Pour la plupart, les applications Google sont assez intuitives à utiliser. Ce qui rend d’autant plus confus le fait qu’une fonctionnalité théoriquement simple, comme ajouter un commentaire dans Google Docs, soit tout sauf évidente.
Ça ne devrait pas être si difficile, et pourtant, nous voilà. Au lieu de cliquer au hasard sur des boutons en espérant que les commentaires disparaissent miraculeusement (ou réapparaissent, dans certains cas), voici tout ce que vous devez savoir sur l’utilisation des commentaires dans Google Docs.
Si vous recherchez une fonctionnalité spécifique, n’hésitez pas à passer directement à cette section. Sinon, vous pouvez continuer à faire défiler pour découvrir toutes les actions que vous ne saviez pas pouvoir effectuer avec les commentaires de Google Docs.
Comment ajouter des commentaires
J’utilise principalement les commentaires dans Google Docs pour laisser des rappels pour moi-même. Que vous souhaitiez utiliser les commentaires pour laisser des notes pour vous-même, un collègue ou toute autre raison, voici comment ajouter des commentaires à votre document.
Sélectionnez le texte ou l’image sur lequel vous souhaitez commenter, puis cliquez sur l’icône « Ajouter un commentaire » qui ressemble à un signe plus (+) à l’intérieur d’une bulle de dialogue, dans la barre d’outils. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier : Commande + Option + M pour Mac ou Ctrl + Alt + M pour Windows.
Saisissez votre commentaire dans la zone de commentaire qui apparaît, puis cliquez sur « Commenter ».
Comment modifier des commentaires
Vous avez repéré une faute de frappe dans votre dernier commentaire ? Voici comment modifier rapidement votre commentaire.
À côté du commentaire que vous souhaitez modifier, cliquez sur l’icône « Plus d’options » qui ressemble à trois points empilés verticalement (⋮). Ensuite, cliquez sur « Modifier ».
Modifiez votre commentaire, puis cliquez sur « Enregistrer ».
Comment supprimer des commentaires
Si j’avais un sou pour chaque fois que j’ai posé une question à mon éditeur dans les commentaires, pour ensuite trouver la réponse une seconde plus tard… Eh bien, je serais probablement en retraite sur une plage quelque part. Quoi qu’il en soit, voici comment supprimer un commentaire dans Google Docs.
À côté du commentaire que vous souhaitez supprimer, cliquez sur l’icône « Plus d’options » qui ressemble à trois points empilés verticalement (⋮). Ensuite, cliquez sur « Supprimer ».
Vous devrez cliquer sur « Supprimer » une fois de plus pour confirmer que vous souhaitez supprimer le commentaire.
Note : Si des réponses ont été apportées à un commentaire, la suppression du commentaire initial supprimera l’intégralité du fil de commentaires. Si vous (ou quelqu’un d’autre dans la discussion) souhaitez peut-être accéder au commentaire ultérieurement, il vaut mieux simplement cliquer sur la coche (✓) pour marquer le commentaire comme résolu.
Comment afficher les commentaires
Si vous souhaitez parcourir rapidement vos commentaires, voici comment afficher une liste de tous les commentaires laissés dans le document.
Cliquez sur l’icône « Ouvrir l’historique des commentaires » qui se trouve au-dessus de la barre d’outils, et qui ressemble à une bulle de dialogue.
Par défaut, un panneau avec tous les commentaires dans le document apparaîtra dans l’ordre chronologique inversé. Pour affiner votre liste de commentaires, cliquez sur la flèche vers le bas à côté de « Commentaires » et choisissez parmi les options de filtre prédéfinies : « Pour vous », « Ouverts » et « Résolus ».
Besoin de trouver un commentaire spécifique ? Cliquez sur l’icône « Filtrer les commentaires par mot-clé », qui ressemble à une loupe, et saisissez la phrase de recherche.
Google Forms affichera tous les commentaires (ouverts et résolus) contenant votre terme de recherche. Il mettra également en évidence votre terme de recherche directement dans chaque commentaire, ce qui facilitera la consultation des résultats.
Besoin de comprendre rapidement à quelle partie du document un commentaire est lié ? Cliquez sur le commentaire, et Google Docs fera défiler automatiquement jusqu’à la section pertinente du document. Ou, en haut de chaque commentaire répertorié, vous trouverez également « Texte sélectionné ». Cela vous donnera un aperçu du texte qui a initialement été surligné pour créer le commentaire. Si votre aperçu de texte est tronqué, cliquez sur la flèche vers le bas à côté de « Texte sélectionné » pour l’agrandir.
