Google Agenda est largement connu comme l’un des meilleurs outils pour gérer les horaires et les tâches. Il capture votre travail et vos réunions, qu’ils soient courts ou longs. Il est devenu une source de données contenant des informations utiles sur votre vie professionnelle. Dans certains cas, vous pouvez avoir besoin d’exporter les données de votre calendrier vers Google Sheets. Mais quelle méthode devriez-vous utiliser ? Trouvez la réponse dans cet article de blog.
Note : La version originale de cet article ne contenait pas d’option permettant d’automatiser l’exportation d’un agenda Google vers Google Sheets. La version mise à jour montre déjà comment vous pouvez exporter des données de l’agenda vers des feuilles de calcul selon un calendrier à l’aide de l’intégration de l’agenda Google par Coupler.io.
Pourquoi auriez-vous besoin d’exporter des données de votre agenda Google vers Sheets
Vous pourriez avoir besoin d’une liste d’activités avec le temps passé sur chacune d’elles, à des fins telles que :
- Envoyer des factures aux clients, en particulier pour les services facturés à l’heure.
- Créer des rapports à des fins administratives.
- Analyser votre productivité ou celle de votre équipe. Par exemple, savoir si vous passez trop de temps sur certains types de tâches, ou si vous travaillez d’abord sur des tâches de haute priorité, etc.
Google Agenda a les données dont vous avez besoin. Vous pourriez cliquer sur chaque événement individuel de votre agenda pour voir combien de temps vous avez passé sur chaque activité. Cependant, il est toujours préférable de faire exporter vos données vers Google Sheets automatiquement. Cela vous fait gagner du temps et réduit les erreurs. De plus, il est plus facile de faire des analyses de base des données dans une feuille de calcul, comme additionner les heures et trier les activités.
La meilleure option pour exporter automatiquement Google Agenda vers Google Sheets
Nous avons décidé de jouer notre atout en montrant la meilleure méthode pour exporter Google Agenda vers Google Sheets – Coupler.io.
Vous pouvez utiliser l’intégration de l’agenda Google par Coupler.io en tant qu’application Web ou en tant que complément pour Google Sheets. Cette dernière option nécessite l’installation du complément. Dans cet article, nous utiliserons l’application Web. Néanmoins, l’interface utilisateur et le flux sont les mêmes pour l’application Web et le complément.
Pourquoi est-ce la meilleure option ? Elle vous permet d’automatiser le flux de données de votre agenda vers des feuilles de calcul. De plus, vous pouvez changer la destination, transformer les données en cours de route et bénéficier de nombreuses autres fonctionnalités précieuses. Voyons à quoi cela ressemble en action !
Étape 1. Collecter les données
Pour commencer, cliquez sur « Proceed » dans le formulaire ci-dessous. Vous devrez vous inscrire gratuitement à Coupler.io avec votre compte Google, puis vous serez dirigé vers un importateur Google Agenda nouvellement créé.
Ensuite, connectez votre compte Google associé à l’agenda que vous souhaitez exporter et sélectionnez une catégorie de données à exporter :
- Liste de mes calendriers
- Liste de mes événements
- Rapport : temps occupé pour l’utilisateur
Ensuite, sélectionnez un calendrier à partir duquel vous souhaitez extraire des données. Vous pouvez éventuellement spécifier les dates de début et de fin ou la date de la dernière mise à jour (elle doit être dans les 4 semaines à compter d’aujourd’hui au plus tard).
Un autre paramètre facultatif est les filtres avancés. Après cela, vous pouvez passer à l’aperçu et à la transformation des données.
Note: Coupler.io vous permet de consolider des données provenant de plusieurs sources. Vous pouvez donc ajouter plusieurs calendriers à partir desquels vous souhaitez exporter des données et les charger dans une vue principale. Pour ce faire, cliquez sur « +Add one more source » et configurez la connexion comme décrit ci-dessus.
