L’inbox de votre boîte e-mail contient des données précieuses, depuis les détails des réunions jusqu’aux messages des clients. Cependant, ces données sont souvent désorganisées et difficiles à analyser. La solution à ce problème ? Convertir les e-mails en feuilles de calcul Google Sheets.
Cet article vous fournira un guide étape par étape pour transformer votre boîte de réception en une feuille de calcul collaborative et efficace. Que vous soyez un manager souhaitant optimiser vos opérations, un chercheur académique analysant des réponses à des sondages, ou un particulier cherchant à organiser ses finances et ses plans de voyage, ce processus vous permettra d’exploiter la puissance de vos messages.
La conversion des données désorganisées des e-mails en feuilles de calcul Google Sheets permet de générer des rapports, de partager des informations, de prendre des décisions, et bien plus encore. Ce guide démystifie la complexité technique de cette conversion et la rend accessible à tous les utilisateurs.
Des exemples d’extraction de données d’e-mails vers Google Sheets
Voici quelques exemples de workflows utilisant l’extraction de données d’e-mails vers Google Sheets, créés avec Nanonets:
- Traitement des factures: Les entreprises reçoivent de nombreuses factures par e-mail chaque jour. Convertir ces informations en Google Sheets peut accélérer le traitement et le suivi des factures. Les e-mails contenant des factures sont automatiquement transférés vers Nanonets, qui extrait les données essentielles (comme le numéro de facture, le nom du fournisseur, le montant, etc.) du corps de l’e-mail ou des pièces jointes.
Les données extraites sont ensuite ajoutées à une feuille de calcul Google Sheets. Cela permet d’avoir une vision claire de toutes les factures reçues, facilite les paiements et aide à gérer la trésorerie.
- Traitement des bons de commande: Les entreprises reçoivent fréquemment des bons de commande (POs) de la part de leurs clients par e-mail, souvent sous forme de fichiers PDF. Ces documents contiennent des informations essentielles, telles que le nom du client, son adresse, le numéro du bon de commande, les détails des articles, les quantités, les prix et les instructions de livraison. Gérer manuellement ces bons de commande peut être chronophage et sujet aux erreurs.
Ces e-mails peuvent être automatiquement détectés grâce à une technologie d’OCR (reconnaissance optique de caractères) et les documents PDF joints peuvent être scannés. Le processus d’OCR extrait les points de données cruciaux tels que le nom du client, le numéro du bon de commande, les détails des articles, les quantités, les prix et les dates de livraison. Les informations extraites sont ensuite transférées dans une feuille de calcul Google Sheets.
Ce système automatisé offre une plateforme structurée et centralisée pour gérer tous les bons de commande. Il élimine le besoin de saisie manuelle des données, réduisant ainsi les erreurs et permettant de gagner un temps précieux. Il offre également une vision rapide de tous les bons de commande et de leur état actuel, et aide à anticiper la demande future. En regroupant tous les bons de commande en un seul endroit, les entreprises peuvent améliorer leur processus de gestion des commandes, optimiser leur chaîne d’approvisionnement et offrir un meilleur service client.
- Suivi des leads issus de campagnes marketing: Si une entreprise mène des campagnes de marketing par e-mail où les réponses des leads potentiels sont reçues par e-mail, ces réponses peuvent être extraites et transférées vers Google Sheets.
Des détails tels que le nom de la personne, son e-mail, ses coordonnées et son message peuvent être extraits et regroupés. Cette automatisation permet de suivre en temps réel les leads et permet des suivis plus rapides et plus personnalisés, améliorant ainsi les taux de conversion.
- OCR pour le traitement des CV: Parcourir une multitude de CV envoyés par e-mail peut être une tâche fastidieuse pour les services des ressources humaines. L’implémentation de la technologie OCR permet d’extraire des données cruciales telles que le nom du candidat, ses coordonnées, ses compétences, son expérience et son éducation à partir des CV attachés.
Ces informations peuvent être ajoutées à une feuille de calcul Google Sheets, facilitant ainsi la sélection des candidats et permettant une comparaison efficace de leurs qualifications.
- Gestion du service client: Les entreprises reçoivent souvent des demandes de service client par e-mail. En automatisant l’extraction des données de ces e-mails vers Google Sheets, les entreprises peuvent gérer et surveiller plus efficacement leurs opérations de service client.
Des détails tels que le nom du client, son e-mail, le problème signalé et l’heure de réception peuvent être automatiquement extraits et ajoutés à une feuille de calcul Google Sheets. Ce processus permet des temps de réponse plus rapides, un suivi en temps réel des problèmes et contribue à l’analyse des problèmes fréquents afin d’améliorer la qualité du service global.
Les étapes pour convertir des e-mails en Google Sheets
Voici les étapes à suivre pour convertir des e-mails en Google Sheets avec Nanonets. Vous pouvez mettre en place un workflow pour extraire les données des e-mails entrants et les ajouter en temps réel à Google Sheets.
Alternativement, vous pouvez regarder la démo ci-dessous pour commencer et configurer votre workflow d’extraction de données d’e-mails.
Voici les étapes:
- Inscrivez-vous / Connectez-vous sur https://app.nanonets.com.
