Une fiche de service est un document de production essentiel qui contient toutes les informations dont vous avez besoin pour votre tournage de film ou de photo. Si elle est détaillée et bien rédigée, vous êtes destiné à réussir. Mais si elle manque d’éléments cruciaux, vous risquez d’avoir des problèmes.
Heureusement pour vous, nous avons créé un modèle de fiche de service gratuit qui énumère précisément les informations à inclure sur votre fiche de service, jusqu’aux moindres détails. Prêt à rejoindre le paradis de la production cinématographique?
Neuf choses à inclure dans votre fiche de service
Les fiches de service de production contiennent tout ce que vous devez savoir lors de votre tournage. Comme les heures d’appel, les appels d’équipe, les membres de l’équipe, les numéros de téléphone, les postes de production et mille autres choses. Prêt à en savoir plus? Commençons par le début.
1. Coordonnées de contact
En haut de votre fiche de service, vous voudrez inclure les coordonnées (généralement les numéros de téléphone) des personnes les plus importantes sur le tournage. Cela varie à chaque tournage, mais cela inclut généralement le Directeur Assistant principal (1er AD), le Directeur Assistant secondaire (2e AD) et le Responsable de production de l’unité (UPM).
2. Titre de production et heure d’appel générale de l’équipe
Votre fiche de service doit inclure le nom de votre production (au cas où les gens l’auraient oublié). Si vous vous sentez créatif, vous pouvez inclure le logo du projet, ou une autre iconographie pour le rendre attrayant. Et si vous travaillez sur une émission de télévision avec des épisodes, assurez-vous d’inclure le numéro et le titre de l’épisode également.
Ensuite, vous devriez indiquer l’heure d’appel générale – l’heure à laquelle la majeure partie de votre équipe doit être sur le plateau. Cependant, la plupart des fiches de service cinématographiques incluront des heures d’appel spécifiques. C’est parce que certains départements peuvent être nécessaires tôt pour mettre en place quelque chose. Ou certains acteurs ne sont pas nécessaires avant plus tard dans la journée. (Brad Pitt déteste qu’on lui refuse son sommeil beauté.)
Enfin, vous voudrez peut-être inclure des annonces spéciales pour la journée. Celles-ci peuvent inclure des informations sur le stationnement, les canaux radio pour les talkies-walkies et d’autres petites astuces.
3. Date, DOOD, météo et planning
Assurez-vous d’inclure la date près du haut de la fiche de service. N’oubliez pas le DOOD non plus. C’est l’abréviation utilisée par les surfeurs pour « day out of days », par exemple le Jour 3 sur 13.
En ce qui concerne les informations météorologiques, vous devriez inclure les températures maximales et minimales de la journée, les informations sur les précipitations, ainsi que les heures du lever et du coucher du soleil. Cela aidera les gens à savoir s’ils doivent emporter un parapluie ou de la crème solaire.
Si votre fiche de service concerne un long métrage, vous voudrez peut-être l’étoffer avec des informations supplémentaires. Les fiches de service de longs métrages incluent souvent un mini-planning de la journée avec les événements importants : heure de tournage, pauses repas et heure estimée de fin.
4. Lieu de tournage
Il est inutile d’avoir la météo si vous ne savez pas où vous allez. Sous l’emplacement du plateau, vous voudrez peut-être inclure l’adresse où l’équipe sera basée, plutôt que l’emplacement réel du tournage. Si vous avez plusieurs lieux, étiquetez chacun avec un numéro : Lieu 1, Lieu 2, etc.
5. Informations sur le stationnement
Selon la taille de votre tournage, vous allez avoir des personnes qui vont arriver avec toutes sortes de véhicules – voitures, camions, remorques, ces scooters électriques agaçants. Les choses se dérouleront beaucoup plus facilement le jour du tournage si tout le monde sait où il est censé se garer, que ce soit dans un parking ou dans un autre endroit prévu à cet effet.
Si vous êtes dans les grandes ligues de la production vidéo, alors vous devrez réfléchir un peu plus à la manière de gérer les flux de camions et de remorques. Si vous tournez dans une zone urbaine, vous devrez peut-être coopérer avec la ville pour fermer les rues à proximité de votre lieu afin de transporter votre matériel sans accroc.
6. Hôpital le plus proche
Espérons que vous n’aurez pas besoin de cette information. Mais il vaut mieux être préparé au cas où les choses tournent mal le jour du tournage. Il est particulièrement important de connaître l’hôpital le plus proche si votre plateau de tournage se trouve dans un endroit isolé sans service téléphonique, comme au sommet d’une montagne.
7. Planning de tournage
Ensuite, vous devez lister les scènes que vous tournez dans la journée, ce qui sera dicté par votre planning de tournage. Au minimum, cela devrait inclure les numéros de scène, le décor, la liste des acteurs dans chaque scène et une brève description. Les plannings plus avancés comporteront des informations supplémentaires, comme les heures d’arrivée, les pauses repas, les déplacements de l’équipe, et plus de détails sur chaque scène.
8. Liste des acteurs
Vous devez clairement indiquer les membres de la distribution sur la première page de la fiche de service quotidienne. Il est également utile d’inclure les informations suivantes : l’identifiant de chaque acteur et le nom de son personnage, le statut de sa journée de travail et les différents horaires d’appel – heure de prise en charge, heure d’arrivée sur le plateau, heure de maquillage, etc.
