Êtes-vous à la recherche d’une manière de partager une feuille de calcul unique ? Cet article va vous montrer comment partager une seule feuille avec des utilisateurs dans Google Sheets.
De nos jours, il est absolument nécessaire que les personnes puissent collaborer et travailler, peu importe la distance. Google Sheets facilite énormément la collaboration au sein des équipes sur des projets, sans aucune difficulté.
Google Sheets permet à plusieurs utilisateurs d’accéder simultanément à une seule feuille de calcul, tout en fournissant des commentaires en direct sur les modifications apportées par chacun. La collaboration n’a jamais été aussi simple.
Parfois, vous pouvez avoir besoin de partager l’ensemble du classeur, mais d’autres fois, vous ne voulez donner accès qu’à une seule feuille à un utilisateur. Alors que le partage de la feuille de calcul est un processus assez simple, partager seulement une feuille ne l’est pas autant.
Dans Google Sheets, il n’y a pas de solutions natives qui permettent à un utilisateur de partager uniquement une feuille. Cependant, il existe des solutions de contournement avec des exceptions notables.
Cet article vise à explorer ces solutions de contournement qui vous permettront de partager une seule feuille et ses limitations.
Partager uniquement une feuille avec l’identifiant GID
L’identifiant GID est un code dans l’URL d’une feuille de calcul qui permet d’accéder directement à une feuille spécifique.
Normalement, lorsque les utilisateurs ouvrent une feuille de calcul partagée, ils atterrissent sur la première feuille. Ensuite, ils doivent naviguer vers la feuille contenant les informations dont ils ont besoin.
Mais lorsque vous partagez une feuille avec son identifiant GID, les utilisateurs sont directement dirigés vers cette feuille.
Dans cet exemple, la feuille de calcul contient des informations sur les notes de deux étudiants. Pour partager la feuille afin que l’étudiant nommé John ait un accès immédiat à sa feuille sans avoir à chercher partout, nous devons simplement copier l’URL de la feuille.
À la fin de l’URL, vous trouverez le code GID, qui est gid=662745270 dans cet exemple.
Vous remarquerez également que le GID pour la première feuille est différent, ce qui prouve que chaque feuille a un identifiant GID unique.
Le problème de ce partage de feuille de cette manière est que vous ne pouvez pas empêcher les autres utilisateurs d’accéder aux informations sur les autres feuilles. Cette solution conviendrait si cela ne vous dérange pas que les autres utilisateurs voient les données des autres feuilles.
Mais vous pouvez ajuster quelques paramètres pour réduire l’effet de cet inconvénient.
Vous pouvez masquer une feuille que vous ne voulez pas que les autres utilisateurs voient, bien que cela ne soit pas une solution infaillible. En effet, lorsque vous affichez à nouveau la feuille pour accéder à ses informations, les autres utilisateurs y ont également accès.
En plus de cela, vous pouvez seulement masquer la feuille pour tous les utilisateurs, pas pour des utilisateurs spécifiques.
Pour que cela fonctionne comme prévu, les utilisateurs doivent avoir uniquement les autorisations de « Commenter » ou de « Consultation ». Cela signifie qu’ils ne peuvent pas avoir les autorisations de modification, sinon ils pourront afficher la feuille masquée et accéder à son contenu.
Si cela ne vous dérange pas que les autres utilisateurs voient les informations sur les autres feuilles, mais que vous ne voulez pas qu’ils puissent les modifier ou les éditer, vous pouvez verrouiller la feuille.
Consultez cet article pour en savoir plus sur la protection d’une feuille.
Bien que cette solution ne permette pas d’empêcher les autres utilisateurs de voir des feuilles spécifiques, vous pouvez être sûr que les utilisateurs ne peuvent modifier les informations que dans leurs feuilles désignées.
Partager uniquement une feuille en créant un nouveau fichier
La première méthode discutée pour partager uniquement une feuille présente plusieurs inconvénients. Vous ne pouvez pas conserver toutes les informations des autres feuilles en toute sécurité.
Créer un nouveau fichier peut facilement résoudre tous ces problèmes. Le processus pour cela est simple.
- Cliquez sur le menu « Fichier ».
- Sélectionnez l’option « Faire une copie ».
Cela créera une copie de la feuille de calcul !
Vous pouvez changer le nom du nouveau fichier en utilisant la zone de texte « Nom ».
Laissez les options « Partager avec les mêmes personnes » et « Copier les commentaires » décochées, car vous créez un nouveau fichier pour un utilisateur spécifique.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Faire une copie ». Cela créera une copie de la feuille de calcul dans un nouveau fichier.
Maintenant que vous avez créé un nouveau fichier, vous pouvez facilement supprimer les feuilles avec des informations que vous ne souhaitez pas que l’utilisateur avec qui vous partagez ce fichier voie.
