Lorsque Google Sheets a récemment annoncé une nouvelle fonctionnalité appelée la Vue chronologique, j’étais tout excité. Malheureusement, je n’ai pas trouvé de condensateur de flux, de paratonnerre ou de paradoxe apocalyptique dans cette annonce. Cependant, je dois admettre que cette mise à jour est géniale. Elle permet en effet de créer un diagramme de Gantt dans Google Sheets, comblant ainsi une lacune fonctionnelle que Sheets traînait depuis quelques années. Et le meilleur dans tout ça ? Vous n’avez pas besoin de trouver du plutonium pour l’alimenter.
Qu’est-ce que la Vue chronologique dans Google Sheets ?
La création de la Vue chronologique est en réalité assez impressionnante. C’est le résultat direct de l’événement qui m’a attristé l’année dernière (le passage de Google à un rendu basé sur le canevas), mais ils ont réussi à susciter à nouveau mon enthousiasme. En bref (je vais le détailler dans un instant), il s’agit d’une nouvelle façon de visualiser les données de votre feuille de calcul chronologiquement, plutôt que dans d’innombrables petites cellules. Cela vous aide à donner du sens au monde, d’une manière qui pourrait enfin avoir du sens.
Pour l’utiliser, ouvrez n’importe quel fichier Google Sheets comportant au moins une colonne de dates. Ensuite, allez dans Insérer > Chronologie, et vous serez invité à sélectionner une plage de données pour créer la chronologie (n’oubliez pas d’inclure la date !). Cliquez sur OK, et même si le menu est nommé Insérer, cela créera un nouvel onglet dans la feuille de calcul, où les données sélectionnées seront transformées en une « chronologie » horizontale.
À mon avis, le résultat ressemble à une découpe de votre feuille de calcul dans Final Cut Pro à 3 heures du matin, pour le troisième jour consécutif, le réalisateur ne répond plus à vos appels, vous avez mangé tout un sac familial de bonbons suédois et la dernière scène de ce projet qui doit être rendu demain ne se met pas en place… AAAAHHHHHHHHHHHHH. Désolé, je viens de revivre un instant de ma période à l’école de cinéma.
L’essentiel est que vous visualisez maintenant votre feuille de calcul par rapport au temps, plutôt qu’au numéro de ligne. Les éléments que vous voyez sont appelés des Cartes, organisées de gauche à droite en fonction de la première colonne de dates de votre sélection. Elles peuvent être étirées en fonction d’une deuxième colonne de dates (soit une date de fin, une durée en jours, ou un intervalle de temps au format hh:mm:ss), et regroupées en fonction d’une troisième colonne.
Cela vous permet de visualiser, en quelques clics, les responsables de chaque initiative et la proximité de leurs dates d’échéance.
Vous pouvez même changer la vue pour l’afficher par jour, semaine, mois, trimestre, année, ou simplement ce qui vous attend aujourd’hui.
Les cartes peuvent également être colorées en fonction de la mise en forme conditionnelle de la feuille d’origine, vous permettant ainsi de faire des choses comme changer la couleur d’une carte en rouge si elle a des tâches connexes inachevées, ou en vert si elle a été terminée avec succès.
Note : seule la couleur de fond change, tandis que la couleur de la police reste noire, alors utilisez des couleurs claires pour une meilleure lisibilité.
À quoi cela sert-il ?
L’annonce de Google a déjà fait beaucoup de travail pour moi, en mentionnant spécifiquement que cette fonctionnalité permet d’interagir plus facilement et plus rapidement avec les informations de projet, tout en améliorant votre capacité à gérer des choses comme les campagnes marketing, les jalons de projet, les plannings et les collaborations inter-équipes.
Le marché cible ici semble être les chefs de projet, et si vous êtes un chef de projet en train de lire cet article, il y a de fortes chances que vous ayez déjà des opinions bien arrêtées sur cette fonctionnalité. Cependant, je pense qu’il existe de nombreuses possibilités intéressantes pour d’autres domaines d’application :
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Listes de tâches : Deb de Zapier avait raison, vous devriez utiliser Google Sheets comme une liste de tâches. L’ajout d’une vue chronologique peut non seulement vous aider à voir ce qui doit être fait maintenant, mais aussi à mieux comprendre ce que vous avez déjà accompli (et les listes de tâches qui célèbrent les succès passés sont trop rares, selon moi).
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Tableaux de bord : Si vous n’êtes pas chef de projet, consulter une feuille de calcul remplie de dates d’échéance n’est probablement pas quelque chose à quoi vous êtes habitué (ou que vous aimez). Cette solution rapide offre une manière visuelle de suivre ce qui a été accompli, où les choses en sont actuellement et ce qui se passera ensuite.
