Les tables dynamiques sont un excellent moyen de résumer de grands ensembles de données. Elles vous permettent de regrouper des données de différentes manières et d’utiliser diverses mesures de synthèse pour analyser vos données.
Pour augmenter leur polyvalence, les tables dynamiques disposent également d’une fonctionnalité appelée «Champ calculé», qui vous permet de personnaliser davantage vos résultats à l’aide de fonctions et de formules.
Dans ce tutoriel, nous vous montrerons comment utiliser les champs calculés dans votre table dynamique afin d’en exploiter davantage la puissance analytique.
Qu’est-ce que les champs calculés dans Google Sheets ?
Une table dynamique offre plusieurs métriques intégrées que vous pouvez utiliser pour analyser vos données. Celles-ci comprennent la plupart des métriques de synthèse standard telles que la moyenne, la médiane, la variance, etc. Cependant, il arrive souvent que vous ayez besoin de réaliser des calculs qui ne sont pas disponibles dans les options intégrées.
C’est là que les champs calculés interviennent. Les champs calculés vous permettent de traiter vos données pour obtenir des résultats plus personnalisés dans votre table dynamique.
Par exemple, que faire si vous souhaitez ajouter une TVA aux prix de vente des articles dans une succursale particulière ? Il serait logique d’ajouter une formule à cet effet dans votre jeu de données d’origine.
Cependant, que se passe-t-il si vous voulez que cela se produise uniquement dans la table dynamique, sans altérer les données d’origine ?
Les champs calculés vous permettent d’utiliser des formules personnalisées pour afficher des métriques de synthèse au sein de votre table dynamique.
Comment utiliser les champs calculés dans les tables dynamiques de Google Sheets
Supposons que vous disposiez de l’ensemble de données suivant :
À partir de cet ensemble de données, supposons que vous souhaitiez créer une table dynamique qui affiche les éléments suivants :
- Le montant total des ventes de différents produits.
- Le montant obtenu après ajout de 5% au montant total des ventes pour chaque produit.
- Le nombre minimum d’unités vendues pour chaque article.
Pour y parvenir, vous devrez procéder étape par étape. Cela signifie que vous devrez :
- Créer une table dynamique qui affiche le montant total des ventes pour chaque produit.
- Ajouter un champ calculé qui affiche les résultats de formules personnalisées après ajout de 5% de TVA aux coûts totaux.
- Ajouter un champ calculé qui affiche la formule personnalisée après avoir trouvé le nombre minimum d’unités vendues pour chaque produit.
Voyons ces étapes une par une.
Créer une table dynamique pour afficher le montant total des ventes par produit
Pour créer une table dynamique qui affiche le montant total des ventes par produit, suivez ces étapes :
- Cliquez sur le menu «Données» dans le ruban du menu.
- Sélectionnez l’option «Table dynamique» dans le menu déroulant qui apparaît.
- Une boîte de dialogue s’affiche, vous demandant si vous souhaitez insérer votre table dynamique sur la feuille existante ou sur une nouvelle feuille. Sélectionnez l’option qui vous convient le mieux. Pour plus de clarté, il est toujours préférable de créer une nouvelle feuille.
- Cliquez sur le bouton «Créer».
- Cela créera votre table dynamique, soit sur la même feuille, soit sur une nouvelle feuille, en fonction de ce que vous avez choisi à l’étape 3.
- Votre table dynamique devrait ressembler à la capture d’écran ci-dessous :
- Il devrait y avoir une grille affichant les «Lignes», les «Colonnes» et les «Valeurs».
- Vous pouvez maintenant commencer à remplir votre table dynamique avec les données nécessaires. À droite de la fenêtre, vous devriez voir un éditeur de table dynamique qui vous aidera à spécifier ce qui doit figurer dans votre table dynamique.
- Nous voulons maintenant que notre table dynamique comporte deux colonnes (initialement) : «Article» et «Prix de vente total». Dans la catégorie «Lignes», cliquez sur «Ajouter».
- Dans la liste déroulante qui apparaît, sélectionnez «Article». Cela ajoutera chaque nom d’article unique à des lignes individuelles de votre table dynamique.
- Ensuite, nous voulons voir le montant total des ventes pour chaque article. Dans la catégorie «Valeurs», cliquez sur «Ajouter».
- Dans la liste déroulante qui apparaît, sélectionnez «Prix de vente». Cela affichera la somme de tous les prix de vente pour chaque article.
Cela affiche le montant total des ventes par produit, comme indiqué ci-dessous :
Maintenant, que se passe-t-il si vous voulez également voir ce qui se passe lorsque vous ajoutez un montant de TVA de 5% aux montants totaux des ventes de chaque produit ?
Dans la catégorie «Valeurs», si vous cliquez sur la liste déroulante sous «Synthétiser par», vous remarquerez qu’il n’y a pas d’option pour ajouter 5%.
Cela signifie que vous devrez définir le calcul personnalisé vous-même. Cela peut être facilement fait en ajoutant un champ calculé.
Ajouter un champ calculé synthétisé par SUM
Maintenant, vous voulez ajouter 5% au montant total des ventes de chaque article et l’afficher dans une nouvelle colonne. Étant donné que le calcul doit être effectué sur le montant total des ventes (la SOMME des valeurs de «Prix de vente» pour chaque article), votre champ calculé devra être synthétisé par SUM.
