Il n’y a aucun doute à ce sujet : Google Sheets est le type d’application de base de données dont toute entreprise, qu’elle soit nouvelle ou établie, a besoin pour prospérer. De la conservation des informations clients aux détails des projets et aux nouvelles ventes, il peut être la source de vérité pour toutes les données de votre entreprise.
Mais garder toutes vos feuilles de calcul organisées et veiller à ce que les données provenant d’autres applications soient transmises sans que rien ne soit laissé de côté est une autre histoire. C’est pourquoi connecter Google Sheets à vos outils préférés – comme Slack ou vos applications de gestion de projet – peut rationaliser votre façon de travailler.
Dans cet article, nous allons vous présenter quelques façons d’utiliser les flux de travail automatisés de Zapier, appelés Zaps, pour automatiser Google Sheets et rationaliser la façon dont vous stockez les données.
Passons à l’action
- Recevez des notifications lorsqu’une modification est apportée à une feuille de calcul Google
- Gérez des projets et des tâches
- Collectez des leads
- Gérez votre boutique en ligne
- Analysez les résultats de sondage et de formulaires au même endroit
- Suivez les participants à un événement
- Stockez des e-mails
Recevez des notifications lorsqu’une modification est apportée à une feuille de calcul Google
L’une des meilleures fonctionnalités de Google Sheets est la possibilité de collaborer sur une feuille de calcul. Si vous êtes coupable de casser des formules comme moi, il est pratique d’avoir un collègue qui peut intervenir sur la même feuille pour aider.
Lorsque plusieurs personnes collaborent sur une feuille de calcul, il est inévitable qu’une personne soit plus rapide pour les mises à jour que d’autres. Et ce retardataire peut être un obstacle pour vous permettre de terminer votre travail.
Si vous vous retrouvez à attendre les autres plus que vous ne le souhaiteriez, ou à vérifier cette feuille de calcul tout au long de la journée, essayez un Zap qui vous mettra à jour lorsqu’une nouvelle ligne ou une ligne mise à jour apparaît dans Google Sheets. Vous pouvez choisir où vous souhaitez recevoir votre alerte – peut-être l’application de chat que vous utilisez au travail ou SMS.
Et si vous avez besoin d’envoyer des mises à jour spécifiques de la feuille de calcul à une autre personne ? Bien qu’il soit facile de partager un lien vers une feuille de calcul Google, il peut être plus facile – et moins confus – de partager des informations spécifiques provenant de quelques lignes ou colonnes, surtout si votre feuille de calcul est monstrueuse.
Arrêtez de copier-coller des informations de cellules. Utilisez plutôt l’un de ces Zaps pour partager des mises à jour de colonnes ou de lignes spécifiques.
Gérez des projets et des tâches
Une feuille de calcul peut être un moyen rapide et simple d’organiser des informations, mais ce n’est pas toujours le meilleur endroit pour gérer un projet.
Par exemple, peut-être que vous élaborez un plan de projet dans une feuille de calcul Google parce que c’est plus facile pour vous de visualiser le projet. L’équipe avec laquelle vous travaillez, cependant, utilise Asana pour gérer les projets.
Afin d’éviter de dupliquer le travail, vous pouvez utiliser un Zap pour créer automatiquement des tâches Asana, ou d’autres éléments dans votre application de gestion de projet préférée, chaque fois qu’une nouvelle ligne est ajoutée à une feuille de calcul Google.
Vous pouvez également envoyer des mises à jour pour de nouvelles lignes dans une application de gestion des tâches si vous oubliez d’effectuer une action spécifique. Par exemple, si votre équipe marketing utilise Google Sheets pour gérer votre calendrier éditorial, vous pouvez utiliser un Zap pour le connecter à une application de gestion des tâches comme Google Tasks ou Any.do afin de ne manquer aucune affectation.
Collectez des leads
Les réseaux sociaux sont devenus un point chaud pour les entreprises qui souhaitent obtenir des prospects. Facebook et LinkedIn ont des plateformes spécialement conçues à cet effet – Facebook Lead Ads et LinkedIn Lead Gen. Les données des leads sont regroupées dans des rapports de campagne afin que vous puissiez suivre les performances, et il existe une option pour télécharger vos données. Le problème, cependant, est que vous ne possédez pas vraiment ces données tant que vous ne les exportez pas vers un fichier CSV.
Vous pouvez contourner cela en utilisant un flux de travail automatique pour relier les publicités Facebook Lead Ads ou LinkedIn Lead Gen à Google Sheets. La feuille de calcul ajoutera de nouvelles lignes avec les informations de vos prospects au fur et à mesure de leur arrivée, de sorte que vous avez toujours une sauvegarde et que ces précieuses informations ne se perdent pas dans les rapports de campagne.
