Je ne suis pas un expert des feuilles de calcul, mais j’ai passé beaucoup de temps sur Google Sheets. De l’organisation des livrables marketing mensuels dans un calendrier de contenu codé par couleur au suivi des bénéfices de ma petite entreprise de recyclage de vêtements, Google Sheets s’est révélé l’un de mes outils préférés. Lorsqu’il est utilisé efficacement, il peut simplifier les processus et faciliter votre vie en général.
Dans cet article, je vais vous guider sur la manière d’utiliser Google Sheets, vous présenter quelques formules utiles et vous donner quelques astuces pour vous aider à booster votre travail.
Aperçu: Les termes essentiels de Google Sheets
Pour commencer, examinons quelques termes de base des feuilles de calcul que vous devrez connaître lorsque vous utilisez Google Sheets :
- Cellule : Un point de données ou un élément unique dans une feuille de calcul.
- Colonne : Un ensemble vertical de cellules.
- Ligne : Un ensemble horizontal de cellules.
- Plage : Une sélection de cellules s’étendant sur une ligne, une colonne ou les deux.
- Fonction : Une opération intégrée dans l’application de feuille de calcul que vous utilisez pour calculer les valeurs de cellule, de ligne, de colonne ou de plage, manipuler les données, etc.
- Formule : La combinaison de fonctions, de cellules, de lignes, de colonnes et de plages utilisées pour obtenir un résultat spécifique.
- Feuille de travail (Sheet) : Les ensembles de lignes et de colonnes nommés qui composent votre feuille de calcul. Une feuille de calcul peut contenir plusieurs feuilles.
- Feuille de calcul : L’ensemble du document contenant vos feuilles de calcul.
1. Comment créer une feuille de calcul
Il existe quatre façons de créer une nouvelle feuille de calcul dans Google Sheets :
- Option 1 : Cliquez sur le bouton « + » multicolore sur votre tableau de bord de Google Sheets.
- Option 2 : Ouvrez le menu à partir d’une feuille de calcul et sélectionnez Fichier > Nouveau > Feuille de calcul.
- Option 3 : Cliquez sur le bouton multicolore Nouveau sur votre tableau de bord Google Drive et sélectionnez Google Sheets > Feuille de calcul vierge.
- Option 4 : Tapez « sheets.new » dans votre navigateur.
Cela créera une nouvelle feuille de calcul vierge (ou un modèle de feuille de calcul Google Sheets si vous en choisissez un ; pour ce tutoriel sur Google Sheets, commencez avec une feuille de calcul vierge).
L’interface de Google Sheets devrait vous rappeler au moins une autre application de feuille de calcul que vous avez déjà vue, avec des icônes de modification de texte familières et des onglets pour les feuilles supplémentaires.
2. Comment ajouter des données à votre feuille de calcul
Regardez autour de la grille blanche et grise qui occupe la majeure partie de votre écran, et la première chose que vous remarquerez est un contour bleu autour de la cellule ou des cellules sélectionnées.
Lorsque vous ouvrez une nouvelle feuille de calcul et que vous commencez simplement à taper, vous verrez que vos données commencent à remplir immédiatement la cellule en haut à gauche. Il n’est pas nécessaire de double-cliquer sur les cellules lorsque vous ajoutez des informations, et vous n’avez pas beaucoup besoin d’utiliser votre souris.
Un carré individuel dans une feuille de calcul est appelé une cellule ; elles sont organisées en lignes et en colonnes avec des identifiants numériques et alphabétiques, respectivement. Chaque cellule doit contenir une valeur, un mot ou une donnée.
N’hésitez pas à sélectionner n’importe quelle cellule que vous souhaitez, puis tapez quelque chose. Lorsque vous avez terminé de saisir des données dans une cellule, vous pouvez faire l’une des quatre actions suivantes :
- Appuyez sur la touche Entrée/Retour pour enregistrer les données et passer au début de la ligne suivante.
- Appuyez sur Tabulation pour enregistrer les données et passer à droite dans la même ligne.
- Utilisez les touches fléchées de votre clavier (haut, bas, gauche et droite) pour déplacer une cellule dans cette direction.
- Cliquez sur n’importe quelle cellule pour accéder directement à cette cellule.
Si vous ne voulez pas tout taper manuellement, vous pouvez également ajouter des données à votre feuille en masse via différentes méthodes :
- Copiez et collez une liste de texte ou de chiffres dans votre feuille de calcul.
