Vous pouvez utiliser Document Studio pour créer des documents qui affichent les données de Google Sheets et les réponses des formulaires Google. Vous pouvez créer plusieurs lettres de motivation pour différentes candidatures à un emploi, générer des factures, des devis et d’autres documents personnalisés.
Dans cet exemple, nous avons un Google Sheet qui stocke les détails de différentes entreprises où le candidat postule à des emplois. L’add-on Document Studio aidera le candidat à créer une lettre de motivation différente pour chaque candidature à un emploi.
Créer un modèle de document dans Google Docs
En tant première étape, créez un nouveau modèle de document dans Google Docs. Les champs de fusion sont placés entre deux accolades et sont utilisés pour afficher les données de Google Sheet dans le document.
La mise en forme des cellules dans Google Sheets ne sera pas transférée dans le document. Si vous souhaitez appliquer une mise en forme, comme mettre en gras un texte, ajouter votre logo de marque ou mettre en italique un paragraphe, veuillez le faire directement dans le modèle de document.
Préparez les données de fusion dans Google Sheets
Installez Document Studio et ouvrez votre Google Sheet pour lancer l’add-on. Vous pouvez soit ouvrir une feuille existante, soit créer une nouvelle feuille et y ajouter manuellement des données.
Créez un nouveau flux de travail, donnez un nom descriptif, puis cliquez sur Continuer pour accéder à la page des conditions. Sur la page des Conditions, précisez si vous souhaitez que votre flux de travail s’exécute uniquement si la ligne de Google Sheet satisfait certaines conditions. Par défaut, le flux de travail s’exécutera pour toutes les lignes de Google Sheet.
Configurez la génération de documents
Choisissez « File » dans la liste des tâches disponibles. Ensuite :
- Choisissez le modèle de document que vous avez créé à l’étape précédente.
- Spécifiez le dossier Google Drive où les fichiers générés seront enregistrés.
- Spécifiez le nom du fichier généré.
- Choisissez le format d’exportation (PDF, document Word ou document natif Google Docs).
Si vous souhaitez envoyer le document généré en pièce jointe par e-mail, activez l’option « Attach file in email message ». Vous devrez également créer une nouvelle tâche pour envoyer cet e-mail.
Cliquez sur le bouton « Preview » pour voir le document. Document Studio prendra les données de la deuxième ligne du Google Sheet sélectionné et générera un document dans Drive. Cliquez sur « Done » pour appliquer localement vos modifications.
Cliquez sur « Continue » pour accéder à l’écran des déclencheurs. Si vous souhaitez que le flux de travail soit déclenché automatiquement toutes les heures, de manière à ce que toutes les nouvelles lignes ajoutées pendant cette durée soient traitées automatiquement, vous pouvez choisir l’option « Run workflow every hour » puis cliquer sur le bouton « Save ».
Le flux de travail apparaîtra également dans le tableau de bord du flux de travail où vous pourrez le modifier, le supprimer ou l’exécuter manuellement.
Document d’exemple
Voici un exemple de document PDF généré à partir du modèle Google Docs.
Maintenant que vous disposez de toutes les informations nécessaires, vous pouvez commencer à créer des documents à partir de vos données dans Google Sheets. N’oubliez pas d’utiliser Document Studio pour simplifier le processus et gagner du temps.
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