Vous voulez rendre vos feuilles de calcul plus interactives et dynamiques ? Les cases à cocher dans Google Sheets sont la solution idéale ! Dans ce guide complet, je vais vous montrer comment insérer, formater et utiliser les cases à cocher dans Google Sheets pour améliorer votre expérience de travail.
Quelle est la différence entre une coche et une case à cocher ?
Avant de plonger dans les détails, il est important de comprendre la différence entre une coche et une case à cocher dans Google Sheets.
Une coche est un symbole que vous insérez dans une cellule en tant que texte. Elle n’a pas d’interactivité et peut être utilisée simplement comme un symbole ou un point de repère. Vous pouvez avoir du texte avant ou après une coche. Elle sert principalement d’outil de formatage.
En revanche, une case à cocher est interactive. Bien qu’elle soit confinée à une cellule, vous pouvez cliquer dessus pour changer son état. Si elle est décochée et que vous cliquez dessus, elle sera cochée (et vice versa). Selon le système de conception Web des États-Unis (USWDS), les cases à cocher sont un élément fondamental du design web moderne.
Comment insérer une case à cocher dans Google Sheets
L’insertion d’une case à cocher dans votre feuille de calcul Google Sheets est simple.
- Sélectionnez la ou les cellules dans lesquelles vous souhaitez insérer la case à cocher.
- Cliquez sur le menu « Insérer » en haut de la fenêtre.
- Dans le menu déroulant, cliquez sur « Case à cocher ».
La case à cocher interactive sera automatiquement ajoutée à la ou aux cellules que vous avez sélectionnées. Si vous avez sélectionné plusieurs cellules, une case à cocher sera ajoutée à chacune d’entre elles. Notez que si vous avez du texte ou une formule dans une cellule et que vous insérez une case à cocher, le texte ou la formule sera supprimé et remplacé par la case à cocher.
Pour une démonstration en vidéo sur l’ajout d’une case à cocher dans Google Sheets, regardez la vidéo ci-dessous :
Comment formater une coche dans Google Sheets
Maintenant que vous savez comment insérer une case à cocher dans Google Sheets, la prochaine étape consiste à la formater. Comme une case à cocher fait partie de la cellule, vous pouvez la formater de la même manière que n’importe quelle autre cellule.
Par exemple, vous pouvez appliquer une couleur à la cellule, et la case à cocher changera de couleur de gris à la couleur sélectionnée. De même, vous pouvez également changer la police si vous souhaitez avoir des cases à cocher plus grandes. Une des options de formatage courantes est le formatage conditionnel. Ainsi, vous pouvez mettre en évidence automatiquement toutes les cases cochées en vert.
Utilisation des cases à cocher dans des formats conditionnels, le tri et le filtrage des données
L’ajout de couleur aux cases à cocher est facile avec le formatage conditionnel, mais ce n’est pas la seule façon de trier les données. Comme la case à cocher fait partie de la cellule, vous pouvez les trier et les filtrer.
Par exemple, si vous avez une liste de tâches avec des cases à cocher dans des cellules adjacentes, vous pouvez sélectionner l’ensemble de la plage et trier la liste par ordre alphabétique. Cela triera également les cases à cocher dans la plage sélectionnée. C’est ainsi que j’ai construit mes modèles de listes de tâches.
Création d’une case à cocher Vrai et Faux dans Google Sheets
Il peut sembler étrange, mais les cases à cocher dans Google Sheets sont soit VRAI soit FAUX :
- Si la case à cocher est cochée, la valeur est VRAI.
- Si la case à cocher est décochée, la valeur est FAUX.
Vous pouvez utiliser ces valeurs VRAI/FAUX dans des formules. Par exemple, vous pouvez lister des éléments et utiliser la case à cocher pour marquer un élément comme terminé. Vous pouvez également compter le nombre total d’articles terminés en comptant simplement les valeurs « VRAI » dans la liste.
Les cases à cocher dans Google Sheets offrent de nombreuses utilisations potentielles :
- Créez une liste de tâches et marquez les tâches comme terminées.
- Mettez en évidence des points de données spécifiques en fonction de la sélection (par exemple, les 10 premiers).
- Créez des graphiques interactifs dans Google Sheets.
Voici quelques exemples puissants d’utilisation des cases à cocher dans Google Sheets.
1. Ajouter des cases à cocher pour créer des listes de tâches interactives
Utiliser des cases à cocher pour créer une liste de tâches est facile. Dès que vous cliquez sur ces cases, l’élément est marqué comme terminé.
Pour mettre en évidence les cases cochées, j’ai utilisé le formatage conditionnel pour les afficher en vert et appliquer un format de texte barré.
Voici comment procéder :
- Saisissez les tâches/éléments dans la colonne A et insérez des cases à cocher dans la colonne B (dans des cellules adjacentes).
- Sélectionnez les cellules de la colonne A.
- Sélectionnez « Format » > « Formatage conditionnel » dans le menu déroulant.
- Cliquez sur « Formater les cellules si » > « La formule personnalisée est ».
- Entrez la formule suivante : =$B2 (qui sélectionne toutes les cellules contenant une case à cocher).
