Google Sheets vous permet de concevoir des feuilles de calcul avec des fonctionnalités sophistiquées, et l’une des plus utiles à connaître est celle des listes déroulantes. Vous pouvez ajouter une liste déroulante à une cellule (ou à une plage de cellules) et, lorsque vous ou une autre personne ayant accès à votre feuille de calcul cliquez sur la cellule, une liste déroulante s’ouvre affichant une liste de chiffres ou de mots parmi lesquels ils peuvent choisir. Le chiffre ou mot sélectionné apparaîtra ensuite dans la cellule.
Exemples d’utilisation :
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Vous avez besoin que vos collègues saisissent des chiffres ou des mots très précis dans votre feuille de calcul. Les listes déroulantes simplifient cette tâche et éliminent les risques de saisie incorrecte.
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Vous ajoutez une liste déroulante contenant des paramètres numériques qui modifient immédiatement un graphique intégré dans votre feuille de calcul.
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Vous créez une feuille de calcul pour suivre un projet, dans laquelle vos collègues sélectionnent leur statut d’avancement dans une liste déroulante.
Vous pouvez créer deux types de listes déroulantes dans Google Sheets : le premier répertorie des chiffres ou des mots spécifiques que vous avez saisis en tant que choix prédéfinis, tandis que le second répertorie des données qui apparaissent actuellement dans une plage de cellules de votre feuille de calcul. Ce guide vous guide à travers les étapes de base de la création des deux types de listes déroulantes et de l’ajout de couleurs.
Créer une liste déroulante qui répertorie des chiffres ou des mots
Sélectionnez la cellule ou la plage de cellules où vous souhaitez que la liste déroulante soit sur votre feuille de calcul. Ensuite, dans la barre d’outils au-dessus de votre feuille de calcul, cliquez sur Insérer > Liste déroulante. La barre latérale « Règles de validation des données » s’ouvre à droite.
Pour ajouter des éléments à votre liste déroulante : Dans les zones « Option 1 » et « Option 2 », saisissez les options de chiffres ou de mots que vous souhaitez inclure dans votre liste déroulante. Cliquez sur Ajouter un autre élément pour ajouter une autre option à la liste déroulante.
Pour déplacer un élément dans la liste déroulante : Cliquez et maintenez enfoncé l’icône à six points à gauche d’un élément, faites-le glisser vers le haut ou vers le bas, puis relâchez-le à un nouvel emplacement dans la liste déroulante.
Pour attribuer une couleur à un élément de la liste : Cliquez sur le cercle gris à gauche d’un élément. Dans le panneau « Couleurs » qui s’ouvre, cliquez sur la couleur que vous souhaitez pour l’arrière-plan de l’élément. Si vous souhaitez sélectionner une couleur que vous ne voyez pas ou modifier la couleur du texte, cliquez sur Personnaliser.
Lorsque l’élément est sélectionné dans la liste déroulante de votre feuille de calcul, la cellule et son texte affichent la couleur qui lui a été attribuée. En plus de rendre votre feuille de calcul plus attrayante visuellement, des couleurs uniques peuvent aider à différencier les éléments ou à indiquer l’importance d’un élément.
Pour modifier le style d’affichage de la liste déroulante : Cliquez sur Options avancées et faites défiler dans la barre latérale « Règles de validation des données » jusqu’à ce que vous voyiez « Style d’affichage ». Les options ici vous permettent de contrôler l’apparence de la liste déroulante dans la cellule que vous avez sélectionnée dans la feuille de calcul. Si vous avez sélectionné plusieurs cellules, chaque cellule aura son propre indicateur de liste déroulante.
Pour insérer votre liste déroulante dans la feuille de calcul : Lorsque vous avez terminé de créer votre nouvelle liste déroulante, cliquez sur le bouton Terminé en bas de la barre latérale.
Maintenant, lorsque l’utilisateur clique (ou double-clique) sur l’une des cellules que vous avez sélectionnées à la première étape, une liste déroulante s’ouvre qui répertorie les chiffres ou les mots que vous avez saisis ci-dessus. Lorsqu’un de ces éléments est sélectionné, il apparaîtra dans la cellule.