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Visualisation du temps : Je suis fasciné par les feuilles de calcul destinées à un usage strictement personnel, comme la feuille de calcul de Maxwell Neely-Cohen avec les chansons qui lui restent dans la tête au réveil. Cette fonctionnalité me fait imaginer des feuilles de calcul remplies de petits journaux, à la manière de l’Effet papillon, visualisés sur une chronologie en cascade et en mouvement au fur et à mesure que la vie avance.
Est-ce simplement un diagramme de Gantt dans Google Sheets ?
Tout à fait !
Les gens essaient de créer des diagrammes de Gantt dans Google Sheets depuis un moment (comme en témoigne le nombre surprenant de recherches effectuées chaque mois à ce sujet). Google a entendu leurs demandes et même si cela s’appelle Vue chronologique, il s’agit en réalité de l’affichage du diagramme de Gantt.
Pourquoi devrais-je l’utiliser plutôt que d’autres applications de diagramme de Gantt ?
Le gros avantage ici est que Google Sheets s’intègre déjà avec tout (y compris Zapier), ce qui facilite l’importation de données à partir de feuilles de calcul existantes ou d’autres applications, et vous permet de plonger immédiatement dans une chronologie utilisable. Si vous n’avez pas encore ces données dans Google Sheets, voici quelques flux de travail courants pour vous aider à démarrer.
Il est également important de se rappeler que Google Sheets propose maintenant près de 500 fonctions, et la possibilité de créer vos propres fonctions avec Google Apps Scripts. Cela signifie que vous pouvez rendre toutes les données des cartes entièrement dynamiques, par exemple en utilisant la fonction NOW() pour étirer une carte de sa date de début à l’heure actuelle, ou en utilisant DAYS() pour voir à quelle distance vous vous trouvez d’une date d’échéance et modifier la priorité d’une carte en conséquence.
Enfin, il y a de fortes chances que vous ou votre équipe utilisiez déjà les produits Google. Même si ce n’est « qu’un diagramme de Gantt », c’est un diagramme de Gantt dans un produit auquel vous avez déjà accès, et cela ne peut pas être négligé. Si vous avez déjà dû expliquer les fonctionnalités d’une nouvelle application à un collègue, ou vous assurer que votre patron se souvient de son mot de passe pour quelque chose qu’il n’a pas utilisé depuis des mois, vous connaissez le soulagement de savoir que tout est au même endroit.
Pourquoi ne pas utiliser cela ?
Je suis « le gars de Google Sheets » au travail (c’est de ma faute), et je suis conscient que tout cela peut sembler être une publicité gratuite pour Google. Mais je veux exprimer ce point de manière aussi claire que possible : quelles que soient les fonctionnalités qu’ils ajoutent, Google Sheets reste « l’outil de feuille de calcul ». Ce n’est pas « l’outil d’enquête » ou « l’outil de script d’application », par exemple. Bien qu’être un proverbial homme à tout faire ne soit pas une mauvaise chose, cela signifie qu’il ne remplacera peut-être pas immédiatement les autres applications qui considèrent le diagramme de Gantt comme une fonctionnalité principale, comme ClickUp ou monday.com. Les applications qui se sont construites autour du diagramme de Gantt auront probablement plus d’outils – et des outils plus stables – pour construire ce type de vue, si cela est quelque chose dont vous dépendez.
Il ne s’agit pas non plus d’une solution miracle pour les organisations : les cartes de chronologie ne sont pas particulièrement accessibles ou personnalisables, ce qui signifie que les utilisateurs qui comptent sur les lecteurs d’écran ou l’organisation verticale préféreront probablement la vue de feuille de calcul par défaut. Cela ne remplacera pas la nécessité de maintenir vos données propres, triées et significatives. (Désolé !)
Nous devons revenir en arrière, Marty ! Retour… à la feuille de calcul !
Les vues chronologiques révolutionneront-elles votre façon de travailler ? Peut-être pas. Mais elles sont un bon rappel qu’une feuille de calcul est souvent bien plus que ce qu’elle semble être en surface. Lorsqu’elle est bien réalisée – c’est-à-dire avec une intention claire, des tests rigoureux et des valeurs descriptives – elle peut être une vision du passé, du présent ou du futur que nous voulons construire pour nous-mêmes et pour les autres.
Créer une feuille de calcul ne consiste pas seulement à mettre des chiffres dans une grille. C’est une manière de raconter une histoire, que ce soit celle de votre entreprise, de vos bénéfices, de vos projets ou de vos rêves. Et même si la Vue chronologique n’est qu’une autre toile pour raconter cette histoire, je prendrai toutes les toiles que je pourrai obtenir.
