Google Docs est un puissant logiciel de traitement de texte accessible via votre navigateur web. Il est intégré à Google Drive pour stocker vos documents dans le cloud. Tout utilisateur disposant d’un compte Google peut utiliser Google Docs gratuitement. Il est également disponible avec Google Workspace, la suite d’applications de bureau en ligne de Google, qui comprend également Gmail, Google Slides, Google Sheets, et bien plus encore. Il existe également des applications mobiles Google Docs pour Android et iOS.
Ce guide rapide vous permettra de vous familiariser avec l’application web Google Docs et vous montrera comment partager vos documents et collaborer avec d’autres personnes.
Créer ou ouvrir un document
Pour créer un nouveau document ou charger un document déjà enregistré dans Google Drive, vous devrez vous connecter à votre compte Google ou Google Workspace. Si vous n’êtes pas encore connecté, on vous demandera de le faire lorsque vous cliquerez sur l’un des liens ci-dessous.
- Depuis la page d’accueil de Google Docs : Pour créer un nouveau document, cliquez sur la miniature vierge ou sélectionnez un modèle à droite. Pour voir plus de modèles, cliquez sur le bouton Galerie de modèles en haut à droite de l’écran ; cliquez sur n’importe quelle miniature pour créer un nouveau document à partir de ce modèle.
- Depuis la page d’accueil de Google Drive : Pour créer un nouveau document vierge, cliquez sur le bouton Nouveau en haut à gauche de l’écran, puis cliquez sur Google Docs. Si vous souhaitez sélectionner un modèle pour créer un nouveau document, cliquez sur le bouton Nouveau, puis déplacez le curseur sur le symbole « > » à droite de « Google Docs » et sélectionnez À partir d’un modèle. La page d’accueil de Google Docs s’ouvrira, affichant sa galerie complète de modèles.
Les documents déjà présents dans votre espace de stockage Google Drive apparaissent sur l’une ou l’autre de ces pages d’accueil. Double-cliquez sur un document pour l’ouvrir dans Google Docs. Vous pouvez utiliser la barre de recherche en haut de chaque page d’accueil pour rechercher le nom de votre document ou du texte qu’il contient. Sur la page d’accueil de Google Docs, vous pouvez également cliquer sur l’icône de dossier à droite au-dessus de la liste des documents. Cela ouvre une version simplifiée de votre Google Drive dans un volet.
Pour ouvrir un document que quelqu’un d’autre a partagé avec vous via Google Drive : Sur la page d’accueil de Google Drive, cliquez sur Partagé avec moi dans la colonne de gauche, puis double-cliquez sur le document pour l’ouvrir dans Google Docs.
Importer un document ou un PDF pour l’éditer dans Google Docs
Si vous souhaitez modifier un document qui n’est pas déjà stocké dans Google Drive, voici comment l’importer.
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Depuis la page d’accueil de Google Docs : Cliquez sur l’icône de dossier à droite au-dessus de la liste des documents, puis cliquez sur l’onglet Importer sur l’écran qui apparaît.
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Depuis la page d’accueil de Google Drive : Cliquez sur Nouveau > Importer un fichier et sélectionnez le document depuis le lecteur de votre ordinateur.
Par l’une ou l’autre de ces méthodes, vous pouvez glisser-déposer un fichier sur votre écran de navigateur web ou parcourir le stockage de votre ordinateur et sélectionner un fichier.
Documents Microsoft Word
Traditionnellement, lorsque vous téléchargiez des fichiers Microsoft Word sur Google Drive, ils étaient automatiquement convertis au format Docs. C’est toujours le cas lorsque vous téléchargez des fichiers Word via la page d’accueil de Google Docs.
Cependant, depuis mi-2019, Google Docs prend également en charge la possibilité de modifier les fichiers Microsoft Word (.docx) dans leur format d’origine. Par défaut, tous les fichiers .docx que vous téléchargez via Google Drive restent au format Word. Vous pouvez modifier et collaborer sur un fichier Word directement dans Docs, toutes les modifications apportées par vous ou vos collaborateurs étant enregistrées directement dans le fichier Word.
Si vous préférez que les fichiers Word que vous téléchargez via Google Drive soient automatiquement convertis au format Docs, cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite de l’écran d’accueil de Drive, puis sélectionnez Paramètres dans le menu déroulant. Dans la boîte de dialogue Paramètres, cochez la case Convertir les fichiers téléchargés au format d’éditeur de Google Docs.
