Comment utiliser la validation des données dans Google Sheets

Publié le 2 mars 2023

Dans cet article, vous allez découvrir comment utiliser la fonction de validation des données dans Google Sheets. Il s’agit d’une fonctionnalité qui vous permet de contrôler le type de données que les utilisateurs peuvent saisir dans une cellule ou une plage de cellules d’une feuille de calcul. Lorsqu’un utilisateur essaie de saisir des données qui ne répondent pas aux critères de validation, Google Sheets affiche un message d’erreur et empêche l’utilisateur de saisir des données incorrectes.

Qu’est-ce que la validation des données dans Google Sheets?

La validation des données dans Google Sheets est une fonctionnalité qui vous permet de contrôler le type de données que les utilisateurs peuvent saisir dans une cellule ou une plage de cellules d’une feuille de calcul. Cela peut aider à éviter les erreurs et à garantir l’exactitude des données et des formules de votre feuille de calcul.

Par exemple, avec la validation des données, vous pouvez définir des règles pour restreindre le type de données pouvant être saisies dans une cellule, telles que:

• Une plage de nombres spécifique, comme permettre uniquement les nombres entre 1 et 100.
• Une liste de valeurs prédéfinies ou de chaînes de texte, comme permettre uniquement les valeurs « Oui » ou « Non ».
• Une plage de dates spécifique, comme permettre uniquement les dates dans une période donnée.

Quand utiliser la validation des données dans Google Sheets?

En utilisant la fonction de validation des données, vous pouvez rendre votre analyse, votre tableau de bord de KPI ou votre modèle financier plus efficace et valide sans négliger les saisies irrégulières ou réviser votre modèle ou vos formules pour vous adapter à de nouveaux types de saisie.

Plus précisément, la validation des données est bénéfique dans les cas suivants:

• Vous souhaitez maintenir une saisie de données cohérente dans une liste du début à la fin.
• Vous souhaitez limiter la saisie de données (par exemple, une plage de nombres spécifique : 1-10) ou le style des données.
• Vous devez créer une liste déroulante contenant des choix spécifiques.

Mises à jour de la fonction de validation des données dans Google Sheets

En décembre 2022, deux mises à jour majeures de la validation des données dans Google Sheets ont été publiées.

• Jetons de liste déroulante: Les jetons de liste déroulante sont une fonctionnalité qui vous permet d’afficher et de voir rapidement les états d’un projet. Google Sheets disposait déjà d’une fonctionnalité similaire pour créer une liste déroulante, mais cette fonctionnalité a été améliorée pour être conforme à ce qui était disponible dans Google Docs.

• Meilleure visibilité de toutes les règles de validation des données: Avant la mise à jour, il n’était pas nécessairement facile de voir toutes les règles de validation des données en un coup d’œil. Cependant, avec la mise à jour, vous pouvez voir toutes les règles de validation des données dans une liste, comme pour les autres fonctionnalités telles que la mise en forme conditionnelle, la plage protégée et les plages nommées. Cette amélioration vous aide à gérer les règles de validation des données de manière plus efficace et précise.

Comment utiliser la validation des données dans Google Sheets?

Voici les étapes pour utiliser la validation des données dans Google Sheets:

1. Allez dans l’onglet « Données », cliquez sur « Validation des données » et une boîte de dialogue apparaîtra sur le côté droit de la feuille de calcul.
2. Cliquez sur « + Ajouter une règle ».
3. Sélectionnez la plage sur laquelle vous souhaitez appliquer la validation des données.
4. Choisissez l’un des critères et entrez les valeurs en fonction du critère.
5. Cochez l’option avancée « Afficher un texte d’aide pour une cellule sélectionnée », si vous souhaitez laisser un indice à un utilisateur qui saisit des données invalides pour les rendre valides.
6. Choisissez l’une des deux options pour les données invalides.
7. Cliquez sur « Terminé » pour appliquer les paramètres.

• « Afficher un avertissement »: Cette option permet aux utilisateurs de saisir des données invalides dans une cellule de la plage sélectionnée, mais leur affiche un message d’avertissement indiquant que leurs saisies ne respectent pas la règle de saisie définie.

• « Rejeter la saisie »: Cette option refuse toute saisie invalide.

Ensuite, nous expliquerons les types de validation des données disponibles dans Google Sheets.

• (i) Liste déroulante: Cette option vous permet de créer un menu déroulant dans la feuille de calcul en saisissant les choix manuellement. Vous pouvez attribuer une couleur à chaque alternative que vous générez.

• (ii) Liste déroulante (à partir d’une plage): La seule différence entre une liste déroulante et une liste déroulante (à partir d’une plage) est que les choix de la liste ultérieure sont générés par référence de cellules au lieu de saisie manuelle dans la liste précédente.

• (iii) Validation des données liées au texte: En sélectionnant cette option, vous pouvez limiter la saisie de données au texte avec des conditions. Il existe cinq conditions préfixes : « le texte contient », « le texte ne contient pas », « le texte est exactement », « le texte est une adresse e-mail valide » et « le texte est une URL valide ». Notez que selon le choix, vous devez saisir une chaîne de texte spécifique dans la zone de texte.

• (iv) Validation des données liées à la date: Si cette option est activée pour une cellule, la saisie de données pour la cellule doit être une date. Il existe huit conditions préfixes concernant la date. De la même manière que pour le texte, selon votre choix, vous devez entrer une date spécifique dans la zone de texte.

• (v) Validation des données liées au nombre: Si vous choisissez cette option, la saisie doit être une valeur numérique spécifique ou une formule. Vous pouvez définir une condition telle que « entre X et Y » et « supérieure à Z » parmi les huit choix disponibles.

• (vi) La formule personnalisée est: Cette option vous permet d’insérer une formule pour extraire des données d’un autre endroit.

• (vii) Case à cocher: Vous pouvez cocher ou décocher une case dans une cellule en choisissant cette option. Vous pouvez entrer une valeur de cellule correspondant à une case cochée et une autre pour une case décochée (par exemple, VRAI pour une case cochée et FAUX pour une case décochée).

Comment insérer rapidement une liste déroulante et une case à cocher dans Google Sheets?

En plus de la méthode que nous avons présentée ci-dessus, il existe une façon plus rapide d’insérer une liste déroulante ou une case à cocher dans Google Sheets.

1. Accédez à la barre de menus.
2. Cliquez sur « Insérer ».
3. Sélectionnez « Case à cocher » ou « Liste déroulante ».
4. La règle de validation des données apparaît sur le côté droit pour permettre la modification des détails.

Comment créer une liste déroulante dépendante dans Google Sheets?

Pour savoir comment créer une liste déroulante en détail, consultez cet article : Liste déroulante dans Google Sheets : Expliqué.

De plus, si vous êtes intéressé par la création d’une liste déroulante dépendante, dans laquelle les choix changent en fonction d’un choix effectué dans une autre liste déroulante, vous pouvez en apprendre davantage ici : Liste déroulante dépendante dans Google Sheets : Expliqué.

Enfin, voici un exemple de liste déroulante. Il s’agit du modèle de compte de résultat consolidé de LiveFlow pour Excel et Google Sheets. Vous pouvez voir une liste déroulante, avec laquelle vous pouvez basculer les données financières mensuelles, au milieu de l’image (la cellule à côté du texte « Choisissez un mois »).

Pour en savoir plus sur les fonctionnalités avancées de Google Sheets et pour découvrir comment optimiser votre travail, rendez-vous sur Crawlan.com.