Lorsque vous travaillez en collaboration, Google Docs est un excellent moyen de permettre à plusieurs personnes d’éditer et de travailler sur le même texte simultanément, afin que personne ne perde de vue les modifications apportées par chacun. Si vous ou votre entreprise utilisez Google Docs, il peut être utile de savoir qui a consulté quel document et quand. Il est nécessaire de pouvoir voir qui a fait quoi et quand, afin de vous assurer que tout le monde lit une ébauche, les conditions générales, votre dernière entrée, les politiques et procédures, ou tout autre document important.
Comment Voir Qui a Consulté un Document Google
Avant de vérifier qui a consulté votre fichier, voici trois choses importantes à savoir. La personne qui consulte le fichier doit avoir un compte Google et être connectée à Google Workspace. Le fichier doit être un document Google Doc, Sheet ou Slide.
Étape 1 : Ouvrez le Document
Pour voir qui a consulté un fichier, rendez-vous sur Google Docs et connectez-vous avec votre compte Google. Ensuite, ouvrez le fichier.
Étape 2 : Accédez à Outils et Cliquez sur le Tableau de Bord d’Activité
L’icône du Tableau de Bord d’Activité est représentée par une ligne en zigzag dans le coin supérieur droit. Vous pouvez également accéder à Outils > Tableau de Bord d’Activité dans le menu.
Étape 3 : Sélectionnez l’Option « Consultants »
Assurez-vous que l’option « Consultants » est sélectionnée à gauche.
Pour voir qui a consulté le fichier, cliquez sur l’onglet « Tous les Consultants » à droite. Vous verrez leur nom et l’heure à laquelle ils l’ont consulté pour la dernière fois.
Remarque importante:
Exigences pour le suivi des personnes ayant consulté vos fichiers Google Docs :
- Vous avez besoin d’un compte professionnel sur Google Workspace.
- Il doit s’agir d’un fichier Google Doc, Sheet ou Slide que vous souhaitez suivre.
- Les personnes qui consultent le document doivent être connectées à leur compte Google.
Limites de suivi des fichiers Google Drive :
Seuls les utilisateurs disposant d’un abonnement entreprise, professionnel, éducatif ou à but non lucratif sur Google Workspace peuvent utiliser cet outil.
Si vous avez partagé vos fichiers Google Drive avec des personnes ou des groupes spécifiques, vous pouvez voir qui les a consultés. Si vous les avez partagés avec « toute personne disposant du lien » ou si vous les avez rendus publics, il n’y a aucun moyen de savoir qui a ouvert le fichier.
Enfin, vous devez être en mesure de modifier le fichier. Il n’est pas possible de vérifier qui a consulté le fichier si vous n’avez que l’accès en lecture seule.
Fonctionnalités de l’Historique de Consultation des Fichiers sur Google Drive
Consultants
Dans la section « Consultants », l’onglet « Partagé avec » affiche la liste de toutes les personnes avec lesquelles vous avez explicitement partagé le fichier. De plus, vous pouvez utiliser la colonne « E-mail » pour envoyer un message de rappel aux participants.
Tendance des Consultants
Dans la section « Tendance des Consultants », vous pouvez voir combien de nouvelles personnes consultent votre fichier chaque jour. Sur la carte en colonnes, vous pouvez choisir un jour pour voir combien de personnes ont consulté le fichier ce jour-là.
Tendance des Commentaires
Vous pouvez voir le nombre total de commentaires sur le fichier et l’évolution sur une période spécifique dans cette section. Il y a une option déroulante dans le coin supérieur droit de l’écran qui vous permet de choisir une période différente.
Historique de Partage
Avec les enregistrements de partage, vous pouvez voir quand et avec qui vous avez envoyé le fichier.
Paramètres de Confidentialité
Vous pouvez activer ou désactiver l’enregistrement des consultations pour un seul fichier (en utilisant les Paramètres du Document) ou pour tous les fichiers (en utilisant les Paramètres du Compte) dans les paramètres de confidentialité. Votre historique de consultations passées ne sera pas affiché sur le Tableau de Bord d’Activité si vous l’activez.
Google Docs vs Microsoft Word
Vous pouvez utiliser à la fois Google Docs et Microsoft Word pour travailler avec des mots, mais il existe quelques différences importantes entre les deux.
Google Docs
- Vous pouvez utiliser Google Docs gratuitement sur le Web.
- Vous devez acheter la suite Microsoft Office pour utiliser Microsoft Word.
- Avec Microsoft OneDrive, vous pouvez stocker les fichiers Microsoft Word hors ligne ou dans le cloud.
- Vous pouvez utiliser Google Drive pour stocker les fichiers Google Docs hors ligne ou dans le cloud.
- Enfin, Google Docs et Microsoft Word disposent tous deux d’outils intégrés pour travailler ensemble en temps réel. Deux personnes ou plus peuvent travailler ensemble sur des documents et les partager en temps réel.
Pourquoi il n’y a aucune vue sur les fichiers Google Docs
- Seuls les fichiers détenus par des comptes Google avec le Tableau de Bord d’Activité montrent une activité.
- Le consultant peut avoir consulté le fichier sans compte Google.
- Les consultants du document peuvent avoir rendu leur Historique de Consultation privé.