Comment imprimer des commentaires dans Google Docs
Lorsque je travaillais dans un cabinet d’avocats, chaque brouillon d’un document juridique devait être examiné sur papier, aucune copie numérique n’était autorisée de peur que fixer l’écran de l’ordinateur pendant trop longtemps nous fasse manquer une erreur critique. Si vous préférez également examiner des copies physiques de votre document, ainsi que de ses commentaires, vous ne pouvez pas le faire directement depuis Google Docs. Mais il existe une solution de contournement facile pour cela.
- Dans la barre d’outils de Google Docs, cliquez sur « Fichier » > « Télécharger » > « Microsoft Word (.docx) ».
- Ouvrez le fichier dans Microsoft Word (ou Pages sur un Mac), et vous remarquerez que vos commentaires ont automatiquement été ajoutés à votre document Word.
- Cliquez sur « Fichier », puis sur « Imprimer ». Par défaut, vos commentaires seront inclus dans votre impression.
Comment répondre aux commentaires
Contrairement à ce que la plupart des commentaires dans mes Google Docs pourraient vous faire croire, les commentaires ne sont pas exclusivement destinés à des rappels pour votre futur vous-même. Ils sont également pratiques pour discuter de manière asynchrone avec d’autres personnes.
Pour répondre directement à un commentaire, cliquez sur le fil de commentaires. Dans un souci d’aide, Google Docs suggérera automatiquement quelques réponses parmi lesquelles vous pouvez choisir.
Comme vous pouvez le voir sur l’image ci-dessus, Google Docs ne propose pas toujours les réponses les plus excitantes. Pour saisir votre propre réponse, cliquez dans la zone de texte « Répondre », saisissez votre commentaire, puis cliquez sur « Répondre ».
Vous pouvez également taguer d’autres personnes, même si elles n’ont pas de compte Google, directement dans les commentaires en entrant @ suivi immédiatement de leur nom ou de leur adresse e-mail.
Note : Si la personne taguée (ce n’est malheureusement pas un mot réel) ne fait pas partie de votre compte Google Workspace, vous devrez saisir leur adresse e-mail complète et leur donner l’autorisation d’accéder à votre document.
Une fois que vous avez répondu, toute personne taguée dans le commentaire recevra une notification par e-mail ainsi qu’un aperçu de l’intégralité du fil de commentaires. Le destinataire peut même répondre à ou résoudre le commentaire directement depuis l’e-mail, ou cliquer sur « Ouvrir » pour accéder directement au commentaire dans le document.
Note : Cela ne fonctionne que si le destinataire a activé les notifications de Google Docs.
Comment réagir aux commentaires
Une autre façon d’interagir avec un commentaire est de réagir. Pour réagir directement à un commentaire, survolez le commentaire lui-même. Cliquez sur « Ajouter une réaction emoji », puis choisissez un emoji dans le clavier emoji.
Votre réaction emoji apparaîtra directement sous le commentaire.
Si vous voulez faire de même avec la réaction de quelqu’un d’autre, cliquez sur l’emoji, et le décompte des réactions sera mis à jour en conséquence. Vous pouvez également survoler l’emoji pour voir qui a réagi avec cet emoji.
Comment attribuer des tâches à partir de commentaires dans Google Docs
Disons que vous voulez demander à votre collègue de revoir une section spécifique de votre document. Vous pourriez les « taguer » en utilisant le symbole @. Ou vous pouvez attribuer la tâche directement à cette personne pour préciser clairement qui est responsable de l’exécution de la tâche. C’est une différence subtile, mais à mon expérience, cela permet de faire le travail.
Voici comment attribuer des tâches directement à partir d’un commentaire.
Ajoutez votre commentaire comme vous le feriez normalement, et taguez votre collègue en utilisant le symbole @. Google Docs ajoutera automatiquement une case à cocher sous votre commentaire qui indique « Assigné à [nom] ». Cochez la case, puis cliquez sur « Assigner ».
Si quelqu’un a défini son statut de compte Google sur « Absent du bureau », et que vous avez accès à son calendrier, Google Docs vous en informera automatiquement dans le commentaire lorsque vous l’assignerez à cette personne. Cela peut être utile si vous essayez d’assigner une tâche urgente à votre collègue qui pourrait être en train de bronzer sur une plage.
Google Docs rendra la délégation des responsabilités extrêmement claire en indiquant le commentaire « Assigné à [nom] » à la fois directement au-dessus et en dessous du fil de commentaires.
