Google Sheets est principalement utilisé pour créer, gérer et éditer des feuilles de calcul. Mais nous savons tous que cet outil en ligne est doté de fonctionnalités qui lui permettent de faire beaucoup plus. Si vous appuyez sur les bons boutons, vous pouvez transformer Google Sheets d’un outil de feuille de calcul ordinaire en une plateforme de base de données, et une assez solide en plus ! L’outil est facile à utiliser, ne nécessite pas d’installations compliquées et garantit la sécurité de vos données, mais par où commencer ?
Dans cet article, nous vous fournirons des instructions étape par étape sur la création d’une base de données dans Google Sheets. Nous aborderons également les limites potentielles des bases de données de Google Sheets et suggérerons une alternative plus viable et conviviale.
Qu’est-ce qu’une base de données Google Sheets ?
Google Sheets est l’outil de feuille de calcul de Google, très similaire à Microsoft Excel. Vous pouvez y créer, éditer et formater des feuilles de calcul, travailler en collaboration avec votre équipe en temps réel et visualiser des données.
Une base de données Google Sheets est simplement une base de données créée dans Google Sheets. Bien que la création de bases de données ne soit pas vraiment la première utilisation de cette plateforme qui vient à l’esprit, c’est faisable. En effet, Google Sheets dispose d’options de stockage et de recherche décentes, de personnalisation et de collaboration. De plus, c’est gratuit et cela fonctionne bien pour les bases de données de petite taille.
L’une des raisons pour lesquelles vous pourriez envisager d’utiliser Google Sheets pour vos bases de données est la fonction QUERY, que de nombreuses personnes considèrent comme la fonctionnalité la plus précieuse de cet outil. Elle vous permet d’utiliser des commandes dans une syntaxe similaire à SQL pour manipuler les données et extraire des sous-ensembles souhaités pour divers paramètres.
Comment créer une base de données dans Google Sheets : 6 étapes standard
Il existe plusieurs façons de créer une base de données dans Google Sheets. Ici, nous vous présenterons la méthode la plus simple qui consiste à entrer les données manuellement. Nous vous montrerons également comment utiliser la fonction QUERY.
Pour faciliter la compréhension des instructions, prenons un scénario d’exemple : la création d’une base de données client.
Étape 1 : Ouvrez Google Sheets et créez une nouvelle feuille de calcul
La première étape consiste à ouvrir Google Sheets sur votre appareil et à créer une nouvelle feuille de calcul. Bien sûr, vous pouvez également ouvrir une feuille de calcul existante, en fonction de l’endroit où vous souhaitez stocker la base de données.
Pour éviter toute confusion à l’avenir et assurer une navigation facile, nommez votre feuille de calcul. Nous avons utilisé le nom de fichier « Base de données clients » pour notre exemple, mais vous pouvez choisir ce qui convient le mieux à votre projet.
Étape 2 : Créez des colonnes pour définir les champs de données
Maintenant, vous devez poser les bases de votre base de données : créez des colonnes pour stocker et organiser les données voulues.
Comme nous créons une base de données client simple, nous travaillerons avec quatre colonnes dans notre exemple : Nom, Numéro de téléphone, Adresse e-mail et Site web.
Vous devez écrire ces noms de colonnes dans la feuille de calcul. Nous commençons par le haut et écrivons les noms dans les cellules A1, B1, C1 et D1. Vous pouvez mettre en évidence les en-têtes de colonne pour les distinguer du reste de votre base de données.
Pour des bases de données plus complexes, votre feuille peut avoir des données à plusieurs niveaux réparties sur des lignes et des colonnes. L’idée est de s’assurer que chaque champ de données ait un emplacement spécifique en termes de ligne et de colonne pour faciliter la navigation.
Étape 3 : Ajoutez les données
Il est temps de « nourrir » Google Sheets avec les données pertinentes. Entrez les informations de vos clients en examinant les colonnes et les champs appropriés.
Ne vous inquiétez pas de trier vos données pour l’instant, nous le ferons à l’étape suivante.
Étape 4 : Triez vos données
Vous voulez garder votre base de données propre et organisée pour une navigation facile et la récupération d’informations. Google Sheets propose des options intégrées de tri et de filtrage pour vous aider à organiser et visualiser vos données comme vous le souhaitez.