Étape 2. Transformer les données
À cette étape, vous pouvez prévisualiser les données extraites de Google Agenda et les transformer en cours de route. La transformation des données comprend :
- Masquer des colonnes
- Modifier des colonnes (changer de nom, changer de format de données)
- Ajouter des colonnes calculables
- Trier des colonnes
- Filtrer les données
Lorsque tout est configuré, passez à la gestion de la destination.
Vous devrez connecter votre compte Google associé à une feuille de calcul Google Sheets où vous allez charger les données de Google Agenda. Ensuite, sélectionnez une feuille de calcul et une feuille pour les données. Vous pouvez créer une nouvelle feuille si vous tapez un nouveau nom.
Facultativement, vous pouvez sélectionner la première cellule ou la plage de cellules où les données de l’agenda seront importées ; changer le mode d’importation de remplacement à ajout ; activer la colonne dernière mise à jour et désactiver la mise à jour des données pour chaque exécution.
Étape 3. Planifier les mises à jour
Enfin, activez la case à cocher « Automatic data refresh » et planifiez vos exportations de données. Vous pouvez spécifier un intervalle de mise à jour allant d’un mois à toutes les 15 minutes (cela rendra votre rapport en direct).
Cliquez sur « Run importer » lorsque vous êtes prêt à faire la première exportation de Google Agenda vers Google Sheets et lancez l’automatisation. Vous voulez voir à quoi ressemblent vos données d’agenda dans la feuille de calcul ? Les voici !
C’est assez impressionnant, n’est-ce pas ? En plus de Google Agenda, Coupler.io prend également en charge des applications de productivité et de suivi du temps telles que Clockify, Harvest, Calendly et TimeTonic.
Découvrez la liste complète des plus de 60 sources disponibles pour voir si vous pouvez exporter automatiquement depuis vos applications préférées. À propos, la même liste de sources est disponible pour l’importation dans Excel, BigQuery et différents outils BI tels que Looker Studio et Power BI si vous souhaitez créer des rapports vraiment incroyables.
En parlant de rapports, Coupler.io propose un « rapport gratuit automatisé de Google Agenda » dans Looker Studio qui vous fournit un aperçu des réunions pour 2023. Ce rapport se connecte à votre Google Agenda et répond à de nombreuses questions : combien de réunions vous avez eues, combien de temps vous avez passé, qui sont les principaux organisateurs de réunions, etc.
Découvrez-en plus sur le rapport et sur la facilité de configuration en moins de 2 minutes !
Maintenant, voyons quelques autres solutions pour exporter votre agenda vers Google Sheets.
Puis-je exporter Google Agenda vers une feuille de calcul avec une fonctionnalité native ?
Malheureusement, actuellement, il n’y a aucune fonctionnalité dans Google Agenda qui vous permette d’exporter des données directement dans Google Sheets. Ce que vous pouvez faire, c’est exporter le fichier ICS d’un calendrier individuel.
Un fichier ICS est un format de calendrier Internet standard qui stocke des données d’événements de calendrier. Il est utilisé par plusieurs programmes de calendrier, notamment Microsoft Outlook, Google Agenda, Yahoo! Agenda et Apple Agenda. Grâce au format ICS, vous pouvez partager vos données de calendrier avec quelqu’un utilisant un programme autre que Google Agenda.
Suivez les étapes ci-dessous si vous souhaitez exporter des fichiers ICS de tous vos calendriers associés à votre compte Google.
-
Ouvrez Google Agenda. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l’icône « Paramètres », puis cliquez sur « Paramètres » dans le menu.
-
Sur la page des paramètres, cliquez sur le menu « Importer et exporter » > « Exporter ». Ensuite, sous la section « Exporter », cliquez sur le bouton « Exporter ».
Vous verrez un fichier ZIP se télécharger sur votre ordinateur. Décompressez-le et vous trouverez des fichiers ICS individuels pour chacun de vos calendriers.
Maintenant, vous pouvez partager ces fichiers ICS (ou l’un d’entre eux) avec votre ami. Ils devraient pouvoir l’ouvrir à l’aide de leur programme de calendrier – Outlook, Yahoo! Agenda ou Apple Agenda.