Pour réattribuer la tâche à quelqu’un d’autre, attribuez la tâche comme vous le feriez normalement dans un commentaire de suivi, et Google Docs ajoutera automatiquement une case à cocher sous votre nouveau commentaire indiquant « Réattribuer à [nom] ». Cochez la case, puis cliquez sur « Réattribuer ».
Si l’option pour attribuer ou réattribuer une tâche à quelqu’un à partir d’un commentaire ne fonctionne pas pour vous, voici quelques raisons possibles :
- Vous n’avez pas initié le fil de discussion. Seule la personne qui a lancé le fil de commentaires peut attribuer une tâche dans ce fil. Si vous voulez attribuer une tâche, ajoutez un tout nouveau commentaire et attribuez-la.
- Vous essayez d’attribuer une tâche dans un commentaire de suivi. Même si vous avez initié le fil de commentaires, Google Docs ne vous permet pas d’attribuer des tâches dans des commentaires de suivi si le commentaire initial n’a pas été attribué à quelqu’un.
- Vous modifiez un commentaire initial. Supposons que vous avez ajouté un commentaire, mais avez oublié de taguer un responsable. Si vous modifiez le commentaire pour ajouter votre tag, Google Docs, pour une raison quelconque, n’ajoutera pas la fonction d’attribution de la tâche. Il semble que cela fonctionne uniquement si vous attribuez la tâche dans le fil initial, aucune modification n’est autorisée.
Comment partager un lien vers un commentaire dans Google Docs
La précision est la clé pour communiquer efficacement, surtout si vous travaillez au sein d’une équipe à distance. Si je veux que mon éditeur examine un commentaire particulier, je partagerai un lien qui le dirige directement vers ce commentaire. Voici comment faire.
Trouvez le commentaire que vous souhaitez partager. Cliquez sur l’icône « Plus d’options » qui ressemble à trois points empilés verticalement (⋮), puis cliquez sur « Obtenir le lien vers ce commentaire ».
Le lien sera automatiquement copié dans votre presse-papiers, que vous pourrez ensuite coller dans l’application de chat de votre équipe.
Comment masquer les commentaires dans Google Docs
Si vous souhaitez afficher votre document sans commentaires, cliquez sur « Affichage » dans le menu de Google Docs, puis désélectionnez « Afficher les commentaires ».
Les commentaires ne disparaissent pas complètement, ce qui est une bonne chose, sinon vous risqueriez de les oublier complètement. Au lieu de cela, ils se transforment en icônes de bulles de dialogue, que vous pouvez cliquer à tout moment pour afficher à nouveau les commentaires.
Si vous cliquez sur l’une des icônes de commentaires réduits, tous les commentaires seront révélés. Il n’est pas possible de révéler un seul commentaire à la fois.
Comment résoudre des commentaires
Pour résoudre un commentaire, cliquez sur la coche (✓) à côté du commentaire, ou du commentaire initial s’il y a un fil de discussion, pour marquer la tâche comme terminée. Cela masquera également toute la discussion automatiquement.
Comment restaurer des commentaires dans Google Docs
Si vous êtes comme moi et que vous avez tendance à cliquer un peu trop souvent, Google Docs a créé la fonctionnalité de réouverture des commentaires avec nous en tête, j’en suis sûr.
Pour restaurer un commentaire, cliquez sur « Ouvrir l’historique des commentaires ». Dans le panneau, cliquez sur la flèche vers le bas à côté de « Commentaires », puis cliquez sur « Résolus ».
Trouvez le commentaire que vous voulez restaurer. Cliquez sur l’icône « Plus d’options » qui ressemble à trois points empilés verticalement (⋮), puis cliquez sur « Réouvrir ».
Google Docs rendra à nouveau votre commentaire visible directement dans le document, avec des notes horodatées indiquant quand le commentaire a été marqué comme résolu et réouvert.
Automatiser Google Docs
Google Docs a la capacité de notifier automatiquement les autres lorsqu’ils ont été tagués dans un commentaire ou lorsqu’ils ont accès à un document.
Avec Zapier, vous pouvez connecter Google Docs à l’application de chat préférée de votre équipe, comme Slack ou Microsoft Teams, afin de les informer également lorsqu’un nouveau document Google est créé. Voici quelques exemples pour vous lancer.
Je suis sûr que vous avez trouvé cet article utile pour maîtriser les commentaires dans Google Docs. Si vous souhaitez en savoir plus sur les fonctionnalités de Google Sheets ou Google Slides, consultez Crawlan.com pour plus d’informations.
Laissez-moi vos commentaires ci-dessous et partagez cet article avec vos amis pour les aider à utiliser Google Docs plus efficacement !