Analysez vos résultats de sondage et de formulaires au même endroit
Les sondages sont un excellent moyen de prendre le pouls des clients, des clients et même de vos collègues. Certaines applications de sondage affichent les soumissions dans un rapport, montrant les résultats cumulatifs. Si vous avez besoin d’analyser les soumissions individuelles de sondage sous forme de tableau, de nombreuses applications vous permettront d’exporter un fichier CSV.
Cependant, l’exportation prend du temps. Et lorsque vous ouvrez un fichier CSV, vous devez peut-être d’abord le nettoyer pour rendre les informations plus présentables.
Éliminez cette étape administrative en utilisant un Zap pour connecter votre application de sondage préférée à Google Sheets. Vous et vos collègues pouvez analyser les soumissions au fur et à mesure de leur arrivée.
Besoin d’un moyen d’analyser vos réponses à un sondage – sans l’effort manuel de trier des dizaines ou des centaines de formulaires ? Heureusement, vous pouvez utiliser l’IA (pensez à ChatGPT) pour catégoriser chaque réponse client dans des segments ou sujets spécifiques pour vous. Ces Zaps prendront vos données de formulaire, les enverront à ChatGPT ou OpenAI, puis enverront l’analyse directement à Google Sheets. Travail accompli.
Gérez votre boutique en ligne
Vous gérez une boutique en ligne prospère ? Vous y pensez ? Que vous veniez de créer votre boutique en ligne ou que vous soyez déjà établi et que vous enregistriez des achats, vous aurez besoin d’un moyen facile de suivre vos commandes et de consigner chaque paiement.
Une excellente façon de le faire est de stocker ces données dans Google Sheets – automatiquement. Avec ces Zaps, vous pouvez envoyer automatiquement les informations de commande (comme les nouveaux paiements Stripe et les commandes WooCommerce) directement dans Google Sheets afin que vous et votre équipe puissiez suivre votre activité en temps réel.
Suivez les participants à un événement
L’organisation d’un événement ou d’un webinaire réussi peut être stressant. Vous jonglez souvent avec plusieurs éléments en même temps, comme la recherche de conférenciers, la création de présentations et l’établissement de la liste des participants. Et une fois l’événement terminé, vous devez continuer à communiquer avec les participants en leur envoyant des sondages, des ressources ou en les dirigeant vers une newsletter.
Il est important d’avoir votre liste de participants en ordre afin de pouvoir envoyer des invitations, fournir les informations nécessaires sur la participation et effectuer un suivi plus tard. Les événements et les webinaires sont assez stressants. N’ajoutez pas de stress en copiant et en collant manuellement les informations des participants dans une feuille de calcul.
Utilisez un Zap pour ajouter les nouvelles personnes qui s’inscrivent à votre événement via Eventbrite ou WebinarGeek dans une feuille de calcul Google. Vous pouvez suivre les inscriptions au fur et à mesure et simplifier votre communication de suivi.
Vous pouvez également utiliser un Zap pour envoyer des invitations à un webinaire aux nouveaux participants ajoutés à une feuille de calcul Google.
Stockez des e-mails
Votre boîte de réception est un chaos. Voilà, je l’ai dit. Je ne suis pas là pour juger – j’ai moi aussi des milliers de messages assis dans ma boîte de réception parce que « j’en aurai peut-être besoin un jour ».
Vous pourriez utiliser des dossiers, des e-mails et des filtres pour organiser votre boîte de réception, mais cela nécessite généralement un peu d’effort pour le configurer et le maintenir. Même avec un tel système, vous ne pouvez pas facilement parcourir vos messages pour trouver ce que vous recherchez.
En ce qui concerne les e-mails, je préfère ne faire aucun effort. Vous pouvez créer une sauvegarde facilement consultable en utilisant un flux de travail qui stockera automatiquement vos e-mails dans une feuille de calcul Google.
Vous pouvez choisir de configurer votre Zap pour stocker les informations des e-mails en fonction de certaines caractéristiques, d’une chaîne de recherche spécifique ou d’une étiquette. Maintenant, vous avez une copie des messages que vous souhaitez conserver, et vous êtes libre de vider votre boîte de réception.
Passez vos feuilles de calcul à la vitesse supérieure
Ce n’est que le début de tout ce que vous pouvez faire avec Google Sheets et Zapier. Zapier prend en charge des milliers d’applications, vous pouvez donc automatiser presque n’importe quelle tâche au travail. Commencez dès maintenant à construire votre Zap et voyez ce que vous pouvez créer.
Cet article a été initialement publié en juillet 2020 et a été récemment mis à jour en janvier 2024 par Elena Alston.
Pour en savoir plus sur la façon d’automatiser votre entreprise et d’améliorer votre productivité, consultez Crawlan.com.