- Le Tableau de Bord d’Activité ne montre une activité que lorsque vous êtes connecté.
- Vous avez peut-être désactivé la fonction Historique de Consultation ou l’administrateur du fichier l’a désactivée.
Résoudre les problèmes d’activité de consultation
Comment activer l’Historique de Consultation
Connectez-vous à votre Console d’Administration Google en tant qu’administrateur du compte pour vérifier que l’Historique de Consultation est activé pour Google Docs.
Étape 1 : Ouvrez les Documents
Dans le menu de gauche, accédez à Applications > Google Workspace. Choisissez Drive and Docs dans la liste qui apparaît.
Étape 2 : Accédez aux Paramètres du Tableau de Bord d’Activité
Sur la page « Paramètres de Drive and Docs », accédez à « Paramètres du Tableau de Bord d’Activité » et sélectionnez « Paramètres du Tableau de Bord d’Activité ».
Étape 3 : Activez l’Historique de Consultation des Utilisateurs
Assurez-vous que l’Historique de Consultation des Utilisateurs est activé. Cliquez sur l’icône du crayon à droite, choisissez « Activé » et cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour apporter des modifications.
Comment activer l’Historique de Consultation pour des fichiers individuels ou pour tous les fichiers
Ouvrez le document dans Google Docs et suivez les étapes pour afficher votre Historique de Consultation ou aider quelqu’un que vous souhaitez examiner le document à voir le leur.
Étape 1 : Ouvrez le Tableau de Bord d’Activité et sélectionnez les Paramètres de Confidentialité dans le Document Google
Vous pouvez suivre un document Google Docs, Sheet ou Slide en l’ouvrant.
Cliquez sur l’icône du Tableau de Bord d’Activité dans la zone supérieure droite de l’écran. Elle ressemble à une flèche pointant vers le haut. Ou allez sur le bouton déroulant et choisissez Outils. Ensuite, accédez au Tableau de Bord d’Activité.
Étape 3 : Activez le Basculer et Enregistrez
Pour afficher l’historique de consultation du document en cours, activez l’option « Paramètres du Document » à droite et « Paramètres du Compte » pour tous les documents. Puis cliquez sur « Enregistrer. » pour enregistrer les modifications.
Comment savoir qui a apporté des modifications à vos Google Docs
Étape 1 : Ouvrez le Document Google
Ouvrez le document Google et choisissez « Fichier » dans le menu déroulant en haut de l’écran.
Étape 2 : Accédez à l’icône Version du Document Google
Étape 3 : Cliquez sur Toutes les Versions et Sélectionnez la Version du Fichier
Étape 3 : Consultez l’Historique des Versions
Il y aura une fenêtre sur le côté droit de votre écran qui affiche toutes les modifications et sauvegardes que vous avez apportées au document. Vous pouvez voir quand chaque modification a été apportée et par qui.
Remarque :
Vous pouvez également consulter la version du document qui était là avant les modifications. Cette fonction est utile si vous avez besoin d’annuler des modifications ou de vérifier les différences entre différentes versions d’un fichier.
Comment Vérifier Qui a Partagé vos Google Docs
Étape 1 : Accédez à Google Drive
Cliquez sur « Mon Drive » dans le menu situé à gauche de Google Drive.
Étape 2 : Sélectionnez le Fichier
Cliquez sur le petit bouton « i » dans le coin supérieur droit de l’écran après avoir choisi le fichier.
Étape 3 : Accédez à Outils et Choisissez l’onglet « Activité »
Sélectionnez l’onglet « Activité » pour voir ce que les personnes ont fait pour partager ce fichier.
Vous pouvez utiliser la barre de défilement sur le côté droit de l’écran pour voir qui a partagé le document avec d’autres personnes et ce qu’ils ont fait d’autre.
Remarque :
Toute personne possédant un compte Google (Gmail) personnel peut voir les enregistrements « Version » et « Partage » de ses fichiers Google Drive. Vous n’avez pas besoin d’un compte Google Workspace pour cela.
FAQ
Où se trouve la Vue dans Google Docs ?
Ouvrez un fichier sur votre ordinateur, tel qu’une présentation, une feuille de calcul ou une présentation. Sélectionnez simplement la Vue souhaitée en cliquant sur le bouton Vue dans la barre d’outils.
Que fait un consultant dans Google Docs ?
Les personnes ont accès au fichier, mais elles ne peuvent apporter aucune modification ni le partager avec qui que ce soit.
Que faire si je ne vois aucune activité de consultation ?
Ces éléments devraient vous aider si vous ne voyez aucune activité de consultation :
- Lorsque vous utilisez le Tableau de Bord d’Activité, vous ne pouvez voir que ce qui a été fait avec les fichiers appartenant à un compte Google.
- Après vous être connecté au Tableau de Bord d’Activité, vous ne pouvez voir que ce que les personnes ont fait.
- Le document peut avoir trop de vues ou de consultants pour que les informations du Tableau de Bord d’Activité s’affichent.
- Les personnes qui souhaitent consulter les documents ont choisi de ne pas afficher leur Historique de Consultation.
- La fonction Historique de Consultation peut ne pas être activée pour vous ou pour l’administrateur.
