Créer un modèle de planning sur Google Sheets [Téléchargements gratuits]

Les tableurs sont principalement utilisés pour collecter, présenter, suivre et analyser des données. Généralement, Google Sheets ne vient pas à l’esprit lors de la création d’un planning. Lorsque l’on souhaite créer un planning, il est normal de se tourner vers des applications dédiées ou même d’utiliser un agenda physique.

Cependant, vous pouvez également utiliser Google Sheets à cette fin pour créer un planning très fonctionnel. Si vous êtes familiarisé avec l’interface de Google Sheets, cela peut vous sembler une tâche intimidante. Cependant, cela peut être simplifié en utilisant des modèles prêts à l’emploi.

Avantages de l’utilisation de Google Sheets pour les plannings

Pourquoi utiliser Google Sheets pour créer un planning ?

La création d’un planning sur Google Sheets présente de nombreux avantages, notamment :

• Gain de temps : À chaque fois que vous souhaitez créer un planning, vous pouvez simplement ouvrir le modèle de planning sur Google Sheets et y apporter des modifications plutôt que de partir de zéro. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps.

• Vous permet de vous concentrer sur d’autres tâches : Vous ne perdez pas de temps à créer des plannings, ce qui vous laisse du temps supplémentaire pour faire d’autres choses productives.

• Personnalisation facile : La planification sur Google Sheets permet une personnalisation en fonction de vos besoins. Vous pouvez attribuer des couleurs spécifiques à des tâches particulières, assigner différentes tâches à différentes équipes ou modifier les horaires en fonction de l’environnement de travail.

• Partageable avec les parties prenantes : Les feuilles de calcul sont partageables, vous pouvez donc simplement envoyer le lien à vos collègues. Vous pouvez également choisir si les liens permettent ou non des modifications, ce qui vous donne un contrôle supplémentaire sur votre planning. Si le planning change, quelqu’un peut simplement le modifier et les modifications seront prises en compte pour tout le monde. Vous n’aurez pas à leur envoyer un nouvel emploi du temps à chaque fois que quelqu’un apporte des modifications.

• Économie d’argent : Google Sheets est gratuit pour les particuliers et les petites entreprises, ce qui en fait une excellente option, et il est très accessible car tout le monde peut y avoir accès sans payer.

• Formats de fichiers multiplateformes : Google Sheets utilise le même format de fichier que la plupart des autres applications de tableur, ce qui signifie que vous pouvez exporter les fichiers et les importer dans une feuille de calcul Excel ou même les convertir en PDF.

• Enregistrement en temps réel : Google Docs et Sheets sont conçus pour la collaboration, ce qui signifie qu’ils disposent d’une fonctionnalité d’enregistrement en temps réel. Vous ne perdrez pas votre travail en cas de coupure de courant, car chaque modification est enregistrée dans le cloud.

• Automatisation : Vous pouvez connecter la feuille de calcul de planning à d’autres applications Google comme Calendar. Cela créera automatiquement un planning dans votre application Calendar sans que vous ayez à le faire manuellement.

Comment créer un planning sur Google Sheets

Voici trois étapes simples à suivre pour créer un planning sur Google Sheets. Cela utilise les modèles pré-construits dans la Galerie de modèles de Google Sheets, le modèle par défaut étant un modèle de planning hebdomadaire. Il existe de nombreux modèles différents selon vos besoins, tels qu’un modèle de planning de travail ou un modèle de planning quotidien pour Google Sheets.

Nous vous montrerons comment personnaliser ces modèles plus tard dans cet article.

Étape 1 : Ouvrez Google Sheets. Près du haut, vous devriez voir un bouton Galerie de modèles. En cliquant dessus, vous devriez voir une variété de modèles.

Cliquez sur Planning, ce qui ouvrira une nouvelle feuille de calcul et le modèle que vous pouvez personnaliser.

Étape 2 – Personnalisation : Le modèle de planning vierge peut maintenant être personnalisé selon vos préférences. Il possède une mise en page très pratique et facile à modifier. Chaque jour a une date et sa propre colonne. Les jours sont également divisés en créneaux horaires de 30 minutes que vous pouvez modifier selon vos besoins, et vous pouvez ajouter des notes sous le planning pour chaque semaine.

Étape 3 : Définissez la date de début du planning dans la cellule C2. Dès que vous définissez la date, vous verrez les lignes 3 et 4 changer en fonction de la date que vous avez définie, récupérant les bons jours et dates de la semaine.

Si vous utilisez cela comme votre planning hebdomadaire, choisissez le début de la semaine comme point de départ en fonction de la façon dont vous choisissez si le dimanche ou le lundi est le début de la semaine.

Vous pouvez également attribuer des couleurs aux cellules en fonction de la tâche. Par exemple, si vous utilisez le planning pour le travail universitaire, vous pouvez coder en vert votre cours de physique tandis que votre cours de biologie est codé en rouge.

