Dans ce tutoriel, je vais vous expliquer les étapes pour obtenir uniquement des valeurs distinctes dans une liste déroulante dans Google Sheets.
En d’autres termes, supprimer un élément déjà sélectionné dans une liste déroulante s’il est déjà sélectionné dans une autre liste déroulante.
En faisant cela, vous pouvez vous-même ou permettre à un utilisateur de ne sélectionner qu’une seule valeur à la fois dans la liste déroulante. Cela évite les doublons dans la sélection de la liste déroulante.
Plutôt déroutant, n’est-ce pas ?
Tout d’abord, regardez l’image ci-dessous, puis lisez le paragraphe qui suit.
Suppression des éléments utilisés des listes déroulantes dans la validation des données de Google Sheets
Dans la capture d’écran ci-dessus, la colonne A contient des menus déroulants qui affichent les valeurs de la colonne F. Comme vous pouvez le voir, j’ai déjà sélectionné quelques éléments dans les listes déroulantes des lignes A1 à A8.
Lorsque je clique sur le menu déroulant de la cellule A9, il ne montre que les valeurs qui restent à sélectionner. Ainsi, il évite la sélection en double. J’espère que vous avez pu comprendre le concept.
Cela signifie que les listes déroulantes de validation des données évitent de sélectionner un élément plusieurs fois.
Une fois que vous avez sélectionné un élément, cet élément disparaît de la sélection dans le menu déroulant de la ligne ou des colonnes suivantes.
Cela s’appelle les valeurs distinctes dans une liste déroulante dans Google Sheets ou la suppression des éléments utilisés des listes déroulantes.
Alors, comment obtenir des valeurs distinctes dans une liste déroulante dans Google Sheets ? Je l’ai expliqué en détail ci-dessous.
Comment obtenir des valeurs distinctes dans une liste déroulante dans Google Sheets
Bien que la colonne F contienne les données pour créer la liste déroulante, nous ne l’utilisons pas directement. Au lieu de cela, nous utilisons la colonne auxiliaire C.
Cette colonne remplit automatiquement des valeurs distinctes en fonction de votre sélection dans le menu de la colonne A.
Maintenant, regardez l’image suivante. Comme vous pouvez le voir, j’ai supprimé toutes les sélections dans la colonne A.
Maintenant, les valeurs dans la colonne auxiliaire C et la colonne F sont les mêmes.
Cela signifie que si vous sélectionnez un nom de fruit dans la colonne A, dans le menu déroulant de n’importe quelle cellule, le nom de ce fruit est supprimé de la colonne C.
J’ai utilisé la colonne C, pas la colonne F pour créer la liste déroulante. Cette colonne aide à supprimer les éléments utilisés et à obtenir des valeurs distinctes dans la liste déroulante.
Voici les étapes pour créer la colonne auxiliaire C afin d’obtenir des valeurs distinctes dans la liste déroulante dans Google Sheets.
Le secret réside entièrement dans la colonne auxiliaire C. Dans la colonne C, j’ai appliqué une formule pour générer des valeurs distinctes.
Dans Google Sheets, la façon la plus simple de générer des valeurs distinctes à partir d’une liste est d’utiliser la fonction Query. Voici les étapes à suivre.
Générer des valeurs distinctes dans Google Sheets
Choisissez une colonne et entrez les valeurs (ici les noms de fruits) pour que votre menu déroulant les affiche. Ici, je choisis la colonne F. Dans la colonne F, j’ai saisi différents noms de fruits.
L’étape suivante consiste à choisir une colonne auxiliaire. Ici, dans mon exemple (veuillez vous référer aux captures d’écran ci-dessus), j’ai choisi la colonne C comme ma colonne auxiliaire.
Si vous choisissez d’autres colonnes que celles que j’ai utilisées, veuillez modifier les références de cellules dans la formule suivante en conséquence.
Dans la cellule C1, saisissez la formule ci-dessous pour générer des valeurs distinctes.
