Google Forms : Un guide pour créer des sondages avec Google Forms

Google Forms est une application gratuite de création de formulaires en ligne qui offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour créer un sondage simple ou un questionnaire dynamique : vous pouvez ajouter différents types de questions, utiliser la logique de formulaire, personnaliser le formulaire pour correspondre à votre image de marque, et grâce à son intégration approfondie avec Google Sheets, vous pouvez collecter des données et les exploiter pour obtenir des informations sans quitter Google Workspace.

Nous avons beaucoup de choses à couvrir, alors plongeons directement. Voici tout ce que vous devez savoir pour créer et partager des sondages Google Forms.

Comment créer un Google Form

La façon la plus simple de créer un Google Form est de passer directement par l’application web Google Forms.

1. Rendez-vous sur docs.google.com/forms.
2. Cliquez sur « Formulaire vierge » pour créer un nouveau formulaire. Vous pouvez également choisir un modèle préétabli pour démarrer le processus.

Vous pouvez également créer un nouveau Google Form directement à partir de Google Sheets. C’est le moyen le plus rapide de synchroniser automatiquement les données de votre formulaire avec une feuille de calcul nouvelle ou existante.

1. Ouvrez la feuille de calcul avec laquelle vous souhaitez synchroniser votre formulaire.
2. Cliquez sur « Outils », puis sélectionnez « Créer un nouveau formulaire ».

Un formulaire vide apparaîtra automatiquement dans l’éditeur de Google Forms. Par défaut, le titre du formulaire sera le même que celui de votre feuille de calcul. Ou, dans le cas de la création d’un nouveau formulaire directement à partir de Google Forms, il apparaîtra comme « Formulaire sans titre ». Vous pouvez également ajouter une description du formulaire pour aider les répondants à comprendre l’objectif de votre enquête.

L’utilisation de l’éditeur de Google Forms est simple. Cliquez sur un champ de formulaire pour ajouter et modifier une question. Pour ajouter davantage de questions, cliquez sur l’icône « Ajouter une question », qui ressemble à un signe plus (+), dans la barre d’outils flottante à côté de votre zone de question. Et pour modifier le type de question, cliquez sur le menu déroulant à côté du champ de question.

Google Forms propose onze types de questions différents. Voici ce que chacun d’eux fait :

• « Réponse courte » : Ce champ est parfait pour demander de petites quantités de texte comme des noms, des adresses e-mail et des valeurs. Vous disposez d’une ligne de texte pour répondre à la question, bien que vos utilisateurs puissent en fait entrer autant de texte qu’ils le souhaitent.

• « Paragraphe » : Ce champ est destiné aux textes de longueurs. Utilisez-le lorsque vous souhaitez obtenir des commentaires détaillés ou des notes plus longues dans la réponse.

• « Choix multiples » : Il s’agit du champ par défaut pour les nouvelles questions dans un Google Form. Il vous permet de répertorier différentes options et de demander aux utilisateurs de n’en sélectionner qu’une seule. Vous pouvez ensuite faire en sorte que le formulaire passe à une autre section en fonction de la réponse ou que les options de réponse soient mélangées pour éviter les biais.

• « Cases à cocher » : Ce champ vous permet de répertorier différentes options et de demander aux utilisateurs d’en sélectionner autant qu’ils le souhaitent. Il inclut également une validation des données pour exiger des utilisateurs qu’ils sélectionnent un nombre spécifique d’options. Cependant, il ne comprend pas les sauts de section.

• « Menu déroulant » : C’est similaire au type de question à choix multiple avec les mêmes options de saut de section et de mélange. La seule différence est que les réponses sont présentées dans un menu déroulant. Cela permet de conserver le formulaire compact lorsque de nombreuses options de réponse sont disponibles.

• « Téléchargement de fichier » : Ce n’est pas à proprement parler un type de question, mais il permet aux répondants de télécharger des fichiers qui seront automatiquement enregistrés dans votre Drive. Si vous utilisez cette fonctionnalité, assurez-vous de partager votre formulaire uniquement avec des personnes de confiance.

• « Échelle linéaire » : Ce champ permet aux répondants de sélectionner un nombre dans une plage, vous pouvez donc définir une échelle numérique à partir de 0 ou 1 et se terminant n’importe où entre 2 et 10. Vous pouvez également ajouter des libellés pour les options les plus basses et les plus élevées. Et oui, les emojis fonctionnent également pour les libellés.

