En tant que producteur, vous n’êtes peut-être pas la personne chargée de créer une feuille de service… Mais en tant que producteur, vous devez savoir comment en créer une. Toutefois, si vous lisez ceci, il est fort possible que vous soyez précisément la personne chargée de la créer. Savoir comment créer une feuille de service vous permet de mieux comprendre les attentes de chaque membre de l’équipe technique au jour le jour.
Si votre production commence à prendre du retard sur le planning, il est possible que la feuille de service en soit responsable. Un détail aussi insignifiant que donner des instructions de stationnement incorrectes – une information clé sur toutes les feuilles de service de production – peut rapidement faire dérailler un projet.
Nous allons tout vous expliquer au sujet des feuilles de service de production, y compris leur définition, leur contenu, où les obtenir, ainsi que des erreurs courantes à éviter.
Alors plongeons-nous dedans !
Qu’est-ce qu’une feuille de service ?
Une feuille de service est un document de production quotidien qui précise clairement ce que les acteurs et l’équipe technique doivent savoir pour la journée de tournage.
Généralement, elle est rédigée par le 1er assistant réalisateur ou quelqu’un du département AD s’il s’agit d’une production de grande envergure, et est envoyée chaque soir avec les informations relatives aux prises du lendemain. Sur des tournages plus modestes, voire même lors de séances photo, le coordinateur de production ou l’assistant du bureau de production peut être chargé de créer la feuille de service. Tout dépend vraiment de la production.
Télécharger un modèle gratuit de feuille de service
Wrapbook sait que vous avez mille autres choses à penser, donc avoir accès à l’un des documents de production les plus essentiels semblait être une évidence. Vous pouvez personnaliser ce modèle gratuit de feuille de service comme bon vous semble pour toutes vos productions.
Maintenant, entrons dans le vif du sujet.
Comment créer une feuille de service ?
Comme tout modèle de feuille de service vous le montrera rapidement, il s’agit d’un document riche en informations. Donc bien que cela ne soit pas nécessairement la partie la plus glamour d’une production, savoir comment créer une feuille de service est essentiel pour garantir que chaque journée se déroule sans accroc.
Nous allons passer en revue les différents types de feuilles de service, tels que les feuilles de service pour le cinéma, pour la télévision, pour les séances photo, etc. dans un instant, mais voici les éléments principaux que vous aurez toujours sur une feuille de service, quel que soit le type de production.
Pour nous guider dans le processus, nous utilisons un exemple de feuille de service que nous avons créé. Vous pouvez le télécharger dès maintenant pour suivre avec nous.
1. Ajouter le titre de production
Les personnes travaillent sur différents projets tout le temps. Assurez-vous que le nom de votre projet figure en haut. Cela semble évident, mais c’est tellement évident que les gens peuvent l’oublier.
La plupart des modèles de feuilles de service auront un emplacement pour le titre de production bien en évidence, juste pour s’assurer que tout le monde sait exactement pour quel projet il doit se présenter.
2. Ajouter les coordonnées
Les coordonnées peuvent varier d’une feuille de service à l’autre, mais en général, les coordonnées des personnes clés impliquées dans le tournage peuvent se trouver à côté de leur logo (le cas échéant) ou séparément de la liste des coordonnées et des horaires d’appel du casting et de l’équipe technique.
Qui sont ces personnes clés ? Cela dépend de la production. Mais pour un tournage de film, cela peut inclure le(s) producteur(s) exécutif(s), mais certainement le(s) producteur(s) sur le plateau, le producteur délégué, le réalisateur et le 1er assistant réalisateur. Pour les séances photo, vous pourrez voir le nom d’un producteur avec un coordinateur ou un responsable de production. De plus, vous verrez probablement plusieurs contacts sous l’agence (si applicable), ainsi que le logo du client.
3. Inclure l’appel général de l’équipe en haut
Qu’est-ce qu’une feuille de service ? Eh bien, le nom lui-même fait allusion à la partie la plus importante – appeler les personnes concernées sur le plateau !
En règle générale, les modèles de feuilles de service pour les films proposent au moins deux mentions de l’appel de l’équipe – un appel général et ensuite des horaires d’appel individuels, si différents (ce qui est généralement le cas pour le casting).
L’équipe sera généralement invitée à se présenter au moins une heure avant le début du tournage réel, car cela prend plus de temps que vous ne le pensez pour préparer les caméras, l’équipement d’éclairage et l’équipement sonore. L’appel général de l’équipe peut varier d’un département à l’autre. C’est pourquoi cela s’appelle « appel général de l’équipe ».
