Trouver la dernière entrée d’un élément unique est un jeu d’enfant dans Google Sheets. Il suffit de trier la colonne des dates par ordre décroissant. La première rangée contiendra la dernière entrée. Par dernière entrée, je veux dire la ligne qui contient la date la plus récente.
Mais qu’en est-il de la dernière entrée de chaque élément ou d’un groupe d’éléments ? Dans Google Sheets, c’est facile.
Bien sûr, le tri n’est pas une solution. Je devrais dire que le tri « normal » n’est pas une solution. Savez-vous pourquoi ?
Suivez mon exemple. J’ai caché la réponse ci-dessous.
Avant cela, une dernière chose. Savez-vous d’où vient une telle exigence ? Pourquoi quelqu’un veut-il trouver la dernière entrée de chaque élément en fonction d’une colonne de dates ?
L’objectif de trouver la dernière entrée de chaque élément
Dans les comptes, vous pouvez suivre cette méthode pour trouver la dernière facture soumise par chaque entreprise. La capture d’écran ci-dessous est en ligne avec ce concept.
Si vous êtes dans le secteur des transports, en un clin d’œil, vous pouvez trouver le temps d’arrêt de vos camions/bus/voitures de location à une date spécifiée.
En RH et ADMIN, vous pouvez l’utiliser pour suivre les retardataires.
Dans d’innombrables scénarios similaires, vous pouvez utiliser ma formule pour trouver la dernière entrée de chaque groupe dans Google Sheets.
Étapes pour trouver la dernière entrée de chaque élément à partir d’une date dans Google Sheets
Données d’exemple :
Dans cet exemple, j’ai séparé chaque groupe avec des lignes de couleur rouge.
Les lignes mises en évidence en cyan sont les dernières entrées de ce groupe. Je veux dire les plus récentes en fonction de la colonne « Date de la facture », la quatrième colonne dans la plage A2:E.
Parcourez les dates de chaque groupe, et vous comprendrez cela.
A partir de cet ensemble de données, je veux extraire/récupérer les lignes mises en évidence séparément. Comment faire ?
Ce n’est pas aussi compliqué que vous le pensez. Voici cette formule magique.
La formule pour extraire la dernière entrée des éléments dans Google Sheets
Formule maître
=SORTN(SORT(A2:F,4,0,2,1),9^9,2,2,1)
J’ai utilisé deux fonctions de Google Sheets dans cette formule maître : SORT et SORTN.
Voici comment elles extraient la dernière entrée de chaque élément en fonction de la colonne des dates.
Explication et logique de la formule
Tout d’abord, je veux que la dernière entrée des éléments soit en haut des groupes. Voyez cet exemple avec un élément de fruit.
25/05/2018 Pomme
26/05/2018 Pomme
23/05/2018 Pomme
Dans cet exemple, les dates sont dans la colonne 1, et les chaînes de texte « Pomme » sont dans la colonne 2.
Si je trie la colonne 1, c’est-à-dire la colonne des dates, par ordre décroissant, les données seront les suivantes.
26/5/18 Pomme
25/5/18 Pomme
23/5/18 Pomme
C’est ce que fait la fonction SORT dans la formule ci-dessus. Voici cette partie de la formule SORT uniquement.
=SORT(A2:E,4,0,2,1)
Dans cette partie de la formule, le chiffre 4 est le numéro d’index de la colonne des dates dans notre ensemble de données. Le chiffre 0 indique que cette colonne est triée par ordre décroissant.
De plus, j’ai trié la colonne 2 par ordre croissant car nous avons plusieurs chaînes de texte (clients dans la colonne 2). Cela aide à les regrouper.
Comme je vous l’ai dit, nous voulons seulement conserver un élément du groupe. Je veux dire la première rangée de chaque groupe. La formule SORTN fait cela merveilleusement bien. Comment ?
Faites défiler vers le haut et voyez ma formule qui trouve la dernière entrée de chaque élément.
Maintenant, regardez cette syntaxe SORTN.
SORTN(plage, [n], [mode_affichage_des_doublons], [colonne_tri], [est_croissant], [colonne_tri2, …], [est_croissant2, …])
Dans cette syntaxe de la fonction SORTN, « plage » est la formule SORT fournie ci-dessus.
L’argument « n » représente le nombre de lignes dans le résultat SORTN.
Étant donné que nous ne sommes pas certains du nombre de lignes après avoir supprimé chaque élément répété, j’ai choisi de mettre 9^9, qui est un nombre arbitrairement grand.
Le mode_affichage_des_doublons est 2. Il supprime les éléments répétés. Il fonctionne en fonction de la « colonne_tri ».
La « colonne_tri » doit être le numéro d’index de la colonne des groupes, c’est-à-dire 2.
Conclusion
Vous pouvez trouver la dernière entrée de chaque élément dans Google Sheets de nombreuses façons. Parmi elles, l’utilisation de la combinaison SORT et SORTN est une astuce.
Il semble que les utilisateurs de Google Sheets ne l’utilisent pas encore largement cette combinaison.
Pour plus d’astuces et de conseils sur Google Sheets, consultez Crawlan.com, notre site dédié à l’optimisation des feuilles de calcul Google.
