats.
En conclusion
Google Sheets est un outil fiable et abordable pour créer une feuille de présence numérique. Cependant, ce n’est pas la solution la plus efficace en raison de la quantité d’efforts manuels et de temps nécessaires.
Vous pouvez tout de même suivre la présence numérique en utilisant Google Sheets grâce à nos conseils, mais il est préférable de considérer ses alternatives si vous souhaitez en faire plus en moins de temps.
Une solution automatisée comme Virtualbadge.io est un guichet unique pour le suivi de la présence numérique grâce aux codes QR, à la génération de certificats et à leur distribution.
Commencez votre essai gratuit de 7 jours pour tester l’outil dès aujourd’hui !
Pour en savoir plus :
- Comment créer des certificats numériques pour votre cours en ligne ou votre programme de formation gratuitement
- Comment créer des certificats avec des codes QR en utilisant Virtualbadge.io : Guide pas à pas
Foire aux questions
1. Comment configurer un code QR pour la présence ?
Virtualbadge.io génère automatiquement un code QR unique pour votre événement ou votre session en ligne. Vous pouvez ensuite l’afficher à l’écran à la fin de la session pour permettre aux participants de scanner le code et de soumettre leur présence.
2. Comment créer une feuille de présence numérique ?
Vous pouvez créer une feuille de présence numérique en utilisant Google Sheets, comme ceci :
- Créez une feuille vide
- Remplissez le titre et le nom de la feuille
- Saisissez les colonnes obligatoires telles que le nom du participant, l’adresse e-mail, l’identifiant, le statut de présence, la date de l’événement, etc.
- Formatez les colonnes. Par exemple, ajoutez un sélecteur de date au champ Date et un menu déroulant pour saisir la présence.
- Mettez à jour l’accès à Google Sheets et partagez le lien avec les personnes désignées.