Sur cet exemple de feuille de service, l’appel général de l’équipe est en haut, avec les horaires d’appel individuels ci-dessous. Nous y reviendrons dans la prochaine section.
4. Ajouter la liste du casting et de l’équipe avec les horaires d’appel individuels
Chaque membre du casting qui doit être sur le plateau pour une journée de production spécifique sera répertorié sur la feuille de service de cette journée. Sur cet exemple de feuille de service de film, cette liste se trouve au centre du document.
En plus des noms des acteurs, il y aura leurs noms de personnages, leurs horaires d’appel individuels, les endroits où ils doivent se rendre en arrivant sur le plateau. Il est courant qu’une feuille de service indique que les acteurs doivent se rendre au maquillage et à la coiffure à leur heure d’appel individuelle.
Alors que l’équipe compte sur les feuilles de service pour savoir exactement quand se présenter pour une production donnée, les feuilles de service sont tout aussi importantes pour les acteurs. Certains membres de l’équipe devront arriver plus tôt ou plus tard que l’appel général de l’équipe.
Cela sera précisé à côté de leurs noms individuels. Par exemple, si l’appel général de l’équipe est à 7h30, le réalisateur peut ne pas avoir à se présenter avant 8h00, tandis que les assistants de production peuvent être là exactement à l’appel général de l’équipe, et certains membres clés de l’équipe d’éclairage peuvent avoir un appel encore plus tôt pour leur laisser le temps de préparer leur installation complexe.
5. Ajouter le planning de tournage de la journée
Dans une large mesure, la question de ce qu’est une feuille de service peut être simplement répondue par « c’est un planning ». Un planning de chaque scène qui sera tournée ce jour-là. Sur cet exemple de feuille de service de film, ce planning est indiqué juste au-dessus de la section contenant les informations sur le casting.
Une brève description de chaque scène est donnée avec le numéro de scène correspondant dans le scénario du film, les acteurs individuels requis pour chaque scène, une indication s’il s’agit d’une scène de jour ou de nuit (J/N), et la durée de la scène selon le scénario.
6. Inclure tous les autres détails de tournage
Enfin, nous avons tous les autres détails cruciaux sur un modèle de feuille de service que les acteurs et l’équipe technique doivent connaître chaque jour. Comme…
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Date et DOOD : Si vous avez déjà travaillé sur un plateau de tournage, vous savez très bien à quel point les jours peuvent se confondre. C’est pourquoi il est nécessaire de mentionner la date et le DOOD (jour parmi les jours de tournage) sur une feuille de service de production. Les rapports DOOD sont souvent indépendants, mais dans le planning de la feuille de service, vous pouvez voir quelque chose qui indique SWF ou Start-Work-Finish, ce qui indique que l’acteur est requis pour une seule journée de tournage.
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Lieu(x) du tournage : Tout comme l’appel de l’équipe, il est essentiel d’avoir les lieux indiqués en vue pour éviter les erreurs. La dernière chose que vous voulez, c’est que votre directeur de la photographie ou votre acteur principal vous appelle depuis le mauvais endroit. Le lieu de la journée est indiqué en haut de la feuille de service. Parfois, en particulier s’il y a des déplacements d’équipe, le lieu peut également être indiqué dans la section du planning de la feuille de service.
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Stationnement : C’est très important ! Surtout si vous tournez dans une zone où il y a peu de places de stationnement disponibles, comme le centre-ville de Los Angeles. Le dernier problème que vous voulez, c’est que les gens arrivent en retard juste parce qu’ils ne trouvent pas de place de parking. Sur cet exemple de feuille de service, les informations sur le stationnement sont indiquées en haut.
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Météo : Bien sûr, vous ne pouvez rien faire contre la météo, mais il est agréable de prévenir tout le monde à ce sujet. Ici, nous avons la météo indiquée dans le coin supérieur droit.
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Hôpital le plus proche : La sécurité doit toujours être une priorité sur un plateau de tournage, mais les accidents peuvent arriver. En plus d’avoir une trousse de premiers secours facilement accessible, indiquez l’hôpital le plus proche pour chaque lieu. Sur cet exemple de feuille de service, les informations sur l’hôpital sont également indiquées en haut.