- Copiez et collez un tableau HTML à partir d’un site web.
- Importez une feuille de calcul existante aux formats CSV, XLS, XLSX, et autres.
- Copiez une valeur dans une cellule sur une plage de cellules en cliquant et en faisant glisser.
3. Comment éditer et formater les données pour une visualisation facile
Que vous suiviez vos dépenses, enregistriez des notes ou créiez votre liste de tâches, vous voudrez trier, manipuler et formater vos données pour une visualisation facile.
Comment utiliser la barre d’outils de Google Sheets
Les options de base de formatage dans Google Sheets sont disponibles au-dessus de votre première cellule. Elles sont étiquetées sur l’image ci-dessous, mais pour une référence rapide pendant que vous travaillez sur une feuille, il suffit de survoler une icône pour voir sa description et sa touche de raccourci.
Les fonctions telles que l’impression, l’annulation/rétablissement, les paramètres de police et le style fonctionnent de manière similaire à ce que vous attendez de votre traitement de texte préféré.
Pour tout le reste, la meilleure façon de vous montrer comment tout fonctionne est de plonger directement dans un exemple.
Je vais créer rapidement une liste d’options de petit-déjeuner potentielles pour demain matin, ainsi que leurs ingrédients, quantités, prix et liens vers des vidéos YouTube expliquant comment les préparer (qui aurait pensé qu’on pouvait faire une vidéo de trois minutes sur la façon de verser des céréales dans un bol ?).
Pour cet exemple simple, l’absence de mise en forme significative est acceptable. Elle fait le strict minimum : stocker mes informations et me permettre de les enregistrer. Mais ce n’est pas quelque chose à quoi j’aurais envie de revenir tous les jours.
Maintenant que je mange un petit-déjeuner tous les matins, prenons un peu de temps pour rendre cette feuille de calcul plus conviviale grâce à une mise en forme.
Comment figer les lignes et les colonnes
À partir de la même feuille de calcul, nous allons figer la première ligne en place. Cela signifie que si nous faisons défiler la feuille de calcul vers le bas, la première ligne sera toujours visible, quelle que soit la quantité de données qui se trouvent en dessous. Cela vous permet d’avoir une longue liste et vous aide à garder un œil sur ce que vous regardez réellement.
Il existe deux façons de figer les lignes :
- Cliquez sur Affichage > Congeler > 1 ligne dans la barre de navigation pour verrouiller la première ligne en place.
- Passez votre souris sur la barre grise foncé en haut à gauche de la feuille de calcul (jusqu’à ce qu’elle devienne une main), puis faites glisser entre les lignes 1 et 2.
La fixation de ma ligne d’en-tête est la première chose que je fais à chaque fois que je crée une nouvelle feuille.
Comment masquer les lignes et les colonnes
Supposons maintenant, par exemple, que vous n’ayez plus de pain, de sorte que les toasts français ne soient plus une option. Pour masquer temporairement cette colonne de votre liste, vous ferez un clic droit sur Colonne C, puis vous cliquerez sur Masquer la colonne. (Voici un guide complet sur la façon de masquer des lignes.)
Comment formater le texte
Maintenant, rendons le texte de l’en-tête plus visible avec une mise en forme du texte simple (souvenez-vous, les outils de mise en forme du texte se trouvent dans la barre d’outils, juste au-dessus de votre première ligne) :
- Faites glisser pour sélectionner les cellules que vous souhaitez formater.
- Mettez le texte en gras.
- Augmentez la taille de la police à 12 points.
- Alignez le texte au centre de la ligne.
- Donnez à vos cellules un fond gris.
La prochaine chose que je vais faire pour nettoyer un peu cette feuille de calcul est de formater mon « Prix moyen / portion » en valeur monétaire. Sélectionnez la ligne, puis cliquez sur l’icône du dollar pour afficher les cellules sélectionnées comme un montant en dollars plutôt qu’un simple nombre.
Comment ajouter une feuille
Supposons maintenant que vous souhaitiez créer une liste similaire pour le petit-déjeuner et le dîner. Au lieu de créer une toute nouvelle feuille de calcul, cliquez sur le bouton « + » dans le coin inférieur gauche pour ajouter des feuilles supplémentaires.