Après avoir supprimé la feuille, vous pouvez ensuite partager le fichier Google Sheet entier avec l’utilisateur.
Partager uniquement une feuille en utilisant la fonction IMPORTRANGE
Une autre méthode pour obtenir des données d’une feuille de calcul à une autre est d’utiliser la fonction IMPORTRANGE.
Avec cette approche, vous pouvez importer exactement la feuille dont vous avez besoin et vous n’avez pas besoin de supprimer de feuille par la suite.
La fonction IMPORTRANGE vous permet de vous connecter à une autre feuille et d’obtenir des données à partir d’une plage spécifique.
- « spreadsheet_url » : l’URL de la feuille de calcul que vous souhaitez importer.
- « range_string » : fait référence au nom de la feuille et à la plage que vous souhaitez importer.
Lorsque vous copiez cette formule et appuyez sur Entrée, elle renvoie l’erreur « #REF ».
Vous pouvez corriger cette erreur. Placez votre souris sur la cellule et vous obtiendrez une fenêtre contextuelle « Autoriser l’accès ».
Cliquez sur le bouton « Autoriser l’accès » pour accorder l’accès à la feuille.
Les données sont importées dans le nouveau fichier.
Maintenant que les deux feuilles sont liées, toutes les modifications apportées à la feuille principale se refléteront dans la nouvelle feuille secondaire.
Si vous ne souhaitez pas conserver ces feuilles liées, vous pouvez copier et coller les données IMPORTRANGE en tant que valeurs.
Lorsque vous partagez un fichier de cette manière, vous éliminez la plupart des problèmes présents avec la première méthode. L’utilisateur ne peut pas voir les informations que vous ne souhaitez pas qu’il voie dans les autres feuilles, et il peut apporter des modifications et des changements.
Le seul problème avec cette approche est lorsque vous avez plusieurs utilisateurs avec lesquels vous devez partager le fichier. Vous devrez créer de nouveaux fichiers pour plusieurs utilisateurs.
Partager uniquement une feuille avec un script Apps
Pour cette approche, nous allons créer un script qui partagera la feuille active avec un utilisateur.
Ouvrez la fenêtre de l’éditeur de script d’application en allant dans le menu « Extensions » et en sélectionnant l’option « Apps Script ».
Copiez et collez le code ci-dessus dans l’éditeur. Cliquez sur « Enregistrer » et « Exécuter » pour accorder les autorisations nécessaires.
Actualisez votre feuille de calcul et le script créera un nouveau ruban de menu appelé « Partager la feuille ». Le menu personnalisé a un sous-menu appelé « Feuille active ».
Lorsque vous utilisez cette commande, le script créera une copie de la feuille active en tant que nouveau fichier de feuille de calcul. Il déclenchera ensuite une invite demandant l’adresse e-mail de l’utilisateur avec lequel vous souhaitez partager le nouveau fichier créé.
Lorsque vous saisissez l’e-mail de l’utilisateur et cliquez sur « OK », l’utilisateur reçoit un e-mail avec le lien vers la nouvelle feuille de calcul.
Partager uniquement une feuille en l’exportant en PDF
L’exportation de fichiers est une autre approche à utiliser pour partager une seule feuille.
Lors de l’exportation, vous pouvez sélectionner exactement la partie de la feuille de calcul que vous souhaitez inclure dans le document final.
Cela signifie que vous pouvez choisir d’exporter une feuille entière ou une plage spécifique.
Suivez ces étapes pour exporter une feuille.
- Allez dans le menu « Fichier ».
- Sélectionnez l’option « Télécharger ».
- Choisissez le format de fichier « PDF » pour le document final.
Sur le côté droit de la fenêtre suivante, vous verrez qu’il y a beaucoup de paramètres que vous pouvez appliquer pour que votre document apparaisse comme vous le souhaitez.
Dans ce cas, vous vous concentrerez sur les paramètres de la feuille. C’est là que vous pouvez choisir quelles feuilles ou plages vous souhaitez exporter. L’aperçu montre comment le fichier apparaîtra dans le document final.
Sélectionnez « Feuille actuelle » dans les options d’exportation.
Cliquez sur le bouton « Exporter ».
Vous pouvez également modifier d’autres paramètres tels que « Format de papier », « Orientation de la page », « Échelle », « Marges » et « Sauts de page personnalisés ».
Un nouveau fichier PDF sera créé et téléchargé automatiquement sur votre machine. Vous pouvez partager ce fichier en pièce jointe d’e-mail avec n’importe qui.
Avec cette solution, vous pouvez être sûr que vous partagez uniquement les informations que vous souhaitez que les autres consultent. L’inconvénient évident de cela est que l’utilisateur ne peut apporter aucune modification au document s’il est exporté au format PDF.
De plus, vous devez savoir que seules les options de fichier PDF vous permettent de sélectionner quelles feuilles ou plages exporter dans le document final. Les autres options téléchargeront tout le contenu de la feuille de calcul.