Comment exporter Google Agenda vers Google Sheets en utilisant des compléments
La façon la plus pratique de transférer des données de calendrier vers Google Sheets est d’utiliser un complément Google Sheets. Comme nous l’avons mentionné précédemment, Coupler.io est disponible en tant que complément pour Google Sheets.
En même temps, il existe quelques autres options qui vous permettent d’obtenir des données à partir de l’agenda, telles que Calendar to Sheet et Sheets2GCal. Malheureusement, aucun de ces compléments ne vous permet d’exporter automatiquement des données de votre agenda.
Les compléments GSheets sont des applications logicielles tierces. Vous pouvez consulter la bibliothèque de compléments en cliquant sur « Compléments » > « Obtenir des compléments » dans le menu supérieur. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre de dialogue qui vous permet de parcourir ou de rechercher un complément spécifique. Alternativement, vous pouvez vous rendre directement sur le Google Workspace Marketplace et rechercher les options là-bas.
Cliquez sur chaque complément pour afficher une description de ce qu’il fait. Pour l’installer, cliquez sur le bouton « Installer ». Il vous demandera la permission d’accéder à votre Google Drive, et vous devez lui donner cette autorisation pour terminer l’installation.
Maintenant, discutons de deux de ces compléments, Calendar to Sheet et Sheets2GCal.
Exporter des données de calendrier avec le complément Calendar to Sheet
Calendar to Sheet vous permet d’importer les événements de votre Google Agenda dans Google Sheets en appliquant des filtres de dates et de texte. Après avoir installé le complément, vous le verrez dans le menu « Compléments ».
Avant d’importer des données, vous devez spécifier les calendriers que vous souhaitez importer. Vous pouvez également ajouter des filtres de texte et de date.
Voici un exemple de résultat de l’importation des données de calendrier avec Calendar to Sheet :
Veuillez noter que vous disposez d’informations sur les événements telles que l’heure de début, l’heure de fin, la description de l’événement, la durée, les notes et l’emplacement exportées dans la feuille de calcul. Des informations sur la durée totale sont également affichées en haut de la page.
Exporter des données de calendrier avec le complément Sheets2GCal
Sheets2GCal vous permet non seulement d’importer les événements de Google Agenda dans Google Sheets, mais aussi de mettre à jour l’agenda à partir des feuilles de calcul. Pour commencer après l’installation, cliquez sur « Compléments » > « Sheets2GCal » > « Importer (Calendrier > Feuille) » pour importer les données de Google Agenda.
Vous devrez spécifier le calendrier que vous souhaitez importer. Vous pouvez également définir la date de début et la date de fin si vous le souhaitez. Cependant, avant de pouvoir importer, vous devez vous inscrire gratuitement sur sheets2gcal.com.
Cliquez sur le bouton « Import Events », et vous obtiendrez un résultat similaire à celui-ci-dessous.
Remarquez que le résultat contient plus de champs par rapport au résultat de Calendar to Sheet. Cependant, il ne contient pas de colonne indiquant la durée, vous devez donc la calculer vous-même. Voici comment vous pouvez le faire :
-
Étape 1. Insérez une nouvelle colonne « Durée (hh:mm) » après la colonne « Heure de fin ».
-
Étape 2. Entrez cette formule dans une cellule vide sous la nouvelle colonne :
=G2-F2- Étape 3. Appliquez la formule aux autres cellules en sélectionnant la cellule de la formule, puis en faisant glisser la poignée de remplissage vers le bas jusqu’aux autres cellules.
Si votre ensemble de données est assez important, il vaut mieux utiliser la fonction ARRAYFORMULA à la place de faire glisser la formule. Voici à quoi cela ressemblera :
=ARRAYFORMULA(IF(len(G2:G)>0,(G2:G-F2:F),""))Autres options pour exporter des informations de Google Agenda vers des feuilles de calcul sans codage
L’un des outils SaaS qui peut vous aider à exporter Google Agenda vers Google Sheets est TimeTackle. Il s’agissait à l’origine d’un simple exportateur de calendrier appelé Gcal2Excel. Maintenant, ils ont élargi la liste des fonctionnalités et des sources, vous pouvez donc le considérer pour vos besoins si vous voulez gagner du temps en effectuant des analyses avancées, en générant des factures, en créant de nombreux rapports personnalisés et en exportant automatiquement selon un calendrier.