Vous pouvez généralement trier une feuille ou une colonne dans Google Sheets par ordre alphabétique ou numérique. Voici une façon de trier les données dans notre exemple :
- Sélectionnez la section cible (pour notre exemple, nous avons sélectionné les cellules A1 à D5)
- Cliquez avec le bouton droit n’importe où sur la section sélectionnée et choisissez « Afficher plus d’actions sur les cellules »
- Cliquez sur « Trier la plage »
- Accédez aux options avancées de tri de la plage
- Cochez la case à côté de « La plage a une ligne d’en-tête »
- Choisissez la colonne que vous souhaitez utiliser comme base pour le tri des données et sélectionnez si vous souhaitez trier de A à Z ou de Z à A
Étape 5 : Interrogez votre base de données
Nous en venons à la partie la plus excitante : interroger les données de votre feuille de calcul comme dans une base de données. Grâce à l’option QUERY de Google Sheets, vous pouvez extraire les données cibles pour effectuer des calculs, résumer ou filtrer les données et créer une base de données distincte.
Cette option est particulièrement pratique pour ceux qui travaillent avec des bases de données plus volumineuses. Notre base de données d’exemple ne comporte que quatre entrées pour faciliter la compréhension des instructions, donc les résultats peuvent ne pas sembler impressionnants. Mais si vous travaillez avec des centaines d’entrées, la fonction QUERY peut être d’une grande aide. Vous n’avez pas besoin de perdre du temps à rechercher des données spécifiques, ce qui réduit potentiellement les risques d’erreurs.
Gardez à l’esprit que cette étape n’est pas obligatoire. Si vous avez une petite base de données, saisir et trier vos données peut suffire.
Utilisation de la fonction QUERY dans Google Sheets
L’anatomie principale de la fonction QUERY est la suivante : QUERY(data, query, [headers])
Revenons à notre exemple pour voir comment fonctionne l’interrogation : nous avons une base de données avec les noms, numéros de téléphone, adresses e-mail et sites web des clients. Disons que nous voulons interroger les données et afficher uniquement les noms et les sites web des clients. Voici comment cela se présenterait :
- Créez un nouvel en-tête pour la requête (nous l’avons placé en dessous de la base de données principale dans l’illustration ci-dessus, mais il est tout à fait possible de placer cet en-tête ailleurs)
- Donnez-lui un nom et mettez-le en surbrillance avec une couleur pour le distinguer visuellement
- Double-cliquez sur la cellule sous le nouvel en-tête, tapez le signe égal et saisissez « query » – sélectionnez l’option lorsque cela apparaît
- Google Sheets commencera automatiquement une parenthèse à ce stade. Vous devez choisir la plage de données souhaitée dans la base de données, en laissant de côté l’en-tête. Dans notre exemple, nous avons sélectionné l’ensemble de la base de données.
- Après avoir sélectionné la plage de données, entrez une virgule et tapez « SELECT, A, D », 1). Ainsi, la formule complète ressemble à ceci : =QUERY(A2:D5, « SELECT A, D », 1)
- Appuyez sur Entrée, et Google Sheets fera sa magie
Vous pouvez modifier rapidement la formule lorsque vous ajoutez de nouveaux clients ou que vous extrayez une colonne différente. Par exemple, si vous souhaitez récupérer les noms et les numéros de téléphone des clients, remplacez simplement la colonne D par la colonne C dans la plage de données sélectionnée.
Étape 6 : Partagez votre base de données avec votre équipe
L’avantage de créer une base de données dans Google Sheets par rapport à Excel est la liberté totale en matière de collaboration en ligne. Plusieurs utilisateurs peuvent afficher et modifier la base de données simultanément et travailler ensemble de manière transparente.
Pour partager votre base de données, allez dans le fichier et choisissez « Partager ». Ensuite, sélectionnez les personnes avec lesquelles vous souhaitez la partager.
Autres façons de créer une base de données Google Sheets
Entrer des données manuellement est la façon la plus simple de créer une base de données dans Google Sheets. Cependant, ce n’est pas votre seule option.
Vous pouvez utiliser l’API Google Sheets pour importer et modifier des données en connectant l’outil de feuille de calcul à une autre application. Le problème est que ce processus nécessite de nombreuses étapes et peut être trop compliqué pour les utilisateurs moins expérimentés en technologie.
Une autre option consiste à importer des bases de données existantes dans Google Sheets. Dans ce cas, vous n’avez qu’à charger le fichier CSV contenant vos données dans l’outil de feuille de calcul. Gardez à l’esprit que le processus peut prendre du temps, en fonction de la taille de votre base de données.
Vous pouvez également lier Google Forms à Google Sheets pour créer des bases de données. Toutes les informations que vous collectez via les formulaires sont automatiquement transférées dans votre feuille de calcul. Cependant, la configuration de cette option nécessite des compétences en codage.