Fichiers PDF ou images
Vous pouvez également télécharger un fichier PDF ou une image d’un document numérisé sur Drive, puis le convertir pour pouvoir le modifier dans Google Docs. La précision de cette conversion dépend de la lisibilité du texte dans le PDF ou l’image source.
Depuis l’écran d’accueil de Drive, cliquez sur Nouveau > Importer un fichier et sélectionnez le fichier PDF ou image. Une fois le fichier téléchargé, faites un clic droit sur son nom sur l’écran d’accueil de Drive et sélectionnez Ouvrir avec > Google Docs. Drive convertit le PDF ou extrait le texte du fichier image et ouvre le résultat dans Google Docs pour que vous puissiez le visualiser et le modifier. Cette version convertie apparaît sur votre page d’accueil Google Docs et votre page d’accueil Google Drive en tant que nouveau document Docs. Notez que seule la partie texte du fichier source est convertie ; les images de votre PDF ne seront pas visibles dans le nouveau document.
Travailler dans un document
Lorsque vous ouvrez un nouveau document ou existant, voici ce que vous verrez :
La barre d’outils en haut de votre document contient des boutons pour les fonctions les plus courantes de traitement de texte, telles que le formatage du texte et des paragraphes, l’insertion de liens et d’images, la vérification orthographique et l’impression.
La barre de menu au-dessus de cette barre d’outils comprend les menus déroulants suivants :
- Fichier répertorie les commandes pour agir sur l’ensemble du document, y compris la mise en page, l’impression, le renommage et le partage.
- Modifier vous permet de copier, coller, annuler, refaire, rechercher et remplacer, etc.
- Affichage vous permet de modifier votre vue du document et la manière dont vous interagissez avec celui-ci, et
- Insérer est l’endroit où vous allez pour insérer une table, un caractère spécial, un en-tête ou un pied de page, etc.
- Format vous permet de formater le texte, les paragraphes et d’autres éléments, y compris les tableaux.
- Outils contient des extras comme le comptage des mots et la traduction du document dans une autre langue.
Le titre du document apparaît en haut de l’écran, au-dessus de la barre de menu. Pour changer le titre, placez le curseur dans le titre et commencez à taper.
Notez que Docs enregistre automatiquement tous les changements que vous apportez à votre document dès que vous les effectuez.
Modes d’édition, de suggestion et d’affichage
Lorsque vous créez ou ouvrez un document, il est présenté en mode Édition, dans lequel vous composez ou modifiez normalement votre document. Vous pouvez également basculer vers deux autres modes :
- Le mode Suggestions affiche les modifications apportées à votre document sous forme de « suggestions » colorées pouvant être acceptées ou rejetées. Ce mode est principalement utile lorsque vous collaborez avec d’autres personnes.
- Le mode Affichage vous permet de lire le document sans pouvoir le modifier. Il vous permet de vous concentrer sur la lecture d’un document sans être tenté de l’arrêter et de l’éditer. Vous pouvez également partager un document avec d’autres personnes en limitant leur accès au mode Affichage.
Pour passer d’un mode à l’autre, cliquez sur l’icône de crayon Édition à l’extrême droite de la barre d’outils et faites votre sélection. Vous pouvez également sélectionner Affichage > Mode dans la barre de menu supérieure.
Partager votre document
Vous pouvez partager un document pour permettre à d’autres personnes de le consulter ou de le modifier, que ce soit depuis Google Docs ou Google Drive. Sur l’écran Docs où vous modifiez votre document en cours, cliquez sur le bouton Partager bleu en haut à droite. Ou, depuis la page d’accueil de Google Drive, faites un clic droit sur le nom de votre document et sélectionnez Partager dans le menu qui s’ouvre. Dans les deux cas, un panneau « Partager avec des personnes et des groupes » s’ouvre.
Google vous permet de partager votre document de manière privée en invitant des personnes spécifiques à y accéder, ou de manière publique, ce qui signifie que quiconque possède le lien peut l’ouvrir. Dans la plupart des cas, les utilisateurs professionnels souhaiteront partager leurs documents de manière privée avec des collègues spécifiques, mais il peut arriver que vous ayez besoin de les partager publiquement, par exemple lorsque vous souhaitez obtenir des commentaires publics sur un document.