Voici les étapes à suivre si vous souhaitez ajouter une TVA de 5% au montant total des ventes pour chaque produit :
- Cliquez sur n’importe quelle cellule de votre table dynamique.
- Dans la catégorie «Valeurs», cliquez sur «Ajouter».
- Dans la liste déroulante qui apparaît, sélectionnez l’option «Champ calculé».
- Une nouvelle colonne intitulée «Champ calculé» apparaîtra dans votre table dynamique.
- Modifiez ce nom directement depuis la table dynamique. Renommez-le à «Montant après TVA».
- Vous verrez également des options pour votre champ calculé dans l’éditeur de table dynamique.
- Dans la zone de saisie sous «Formule», vous pouvez entrer la formule souhaitée pour obtenir les résultats de votre champ calculé.
- Étant donné que vous souhaitez afficher le montant obtenu après avoir ajouté 5% au montant total des ventes, saisissez la formule suivante :
=Prix de vente + ((5/100) * Prix de vente). Remarquez que la variable «Prix de vente» ici fait référence à la colonne «Prix de vente» dans le jeu de données d’origine. - Cela affiche désormais les résultats de notre formule personnalisée dans le nouveau champ calculé créé.
Note : Étant donné que nous souhaitions ajouter le montant de la TVA au total des ventes pour chaque produit, nous avons laissé le champ «Synthétiser par» défini sur la valeur par défaut, à savoir «SUM». Si vous cliquez sur la liste déroulante sous «Synthétiser par», vous remarquerez que les deux seules options disponibles sont «SUM» et «Personnalisé».
Si vous souhaitez afficher le nombre minimum d’unités vendues pour chaque article, alors vous devriez utiliser les valeurs individuelles des «Unités» du jeu de données d’origine dans votre formule personnalisée, au lieu de la SOMME. Nous verrons comment faire cela dans la section suivante.
Ajouter un champ calculé synthétisé par «Personnalisé»
Nous voulons maintenant trouver le nombre minimum d’unités vendues pour chaque produit. Notez que nous voulons utiliser les unités individuelles vendues un jour donné pour chaque produit, et non la SOMME des unités vendues. Cela signifie que notre champ calculé ne peut pas être synthétisé par SUM. Il existe une autre option pour «Synthétiser par», à savoir l’option «Personnalisé».
Voici les étapes à suivre si vous souhaitez trouver le nombre minimum d’unités vendues pour chaque produit :
- Cliquez sur n’importe quelle cellule de votre table dynamique.
- Dans la catégorie «Valeurs», cliquez sur «Ajouter».
- Dans la liste déroulante qui apparaît, sélectionnez l’option «Champ calculé».
- Une nouvelle colonne intitulée «Champ calculé 2» apparaîtra dans votre table dynamique. Vous pouvez la renommer directement depuis la table dynamique. Renommez-la en «Unités vendues minimales».
- Vous verrez également des options pour votre champ calculé dans l’éditeur de table dynamique.
- Dans la zone de saisie sous «Formule», vous pouvez entrer la formule souhaitée pour obtenir les résultats de votre champ calculé.
- Étant donné que vous souhaitez afficher le nombre minimum d’unités vendues, saisissez la formule suivante :
=MIN(Unités). Remarquez que la variable «Unités» ici fait référence à la colonne «Unités» dans le jeu de données d’origine. - Cliquez sur la liste déroulante sous «Synthétiser par» et sélectionnez «Personnalisé».
- Cela affiche désormais les résultats de notre formule personnalisée dans le nouveau champ calculé créé.
Note : Étant donné que nous souhaitions trouver le nombre minimum d’unités vendues pour chaque produit, nous avons modifié le champ «Synthétiser par» en «Personnalisé», au lieu de SUM.
Points importants concernant les champs calculés
Les champs calculés offrent beaucoup plus de flexibilité et de polyvalence aux tables dynamiques. Cependant, ils ont encore certaines limites. Il est donc important de garder à l’esprit certains points lors de la création de champs calculés :
- Vos formules de champ calculé font référence uniquement aux cellules de votre jeu de données d’origine. Elles ne peuvent pas faire référence aux totaux ou sous-totaux de la table dynamique.
- Vous devez utiliser les noms de champ de votre jeu de données dans les formules de champ calculé. Vous ne pouvez pas faire référence à des cellules individuelles par leur adresse ou leur nom de cellule.
- Il est important de vous assurer de fournir le nom de variable correct pour les champs dans votre formule. Si le nom de votre champ comporte plusieurs mots avec des espaces entre eux, vous devez alors l’encadrer de guillemets simples lors de son inclusion dans la formule du champ calculé.
Dans ce tutoriel, nous vous avons montré quelques exemples simples de l’utilisation des tables dynamiques avec des champs calculés.
Comme vous pouvez le voir, les champs calculés permettent de rendre vos tables dynamiques plus puissantes, car ils vous permettent de personnaliser vos résumés et résultats selon vos préférences. Nous espérons que vous avez apprécié ce tutoriel et qu’il vous a été utile.
Découvrez plus d’articles sur les fonctionnalités avancées de Google Sheets sur Crawlan.com.
This article was originally written in English and adapted for French readers. Source: https://productivityspot.com/how-to-add-use-calculated-fields-in-google-sheets-pivot-tables/