- Spécifiez le format (couleur et format de texte barré).
2. Mettre en évidence des données avec la fonctionnalité des cases à cocher
Vous pouvez utiliser la case à cocher pour rendre vos rapports plus attrayants visuellement et plus faciles à lire.
Dans cet exemple, Google Sheets mettra en évidence les données dans le tableau une fois que vous aurez sélectionné une case à cocher. Dans cet exemple, le formatage conditionnel dépend de la valeur de la cellule contenant la case à cocher.
Si je sélectionne la case à cocher pour « >85 », cela change instantanément la couleur des cellules de la colonne B qui sont supérieures à 85.
Voici comment procéder :
- Ajoutez la case à cocher (et spécifiez les critères en tant que texte dans la cellule adjacente).
- Sélectionnez les cellules de la colonne B (avec les cases cochées).
- Sélectionnez « Format » > « Formatage conditionnel » > « Formater les cellules si ».
- Cliquez sur « La formule personnalisée est » et entrez la formule suivante : =AND($E$3,B2>=85).
- Spécifiez le format lorsque les valeurs sont supérieures à 85 (j’ai utilisé le vert dans mon exemple).
- Cliquez sur « Terminé ».
- Cliquez sur « Ajouter une nouvelle règle » > « Formater les cellules si » > « Formule personnalisée est ».
- Entrez la formule suivante : =AND($E$4,B2<35).
- Spécifiez le format lorsque les valeurs sont inférieures à 35 (j’ai utilisé le rouge dans mon exemple).
- Cliquez sur « Terminé ».
La fonction AND (utilisée dans les étapes ci-dessus) vérifie deux conditions :
- Si la cellule contenant une case à cocher est cochée ou non (c’est-à-dire que si elle est cochée, la valeur est VRAI).
- Si la cellule a une valeur répondant aux critères (c’est-à-dire supérieure à 85 ou inférieure à 35).
Lorsque ces deux conditions sont remplies, les cellules sont mises en évidence en fonction de leurs valeurs.
3. Créer des graphiques dynamiques à l’aide des cases à cocher
Les graphiques tirent leurs valeurs des cellules de la feuille de calcul, et les cases à cocher contiennent des valeurs. Cela signifie que nous pouvons utiliser les cases à cocher pour affecter l’apparence de nos graphiques. N’est-ce pas génial ?
Cela signifie que nous pouvons créer des graphiques qui montrent des valeurs dynamiques. Vous pouvez mettre à jour ou modifier un graphique en fonction de la case à cocher. Cela signifie que vous pouvez créer un graphique dynamique dans Google Sheets. Voici comment procéder.
J’ai un ensemble de données qui montre les marges bénéficiaires d’une entreprise sur trois ans.
Je peux utiliser l’ensemble de données ci-dessus et le combiner avec la fonctionnalité des cases à cocher pour créer un graphique :
Ces types de graphiques sont utiles pour plusieurs séries de données, ainsi que pour présenter les données les plus utiles pour les utilisateurs finaux.
Notez que j’ai créé un ensemble de données dynamique qui ne montre les valeurs que lorsque la case à cocher correspondante est cochée. Si la case à cocher n’est pas cochée, les données n’apparaissent pas – et le graphique n’affiche pas non plus la ligne correspondante.
La première étape consiste à créer un deuxième ensemble de données qui dépend des cases à cocher.
Pour les données de 2018 :
=B2
J’aurai besoin de tous les points de données originaux, car ils seront toujours visibles dans le graphique. Dans cet exemple, j’ai utilisé une simple référence aux données originales.
Pour les données de 2019 :
=SI($H$3,B3, » »)
La formule SI vérifie si la case à cocher de la cellule H3 est cochée ou non. Si elle est cochée, elle renvoie VRAI et le point de données original sera retourné par la formule SI. Si la case à cocher est décochée, la cellule H3 renvoie FAUX (et la formule SI renvoie une cellule vide).
Les cellules vides ne sont pas tracées dans le graphique. Par conséquent, si la case à cocher de cette série est décochée, vous ne verrez rien dans le graphique.
Pour les données de 2020 :
=SI($I$3,B4, » »)
La même logique s’applique aux séries de données de 2020. Elle dépend de la case à cocher de la cellule I3.
Une fois que vous avez un nouvel ensemble de données qui dépend des cases à cocher, vous pouvez l’utiliser pour créer le graphique.
Dans cet exemple, j’ai utilisé un graphique combiné dans Google Sheets :
- La valeur de 2018 est représentée par des colonnes,
- Les valeurs de 2019 et 2020 sont représentées par des lignes.
Comment utiliser la validation des données pour ajouter des valeurs personnalisées aux cases à cocher
Vous pouvez utiliser les cases à cocher pour indiquer des valeurs :
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule contenant la case à cocher.
- Accédez à « Autres actions sur les cellules » > « Validation des données ».
- Assurez-vous que la valeur dans le menu déroulant des critères est définie sur « Case à cocher ».
- Cochez la case « Utiliser des valeurs de cellule personnalisées ». Entrez les valeurs que vous préférez (par exemple, couleur, police). Cliquez sur « Enregistrer ».