4. Comment utiliser les formules dans Google Sheets
Google Sheets, comme la plupart des applications de feuille de calcul, dispose d’un ensemble de formules intégrées pour accomplir un certain nombre de tâches statistiques et de manipulation de données. Vous pouvez également combiner des formules pour créer des calculs plus puissants et enchaîner des tâches. Si vous êtes déjà habitué à manipuler des chiffres dans Excel, les mêmes formules fonctionnent généralement dans Google Sheets.
Pour ce tutoriel, nous nous concentrerons sur les cinq formules les plus courantes, qui sont affichées dans le menu déroulant des formules de la navigation supérieure.
Vous pouvez cliquer sur une formule pour l’ajouter à une cellule, ou vous pouvez commencer à taper n’importe quelle formule avec un signe égal (=) dans une cellule, suivi du nom de la formule. Sheets remplira ou suggérera des formules en fonction de ce que vous tapez, vous n’avez donc pas besoin de tous les mémoriser.
Les formules les plus basiques dans Sheets sont les suivantes :
- SUM : additionne une plage de cellules (par exemple, 1+2+3+4+5 = somme de 15)
- AVERAGE : trouve la moyenne d’une plage de cellules (par exemple, 1, 2, 3, 4, 5 = moyenne de 3)
- COUNT : compte les valeurs dans une plage de cellules (par exemple, 1, vide, 3, 4, 5 = 4 cellules au total avec des valeurs)
- MAX : trouve la valeur la plus élevée dans une plage de cellules (par exemple, 1, 2, 3, 4, 5 = 5 est la plus élevée)
- MIN : trouve la valeur la plus basse dans une plage de cellules (par exemple, 1, 2, 3, 4, 5 = 1 est la plus basse)
Nous allons explorer ces formules en améliorant notre feuille de calcul de petit-déjeuner.
Formule SUM
Commençons par ajouter le nombre total d’ingrédients nécessaires pour chaque recette. J’utiliserai la formule SUM pour additionner chaque valeur dans les recettes et obtenir un montant total.
Il existe trois façons d’utiliser les formules de base accessibles via la navigation supérieure :
- Sélectionnez une plage, puis cliquez sur la formule (cela placera le résultat soit en dessous, soit à côté de la plage).
- Sélectionnez la cellule de résultat (c’est-à-dire la cellule où vous souhaitez voir le résultat), puis cliquez sur la formule que vous souhaitez utiliser dans la barre d’outils. Enfin, sélectionnez la plage de cellules sur laquelle vous souhaitez effectuer votre opération.
- Tapez la formule dans la cellule de résultat (n’oubliez pas le signe =), puis tapez manuellement une plage ou sélectionnez-la.
Je vais démontrer les trois méthodes dans un tutoriel vidéo ici. Tout d’abord, je fais la somme de mes ingrédients en sélectionnant une plage et en cliquant sur SUM dans le menu des formules. Ensuite, je sélectionne une cellule de résultat et je mets en surbrillance la plage de cellules qui seront additionnées ensemble. Enfin, je montre comment taper une formule et une plage manuellement. Lorsque vous avez terminé de sélectionner les cellules que vous souhaitez additionner, appuyez sur Entrée/Retour.
Maintenant qu’une formule est configurée pour additionner tous les ingrédients ensemble, vous pouvez sélectionner la cellule de la formule et faire glisser le point bleu sur les autres cellules pour copier la formule dans ces cellules.
Formule COUNT
Maintenant que nous savons combien de parties sont nécessaires pour chaque recette, j’aimerais savoir à quel point la recette est compliquée à réaliser. J’ai simplifié cela en supposant que moins d’ingrédients signifient que la recette est moins compliquée.
Pour compter le nombre d’ingrédients dans chaque recette, j’utiliserai la formule COUNT. La formule COUNT vérifie essentiellement si les cellules d’une plage sont vides ou non et renvoie le total de celles qui sont remplies. Cette formule sera configurée dans ma feuille de calcul de la même manière que ma ligne SUM. Regardez un tutoriel ici.
Selon ma feuille de calcul, les céréales sont le petit-déjeuner le moins compliqué, mais je ne suis toujours pas convaincu qu’un petit-déjeuner facile en vaille la peine. Et si cela coûte trop cher ? Et si l’effort supplémentaire de cuisiner un autre repas me permettait d’économiser de l’argent ?