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Déplacements de l’équipe : S’il s’agit d’un tournage qui change de lieu chaque jour, c’est en fait un rêve logistique devenu réalité. Comparé aux jours qui impliquent plusieurs déplacements en une journée. Mais bien sûr, c’est la réalité de nombreuses productions. Il y aura donc une mention quelque part sur la feuille de service, probablement en haut, de l’heure du déplacement de l’équipe. Cela peut varier en fonction de la feuille de service. Il peut également apparaître dans le planning de la feuille de service.
Quels sont les différents types de feuilles de service de production ?
Une superproduction de plusieurs millions de dollars et une web-série d’un jour nécessiteront probablement des feuilles de service différentes. La plupart du temps, les différences résident dans les détails nécessaires pour chaque type de production individuelle.
Par exemple, une feuille de service pour une séance photo aura probablement un planning de tournage moins complexe qu’un projet avec de nombreuses scènes. Mais une feuille de service pour une séance photo peut également exiger plus d’attention envers votre client. Est-ce que leur logo et leur nom sont les plus grands sur la feuille de service ? Parce que c’est ce qu’ils devraient être. Donc, bien que l’idée générale d’une feuille de service soit la même – amener les personnes sur le plateau – chaque type a ses considérations particulières.
1. Feuilles de service pour les films
La question de comment faire une feuille de service pour un film a été largement abordée dans la majeure partie du contenu ci-dessus. Mais il est important de garder à l’esprit que si l’ampleur de votre projet est importante, vous voudrez peut-être l’aide d’un générateur de feuilles de service ou d’un logiciel de feuille de service. Nous aborderons ces ressources dans un instant.
Une autre option consiste simplement à demander à quelqu’un. Vous n’avez pas besoin de réinventer la roue en ce qui concerne la création d’une feuille de service pour un film. Contactez simplement un collègue et il aura probablement une feuille de service de film à vous fournir.
2. Feuilles de service pour la télévision
Les composantes principales des feuilles de service pour la plupart des émissions de télévision restent les mêmes. Mais comment faire une feuille de service pour la télévision diffère légèrement de celle d’une feuille de service pour un film.
En gros, n’oubliez pas d’inclure toutes les informations pertinentes relatives au titre de la production lorsque vous remplissez une feuille de service pour une émission de télévision. Outre le titre lui-même, vous devrez ajouter la saison et le numéro de l’épisode.
En dehors de cela, les informations pour les feuilles de service pour la télévision sont très similaires, avec des sections pour le planning, la liste du casting, l’appel de l’équipe, etc.
3. Feuilles de service pour les clips musicaux
N’oubliez pas l’importance d’une feuille de service lors du tournage d’un clip musical. Même si vous allez à l’essentiel avec un seul lieu et une petite équipe, ils doivent savoir ce qui se passe. Tout reste le même en ce qui concerne le titre de production, les horaires d’appel, etc. Mais tout comme pour les séances photo ou les productions publicitaires, assurez-vous que votre client (le groupe, le label, etc.) est mis en avant avec un logo ou une police de caractères plus grands, au-dessus du nom de votre société de production.
4. Feuilles de service pour les séances photo et les productions publicitaires
Bien que les feuilles de service pour les séances photo n’aient peut-être pas de section pour les différentes scènes à tourner, elles auront une section pour les différents setups et même les déplacements de l’équipe. Même si vous tournez dans un seul lieu toute la journée, vous pouvez faire appel à différents talents à différents moments ou faire maquiller le même talent de différentes manières. Vous pouvez également avoir de nombreuses autres considérations selon le type de tournage. Comme mentionné précédemment, le nom ou le logo du client doit être le plus grand sur la feuille de service – en fin de compte, vous visez à les satisfaire. Commencez bien et faites-en l’élément central. Du moins sur le papier ;)
Et si c’est une publicité pour une voiture ? Vous avez votre photographe avec un directeur de la photographie, qui réalise des prises de vue et des vidéos. Les conducteurs doivent être présents sur la feuille de service, tout comme le personnel de préparation qui prépare les voitures, qui peut également figurer sur la feuille de service. En plus de cela, toutes les informations logistiques seront reflétées sur la feuille de service pour la personne (probablement un assistant de production) qui prendra en charge le client et l’amènera sur le plateau. L’appel de cet assistant peut être différent et son lieu peut être l’hôtel du client.
Quelles sont les erreurs courantes dans les feuilles de service ?
Apprendre à créer une feuille de service consiste autant à savoir ce qu’il ne faut pas faire qu’à savoir ce qu’il faut faire.
Essayez d’éviter certaines de ces erreurs courantes lors de la création d’une feuille de service.