Ce modèle est très pratique si vous apportez de petits changements chaque semaine sans modifier tout le planning, car vous pouvez simplement changer la date de début dans la cellule C2 et apporter les modifications dans les cellules nécessaires.

Utilisez la mise en forme conditionnelle pour personnaliser votre modèle de planning Google Sheets

Pour utiliser la mise en forme conditionnelle pour personnaliser votre planning, suivez les étapes suivantes :

Étape 1 : Pour utiliser la mise en forme conditionnelle sur votre feuille de calcul, sélectionnez l’ensemble de la feuille en appuyant sur Ctrl + A. Cliquez sur Format dans la barre supérieure, puis sélectionnez Mise en forme conditionnelle. Vous verrez une barre latérale apparaître à droite de l’écran.

Étape 2 : Cliquez sur la case sous Mettre en forme les cellules si et dans le menu déroulant, cliquez sur l’option qui dit Le texte contient. Vous pouvez choisir n’importe quelle option en fonction de vos besoins, mais nous voulons coder en couleur les cellules contenant un mot spécifique dans cet exemple.

Étape 3 : Dans la zone de texte ci-dessous, saisissez le mot-clé qui sera vérifié pour déterminer si la cellule doit être codée en couleur ou non. Dans ce cas, nous utilisons le mot « Réunion », s’il est trouvé, il sera codé en cyan.

Étape 4 : Maintenant que la condition est définie, nous devons choisir la couleur à appliquer pour mettre en évidence automatiquement les cellules contenant le mot-clé. Dans la même case, vous pouvez également changer le format du texte, mettre en gras, changer sa couleur ou le souligner.

La mise en forme conditionnelle est un excellent moyen de donner une meilleure apparence visuelle à votre planning et facilite également la recherche de certains éléments. Vous pouvez mettre en évidence les réunions confirmées par rapport aux réunions non confirmées.

Cette fonctionnalité permet une personnalisation illimitée de votre planning et est un excellent moyen d’augmenter la productivité. Vous pouvez également l’utiliser pour gérer les tâches récurrentes dans votre planning.

Geler des colonnes et des lignes pour plus d’efficacité

Geler certaines colonnes et lignes vous permet de faire défiler sans avoir à aller et venir. Cela vous permet essentiellement de voir quel jour ou quelle heure une tâche est prévue lorsque vous commencez à faire défiler.

Étape 1 : Cliquez sur la ligne ou la colonne que vous souhaitez geler. N’oubliez pas de cliquer sur la barre la plus à gauche ou en haut représentant la ligne ou la colonne, pas sur la cellule réelle. Vous la verrez s’afficher dès que vous cliquerez dessus.

Étape 2 : Maintenant, cliquez sur Affichage dans la barre supérieure, puis cliquez sur Geler.

Étape 3 : Un menu déroulant vous montrera le nombre de lignes que vous pouvez geler. Sélectionnez l’option qui vous convient.

Les mêmes étapes peuvent être suivies pour geler des colonnes aussi. Si vous souhaitez un aperçu plus détaillé, consultez cet article sur la façon de geler des lignes.

Comment ajouter un calendrier contextuel à votre planning

Vous pouvez également ajouter un calendrier contextuel à une cellule ou une colonne de votre modèle de planning hebdomadaire sur Google Sheets. C’est un moyen utile de suivre les dates de votre planning sans surcharger votre feuille de calcul avec trop de données.

Voici comment procéder :

1. Sélectionnez la colonne ou la cellule où le calendrier apparaîtra.

2. Dans la barre d’outils, allez dans Données, puis Validation des données.

3. Modifiez les critères pour Date.

4. Sélectionnez l’option de refus de la saisie et cliquez sur Enregistrer.

Si vous double-cliquez sur la cellule ou sur n’importe quelle cellule de la colonne que vous avez sélectionnée, le calendrier apparaîtra, sinon, il restera masqué. La date de début de votre semaine sera automatiquement définie dans le calendrier.

Comment rendre Google Sheets disponible hors ligne

Google Sheets dispose d’une fonctionnalité d’enregistrement en temps réel, ce qui signifie que vous avez besoin d’un accès constant à Internet. Parfois, vous n’avez pas accès à Internet et vous pouvez avoir besoin de faire des modifications sur la feuille de calcul. Vous pouvez résoudre ce problème avec une solution très simple de 5 minutes.

Étape 1 : Installez l’extension Google Docs hors ligne sur Google Chrome en utilisant le lien vers la page du magasin.

Étape 2 : Allez sur docs.Google.com.

Étape 3 : Cliquez sur les trois barres en haut à gauche pour développer le menu.

Étape 4 : Cliquez sur Paramètres.

Étape 5 : Activez l’option Hors ligne.