• « Grille de choix multiples » : C’est peut-être le champ le plus déroutant, car les champs sont affichés dans une liste plutôt que dans une grille. Essentiellement, vous saisissez les questions sous forme de lignes et les réponses sous forme de colonnes. Vous pouvez inclure autant de lignes et de colonnes que vous le souhaitez, mais notez que les répondants devront faire défiler vers la droite pour voir plus de six colonnes sur les navigateurs de bureau ou seulement trois colonnes sur mobile. En plus de l’option standard qui permet d’exiger une réponse pour chaque question, la grille de choix multiples vous permet de limiter les utilisateurs à une seule réponse par colonne.

• « Grille de cases à cocher » : Celle-ci est configurée de manière similaire à la grille de choix multiples, mais les répondants peuvent sélectionner plusieurs options de réponse (colonnes) pour chaque ligne d’un tableau. C’est une bonne option pour permettre aux répondants de faire des comparaisons ou de choisir, par exemple, leur niveau de satisfaction vis-à-vis d’un produit. Vous pouvez limiter les utilisateurs à ne choisir qu’une seule réponse par ligne, et vous pouvez également mélanger l’ordre des lignes pour éliminer les biais.

• « Date » : Ce champ est utile si vous souhaitez demander une date spécifique, par exemple pour planifier un événement ou consigner une activité. Notez que le format de date apparaîtra dans le format par défaut de votre emplacement. Par exemple, si la langue préférée de votre compte est l’anglais américain, les dates seront formatées comme MM/JJ/AAAA ; pour l’anglais britannique, les dates apparaîtront comme JJ/MM/AAAA. Vos utilisateurs verront les options de date dans le format de date de votre emplacement, sauf s’ils sont connectés à leur compte Google.

• « Heure » : Ce champ permet aux répondants de saisir l’heure en heures et minutes.

Tous les types de questions vous permettent d’insérer une image, mais si vous voulez ajouter seulement une image ou une vidéo sans question, vous pouvez le faire aussi. Cliquez sur l’icône « Ajouter une image » ou « Ajouter une vidéo » dans la barre d’outils flottante, et choisissez l’image ou la vidéo que vous souhaitez insérer.

Note : Google Forms ne prend en charge que les vidéos YouTube, que vous pouvez ajouter par le biais de la recherche ou avec un lien.

Que vous ayez ajouté des images ou des vidéos, votre entrée aura les champs de titre et de description standard, ainsi que des options de redimensionnement et d’affichage centré, à gauche ou à droite pour la vidéo ou l’image.

Comment ajouter des sections et de la logique dans Google Forms

Les formulaires simples n’ont besoin que de quelques champs, mais les enquêtes plus longues peuvent rapidement devenir accablantes avec des dizaines de questions répertoriées sur une seule page. C’est là que les sections sont utiles : elles vous permettent de diviser votre formulaire en morceaux pour que les répondants ne répondent qu’à un seul ensemble de questions à la fois.

Cliquez sur l’icône « Ajouter une section », qui ressemble à un signe égal (=), depuis la barre d’outils flottante.

Cela ajoutera une nouvelle section sous la question actuelle. Chaque section comprend son propre titre et sa propre description, ainsi qu’une option « Développer »/ »Réduire la section » pour rendre votre éditeur de formulaire plus gérable.

Supposons que vous souhaitiez poser des questions de suivi à un répondant en fonction de sa réponse. C’est là que la logique de formulaire entre en jeu.

1. Créez une question à choix multiples ou un menu déroulant comme vous le feriez normalement. Remarque : La logique de formulaire ne fonctionne pas avec les autres types de questions.
2. Cliquez sur l’icône « Options supplémentaires », qui ressemble à une suite de points de suspension (⁝), dans la zone de question, puis cliquez sur « Aller à la section en fonction de la réponse ».

Modifiez les options d’étape suivante à côté de chaque réponse. Dans l’exemple ci-dessous, toute personne répondant qu’elle participe à l’événement en personne sera dirigée vers la question suivante ; toute personne participant virtuellement ou ne participant pas du tout sera dirigée vers la fin de l’enquête.

Note : Veillez à ne pas sélectionner le nom de votre section actuelle, sinon vous risquez de créer une boucle où les répondants ne pourront jamais arriver à la fin de votre formulaire.

À tout moment, vous pouvez cliquer sur l’icône « Aperçu », qui ressemble à un œil, au-dessus de votre formulaire pour vous assurer que votre enquête se déroule comme vous le souhaitez.