1. Ne pas relire sa feuille de service
Oups. Imaginez écrire incorrectement le nom de votre star. Ou pire, indiquer un horaire d’appel erroné pour l’équipe technique. Vous pouvez maintenant imaginer à quel point même la plus petite erreur sur votre feuille de service de production peut être dévastatrice. Alors, relisez-vous !
2. Ne pas vérifier les détails quotidiens
Comme nous l’avons mentionné, les jours peuvent rapidement se confondre sur un tournage. Il est donc très facile d’oublier de changer le lieu ou la météo si cela fait plusieurs jours de suite que tout est identique, mais vous devez le faire ! Sinon, vous constaterez probablement que le seul jour où vous n’avez pas pris la peine de vérifier était le jour où vous auriez dû le faire. Et croyez-moi – les gens vous le diront.
3. Envoyer plus d’une feuille de service par jour
Peut-être que votre feuille de service a été envoyée avec le mauvais horaire d’appel ou un ancien lieu indiqué. Dans ce cas, l’envoi d’une version révisée peut être nécessaire, mais soyez prêt à recevoir des appels, des messages texte, des e-mails et des messages dans le ciel à ce sujet.
Les gens se confondent facilement. Ils savent que le processus consiste en une seule feuille de service par jour pour une séance photo, un film ou une émission de télévision. Alors quand vous leur en donnez plus que cela, le chaos peut s’ensuivre. Comment éviter cela ? Utilisez les conseils n°1 et n°2. Et attendez plus tard dans la journée pour envoyer votre feuille de service afin qu’un éventuel changement imprévu, comme un nouvel horaire d’appel légitime ou une autre information mise à jour, puisse être ajouté avant d’être envoyé à tout le monde par e-mail.
4. Ne pas sauvegarder votre feuille de service
Nous ne parlons pas seulement de sauvegarder votre feuille de service sur votre ordinateur. Nous voulons dire attraper cette clé USB pour la sauvegarder ou l’envoyer par e-mail pour vous assurer que si votre ordinateur subit un sort horrible, vous disposez toujours d’une copie quelque part. Si vous utilisez un logiciel spécifique de feuille de service, ou Wrapbook, vous pouvez stocker votre feuille de service en toute sécurité pour éviter cela. Parce que soyons réalistes… personne ne veut que cela se produise, mais cela peut arriver, et vous devez donc être prêt.
Quelles sont les ressources pour faciliter la création et l’utilisation des feuilles de service ?
Astuce : vous ne devriez jamais avoir à payer pour un modèle de feuille de service. Non seulement il existe plusieurs options de logiciels de feuille de service, mais vous pouvez également créer le vôtre si vous êtes vraiment dans l’embarras.
1. Logiciels de feuille de service
Il existe des millions d’options pour trouver un programme répondant à vos besoins de feuille de service. Des logiciels intuitifs vous permettent simplement de saisir les informations spécifiques à votre production en toute simplicité.
2. Modèles de feuilles de service
Si vous préférez rester dans votre zone de confort avec des interfaces que vous connaissez déjà, ne vous inquiétez pas. Comment créer une feuille de service dans Excel est extrêmement simple car il existe un modèle de feuille de service prêt à l’emploi ! Notre modèle est également disponible en tant que document Google.
3. Wrapbook
Oh, au fait, avons-nous mentionné que Wrapbook peut également vous aider dans vos besoins en matière de feuilles de service ? Voici quelques points importants.
Si vous utilisez déjà Wrapbook pour votre paie, vous pouvez exporter les coordonnées de votre casting et de votre équipe technique depuis Wrapbook vers une feuille Excel. Vous pouvez créer votre feuille de service à partir de là ou la déposer dans notre modèle.
Vous pouvez également sauvegarder toute feuille de service que vous avez sur notre plateforme et l’envoyer à votre casting et à votre équipe technique en un clic. Facile !
Conclusion
Que vous soyez chargé de créer une feuille de service ou non, savoir ce qui doit y figurer est essentiel pour la réussite de votre tournage.
Ce que nous avons exposé vise à rendre un processus autrement fastidieux un peu plus fluide pour que vous puissiez vous concentrer sur la production. Donc, si ce n’est déjà fait, téléchargez notre modèle de feuille de service. Et si vous êtes déjà utilisateur de Wrapbook, apprenez à exporter les informations de votre casting et de votre équipe technique depuis le logiciel vers la feuille de service de votre choix, ou même vers d’autres logiciels, comme Endcrawl, pour vous aider à créer votre générique de fin.
