Les fichiers Google Sheets sont automatiquement sauvegardés sur votre Google Drive, vous pourriez donc penser qu’ils sont sécurisés et sauvegardés dans le Cloud. Cependant, pour les données importantes, il est recommandé d’ajouter une couche supplémentaire de sécurité à vos feuilles de calcul.
Après tout, si quelqu’un accédait à votre téléphone ou à votre ordinateur, il ne serait pas difficile pour cette personne d’accéder à votre Google Drive.
Alors, même si Google ne vous permet pas encore de protéger vos feuilles de calcul par mot de passe, voici un guide pour vous montrer comment chiffrer et déchiffrer vos données, en gardant vos informations à l’abri des cybercriminels.
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Comment protéger par mot de passe votre feuille Google
Si vous souhaitez protéger par mot de passe votre feuille pour la première fois, vous devez d’abord configurer votre mot de passe. Malheureusement, Google ne permet pas de protéger les feuilles de calcul par mot de passe. Cependant, vous pouvez chiffrer votre feuille à l’aide d’outils tiers.
Un exemple est Skipser, qui chiffrera vos données dans un document et les protégera par un mot de passe.
Étape 1. Ouvrez skipser.com.
Étape 2. Téléchargez ce modèle de feuille de calcul protégée et saisissez vos données à partir de la troisième ligne.
Étape 3. Allez dans Outils et sélectionnez Éditeur de scripts qui s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre.
Étape 4. À partir de là, cliquez sur le menu déroulant à côté de Déployer et sélectionnez Gérer les déploiements.
Étape 5. Dans Configuration, cliquez sur Créer un déploiement puis sur Déployer.
Étape 6. Autorisez l’accès et cliquez sur Terminé.
Comment chiffrer des données dans Google Sheets
Étape 1. Retournez dans votre feuille.
Étape 2. Allez dans la barre de navigation supérieure et cliquez sur Protéger le fichier.
Étape 3. Dans le menu déroulant, sélectionnez Chiffrer le fichier.
Étape 4. Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, saisissez un nouveau mot de passe et cliquez sur OK.
Comment ouvrir et déchiffrer une feuille protégée
Étape 1. Accédez à la feuille.
Étape 2. Cliquez sur Protéger le fichier dans la barre de navigation supérieure.
Étape 3. Sélectionnez Déchiffrer le fichier.
Étape 4. Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, saisissez votre mot de passe.
Étape 5. Vous pourrez maintenant voir vos données.
Étape 6. Lorsque vous avez terminé, retournez dans l’option Protéger le fichier et chiffrez à nouveau votre feuille.
Comment changer votre mot de passe
Étape 1. Retournez dans votre feuille et cliquez sur Protéger le fichier dans la barre de navigation supérieure.
Étape 2. Sélectionnez Changer de mot de passe dans le menu.
Étape 3. Saisissez votre nouveau mot de passe et cliquez sur Soumettre.
Lecture supplémentaire : Historique des mises à jour de Gmail/Workspace (anciennement G-Suite)
Comment accéder aux feuilles protégées sur votre téléphone
Il n’est actuellement pas possible de sélectionner l’option Protéger le fichier dans la version mobile de Google Sheets.
À la place, l’URL chiffrée de votre feuille se trouve dans la première ligne de votre feuille.
Étape 1. Ouvrez la feuille sur votre téléphone.
Étape 2. Cliquez sur l’URL chiffrer/déchiffrer dans la première ligne de votre feuille.
Étape 3. Vous devrez maintenant saisir votre mot de passe.
Lecture supplémentaire : Comment discuter sur Google Docs
4 autres stratégies pour protéger vos feuilles Google
1. Avertissements de modification ou limitations de modification
Dans Google Sheets, vous pouvez décider qui est autorisé à modifier une feuille en particulier ou une plage de cellules dans la feuille elle-même. Vous pouvez également afficher des avertissements aux utilisateurs comme méthode de prévention douce pour éviter les modifications.
Pour cela :
Étape 1. Accédez à l’onglet Données en haut de votre feuille, puis à Protéger les feuilles et les plages.
Étape 2. Cliquez sur Ajouter une feuille ou une plage.
Étape 3. Vous pouvez mettre en surbrillance la plage que vous souhaitez protéger avec votre souris ou la saisir manuellement.
Étape 4. Ensuite, cliquez sur Définir les autorisations.
Étape 5. Déterminez si vous souhaitez restreindre les personnes autorisées à la modifier ou si vous souhaitez simplement ajouter un avertissement. Par exemple, vous pouvez décider que vous seul ou quelques membres de l’équipe sont autorisés à modifier la feuille. Ensuite, cliquez sur Terminé.
Étape 6. Si vous souhaitez supprimer cette protection ou cet avertissement, revenez au menu latéral des feuilles et plages protégées. Ensuite, cliquez sur l’icône de corbeille à côté de la feuille ou la plage protégée que vous ne souhaitez plus protéger.
2. Protection des fichiers Excel
Vous pouvez également protéger votre feuille Google en la convertissant en fichier Excel. Excel propose un chiffrement intégré pour une protection facile.
Étape 1. Accédez à votre feuille et téléchargez-la au format XLSX. Vous pouvez le faire en cliquant sur Fichier, puis Télécharger, puis Microsoft Excel.
Étape 2. À partir de là, ouvrez le fichier dans Microsoft Excel sur votre ordinateur. Allez dans Fichier > Informations > Protéger le classeur, puis cliquez sur Chiffrer avec mot de passe.
Étape 3. Sélectionnez votre mot de passe et cliquez sur OK.
3. Masquer une feuille
Vous pouvez masquer des feuilles en bas de l’écran de vos feuilles en cliquant sur la feuille que vous souhaitez masquer, puis en cliquant sur Masquer la feuille.
Pour réafficher la feuille, vous pouvez accéder au menu Affichage plus tard si vous décidez que vous souhaitez qu’elle soit à nouveau visible publiquement.
4. Validation des données
La dernière méthode alternative pour protéger vos feuilles Google est d’utiliser la validation des données. Cela signifie que si quelqu’un apporte une modification qui ne correspond pas à la valeur ou aux critères prédéfinis, la cellule ne pourra pas être modifiée.
Par exemple, vous souhaiterez peut-être vous assurer qu’une cellule ou une plage particulière ne contient que des dates, des nombres ou du texte. Pour mettre en place la validation des données :
Étape 1. Sélectionnez la cellule ou la plage que vous souhaitez. Puis, dans l’onglet Données en haut, cliquez sur Validation des données.
Étape 2. Déterminez les critères que la cellule doit respecter pour être modifiée. Vous pouvez également choisir de rejeter une entrée incorrecte ou simplement afficher un avertissement. Ensuite, cliquez sur Terminé.
Lecture complémentaire : Améliorez votre compte Gmail
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En résumé, Google Sheets est l’endroit où nous stockons certains de nos chiffres les plus précieux – nos coordonnées bancaires, nos numéros de sécurité sociale, nos mots de passe et codes d’accès. Pourtant, nous nous fions souvent à notre seul mot de passe Google pour protéger tous nos documents.
En consacrant seulement quelques instants à chiffrer nos feuilles, nous pouvons être assurés que nos informations précieuses seront sécurisées.