Comment supprimer les valeurs personnalisées des cases à cocher
Pour supprimer les valeurs personnalisées, suivez les mêmes étapes que pour les ajouter, mais décochez la case « Utiliser des valeurs personnalisées ».
Puis-je ajouter une case à cocher dans l’application mobile de Google Sheets ?
Oui, il est possible d’utiliser les cases à cocher dans l’application Google Sheets sur Android et macOS. Voici comment ajouter une case à cocher dans l’application Google Sheets :
- Sélectionnez les cellules auxquelles vous souhaitez ajouter des cases à cocher.
- Appuyez sur le menu à trois points.
- Sélectionnez « Validation des données ».
- Dans le menu déroulant des critères, sélectionnez l’option « Case à cocher ».
Veuillez noter que le support de Google parle également de l’ajout de cases à cocher dans Google Docs.
Comment copier et supprimer les cases à cocher dans Google Sheets
Les cases à cocher Google peuvent être copiées et collées comme n’importe quelle autre cellule. Pour supprimer une case à cocher d’une cellule (ou d’une plage de cellules), sélectionnez simplement les cellules et appuyez sur la touche Suppr.
Note : Si vous sélectionnez une cellule contenant une case à cocher Google et que vous tapez quelque chose dedans, le nouveau texte la remplacera.
Idées pour formater les cases à cocher dans Google Sheets
Comme une case à cocher fait partie de la cellule, vous pouvez la formater de la même manière que n’importe quelle autre cellule. Par exemple, vous pouvez utiliser les règles de formatage conditionnel pour appliquer une couleur à la cellule, changeant ainsi la case à cocher du gris à la couleur de votre choix. Vous pouvez également modifier la police si vous souhaitez avoir des cases à cocher plus grandes.
Supposons que vous ayez une liste de tâches avec des cases à cocher dans des cellules adjacentes. Vous pouvez sélectionner l’ensemble de la plage et trier la liste par ordre alphabétique. Cela triera également les cases à cocher dans la plage sélectionnée.
Questions fréquemment posées
Comme toujours, voici quelques-unes des questions les plus courantes que j’entends sur le sujet. Jetez un coup d’œil et faites-le moi savoir dans les commentaires si j’ai oublié quelque chose !
Quelle est la différence entre une coche et une case à cocher ?
Il y a une légère différence entre une coche et une case à cocher :
- Une coche dans Google Sheets est un symbole inséré en tant que texte dans les cellules. Elle n’a pas d’interactivité et peut être utilisée comme symbole ou point de repère.
- Une case à cocher est interactive et est confinée à une cellule. Dans Google Sheets, une case à cocher ne peut pas avoir de texte avant ou après elle.
Pouvez-vous mettre une case à cocher et du texte dans la même cellule dans Google Sheets ?
Non, vous ne pouvez pas. Une case à cocher occupe toute la cellule et contient essentiellement une valeur VRAI ou FAUX. Vous ne pouvez pas ajouter d’autres données à la même cellule, mais vous pouvez modifier votre mise en forme pour donner l’impression qu’il y a du texte dans la même cellule.
Comment cocher plusieurs cases à cocher dans Google Sheets ?
Sélectionnez les cellules et appuyez sur la barre d’espace pour cocher ou décocher plusieurs cases à la fois.
Pouvez-vous créer une liste de contrôle dans Google Sheets ?
Oui, une fois que vous avez une liste d’éléments, sélectionnez les cellules adjacentes et accédez à « Insérer » > « Case à cocher » pour les ajouter.
Comment utiliser les cases à cocher dans le formatage conditionnel ?
Supposons que vous ayez une case à cocher en B2 et que vous souhaitiez que C2 soit mise en évidence en vert lorsque la case à cocher est cochée. Dans le menu de formatage conditionnel pour C2, définissez la règle sur « La formule personnalisée est » et utilisez la formule =$B2. Cette option de formatage est incroyablement pratique pour les listes de tâches.
Pouvez-vous créer une case à cocher « Sélectionner tout » ?
Vous pouvez sélectionner la ligne d’en-tête ou les en-têtes de colonnes contenant des cases à cocher pour les sélectionner toutes simultanément. Si vous souhaitez mettre en évidence plusieurs lignes ou colonnes, il existe un raccourci clavier : maintenez la touche Ctrl (Cmd sur macOS) enfoncée pour les sélectionner. Ensuite, cochez ou décochez les cases en appuyant sur la barre d’espace.
Pouvez-vous avoir plusieurs cases à cocher dans une seule cellule dans Google Sheets ?
Non, vous ne pouvez pas avoir plusieurs cases à cocher dans une seule cellule. La cellule doit pouvoir renvoyer une seule valeur VRAI ou FAUX, ce qui n’est pas possible si deux cases coexistent dans une seule cellule.
En conclusion
Une case à cocher dans Google Sheets offre de nombreuses utilisations potentielles et peut rapidement améliorer vos feuilles de calcul et vos modèles de feuilles de calcul. Chez bolamarketing.com, nous nous engageons à développer vos compétences. Consultez l’un de nos articles sur Google Sheets pour vous lancer !
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