Maintenant, je vais affiner ma décision en calculant le coût moyen par portion des choix de petit-déjeuner en utilisant la formule AVERAGE.
Formule AVERAGE
J’ai ajouté des prix minimum et maximum par unité sur ma liste d’ingrédients à droite de mes options de petit-déjeuner. Nous voulons obtenir un prix moyen pour chaque ingrédient en utilisant les tarifs bas et élevés.
Je vais commencer par mettre en surbrillance la plage de valeurs (dans ce cas, ce sont deux valeurs côte à côte plutôt qu’une plage verticale) et sélectionner la formule AVERAGE dans la barre d’outils.
Cela remplira le résultat dans la colonne à droite de la colonne des prix maximum. Ensuite, je vais faire glisser la formule vers le bas pour l’appliquer au reste de la liste. Regardez ici comment je m’y prends.
Je vais étiqueter ma colonne « Coût moyen par unité », afin que nous sachions ce que nous regardons.
Formule MIN
Supposons maintenant que je veuille déterminer quel est le prix par unité le moins cher parmi les options. Bien que vous pourriez facilement le voir en regardant le tableau et en le choisissant, cette formule est très utile pour les grands ensembles de données et vous évitera de faire défiler indéfiniment. Regardez comment j’utilise cette formule ici.
Formule MAX
De même, si je voulais déterminer quel est le prix par unité le plus cher parmi les options, j’utiliserais la formule MAX. Regardez comment je l’utilise ici.
5. Tutoriels et astuces supplémentaires pour Google Sheets
Maintenant que vous savez comment créer une feuille de calcul, importer des données et utiliser des formules, je vais vous présenter quelques astuces supplémentaires.
Comment créer un tableau croisé dynamique
Un tableau croisé dynamique est un moyen utile d’analyser et de visualiser des données. Pour créer un tableau croisé dynamique, suivez ces étapes :
- Accédez à Insertion > Tableau croisé dynamique.
- Dans l’éditeur de tableau croisé dynamique, ajoutez les valeurs des lignes et des colonnes que vous avez choisies.
- À côté de Valeurs, cliquez sur Ajouter et sélectionnez la valeur souhaitée dans le menu déroulant (vous pouvez également choisir parmi l’une des options de tableau croisé dynamique suggérées).
Dans l’exemple ci-dessous, j’ai créé un faux ensemble de données et j’ai utilisé un tableau croisé dynamique pour afficher la moyenne des scores de formation de chaque service.
Comment utiliser des raccourcis pour gagner du temps
Lorsque vous utilisez Google Sheets, les raccourcis peuvent vous aider à gagner du temps et à travailler plus rapidement. Voici quelques-uns des raccourcis que j’utilise le plus souvent :
- Ctrl + C / Commande + C : Copier
- Ctrl + V / Commande + V : Coller
- Ctrl + Z / Commande + Z : Annuler
- Ctrl + Y / Commande + Y : Rétablir
- Ctrl + B / Commande + B : Gras
- Ctrl + I / Commande + I : Italique
- Ctrl + U / Commande + U : Souligné
- Ctrl + S / Commande + S : Enregistrer
Comment créer des graphiques et des diagrammes
Une étape importante de l’analyse des données est la visualisation de ces données, et Google Sheets peut vous aider à le faire en utilisant des graphiques et des diagrammes. Il vous suffit de mettre en évidence les données essentielles et de cliquer sur Insertion > Graphique. Un graphique sera créé et vous pourrez le modifier à votre guise depuis la barre latérale.
Vous pouvez jouer avec les différents types de graphiques et trouver celui qui convient le mieux à votre jeu de données.
Comment partager, protéger et déplacer vos données
Ce qui rend Sheets si puissant, c’est la facilité avec laquelle vous pouvez collaborer avec vos collègues. Modifier conjointement une feuille de calcul est l’une des fonctions essentielles de Sheets, et Google en a fait une expérience fluide.
Voici comment cela fonctionne :
- Cliquez sur Fichier > Partage ou utilisez le bouton vert Partager en haut à droite.
- Entrez les adresses e-mail des personnes avec qui vous souhaitez partager votre feuille de calcul.
- Sélectionnez toutes les autres options de confidentialité souhaitées, puis cliquez sur Terminé.