- Choisissez un modèle pré-entrainé en fonction du type de document et créez votre extracteur de document en quelques minutes.
- Vérifiez les données extraites par Nanonets en utilisant une capture d’écran d’e-mail ou un fichier. Votre modèle d’extraction de données d’e-mails est maintenant prêt.
- Une fois que vous avez créé le modèle, accédez à la section « Workflow » dans le volet de navigation de gauche.
- Allez sur l’onglet « Import » et cliquez sur « Recevoir les fichiers par e-mail ».
- Dans la vue élargie, vous pouvez trouver une adresse e-mail auto-générée créée par Nanonets.
- Tout e-mail envoyé à cette adresse sera traité par le modèle Nanonets que vous avez créé, et les données structurées seront extraites. Vous pouvez configurer une redirection d’e-mails pour transférer automatiquement les e-mails entrants depuis n’importe quelle adresse e-mail (par exemple, votre adresse e-mail personnelle ou professionnelle) vers l’adresse e-mail Nanonets (créée par nous et affichée dans le bloc d’e-mails sur l’écran du workflow) pour automatiser l’ingestion des e-mails et l’extraction des données.
- Une fois que vous avez suivi les étapes ci-dessus, l’intégration sera ajoutée à votre compte Nanonets. Tous les nouveaux e-mails entrants seront importés dans Nanonets et traités par votre modèle, extrayant les données structurées des e-mails.
- Maintenant, vous pouvez étendre le workflow en ajoutant des étapes de post-traitement, des règles de validation/approbation et des exports vers le logiciel/base de données de votre choix.
- Pour l’instant, nous pouvons ajouter une exportation vers Google Sheets au workflow.
- Sur l’écran du workflow, allez dans l’onglet « Export » et cliquez sur « Exporter vers Google Sheets ».
- Authentifiez votre compte Google.
- Sélectionnez votre feuille de calcul et votre feuille de travail, et faites correspondre les en-têtes de la feuille de calcul Google Sheets avec les étiquettes des données structurées extraites par Nanonets pour spécifier le format dans lequel vous souhaitez que votre feuille de calcul Google Sheets soit complétée.
- Choisissez un déclencheur d’exportation et testez l’intégration avec un fichier.
- Cliquez sur « Ajouter l’intégration », et c’est parti !
Votre modèle d’extraction de données Nanonets écoutera maintenant les e-mails entrants, extraira les données requises et les exportera vers votre feuille de calcul Google Sheets spécifiée en temps réel !
Utiliser Nanonets pour des workflows automatisés d’e-mails vers Google Sheets
L’automatisation est devenue un pilier de l’efficacité commerciale moderne. Nanonets s’est positionné sur ce marché en proposant des solutions alimentées par l’IA qui peuvent convertir sans effort vos e-mails en feuilles de calcul Google Sheets. Avec Nanonets, vous pouvez exploiter la puissance de l’IA pour traiter, analyser et gérer vos données d’e-mails de manière plus structurée, organisée et accessible.
Avec Nanonets, les avantages de la transformation des e-mails en feuilles de calcul Google Sheets deviennent beaucoup plus accessibles et pratiques. Votre organisation peut traiter rapidement de gros volumes de données d’e-mails, allégeant ainsi la charge de la saisie manuelle des données et réduisant considérablement le risque d’erreurs humaines. Le processus peut améliorer la productivité de votre équipe en libérant du temps consacré aux tâches répétitives, leur permettant ainsi de se concentrer sur des activités plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée.
L’API de Nanonets est conçue avec des interfaces conviviales, ce qui facilite son intégration avec vos systèmes d’e-mails existants et Google Sheets. Elle offre la flexibilité de personnaliser le processus d’extraction des données d’e-mails en fonction des besoins uniques de votre entreprise. Vous pouvez définir les champs que vous souhaitez extraire de vos e-mails ou de leurs pièces jointes : noms, adresses, numéros de facture, détails des commandes ou codes de produits spécifiques.
De plus, les modèles d’IA de Nanonets continuent d’apprendre et de s’améliorer avec le temps, devenant ainsi plus précis dans l’extraction des informations dont vous avez besoin. Si vous disposez d’un système de service client qui reçoit de nombreux ordres de clients, demandes de renseignements et retours par e-mail, Nanonets peut analyser ces e-mails et classifier les données dans des catégories prédéfinies dans Google Sheets. Cette approche peut aider à suivre les problèmes des clients, améliorer les délais de réponse et fournir des informations précieuses sur la satisfaction des clients et les améliorations produits.
Conclusion
Dans le monde numérique en constante évolution d’aujourd’hui, les données sont considérées comme l’une des ressources les plus précieuses pour les entreprises. Par conséquent, l’utilisation efficace de ces données peut jouer un rôle essentiel en vous donnant un avantage concurrentiel.
Avec Nanonets, vous pouvez facilement extraire et exploiter la puissance de vos données d’e-mails. En adoptant l’automatisation et en explorant le potentiel inexploité de vos données d’e-mails, vous pouvez ouvrir de nouvelles voies de productivité et d’efficacité pour votre entreprise.
