Lorsque vous examinez un grand ensemble de données dans Google Sheets, il peut être utile d’ajouter de la couleur ou d’autres formats pour identifier visuellement certaines informations. Si vous souhaitez modifier automatiquement le format des cellules lorsqu’elles répondent à des conditions particulières, la mise en forme conditionnelle est la meilleure solution.
La mise en forme conditionnelle applique automatiquement des formats de couleur ou de style de texte aux cellules si elles répondent à un critère prédéfini, ou une règle, définie par l’utilisateur.
Dans ce tutoriel, vous apprendrez comment appliquer la mise en forme conditionnelle dans Google Sheets et résoudre les erreurs courantes.
Comment utiliser la mise en forme conditionnelle dans Google Sheets
Voici un résumé rapide des étapes à suivre pour appliquer la mise en forme conditionnelle :
- Sélectionnez la plage que vous souhaitez formater.
- Allez dans Format dans le menu supérieur. Sélectionnez Mise en forme conditionnelle.
- Sélectionnez soit Couleur unique soit Échelle de couleurs.
- Appliquez une règle de mise en forme (ou des règles) et un style de mise en forme.
- Cliquez sur Terminé.
Voyons de plus près chaque étape.
1. Sélectionnez la plage que vous souhaitez formater
La première étape consiste à sélectionner la plage de données que vous souhaitez formater. Une plage peut être composée d’une seule cellule ou de plusieurs cellules adjacentes.
Pour sélectionner votre plage, cliquez sur la première cellule (en haut à gauche) de la plage, maintenez la touche Maj enfoncée, puis cliquez sur la dernière cellule (en bas à droite) de la plage. Vous pouvez également cliquer sur la première cellule de votre plage et faire glisser votre curseur vers la dernière cellule de votre plage. Votre plage est maintenant mise en surbrillance. Dans l’exemple ci-dessous, la plage de la colonne F (« Recettes au box-office ») est mise en surbrillance, de sorte que les données financières qu’elle contient puissent être sélectionnées pour une mise en forme conditionnelle. Notez que la plage mise en surbrillance est également affichée dans le coin supérieur gauche de la feuille, où « F2:F47 » est affiché.
2. Cliquez sur ‘Format’, puis ‘Mise en forme conditionnelle’.
Une fois que vous avez sélectionné votre plage de données, cliquez sur Format dans le menu supérieur. Puis sélectionnez Mise en forme conditionnelle.
3. Sélectionnez soit ‘Couleur unique’ soit ‘Échelle de couleurs’.
Une fois que vous avez cliqué sur Mise en forme conditionnelle, un menu apparaîtra sur le côté droit de la feuille de calcul. Vous pouvez sélectionner deux types de mise en forme conditionnelle : couleur unique et échelle de couleurs. Choisissez l’option qui convient le mieux à vos besoins :
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Couleur unique applique une couleur ou un format unique aux cellules qui répondent à une condition spécifique, par exemple en appliquant du rouge à toute cellule contenant un nombre inférieur à zéro. Vous pouvez également ajouter plusieurs règles de mise en forme à votre plage de données, de sorte que d’autres couleurs soient appliquées à des cellules de la même plage qui satisfont différentes conditions. Par exemple, vous pouvez appliquer du vert à toute cellule contenant un nombre supérieur à zéro.
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Échelle de couleurs applique une couleur dégradée à votre plage de données, de sorte que des couleurs spécifiques soient associées aux valeurs maximale, minimale et médiane de votre plage. Les nombres entre ces trois valeurs auront une couleur dégradée. Par exemple, vous pouvez appliquer une échelle de couleurs qui colore en vert les valeurs maximales, en rouge les valeurs minimales et en blanc la valeur médiane, afin de pouvoir identifier les chiffres financiers qui sont en dessous ou au-dessus des attentes. Dans l’échelle de couleurs, vous pouvez appliquer plusieurs règles de mise en forme à votre plage, mais généralement une seule règle de mise en forme est requise, car toutes les cellules de la plage seront colorées par un dégradé.
4. Appliquez une règle de mise en forme (ou des règles) et le style de mise en forme.
Les conditions de mise en forme pour Couleur unique et Échelle de couleurs sont légèrement différentes l’une de l’autre. Voici ce que vous devez savoir sur chacune d’entre elles :
Règles de mise en forme de ‘l’échelle de couleurs’
L’échelle de couleurs applique un dégradé de couleurs à chacune des cellules contenues dans votre plage, tel que spécifié par les critères de la règle appliquée.
Dans le menu Échelle de couleurs, vous pouvez contrôler la plage à laquelle vous appliquerez la mise en forme conditionnelle, le dégradé de couleurs qui sera appliqué à la plage, les types de valeurs qui seront formatés, ainsi que les valeurs minimales, maximales et médianes qui seront formatées.
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Appliquer à la plage vous permet de sélectionner une plage de données à laquelle vous appliquerez la règle de mise en forme conditionnelle. Si vous n’avez pas sélectionné la plage à l’étape précédente, vous pouvez le faire de cette manière.
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Règles de format est l’endroit où vous choisirez la règle spécifique que vous appliquerez à votre plage de données. Sélectionnez soit une échelle de couleurs prédéfinie, soit composez la vôtre, et prévisualisez à quoi ressemblera le dégradé une fois appliqué à votre plage.
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Sous la prévisualisation, vous pourrez définir les valeurs minimales, médianes et maximales auxquelles vous appliquerez votre règle de mise en forme, ainsi que la couleur que vous souhaitez appliquer à chaque valeur. Elles sont appelées Minpoint, Midpoint et Maxpoint, et chacune peut être définie soit comme une valeur, un nombre, un pourcentage ou un percentile.
