Dans l’environnement professionnel d’aujourd’hui, le temps est essentiel et il est crucial de terminer les tâches avec précision et rapidité. Un domaine dans lequel les entreprises peuvent bénéficier d’une efficacité accrue est leur flux d’approbation. Les flux d’approbation sont les processus que les organisations utilisent pour approuver les demandes, telles que les bons de commande, les demandes de congé ou les rapports de dépenses.
Les flux d’approbation manuels peuvent être longs et sujets aux erreurs, ce qui entraîne des retards et des erreurs susceptibles de nuire à la productivité et à la rentabilité. Pour faire face à ces défis, l’automatisation des flux d’approbation est essentielle pour les entreprises.
Les avantages de l’automatisation des flux d’approbation
Voici quelques raisons pour lesquelles l’automatisation des flux d’approbation est si cruciale :
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Accélère les processus d’approbation : Les flux d’approbation manuels peuvent être lents, avec des demandes bloquées en attente de révision et d’approbation. L’automatisation accélère le processus d’approbation, permettant aux demandes d’être examinées et approuvées plus rapidement, améliorant ainsi l’efficacité et la productivité.
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Réduit les erreurs : L’automatisation des flux d’approbation peut réduire considérablement le risque d’erreurs humaines. Les workflows automatisés garantissent que toutes les demandes sont traitées selon les mêmes règles, minimisant ainsi le risque d’erreurs, d’omissions ou d’incohérences.
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Accroît la transparence : L’automatisation peut fournir une plus grande transparence dans les flux d’approbation, facilitant le suivi de l’état des demandes par les membres de l’équipe et permettant d’identifier les goulots d’étranglement ou les problèmes à résoudre. Cela peut conduire à une meilleure communication, collaboration et résolution de problèmes, qui sont essentiels pour un travail d’équipe efficace.
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Économise du temps et des ressources : Les flux d’approbation manuels peuvent prendre du temps, obligeant les employés à passer beaucoup de temps à examiner et à traiter les demandes. L’automatisation de ces flux libère du temps aux employés, leur permettant de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée qui nécessitent leur expertise.
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Améliore la conformité : L’automatisation des flux d’approbation peut aider les organisations à respecter les exigences réglementaires et les politiques internes. Ils peuvent être conçus pour garantir que toutes les demandes sont traitées conformément aux règles et normes établies, réduisant ainsi le risque de non-conformité et les sanctions qui y sont associées.
Exemple de flux d’approbation automatisé
Imaginez que vous travaillez pour une grande entreprise multinationale et que votre équipe est chargée d’approuver des investissements importants. Votre entreprise a mis en place des processus d’approbation stricts pour garantir que toutes les demandes sont examinées en détail avant d’être approuvées.
Dans ce scénario, un flux d’approbation à plusieurs niveaux est essentiel pour garantir que toutes les demandes passent par les canaux appropriés et sont examinées par les parties prenantes appropriées. Supposons qu’un responsable de département soumette une demande pour un nouveau système logiciel, qui coûterait plus de 50 000 dollars. Le flux d’approbation pour cette demande ressemblerait à ceci :
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Le responsable de département soumet la demande via un formulaire en ligne, en fournissant des informations détaillées sur le système logiciel et les bénéfices attendus.
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La demande est automatiquement transmise au responsable de département, qui examine la demande et l’approuve ou la rejette.
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Si le responsable de département approuve la demande, elle est ensuite envoyée au département financier pour examen.
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Le département financier effectue une analyse coûts-avantages pour s’assurer que le système logiciel demandé est un investissement judicieux pour l’entreprise.
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Si le département financier approuve la demande, elle est ensuite transmise au service informatique pour un examen technique.
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Le service informatique évalue le système logiciel pour s’assurer qu’il est compatible avec les systèmes existants et qu’il peut être correctement intégré.
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Si le service informatique approuve la demande, elle est ensuite transmise au service des achats pour la sélection du fournisseur et la négociation du contrat.
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Enfin, le service des achats approuve la demande et entame le processus d’achat et de mise en œuvre du système logiciel.
Comme vous pouvez le voir, ce flux d’approbation à plusieurs niveaux implique plusieurs départements et parties prenantes, chacun ayant ses responsabilités et son expertise unique. En automatisant ce processus, les entreprises peuvent garantir que chaque étape du flux de travail est réalisée de manière efficace et précise, réduisant ainsi le risque d’erreurs, de retards et de mauvaise communication. De cette manière, les flux d’approbation peuvent être un outil puissant pour rationaliser les opérations commerciales et garantir que toutes les demandes sont examinées en détail et approuvées avant leur mise en œuvre.
Stratégie d’automatisation des flux d’approbation
Étape 1 : Définissez votre processus d’approbation
La première étape pour créer votre propre flux d’approbation consiste à définir le processus. Il est essentiel de définir clairement le processus d’approbation pour que tous les acteurs concernés comprennent leur rôle et leurs responsabilités.