=query( query( {F1:F;A1:A}, "Select Col1, count(Col1) where Col1<>'' group by Col1" ), "Select Col1 where Col2=1" )
Voici une autre formule alternative à utiliser dans la cellule C1 basée sur COUNTIF. J’utilise la requête susmentionnée cependant.
=ArrayFormula( if(countif(A1:A,F1:F)=0,F1:F, ) )
Une autre fonction populaire pour remplacer la requête afin de générer des valeurs distinctes est la fonction Filter. Dans la cellule C1, cette formule conviendra également parfaitement. Le choix vous appartient.
=filter(F1:F,NOT(regexmatch(F1:F,"^"&textjoin("$|^",1,A:A)&"$")))
Ici, encore une fois, veuillez prendre note des références de cellules utilisées. La plage de données F1:F contient les noms de fruits. En fait, c’est la liste principale de notre menu déroulant.
A1:A est la plage où je vais créer des menus déroulants à l’aide de la validation des données. J’y reviendrai plus tard.
Certains d’entre vous souhaitent peut-être en savoir plus sur la génération d’une liste distincte dans Google Sheets comme ci-dessus dans la colonne C. Autrement dit, vous attendez peut-être une explication de la formule.
Je ne vais pas entrer dans les détails sur la façon de lire cette formule, car vous pouvez l’utiliser directement. Mais ne soyez pas déçu. J’ai déjà un tutoriel similaire pour vous : Comment trouver des lignes distinctes dans Google Sheets à l’aide de Query.
Maintenant que nous avons généré des valeurs distinctes dans la colonne auxiliaire C, il est temps de créer les menus déroulants dans la colonne A à l’aide de la validation des données.
Utiliser la validation des données pour créer des listes déroulantes uniques / distinctes
Lorsque je dis obtenir des valeurs distinctes dans une liste déroulante dans Google Sheets, je veux simplement dire éviter les doublons dans le menu déroulant/liste. Vous pouvez également dire, obtenir uniquement des valeurs uniques dans un menu déroulant dans Google Sheets.
J’ai déjà généré des valeurs distinctes/uniques dans la colonne C. Maintenant, nous devons simplement les connecter aux menus déroulants dans la colonne A. Voici les étapes à suivre.
Étapes :
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Allez à la cellule A1, puis allez dans le menu Données > Validation des données. Cela ouvrira la fenêtre des paramètres de validation des données.
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Dans cette fenêtre, définissez les paramètres de validation des données comme indiqué dans l’image ci-dessous. Faites particulièrement attention aux références de cellules utilisées. Ensuite, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
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Ensuite, copiez simplement le menu déroulant de la cellule A1 vers les cellules A2, A3, A4, etc.
Cela correspond à ma plage de données. Vous devrez peut-être utiliser une plage différente en fonction de vos données.
Nous avons terminé toutes les étapes nécessaires pour générer un menu déroulant qui contient uniquement des valeurs distinctes.
Suppression des éléments utilisés d’un menu déroulant partageant la même liste de plage
Selon la capture d’écran ci-dessous, la liste déroulante active se trouve dans la cellule A14. J’ai déjà sélectionné différents fruits dans les listes déroulantes de la validation des données dans la plage A1:A13.
Ainsi, dans la cellule A14, la liste déroulante ne montre que les fruits disponibles à sélectionner. Cela garantit qu’un utilisateur ne peut sélectionner que des valeurs uniques dans la liste déroulante.
En d’autres termes, cette méthode garantit que les éléments utilisés ne sont plus disponibles à la sélection dans les menus déroulants.
Vous pouvez voir un avertissement dans chaque cellule où vous avez effectué une sélection d’articles. Vous verrez la marque rouge dans le coin des cellules.
Lorsque vous survolez cette marque avec votre souris, vous verrez le message disant « La saisie doit se situer dans la plage spécifiée ». N’ayez aucune inquiétude ! Vous pouvez simplement ignorer cet avertissement.
C’est tout. Profitez-en !
Exemple Sheet 81121
(Ressources à lier à https://crawlan.com)
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