Dans l’image ci-dessous, la plage sélectionnée est F2:F47, la prévisualisation montre un dégradé de couleur rouge à vert, et les valeurs minimales, médianes et maximales ont toutes été spécifiées comme des nombres dans la plage. La plus petite valeur sera rouge, la valeur médiane sera blanche, et la valeur maximale sera verte.
Règles de mise en forme de ‘couleur unique’
La couleur unique applique une seule couleur à toute cellule qui répond à la condition spécifiée par une règle.
Dans couleur unique, vous pouvez spécifier la plage à laquelle vous souhaitez appliquer la règle de mise en forme, la règle elle-même et le format des cellules qui répondent aux conditions définies par la règle.
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Appliquer à la plage vous permet de spécifier la plage à laquelle vous appliquerez la règle.
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La section Règles de format contient une sous-section appelée Format des cellules si…, qui vous permet de choisir la condition qu’une cellule doit remplir pour que la mise en forme soit appliquée. Au total, il y a dix-neuf règles que vous pouvez appliquer à votre plage de données.
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La sous-section Style de mise en forme vous permet de choisir le format de la cellule qui remplit la condition, y compris sa couleur ou si vous souhaitez qu’elle soit en gras, en italique, soulignée ou barrée.
Dans l’exemple ci-dessous, la plage sélectionnée est F2:F47, la règle sélectionnée indique que la mise en forme n’est appliquée qu’aux cellules contenant un nombre supérieur à 6 000 000 000, et le style de mise en forme est juste la couleur verte. Cela signifie que la couleur verte apparaîtra sur toute cellule de la plage contenant un nombre supérieur à 6 000 000 000.
5. Cliquez sur ‘Terminé’.
Une fois que vous avez sélectionné les règles et le format que vous souhaitez appliquer à votre plage de données, cliquez sur Terminé. La mise en forme conditionnelle sera maintenant appliquée à la plage que vous avez sélectionnée. Si vous souhaitez ajouter une autre règle à votre plage de données, sélectionnez + Ajouter une autre règle et répétez le processus. Si vous souhaitez supprimer la mise en forme conditionnelle, cliquez sur la corbeille à côté de la règle.
Glossaire des règles de mise en forme conditionnelle
Il existe 19 règles différentes contenues dans la mise en forme conditionnelle à couleur unique. Si vous vous demandez laquelle choisir, voici ce que fait chacune d’entre elles :
- Est vide : La cellule ne contient rien.
- N’est pas vide : La cellule contient quelque chose.
- Le texte contient : La cellule contient du texte avec un élément spécifié (par exemple, le texte contient « vendu »).
- Le texte ne contient pas : La cellule contient du texte sans un élément spécifié (par exemple, le texte ne contient pas « vendu »).
- Le texte commence par : La cellule contient du texte qui commence par un élément spécifié (par exemple, le texte commence par « Mardi »).
- Le texte se termine par : La cellule contient du texte qui se termine par un élément spécifié (par exemple, le texte se termine par « prêt pour le traitement »).
- Le texte est exactement : La cellule contient un texte spécifique (par exemple, le texte est exactement « traitement »).
- La date est : La cellule contient une date spécifiée (par exemple, 27/11/1992).
- La date est avant : La cellule contient une date antérieure à une date spécifiée (par exemple, avant le 04/12/1991).
- La date est après : La cellule contient une date postérieure à une date spécifiée (par exemple, après le 27/05/2016).
- Supérieur à : La cellule contient une valeur supérieure à une valeur spécifiée (par exemple, supérieure à 42).
- Supérieur ou égal à : La cellule contient une valeur supérieure ou égale à une valeur spécifiée (par exemple, supérieure ou égale à 123 456 789,00 $).
- Est égal à : La cellule contient une valeur qui est exactement égale à une valeur spécifiée (par exemple, est égal à 123 456 789,00 $).
- N’est pas égal à : La cellule contient une valeur qui n’est pas égale à une valeur spécifiée (par exemple, n’est pas égal à 42).
- Est entre : La cellule contient une valeur entre deux autres valeurs (par exemple, est comprise entre 1 et 100).
- N’est pas entre : La cellule contient une valeur qui n’est pas comprise entre deux valeurs spécifiées (par exemple, n’est pas entre 30 et 70).
- La formule personnalisée est : Cette option vous permet de saisir une formule personnalisée décrivant votre règle.
Mise en forme conditionnelle basée sur une autre cellule
Parfois, vous souhaiterez formater une plage en fonction de la valeur contenue dans une seule cellule, par exemple lorsque vous souhaitez identifier les valeurs d’une colonne qui sont supérieures, égales ou inférieures à un nombre contenu dans une autre cellule. Voici comment faire :
- Sélectionnez votre plage de données.
- Cliquez sur Format > Mise en forme conditionnelle.
- Sélectionnez Couleur unique.
- Sous Règles de format, sélectionnez La formule personnalisée est comme règle appliquée.
- Entrez votre formule souhaitée. Voici quelques formules que vous pourriez utiliser : =$[cell]>=$[cell$], =Non(ESTVIDE([cell])), =$[cell]=”[texte]”.
- Sélectionnez le style de mise en forme que vous souhaitez appliquer aux cellules qui répondent à la condition de la règle.
- Cliquez sur Terminé.
Dépannage
Une erreur courante lors de l’utilisation de la mise en forme conditionnelle est que votre règle ne s’applique pas à toutes les cellules que vous souhaitez.
Pour résoudre ce problème, vérifiez la plage dans Appliquer à la plage et assurez-vous que les cellules que vous souhaitez formater sont incluses. La plage doit être séparée par un deux-points, par exemple A1:A15. Dans cet exemple, A1 est la première cellule de la colonne A, A15 est la quinzième cellule de la colonne A, et les deux-points indiquent que vous spécifiez une plage entre les deux.
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