Partagez votre document en privé (accès limité à certaines personnes)
Dans le panneau « Partager avec des personnes et des groupes », saisissez les noms ou les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez collaborer sur le document. Vous pouvez également leur envoyer un court message.
Par défaut, chaque personne que vous ajoutez dispose d’un accès en tant qu’éditeur à votre document. Vous pouvez modifier cela en cliquant sur Éditeur à droite et en sélectionnant Commentateur ou Simple lecteur.
- Éditeur signifie qu’ils peuvent modifier votre document, y ajouter des commentaires et le partager à d’autres personnes.
- Commentateur signifie qu’ils peuvent consulter votre document et y ajouter des commentaires, mais ils ne peuvent pas le modifier.
- Simple lecteur signifie qu’ils peuvent consulter votre document, mais ils ne peuvent ni le modifier ni y ajouter de commentaires.
Gardez à l’esprit que ce paramètre s’applique à toutes les personnes que vous invitez actuellement au document. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Envoyer, et tous ceux que vous avez ajoutés recevront un e-mail contenant un lien sur lequel ils peuvent cliquer pour accéder au document.
Modifier, limiter ou révoquer les autorisations
Vous pouvez modifier les autorisations de toute personne pour un document à tout moment en cliquant sur le bouton Partager. Le panneau « Partager avec des personnes et des groupes » réapparaît, en listant toutes les personnes qui ont accès au document. Cliquez sur le menu déroulant à côté de leur nom pour modifier leur niveau d’autorisation ou supprimer complètement leur accès, puis cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez également limiter les autorisations générales pour un document en cliquant sur l’icône d’engrenage en haut à droite du panneau « Partager avec des personnes et des groupes ». En décochant la première case, vous empêchez les personnes ayant le niveau d’éditeur de partager le document ou de modifier le niveau d’autorisation des autres collaborateurs. En décochant la deuxième case, vous empêchez toute personne ayant le statut de Simple lecteur ou de Commentateur de télécharger, d’imprimer ou de copier le document.
Définir une date d’expiration
Dans le cadre d’un abonnement à Google Workspace, vous pouvez également refuser l’accès à une personne ayant reçu un accès en tant que Simple lecteur ou Commentateur à votre document à une date spécifiée. (Si la personne est désignée en tant qu’Éditeur, elle sera rétrogradée en tant que Commentateur à une date spécifiée.)
Pour ce faire, cliquez sur le menu déroulant à droite du nom d’un collaborateur qui affiche leur titre d’accès (Simple lecteur, Commentateur, Éditeur) et sélectionnez « Donner un accès temporaire » dans le panneau qui s’ouvre. Ensuite, à côté de « L’accès expire… », cliquez sur la date actuelle pour changer le nombre de jours pendant lesquels vous souhaitez que cette personne ait accès à votre document.
Partagez votre document publiquement (accessible à tous)
En bas du panneau « Partager avec des personnes et des groupes », vous trouverez une zone « Obtenir le lien » où vous pouvez copier le lien vers le document. Par défaut, ce lien est limité à ceux que vous invitez au document. Pour le changer en un lien public, cliquez sur « Changer pour toute personne ayant le lien ». Un lien vers votre document sera généré.
Par défaut, ce lien donne un accès en tant que Simple lecteur. Pour permettre aux personnes de commenter ou de modifier votre document, cliquez sur le menu déroulant Simple lecteur à droite, puis sélectionnez Commentateur ou Éditeur.
Cliquez sur le bouton Copier le lien pour pouvoir le coller dans un e-mail, un message direct, un document, ou le publier sur un forum public ou sur les réseaux sociaux. Toute personne qui voit et clique sur ce lien pourra accéder à votre document.
Vous pouvez désactiver ce lien d’accès public à votre document en rouvrant le panneau « Partager avec des personnes et des groupes » et en cliquant sur « Changer le lien » dans la zone « Obtenir le lien ». Ensuite, cliquez sur le menu déroulant « Toute personne ayant le lien », sélectionnez « Restreint » et cliquez sur Terminé.
État de vos documents partagés
Sur votre page d’accueil Google Drive ou Google Docs, vos documents partagés avec d’autres personnes sont marqués par une icône représentant deux têtes en silhouette. (Si vous avez défini l’écran d’accueil de Google Drive en mode « Vue en grille », cette icône n’apparaîtra pas avec la vignette ou le nom de fichier d’un document partagé.)