Maintenant, vous ne perdrez pas l’accès à la fenêtre Docs si l’accès à Internet est interrompu ou si vous souhaitez simplement travailler hors ligne sur vos documents. Étant donné que Google Sheets et Google Docs font partie de la même suite, Google Sheets fonctionnera désormais également hors ligne.

Options de modèles de planning Google Sheets

Google propose plusieurs modèles qui peuvent être parfaits pour atteindre de nombreux objectifs.

Cependant, parfois vous avez besoin de créer un modèle spécial qui convient à vos besoins. Cela ne prendra pas beaucoup de temps, et vous n’avez à le créer qu’une seule fois, que vous pourrez réutiliser par la suite.

Si vous avez besoin d’ajouter ou de supprimer quelque chose, vous pouvez le faire facilement. Cependant, si vous n’avez pas le temps de créer des modèles, vous pouvez utiliser l’un des nôtres.

Une fois que vous avez utilisé un modèle, vous devez créer votre propre copie en cliquant sur Fichier dans la barre supérieure, puis en cliquant sur Créer une copie.

Une fois enregistré, vous pouvez apporter les modifications nécessaires au fichier.

Quel que soit le type de modèle de planning que vous choisissez, assurez-vous que la mise en forme des cellules est définie sur Retour à la ligne automatique.

Modèle de planning quotidien sur Google Sheets

Si vous avez besoin d’un planning pour la vie quotidienne, vous pouvez en trouver un ici.

Modèles de planning annuel et mensuel

Vous pouvez facilement utiliser un calendrier sous forme de feuille de calcul comme planning mensuel. Ils vous permettent d’entrer des tâches quotidiennes dans les cellules sous les jours de chaque mois.

Pour l’exemple ci-dessus, nous avons utilisé ce modèle de calendrier.

Si vous avez besoin d’un calendrier de contenu en tant que planning, vous pouvez utiliser le modèle de cet article.

Conseils pour tirer le meilleur parti de votre planning sur Google Sheets

Créer un planning sur Google Sheets peut être très bénéfique pour plusieurs raisons. Voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti de votre modèle de planning sur Google Sheets :

• Si vous gérez une entreprise ou si vous êtes un petit manager, vous pouvez utiliser l’addon Shift Scheduler dans les feuilles de planning de votre équipe pour gérer, ajouter et modifier les horaires. Ces modifications seront automatiquement partagées avec le reste de l’équipe grâce aux fonctionnalités collaboratives en temps réel de Google Sheets.

• Vous pouvez également colorer votre planning en utilisant la mise en forme conditionnelle. C’est un excellent moyen de présenter votre planning visuellement et vous aidera à le suivre.

• Vous pouvez télécharger votre planning pour avoir une copie hors ligne à laquelle vous pouvez accéder n’importe où et à tout moment, même si vous n’avez pas de connexion Internet.

• Vous pouvez également avoir un planificateur quotidien et un planning hebdomadaire dans une seule feuille en utilisant les onglets de feuille. C’est un moyen très efficace d’avoir tous vos plannings au même endroit pour vous aider dans des tâches telles que la gestion de projet.

• Vous pouvez combiner votre modèle de rendez-vous Google Sheets avec un modèle de calendrier pour faciliter le suivi des dates. Il existe également des addons que vous pouvez utiliser pour synchroniser votre agenda Google avec votre planning Google Sheets, comme Time Tackle et Calendar to Sheets.

FAQ

Q: Google Sheets est-il bon pour la planification ?

R: Un avantage de Google Sheets pour la planification réside dans ses fonctionnalités d’automatisation et de collaboration en temps réel. Cela en fait un outil approprié pour la planification, mais il présente également quelques inconvénients, tels que le fait qu’il soit plus sujet aux erreurs et qu’il n’offre pas de nombreuses fonctionnalités pour personnaliser les plannings.

Q: Google Sheets a-t-il un modèle de planning ?

R: Oui, Google Sheets dispose d’un modèle de planning quotidien que vous pouvez personnaliser selon le type de planning que vous souhaitez créer. Vous pouvez ajouter vos propres intervalles de temps, définir la date de début et de fin de votre planificateur hebdomadaire, entre autres choses.

Conclusion

Utiliser Google Sheets pour planifier un emploi du temps peut sembler laborieux, mais une fois que vous en avez pris l’habitude, cela peut être une excellente alternative gratuite à l’utilisation de logiciels spécialisés. Maintenant que vous savez comment créer un planning sur Google Sheets, vous disposez d’un outil facile à utiliser et doté de nombreuses fonctionnalités qui vous permettent de partager le planning avec vos collègues. Vous pouvez également créer un calendrier pour les réseaux sociaux qui planifie vos publications pour vous !

De plus, les fonctionnalités de collaboration permettent aux membres de l’équipe de visualiser et de modifier le modèle de planning sur Google Sheets, et tous les autres membres sont informés par e-mail. Simple.