Ce que TimeTackle peut faire :
- Exporter Google Agenda vers Excel, CSV et Google Sheets.
- Exporter avec des tags et des options de couleur (couleur du calendrier ou couleur de l’événement).
- Synchroniser Google Agenda avec Google Sheets et programmer des synchronisations automatiques.
- Créer des factures automatiquement à partir des entrées du calendrier.
- Générer de nombreux types de rapports personnalisés.
- Fournir des analyses de calendrier avancées.
Une fois inscrit, vous serez invité à connecter votre calendrier.
Après cela, vous pourrez ajouter des tags, afficher vos entrées de calendrier au format de feuille de temps, analyser la santé des réunions, les tendances, les interactions, etc.
TimeTackle vous permet de synchroniser automatiquement votre agenda Google avec Google Sheets. Pour activer cette fonctionnalité, accédez à l’onglet « Feuille de temps » dans le menu de gauche, puis trouvez le bouton « Synchronisation Google Sheets » en haut à droite. Cliquez dessus et définissez vos préférences pour les mises à jour.
Une fois cela fait, les nouvelles réunions et autres entrées de calendrier apparaîtront automatiquement dans la feuille de calcul sélectionnée. TimeTackle mettra à jour vos données selon vos paramètres.
Si nécessaire, vous pouvez télécharger vos données à partir du même menu en cliquant sur le bouton « Télécharger ». Les formats disponibles sont XLSX et CSV.
Comment exporter Google Agenda vers Sheets en utilisant Google App Script
Ci-dessus, nous avons présenté des solutions sans codage. Maintenant, explorons comment vous pouvez exporter des données de calendrier en utilisant Google App Script.
Pas besoin de s’inquiéter, même si c’est votre premier script. Nous avons fourni la solution copier-coller pour vous, vous n’aurez donc pas à coder par vous-même. N’hésitez pas à consulter notre tutoriel sur Google Apps Script.
Exporter des événements de Google Agenda vers Google Sheets en utilisant App Script
Avant de commencer, vous devrez obtenir l’ID de votre calendrier.
Comment obtenir l’ID du calendrier :
Ouvrez Google Agenda, puis cliquez sur l’icône « Paramètres » > « Paramètres » en haut à droite. Sur la page des paramètres, faites défiler jusqu’au calendrier que vous souhaitez exporter. Sélectionnez « Intégrer le calendrier » dans le menu de gauche. Ensuite, copiez la valeur de l' »ID du calendrier » affichée dans le volet de droite, comme le montre la capture d’écran suivante.
Vous pouvez également simplement utiliser votre adresse e-mail Google comme ID du calendrier si vous le souhaitez. Dans ce cas, tous vos calendriers seront exportés.
Maintenant, suivez les étapes faciles ci-dessous :
-
Créez un nouveau document vide Google Sheets. Donnez-lui un nom, par exemple « Google Calendar Import ».
-
Copiez et collez votre ID de calendrier dans la cellule « B1 ».
-
Spécifiez les critères de filtrage des données :
- Date de début (cellule « B2 ») au format mm/jj/aaaa hh:mm:ss
- Date de fin (cellule « B3 ») au format mm/jj/aaaa hh:mm:ss
- Texte à rechercher (cellule « B4 »)
Note : Les valeurs de date de début et de date de fin doivent être formatées comme des dates/heure.
-
Dans le menu, cliquez sur « Outils » > « Éditeur de scripts ».