Nous ne disons pas que tous les acteurs sont des divas, mais ils ont souvent besoin d’un peu de rappel pour arriver au bon endroit à temps. Il est judicieux d’ajouter un délai supplémentaire aux heures d’appel des acteurs pour faciliter leur arrivée ponctuelle. Vous devez également tenir compte du temps dont ils ont besoin pour les coiffures et le maquillage, ainsi que du nombre de fauteuils disponibles pour que tout le monde soit impeccable.
9. Liste de l’équipe
La plupart des gens regroupent leur liste d’équipe par département, en indiquant le nom, le poste et l’heure d’appel de chaque membre de l’équipe. Il est important de classer correctement vos départements et vos postes d’équipe. Non seulement cela est obligatoire pour certains syndicats, mais certains membres de l’équipe peuvent se vexer si vos hiérarchies ne sont pas respectées.
Neuf conseils d’expert pour utiliser vos fiches de service
Avant d’envoyer vos fiches de service à tout le monde, consultez nos derniers conseils pour distribuer votre fiche de service ci-dessous.
1. Créez un nouveau dossier pour chaque journée de tournage
Si vous avez un calendrier de tournage chargé ou beaucoup de projets en cours en même temps, il est important d’avoir un système de dossiers solide. Créez un nouveau dossier pour chaque journée de tournage et mettez-y tout ce dont vous avez besoin pour cette journée. La dernière chose que vous voulez, c’est vous embrouiller et envoyer à vos stars la mauvaise fiche de service pour la journée.
2. Sauvegardez vos fiches de service
Les ordinateurs ne font pas toujours ce que vous voulez. Parfois, ils tombent en panne et des choses disparaissent. Et vous ne voulez certainement pas que cela arrive en plein tournage, au détriment de vos fiches de service impeccables. Nous vous recommandons de tout sauvegarder dans le cloud – que ce soit sur Google Drive, Dropbox ou tout autre service de votre choix. Assurez-vous simplement de sauvegarder.
3. N’envoyez qu’une seule fiche de service par jour
Dans le monde glamour et palpitant de la production cinématographique, les choses changent constamment. C’est pourquoi il est essentiel d’envoyer vos fiches de service une fois que tout est finalisé, plutôt que d’envoyer une semaine entière d’un coup. Elles seront rapidement obsolètes, les gens seront au mauvais endroit au mauvais moment et vous verrez toute la production s’effondrer autour de vous. Pas idéal.
4. Vérifiez la météo (encore une fois)
Comme nous l’avons dit, les choses changent constamment sur un tournage. Surtout la météo. Vérifiez-la une semaine à l’avance. Vérifiez-la trois jours à l’avance. Vérifiez-la la veille du tournage. Vérifiez-la dès le début de la journée de tournage. Assurez-vous d’être prêt pour tout ce qui se présente et d’avoir les dernières prévisions sur votre fiche de service.
5. Envoyez toujours un PDF
Ne jamais envoyer votre fiche de service dans son format natif, comme un fichier .xls ou comme un lien vers la feuille Google en direct. Premièrement, vous ne voulez pas que quelqu’un la modifie et envoie une version différente. Deuxièmement, tout le monde n’aura pas le bon logiciel pour la visualiser – surtout s’ils sont sur leur téléphone, comme beaucoup de gens de nos jours. Exportez plutôt la fiche de service au format PDF et envoyez-le à l’équipe.
6. Relisez votre fiche de service
Il est difficile de vérifier son propre travail pour déceler les erreurs, surtout lorsqu’il s’agit d’une feuille de calcul avec de nombreux noms, heures et détails. Mais si vous voulez que votre tournage se déroule sans accroc, vous devez le faire. Essayez de vous éloigner de votre écran pendant une demi-heure, puis relisez votre travail. Ou vous pouvez l’imprimer. Cela vous donnera un peu de recul pour repérer ces petites erreurs.
7. Obtenez une approbation
Avant d’envoyer votre fiche de service à Di Caprio et aux autres, vous devez vérifier que tous les chefs d’équipe en sont satisfaits. S’ils le sont, vous devez obtenir l’approbation de tout le monde – 1er AD, UPM, réalisateur, autres parties prenantes (les détails exacts dépendront de votre tournage) – avant d’apporter les dernières modifications et de l’envoyer.
8. Créez une liste de distribution
Garder une trace de toutes les personnes qui doivent recevoir une fiche de service est une tâche herculéenne. C’est pourquoi vous devez créer une liste de distribution ordonnée. La méthode la plus simple consiste à créer un tableau, avec les contacts le long du côté gauche du tableau et les dates de tournage le long du haut. Cela vous permet de mettre un 1 dans la case des jours où chaque personne sera sur le plateau et un 0 les jours où elle sera absente (et n’aura pas besoin d’une fiche de service).
9. Toujours utiliser la fonction Cci (copie cachée)
La plupart des gens n’aiment pas que leur adresse e-mail soit révélée à tout le monde. Les célébrités y sont particulièrement réticentes. Donc chaque fois que vous envoyez votre fiche de service, veillez à mettre tous les e-mails en copie cachée. À chaque fois.
Maintenant que vous avez tous les secrets pour créer la fiche de service parfaite, il ne vous reste plus qu’à l’utiliser pour votre prochain tournage. N’oubliez pas de consulter Crawlan.com pour d’autres articles et astuces sur la production cinématographique. Bon tournage!