Comment créer un questionnaire avec Google Forms

Une autre façon de créer un formulaire interactif est de le transformer en questionnaire. La façon la plus rapide de créer un nouveau questionnaire dans Google Forms est de se rendre sur g.co/createaquiz. Si vous souhaitez transformer un formulaire existant en questionnaire, cliquez sur « Paramètres », puis cliquez sur le bouton bascule à côté de « Faire de ceci un questionnaire ».

Dans le menu « Paramètres », choisissez si vous souhaitez afficher les résultats immédiatement après la soumission du formulaire ou après avoir examiné les réponses. Si vous choisissez cette dernière option, votre formulaire demandera aux répondants de se connecter d’abord avec leur compte Google.

Vous pouvez ensuite choisir d’afficher les réponses manquées et correctes, ainsi qu’une valeur pour chaque option. Avec ces options activées, vous devrez mettre à jour votre clé de réponse.

1. Cliquez sur « Questions ».
2. Dans la zone de question, cliquez sur « Clé de réponse ».
3. Choisissez la ou les bonnes réponses et entrez la valeur de la question.
4. Facultativement, vous pouvez cliquer sur « Ajouter un commentaire de réponse » pour fournir des commentaires pour les réponses correctes et incorrectes.

Note : Vous pouvez utiliser n’importe quel type de question, tel que « Choix multiple », « Réponse courte » ou même « Date » dans un questionnaire Google Forms.

Comment modifier le design d’un Google Form

Lorsque vous créez un nouveau formulaire, le design par défaut – si on peut l’appeler ainsi – est un thème de couleur violette. Mais il est facile de changer le design et d’inclure une image d’en-tête pour ajouter un peu de personnalité ou correspondre à l’image de marque de votre entreprise.

1. Cliquez sur l’icône « Personnaliser le thème », qui ressemble à une palette de peinture.
2. Dans le panneau « Thème » qui apparaît, vous pouvez changer le style du texte du formulaire, l’image d’en-tête et le thème de couleur.

Comment créer un modèle de Google Forms

Contrairement à Google Docs, il n’y a pas de moyen direct de créer et de partager des modèles de Google Forms. Mais il existe une solution simple.

1. Créez votre formulaire.
2. Cliquez sur l’icône « Plus » (⋮) au-dessus du formulaire, puis sélectionnez « Faire une copie ».
3. Modifiez le formulaire copié si nécessaire.

Si quelqu’un d’autre veut utiliser votre modèle, ajoutez-le en tant que collaborateur, puis partagez un lien vers votre formulaire.

Comment partager et collaborer sur des Google Forms

Paramètres de partage de Google Forms

Une fois votre formulaire terminé, assurez-vous de vérifier les paramètres du formulaire avant de le partager avec le monde. Voici quelques champs auxquels vous voudrez peut-être prêter une attention particulière.

Réponses

Ces paramètres vous permettent de gérer la collecte et le partage des réponses. Vous pouvez limiter les utilisateurs à la soumission d’un seul formulaire, leur permettre de modifier leurs réponses ou recevoir une copie de leurs réponses. Vous pouvez également choisir de collecter les adresses e-mail et de partager le formulaire uniquement avec votre organisation ou publiquement avec toute personne disposant du lien. Vous avez également la possibilité de collecter les noms d’utilisateur des répondants (leurs adresses e-mail de Google Workspace), ce qui est utile si vous avez besoin de faire un suivi avec quelqu’un.

Présentation

Ces paramètres vous permettent de gérer la présentation du formulaire et d’ajouter une page de confirmation à votre formulaire. Cela fonctionne de la même manière que le champ de description du formulaire, mais c’est vraiment minimaliste – vous ne pouvez pas formater le texte ou ajouter des liens. Vous pouvez également choisir d’afficher une barre de progression, de mélanger l’ordre des questions ou d’afficher des liens pour soumettre une autre réponse.

Langue

La langue n’est pas un paramètre que vous pouvez ajuster directement depuis Google Forms, mais il est bon de noter que Google affichera l’interface du formulaire dans la langue par défaut de l’emplacement de vos destinataires. Si vos lecteurs se trouvent au Japon et que vos questions de formulaire sont en anglais, le texte de l’interface utilisateur (UI) comme « Obligatoire » et « Soumettre » apparaîtra en japonais tandis que vos questions apparaîtront en anglais. Si cela pose problème, ajoutez une note au début de votre formulaire pour rappeler aux personnes de mettre d’abord à jour leur langue préférée.