-
Supprimez tout le code dans « Code.gs ». Ensuite, copiez et collez la fonction « importGoogleCalendar() » suivante dans le fichier :
function importGoogleCalendar() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
var calendarId = sheet.getRange('B1').getValue().toString();
var calendar = CalendarApp.getCalendarById(calendarId);
// Set filters
var startDate = sheet.getRange('B2').getValue();
var endDate = sheet.getRange('B3').getValue();
var searchText = sheet.getRange('B4').getValue();
// Print header
var header = [["Title", "Description", "Start", "End", "Duration"]];
var range = sheet.getRange("A6:E6");
range.setValues(header);
range.setFontWeight("bold")
// Get events based on filters
var events = (searchText == '')
? calendar.getEvents(startDate, endDate)
: calendar.getEvents(startDate, endDate, { search: searchText });
// Display events
for (var i=0; i<events.length; i++) {
var row = i+7;
var details = [[events[i].getTitle(), events[i].getDescription(), events[i].getStartTime(), events[i].getEndTime(), '']];
range = sheet.getRange(row,1,1,5);
range.setValues(details);
// Format the Start and End columns
var cell = sheet.getRange(row, 3);
cell.setNumberFormat('mm/dd/yyyy hh:mm');
cell = sheet.getRange(row, 4);
cell.setNumberFormat('mm/dd/yyyy hh:mm');
// Fill the Duration column
cell = sheet.getRange(row, 5);
cell.setFormula('=(HOUR(D' + row + ')+(MINUTE(D' +row+ ')/60))-(HOUR(C' +row+ ')+(MINUTE(C' +row+ ')/60))');
cell.setNumberFormat('0.00');
}
}Remarque : Vous pouvez également configurer les filtres directement dans le script :
// Set filters
var startDate = new Date("December 1, 2020 00:00:00");
var endDate = new Date("December 31, 2020 23:59:59");
var searchText = 'Dev';Si vous ne souhaitez pas appliquer de filtre de texte, définissez la valeur de « searchText » sur une chaîne vide, comme ceci :
var searchText = '';- Exécutez le script depuis l’éditeur. La première fois que vous l’exécutez, on vous demandera d’autoriser l’accès à vos données. Accordez l’autorisation lorsque cela vous est demandé.
Voici le résultat :
Note : La première fois que vous exécutez le script, une fenêtre contextuelle de consentement peut s’afficher pour vous demander de confirmer que vous souhaitez permettre à l’application d’accéder à votre compte Google et à vos données. Donnez votre consentement pour autoriser le script à fonctionner correctement.
Maintenant, chaque fois que vous voulez exporter des données de l’agenda, cliquez sur le menu « Import Calendar » > « Import ».
Configurer un bouton pour exporter Google Agenda vers Google Sheets
Il n’est pas toujours pratique d’exécuter le script depuis l’éditeur. Ainsi, ajustons un peu le script pour pouvoir l’exécuter directement depuis la feuille de calcul.
Ajoutez la fonction suivante au fichier « Code.gs » :
function onOpen() {
"use strict";
var menuEntries = [{ name: "Import", functionName: 'importGoogleCalendar' }],
activeSheet;
activeSheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
activeSheet.addMenu('Import Calendar', menuEntries);
}Maintenant, votre script a deux fonctions : onOpen() et importGoogleCalendar(), comme le montre la capture d’écran ci-dessous :
Note : La fonction onOpen() ajoute un menu personnalisé « Import Calendar » chaque fois que vous ouvrez la feuille de calcul. Il dispose du sous-menu « Import » qui appelle la fonction importGoogleCalendar().
Enregistrez le script, puis actualisez votre feuille de calcul. Vous verrez un nouveau menu ajouté à votre feuille de calcul.
Maintenant, chaque fois que vous souhaitez exporter des données de l’agenda, cliquez sur le menu « Import Calendar » > « Import ».
Configurer l’export automatique de Google Agenda vers Google Sheets avec Google App Script
Si vous ne souhaitez pas cliquer sur le bouton « Import Calendar » à chaque fois, vous pouvez planifier l’exportation des données de Google Agenda vers Google Sheets. Pour cela, vous devrez configurer un déclencheur basé sur le temps. Accédez à la section « Déclencheurs » de votre projet Apps Script.