Une fois que vous avez ajouté des personnes à partager, vous pouvez leur donner un accès en lecture, en commentaire ou en modification. Vous pouvez également ajouter une date d’expiration si vous n’acceptez que les commentaires pour une durée limitée.
En plus du partage avec des personnes spécifiques, vous pouvez également donner accès à tous les membres de votre organisation ou à toute personne possédant le lien.
Partager des feuilles de calcul avec vos appareils et applications
Bien que Google Sheets soit conçu pour le partage entre utilisateurs, vous remarquerez que vos feuilles de calcul sont souvent créées en tant que documents internes, le partage étant secondaire à l’obtention réelle du travail.
Vous pouvez rationaliser vos flux de travail de feuille de calcul et le partage de données en temps réel en profitant de ces modules complémentaires utiles :
- Applications mobiles Google Sheets : Vous pouvez utiliser l’application mobile Google Sheets pour afficher et modifier vos feuilles de calcul, partager des liens en déplacement et ajouter des utilisateurs. C’est un excellent complément, mais pas un remplacement, de l’application web.
- Google Drive : Google Drive vous permet de télécharger facilement des fichiers depuis votre environnement de bureau local vers votre Drive en ligne. Cela les rend accessibles à vos collaborateurs et vous permet également de les importer rapidement dans des feuilles de calcul et d’autres documents.
- Un outil tiers comme Zapier : Vous pouvez utiliser Zapier pour ajouter automatiquement des données à vos feuilles de calcul, envoyer des fichiers vers votre compte Google Drive, vous avertir des modifications apportées à vos feuilles, quelle que soit l’application.
Comment télécharger des données
Si vous devez envoyer vos fichiers à des collaborateurs externes, télécharger un fichier dans un autre système ou simplement disposer de sauvegardes, vous pouvez utiliser l’une des nombreuses options d’exportation de données de Google Sheets.
Les exports les plus courants seront soit XLS (document Excel), PDF ou CSV (valeurs séparées par des virgules). Si vous n’êtes pas sûr du format à utiliser, un CSV est généralement le meilleur choix.
Utilisez votre feuille de calcul en mode hors ligne
Google Sheets dispose d’un mode hors ligne qui synchronise automatiquement vos modifications sur le document lorsque vous vous reconnectez à Internet. C’est utile dans toute situation où vous devez traiter Google Sheets comme une application de bureau, par exemple lors d’un vol ou d’un voyage en voiture.
Voici ce dont vous aurez besoin :
- Google Chrome
- Application Web Google Drive Chrome
- Synchronisation Google Drive
Les instructions pour configurer la synchronisation hors ligne sont très simples, mais la majeure partie du processus consiste simplement à télécharger et à utiliser les trois composants principaux ci-dessus.
Accédez à Fichier > Rendre disponible hors connexion pour l’activer.
Et voilà, vous pouvez utiliser Google Sheets même lorsque vous êtes hors ligne, sans besoin de WiFi.
7. Bonus : Comment automatiser Google Sheets avec Zapier
Google Sheets est un outil puissant, c’est tout ce que vous attendez d’une feuille de calcul avec les avantages supplémentaires d’une application en ligne. Bien que la feuille de calcul que nous avons créée dans cet exemple puisse sembler un peu futile, les applications pratiques de l’utilisation de Sheets pour vos flux de travail (professionnels et personnels) sont illimitées.
Une fois que vous aurez compris comment utiliser Google Sheets, utilisez Zapier pour automatiser des tâches spécifiques telles que l’enregistrement d’URL, la création d’événements Google Calendar, etc. Selon votre secteur d’activité, il existe d’autres choses très spécifiques que vous pouvez faire, comme :
- Ajouter automatiquement des abonnés à Mailchimp à partir de Google Sheets.
- Mettre automatiquement à jour l’inventaire.
- Connecter Google Sheets à n’importe quelle application avec des webhooks.
- Enregistrer automatiquement les commandes Shopify dans une feuille de calcul Google.
Et avec tout stocké dans Google Drive, vous n’aurez plus jamais à vous soucier de perdre vos fichiers, même si votre ordinateur tombe en panne.
Cet article a été initialement publié par Michael Grubbs en juillet 2016. La dernière mise à jour a eu lieu en mars 2023.
Pour plus d’informations sur l’utilisation de Google Sheets et pour découvrir d’autres astuces de marketing en ligne, visitez Crawlan.com.