Comment collaborer sur des Google Forms

Si vous souhaitez obtenir des commentaires de votre équipe sur votre formulaire, voici comment collaborer sur des Google Forms.

1. Cliquez sur l’icône « Plus » (⋮) au-dessus de votre formulaire.
2. Cliquez sur « Ajouter des collaborateurs ».
3. Entrez les adresses e-mail individuelles des collaborateurs ou donnez un accès général à toute personne de votre organisation ou à toute personne disposant du lien vers le formulaire.
4. Cliquez sur « Terminé ».

Comment partager des Google Forms

Une fois que vous êtes prêt à partager votre formulaire, cliquez sur « Envoyer » au-dessus de votre formulaire.

À partir de là, vous avez trois façons de partager le formulaire.

• « E-mail » : Cette option vous permet d’envoyer un e-mail aux destinataires dans ou en dehors de votre organisation avec une invitation individuelle à remplir le formulaire. Cliquez sur « Inclure le formulaire dans l’e-mail » et vos destinataires pourront remplir le formulaire directement depuis leur boîte de réception. Dans mon expérience, cependant, cette fonctionnalité ne fonctionne pas toujours. Par exemple, je n’ai pas pu remplir le formulaire dans l’application mobile Gmail. Cela n’a pas non plus fonctionné lorsque j’ai envoyé à des répondants un formulaire que j’avais créé avec mon compte Google Workspace, mais cela a fonctionné lorsque j’en ai créé un avec mon compte Google personnel.

• « Lien » : Cette option vous permet de copier un lien complet ou un URL raccourci vers votre formulaire, que vous pouvez partager comme d’habitude.

• « Intégrer sur votre site » : Cette option vous donne un code pour ajouter le formulaire directement à votre site. Vous avez également la possibilité de modifier la largeur et la hauteur pour adapter le formulaire à la conception de votre site.

Comment partager un Google Form pré-rempli

Vous souhaitez obtenir des commentaires avec un formulaire partiellement rempli ? Par exemple, un contact clique sur un bouton sur votre site qui dit qu’il n’aime pas un produit, vous voulez donc que le formulaire d’enquête reflète automatiquement cela. Ou peut-être avez-vous un formulaire qui doit être rempli avec les mêmes informations chaque semaine, et vous ne voulez pas avoir à les retaper.

1. Cliquez sur l’icône « Plus » (⋮) au-dessus de votre formulaire.
2. Cliquez sur « Obtenir un lien pré-rempli ».
3. Remplissez les sections du formulaire que vous souhaitez pré-remplies.
4. Cliquez sur « Obtenir le lien ».
5. Un lien vers le formulaire se copie automatiquement dans votre presse-papiers. Collez et partagez le lien comme vous le feriez normalement.

Le seul inconvénient est que Google Forms ne stocke pas les liens pré-remplis pour pouvoir les consulter ultérieurement. Vous devrez répéter le processus chaque fois que vous souhaitez partager le formulaire pré-rempli.

Comment partager un formulaire Google sous forme de papier ou de PDF

Besoin de recueillir des réponses hors ligne ? Google Forms peut également vous aider.

1. Cliquez sur l’icône « Plus » (⋮) au-dessus de votre formulaire.
2. Cliquez sur « Imprimer ».
3. Google Forms créera une copie de votre formulaire au format bulletin que vous pourrez imprimer ou enregistrer au format PDF.

Les grilles et les options de choix multiples montrent des boutons de sélection pour remplir, tandis que les champs de texte, de date et d’heure comprennent des lignes vides pour les réponses.

Une fois que les répondants ont rempli vos formulaires papier, saisissez leurs réponses dans votre feuille de calcul Google Sheets pour les enregistrer avec vos autres entrées de formulaire.

Comment accéder aux réponses de Google Forms (et enregistrer automatiquement les réponses dans une feuille de calcul)

Une fois que vous avez créé et partagé le formulaire, vous n’avez rien d’autre à faire pour stocker les réponses des répondants dans Google Forms.

Cliquez sur « Réponses » pour afficher les réponses individuelles, les listes et graphiques de réponses, ainsi qu’une option pour envoyer un rappel par e-mail à toute personne qui doit encore remplir le formulaire.

Les graphiques et les listes sont parfaits pour obtenir un aperçu rapide des réponses, mais si vous souhaitez une ventilation plus détaillée dans une feuille de calcul Google Sheets, cliquez sur « Afficher dans Sheets ».