Note : Seules les options de fichier « PDF » ou « CSV » vous permettent de sélectionner quelles feuilles ou plages exporter dans le document final. Les autres options téléchargeront tout le contenu de la feuille de calcul.
Partager uniquement une feuille en la publiant sur le web
La fonction « Publier sur le Web » est une autre approche très utile pour partager une feuille de calcul. Elle vous permet également de partager uniquement une partie du fichier.
Comme les autres approches, elle a également des inconvénients, car l’utilisateur ne pourra peut-être pas modifier les informations en fonction des options que vous choisissez.
Suivez ces étapes pour publier votre fichier sur le web.
- Allez dans le menu « Fichier ».
- Sélectionnez l’option « Partager ».
- Choisissez l’option « Publier sur le web » dans le sous-menu.
Cela ouvrira la fenêtre « Publier sur le web », où vous avez deux options pour publier la feuille de calcul. Vous pouvez choisir l’option « Lien » ou « Intégrer ».
La fenêtre « Publier sur le web » s’ouvre avec l’onglet « Lien » en évidence, et elle est définie pour partager l’ensemble du document par défaut.
Cliquez sur la case « Ensemble du document » et sélectionnez la feuille que vous souhaitez partager.
Vous pouvez modifier le format de partage du document en cliquant sur la case « Page Web ». Vous aurez différentes options de fichier pour partager le document à partir des options disponibles dans le menu déroulant.
Vous pouvez partager en tant que fichier « CSV », « TSV » et « PDF », qui sont tous téléchargés automatiquement lorsque quelqu’un visite le lien généré une fois que le document est publié.
Vous pouvez partager la feuille de calcul en tant que fichier « CSV » ou « TSV », tous deux pouvant être ouverts avec MS Excel. Cela leur permet de apporter des modifications au document si c’est ce que vous voulez, et ils peuvent vous partager le fichier mis à jour.
Lorsque vous partagez en tant que « Page Web », ils ne peuvent voir la feuille que sous forme de page web et ne peuvent apporter aucune modification. Cependant, les données de la page Web sont mises à jour lorsque vous effectuez des modifications dans la feuille de calcul principale.
Après avoir sélectionné la feuille et le format de fichier, vous pouvez maintenant publier le document.
Cliquez sur « Publier ».
Une invite apparaîtra pour confirmer si vous souhaitez partager la feuille.
Cliquez sur le bouton « OK ».
Dès que vous avez cliqué sur « OK » à partir de l’étape précédente, le bouton « Publier » devient gris et un lien est généré pour la feuille que vous souhaitez partager.
Maintenant, la feuille est accessible et toute personne disposant du lien généré peut accéder aux informations.
Si vous souhaitez supprimer l’accès à la feuille via le lien, cliquez sur le menu déroulant « Publier le contenu et les paramètres » et sélectionnez « Arrêter la publication ».
Lorsque l’invite apparaît, cliquez sur « OK » pour arrêter la publication de la feuille.
Pour utiliser l’option « Intégrer », sélectionnez l’onglet « Intégrer » et sélectionnez la feuille que vous souhaitez partager en utilisant la méthode précédente.
Après avoir cliqué sur « Publier » et sélectionné « OK » dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, vous obtiendrez un code HTML qui affichera les informations de la feuille de calcul lorsque vous l’ajouterez à n’importe quelle page web.
Les informations de la feuille seront mises à jour en fonction des modifications apportées dans le document principal.
Vous pouvez arrêter la publication de la feuille en suivant les étapes décrites précédemment.
La publication sur le web semble être la méthode la plus robuste pour partager une feuille qui atténue les problèmes qui surviennent lors de l’utilisation des méthodes précédentes. Vous pouvez être sûr de ne partager que les données que vous souhaitez.
En fonction des exigences de modification, vous pouvez choisir de les partager sous forme de fichier « CSV » ou « TSV » si vous souhaitez que l’utilisateur puisse modifier les données.
Mais si vous souhaitez simplement qu’ils voient les données sans pouvoir rien modifier, partagez-les sous forme de page web.
Cela évite également de créer des feuilles de calcul redondantes dans le but de partager une seule feuille.
Conclusion
Google Sheets n’offre pas de solutions natives pour partager uniquement une feuille, mais il existe de nombreuses solutions de contournement que vous pouvez utiliser.
Ces solutions de contournement ne conviendront peut-être pas parfaitement à toutes les situations, mais vous en trouverez certainement une qui répondra à vos besoins.
Que pensez-vous de ces approches pour partager une seule feuille ? Utilisez-vous d’autres méthodes pour partager une feuille ? Faites-le moi savoir dans la section des commentaires !
Cet article est présenté par Crawlan.com – Le guide ultime pour les experts de Google Sheets.