Ensuite, cliquez sur « + Ajouter un déclencheur » en bas à droite de la fenêtre.
Dans la nouvelle fenêtre, vous devrez configurer le déclencheur.
-
Choisissez quelle fonction exécuter : sélectionnez la fonction que vous souhaitez automatiser selon un calendrier. Étant donné que nous avons deux fonctions, onOpen() et importGoogleCalendar(), nous devons choisir celle qui importe les données de Google Agenda dans la feuille de calcul.
-
Choisissez quelle configuration d’exécution utiliser : si vous avez différentes configurations, choisissez celle qui correspond.
-
Sélectionnez la source de l’événement : à partir de la feuille de calcul, du déclencheur temporel ou du calendrier. Dans notre cas, nous avons besoin de « temporel ».
-
Sélectionnez le type de déclencheur basé sur le temps : une date et une heure spécifiques, un minuteur en minutes, un minuteur en heures, un minuteur en jours, un minuteur en semaines ou un minuteur en mois. Nous voulons importer des données depuis l’agenda tous les jours, donc nous devons choisir « jour ».
-
Sélectionnez l’heure du jour : choisissez l’heure à laquelle vous souhaitez importer les données tous les jours.
-
Paramètres de notification en cas d’échec : vous pouvez sélectionner la fréquence de réception des notifications en cas d’échec : immédiatement, toutes les heures, tous les jours ou toutes les semaines. Si vous cliquez sur le symbole « + » vous pouvez configurer plusieurs notifications.
Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Enregistrer ». Votre déclencheur basé sur le temps apparaîtra dans la liste.
Bonus : de Google Sheets à Google Agenda
Supposez que vous avez travaillé pendant des vacances et simplement enregistré vos activités dans une feuille de calcul. Pour suivre vos horaires, vous pouvez exporter automatiquement vos entrées vers Google Agenda. L’exemple suivant vous montre comment procéder en utilisant un script.
Exporter les dates dans Google Sheets vers Google Agenda
Avant de plonger dans le code, assurez-vous que les dates de votre feuille de calcul ont le format correct pour faciliter l’exportation.
Sélectionnez les dates, puis cliquez sur « Format » > « Nombre » > « Date Heure » dans le menu.
Maintenant, vous êtes prêt à exporter vers Google Agenda.
Google App Script pour exporter d’une feuille de calcul vers un calendrier
Suivez les étapes ci-dessous pour créer le script.
-
Cliquez sur « Outils » > « Éditeur de scripts ».
-
Supprimez tout le code du fichier « Code.gs ». Ensuite, copiez et collez le code suivant.
function exportToCalendar() {
var calendarId = "votre-ID-de-calendrier@group.calendar.google.com";
var calendar = CalendarApp.getCalendarById(calendarId);
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
var events = sheet.getRange("A2:C3").getValues();
for (x=0; x<events.length; x++) {
var evt = events[x];
var title = evt[0];
var startTime = evt[1];
var endTime = evt[2];
calendar.createEvent(title, startTime, endTime);
}
}-
Modifiez la valeur de « calendarId » dans le script (votre-ID-de-calendrier@group.calendar.google.com) avec le vôtre.
-
Exécutez le script depuis l' »éditeur ». La première fois que vous l’exécutez, on vous demandera à nouveau d’autoriser l’accès à vos données. Donnez votre accord si nécessaire.
-
Actualisez votre Agenda. Vous verrez de nouveaux événements ajoutés pour les dates spécifiées.
Conclusion
Nous avons exploré plusieurs options pour exporter Google Agenda vers Google Sheets, avec ou sans codage. Si vous souhaitez une solution simple, essayez d’utiliser un complément ou Google App Script. Si vous souhaitez gagner du temps en effectuant des analyses et des rapports avancés, vous voudrez peut-être opter pour Coupler.io. Nous espérons que l’une des options expliquées ici est le meilleur choix pour vous !