Vous voulez créer une nouvelle feuille de calcul ou sélectionner une feuille de calcul existante pour stocker vos réponses à la place ? Cliquez sur l’icône « Plus » (⋮) à côté du résumé des réponses totales, puis cliquez sur « Sélectionner une destination pour les réponses ».

Note : Vous pouvez stocker les résultats de plusieurs formulaires dans une même feuille de calcul, mais les réponses de chaque formulaire seront enregistrées dans des feuilles séparées.

L’un des grands avantages de l’enregistrement des réponses des Google Forms dans une feuille de calcul Google Sheets : c’est rapide. Modifiez le nom des champs de votre formulaire, et ils sont automatiquement mis à jour dans votre feuille de calcul. Recevez une nouvelle réponse, et elle apparaîtra dans la feuille de calcul dès que votre destinataire cliquera sur « Soumettre ».

Note : Vous pouvez modifier les questions du formulaire et les options de réponse à tout moment, mais si vous le faites, cela ne modifiera pas les réponses déjà ajoutées à votre feuille de calcul.

Vous avez supprimé accidentellement quelque chose de votre feuille de calcul ? Google Forms conserve toujours une copie complète des données de votre formulaire. La chose la plus simple à faire est de dissocier et de réassocier votre formulaire et votre feuille de calcul. Cliquez sur l’icône « Plus » (⋮) à côté du résumé des réponses totales, puis cliquez sur « Dissocier le formulaire ».

Ensuite, reconnectez le formulaire à votre feuille de calcul, et Google Forms ajoutera toutes les données du formulaire dans une nouvelle feuille.

Une fois que vos données de formulaire sont dans la feuille de calcul, vous pouvez utiliser les formules de Google Sheets pour calculer des valeurs ou créer des graphiques personnalisés pour visualiser vos données. Ajoutez une mise en forme conditionnelle à la feuille de calcul, et vous pourrez voir les tendances dans vos réponses de formulaire d’un simple coup d’œil.

Comment utiliser les modules complémentaires de Google Forms

Google Forms est déjà fantastique en soi, mais il lui manque certaines fonctionnalités que vous souhaitez. Il existe une bibliothèque complète de modules complémentaires spécifiquement pour Google Forms qui vous permettent de faire des choses comme personnaliser les notifications de formulaire et prendre des signatures dans un formulaire.

1. Cliquez sur l’icône « Plus » (⋮).
2. Cliquez sur « Obtenir des modules complémentaires ».
3. Recherchez et installez le module complémentaire que vous souhaitez utiliser.

Pour utiliser un module complémentaire, cliquez sur l’icône « Modules complémentaires », qui ressemble à un puzzle, au-dessus de votre formulaire, puis sélectionnez l’outil que vous souhaitez utiliser. Il s’exécutera ensuite automatiquement en arrière-plan.

Il n’y a pas de moyen direct de supprimer les modules complémentaires directement depuis Google Forms. La meilleure façon de gérer vos applications est de vous rendre sur Google Workspace Marketplace et de désinstaller les applications que vous ne souhaitez plus utiliser.

Automatiser Google Forms

Google Forms offre un ensemble complet de fonctionnalités pour créer et partager des enquêtes dynamiques. Mais une fois que vous avez reçu une soumission de formulaire, il vous faut encore effectuer des manipulations manuelles – que ce soit les recopier dans une liste de tâches ou informer votre équipe. Avec Zapier, vous pouvez éliminer ce travail manuel. Connectez Google Forms à vos autres applications, afin de pouvoir automatiquement réaliser des actions telles que :

• Avertir votre équipe sur Slack des nouvelles soumissions de formulaire
• Envoyer des notifications personnalisées pour chaque nouvelle soumission de formulaire dans votre boîte de réception
• Transformer les réponses aux formulaires en tâches dans votre application de gestion de projet
• Enregistrer les réponses des formulaires dans une base de données ou une feuille de calcul autre que Google Sheets
• Ajouter des participants à un événement de calendrier en fonction de leur réponse au formulaire
• Créer des modèles de documents Google en fonction des réponses des formulaires

En savoir plus sur la façon d’automatiser Google Forms, ou commencez avec l’un de ces workflows.

Cet article a été initialement publié en juillet 2016 par Matthew Guay, avec des contributions d’Elena Alston. La mise à jour la plus récente a été effectuée en janvier 2024.