Par exemple, si vous souhaitez créer un flux d’approbation pour les demandes de congé des employés, vous devrez définir qui approuvera les demandes, quelles informations les employés doivent fournir et les conditions à remplir pour obtenir l’approbation. Vous pouvez créer un tel schéma pour votre processus en écrivant toutes les étapes de la même manière que dans le processus d’approbation des investissements en capital précédent, ou en dessinant simplement un organigramme.
Étape 2 : Utilisez Google Forms pour collecter des informations
La prochaine étape consiste à utiliser Google Forms pour collecter les informations nécessaires. Dans l’exemple des demandes de congé des employés, vous pouvez créer un formulaire qui collecte le nom de l’employé, les dates de congé, la raison du congé et toute autre information pertinente.
Étape 3 : Utilisez Google Sheets pour suivre le processus d’approbation
Une fois le formulaire soumis, la prochaine étape consiste à utiliser Google Sheets pour suivre le processus d’approbation. Vous pouvez créer une feuille de calcul Google qui répertorie toutes les demandes de congé soumises, l’état de chaque demande et les noms des personnes qui doivent approuver la demande. Vous pouvez également utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les demandes nécessitant une attention immédiate ou en retard.
Étape 4 : Utilisez zenphi pour renforcer le flux de travail
La dernière étape consiste à utiliser zenphi pour automatiser les flux d’approbation du processus de demande de congé des employés. Zenphi est la seule plateforme d’automatisation des processus sans code spécialement conçue pour les applications Google Workspace.
Pour commencer, vous devez vous inscrire gratuitement sur Crawlan.com. Une fois que vous êtes connecté, cliquez sur « Créer un nouvel espace ». Un espace est un conteneur pour tous les éléments liés à votre automatisation. Si vous le souhaitez, vous pouvez commencer avec notre modèle de « Demande de congé » pré-construit où nous avons déjà créé le flux de travail pour vous. Cependant, si vous préférez utiliser vos propres éléments, cliquez sur « Espace vide ».
Ensuite, cliquez sur « Créer un nouveau Flow ». Un Flow est un flux de travail automatisé qui comprend un déclencheur et des actions. Un déclencheur est un événement qui initie l’exécution du processus. Choisissez la soumission d’un formulaire Google comme déclencheur.
Maintenant, vous êtes dans le Concepteur de Flow où vous ferez glisser et déposerez les étapes de votre flux de travail pour automatiser le processus. Cliquez sur l’icône de déclencheur du formulaire Google pour le configurer.
Créez une nouvelle connexion en cliquant sur l’icône plus – cela permettra à zenphi de s’intégrer à votre compte Google Form. Ensuite, cliquez sur l’icône Drive pour sélectionner le formulaire Google que nous avons créé lors de la deuxième étape.
Maintenant, nous devons ajouter une étape de tâche d’approbation. La meilleure façon de créer des flux de travail d’approbation est d’utiliser l’action « Assigner une tâche ». Vous pouvez en savoir plus sur la configuration de cette action ici.
Ensuite, nous pouvons ajouter une action « Condition Si ». Cette action est très utile lorsque vous créez des branches conditionnelles basées sur une valeur. Cette fois, notre valeur sera la réponse de la tâche. Disons que le responsable approuve la demande. Dans ce cas, nous ajouterons la ligne correspondante dans Google Sheets et enverrons un e-mail à la personne ayant fait la demande. Sinon, nous ajouterons une autre ligne à Google Sheets et enverrons un e-mail de refus à la personne ayant fait la demande.
Voici des instructions plus détaillées sur la configuration des actions mentionnées:
- Action « Condition Si »
- Action « Ajouter une ligne à Google Sheets »
- Action « Envoyer un e-mail »
Étape 5 : Personnalisez votre flux d’approbation facilement
Bien sûr, votre processus d’approbation peut différer, et zenphi peut vous fournir les outils pour créer des flux de travail à tous les niveaux de difficulté.
Par exemple, avec des actions logiques comme « Machine à états », « Commutation par valeur » et d’autres, vous pouvez créer plusieurs branches avec des conditions avancées.
De plus, vous pouvez étendre le processus de demande de congé et ajouter des délégués de Google Calendar ou Gmail pour l’employé en congé, et bien plus encore !
Conclusion
En conclusion, la création de flux d’approbation avec l’automatisation sans code de zenphi peut vous faire gagner du temps et améliorer l’efficacité de vos processus commerciaux. En définissant le processus d’approbation, en utilisant Google Forms pour collecter des informations, Google Sheets pour suivre le processus d’approbation et les puissantes actions d’automatisation de Google Workspace de zenphi, vous pouvez créer un flux d’approbation rationalisé facile à gérer et à maintenir.
Avec zenphi, vous pouvez créer une solution personnalisée qui répond aux besoins spécifiques de votre entreprise et améliore l’efficacité de votre flux de travail.
