L’utilisation de Google Drive offre de nombreux avantages, notamment le partage et la collaboration simultanée. Mais que faire lorsque vous devez partager un document Google (comme un document de traitement de texte) avec un utilisateur qui n’a pas de compte Google ?
Si vous ne vous servez de Google Drive que pour stocker des fichiers, vous passez à côté d’une fonctionnalité fantastique. Google Drive vous permet en réalité de créer et de travailler sur des documents Google directement depuis Drive. Avec Google Docs, vous pouvez créer des documents de traitement de texte, des feuilles de calcul, des dessins, des présentations et des formulaires en ligne, et les modifier en même temps que d’autres utilisateurs disposant d’un compte Google.
À l’origine, Google Drive et Google Docs étaient deux produits distincts. Désormais, ils sont regroupés en un seul produit, appelé Google Drive. Lorsque vous accédez à Google Drive, vous pouvez également créer ces fichiers et les stocker directement dans votre Drive.
Une fois que vous avez créé un fichier dans Google Docs, comme une feuille de calcul ou un document de traitement de texte, il est courant de le partager avec un autre utilisateur ayant un compte Google. Mais si cet utilisateur n’a pas de compte Google, tout n’est pas perdu.
Il existe trois façons de gérer cette situation :
1. Envoyer le fichier par e-mail en tant que pièce jointe
Dans votre document Google ouvert dans Google Drive, cliquez sur « Fichier » et choisissez « Envoyer en tant que pièce jointe ». Vous serez dirigé vers une fenêtre de dialogue où vous pourrez choisir le format du fichier et saisir l’adresse e-mail du destinataire. Votre fichier sera envoyé par e-mail en tant que pièce jointe dans le format que vous avez choisi. Vous pouvez choisir d’envoyer le fichier en HTML, PDF, texte enrichi ou en format Microsoft Word.
Cette méthode présente l’avantage d’être rapide et facile pour partager un contenu avec les personnes qui en ont besoin. Cependant, elle crée deux versions distinctes de votre document, et vous ne pouvez pas collaborer en ligne avec le destinataire.
2. Autoriser toute personne disposant du lien à modifier votre document
Voici une fonctionnalité largement sous-utilisée de Google Docs : les personnes n’ont pas besoin d’un compte Google pour consulter ou modifier un fichier créé avec Google Docs.
Il suffit de configurer les options de visibilité de votre document. Vous pouvez définir la visibilité de manière à ce que toute personne disposant d’un lien direct puisse consulter ou modifier votre document.
Pour modifier les paramètres, ouvrez votre document et cliquez sur « Partager » en haut à droite. Dans la section intitulée « Les personnes spécifiques peuvent y accéder », cliquez sur « Modifier ». Dans la fenêtre de partage, choisissez « Tout le monde » pour « Avec le lien ». Ensuite, sous l’accès, cliquez sur « Peut consulter » et, si nécessaire, modifiez-le en « Peut modifier ». N’oubliez pas de cliquer sur le bouton vert « Enregistrer » une fois que vous avez terminé.
Vous y êtes presque ! En cliquant sur le bouton « Enregistrer », vous reviendrez à la page de partage, où vous pourrez envoyer le lien aux personnes qui ont besoin de modifier votre document Google. Ces personnes n’ont pas besoin de se connecter pour pouvoir modifier votre document.
Lorsque vous consultez l’historique des révisions de votre document, les personnes qui l’ont modifié sans se connecter sont identifiées comme « anonymes ». Elles peuvent choisir un avatar pour se différencier si plusieurs utilisateurs anonymes travaillent sur le document en même temps.
L’avantage de cette méthode est que les personnes qui n’ont pas de compte Google peuvent modifier le document sans avoir à se connecter. Cependant, assurez-vous de garder le lien confidentiel, car si des personnes non autorisées y ont accès, elles pourront consulter et modifier votre document sans qu’un nom d’utilisateur soit associé à leurs actions. Si vous avez envoyé le lien à plusieurs personnes, vous ne saurez pas qui a fait quelles modifications.
Cependant, à tout moment, vous pouvez revenir aux paramètres de partage et révoquer l’accès en choisissant les personnes spécifiques dans la fenêtre de partage.
3. Demander à l’utilisateur de créer un compte Google
Si l’utilisateur n’a pas encore de compte Google, vous pouvez lui demander d’en créer un. Cela présente de nombreux avantages pour lui : il aura accès à l’ensemble de la gamme de produits Google tels que Google Sites, le téléchargement de vidéos sur YouTube, un compte Gmail gratuit et Google Agenda, pour n’en nommer que quelques-uns.
Bien sûr, il pourra également accéder à votre document, le modifier et collaborer avec vous, tout en étant responsable des modifications dans l’historique des révisions. C’est la situation idéale en termes de sécurité, car vous pouvez partager spécifiquement le document avec cette personne, sans avoir à le partager avec tout le monde.
Vous remarquerez que je n’ai pas dit qu’il fallait créer un compte Gmail, mais un compte Google. Il est courant de penser que ce sont la même chose, mais Gmail est simplement l’un des nombreux produits de Google. Vous pouvez créer un compte Google en utilisant n’importe quelle adresse e-mail que vous possédez. Il devient un identifiant unifié pour l’ensemble des produits Google, tels que Google Drive, YouTube, Sites, etc. Vous pouvez utiliser un compte Gmail ou le compte Google Apps existant de votre entreprise comme identifiant unifié pour Google, mais ce n’est pas obligatoire.
Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreuses options pour partager un document Google avec une personne qui n’a pas de compte Google. Mais les avantages d’avoir un compte Google sont vastes et valent la peine d’être explorés.
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Maintenant que vous connaissez ces astuces, vous pouvez facilement partager vos documents Google avec tout le monde, qu’ils aient un compte Google ou non. N’oubliez pas de profiter pleinement de Google Drive et Google Docs pour collaborer de manière efficace avec vos collègues et vos amis.
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