Si vous avez attribué une couleur à un élément et choisi un style d’affichage en forme de puce, la couleur apparaît sur le bouton dans la cellule après que l’utilisateur l’a sélectionné. Si vous avez choisi un style de flèche ou de texte simple, la cellule entière affiche cette couleur.
Créer une liste déroulante qui répertorie les données de votre feuille de calcul
Sélectionnez la cellule ou la plage de cellules où vous souhaitez que la liste déroulante soit sur votre feuille de calcul. Ensuite, dans la barre d’outils au-dessus de votre feuille de calcul, cliquez sur Insérer > Liste déroulante pour ouvrir la barre latérale « Règles de validation des données » à droite.
Sous « Critères », cliquez sur Liste déroulante. Dans la liste qui s’ouvre, sélectionnez Liste déroulante (à partir d’une plage).
Pour entrer manuellement une plage de cellules : À l’intérieur de la zone de saisie qui apparaît sous « Liste déroulante (à partir d’une plage) », tapez la plage de cellules que vous souhaitez afficher dans la liste déroulante. Par exemple, si vous tapez A1:A10, les données des cellules A1 à A10 de votre feuille de calcul apparaissent comme les 10 éléments de la liste déroulante.
Pour sélectionner une plage de cellules : Cliquez sur l’icône de grille à l’intérieur de la zone de saisie sous « Liste déroulante (à partir d’une plage) ». Le panneau « Sélectionner une plage de données » s’ouvrira sur votre feuille de calcul. Avec ce panneau ouvert, vous pouvez faire défiler votre feuille de calcul. Sélectionnez une plage de cellules dans la feuille de calcul ; leurs désignations lettre-numéro (par exemple, C4:G4) apparaissent dans la zone de saisie du panneau.
Cliquez sur le bouton OK. Dans la barre latérale « Règles de validation des données », la plage de cellules sélectionnée apparaît dans la zone de saisie sous « Liste déroulante (à partir d’une plage) », et les données de ces cellules apparaissent comme les éléments de votre liste déroulante.
Pour changer l’apparence de la liste déroulante : Tout comme pour le premier type de liste déroulante, vous pouvez réorganiser les éléments de la liste, attribuer des couleurs aux éléments de la liste et modifier l’apparence de l’indicateur de liste déroulante. Reportez-vous à la section précédente de l’article pour obtenir des instructions complètes à ce sujet.
Pour insérer votre liste déroulante dans la feuille de calcul : Lorsque vous avez terminé de créer la liste déroulante, cliquez sur le bouton Terminé en bas de la barre latérale.
Maintenant, lorsque l’utilisateur clique (ou double-clique) sur l’une des cellules que vous avez sélectionnées à la première étape, une liste déroulante s’ouvre qui répertorie les données actuelles (chiffres ou mots) de la plage de cellules que vous avez sélectionnée. Lorsqu’un de ces éléments est sélectionné, il apparaîtra dans la cellule.
Si la plage de cellules que vous avez sélectionnée contient des formules, le nombre actuel qui apparaît dans une cellule calculé par une formule apparaîtra comme un élément dans la liste déroulante. Si la plage de cellules que vous avez sélectionnée contient des mots, ces mots apparaîtront dans la liste déroulante. Vous pouvez même sélectionner une plage de cellules qui contient un mélange de formules, de chiffres et de mots. La liste déroulante répertoriera ce qui apparaît actuellement dans chaque cellule de la plage de cellules que vous avez sélectionnée.
Modifier ou supprimer une liste déroulante
Cliquez (ou double-cliquez) sur une cellule qui contient une liste déroulante. Dans le menu déroulant qui s’ouvre, cliquez sur l’icône de crayon en bas à droite. Cela ouvre la barre latérale « Règles de validation des données » et vous pouvez apporter des modifications à la liste déroulante, telles que changer les valeurs ou les couleurs des éléments.
Pour supprimer la liste déroulante de votre feuille de calcul, cliquez sur Supprimer la règle en bas de la barre latérale.
Si vous avez deux ou plusieurs listes déroulantes sur votre feuille de calcul, vous pouvez les voir toutes répertoriées dans la barre latérale « Règles de validation des données ». Dans la barre d’outils au-dessus de votre feuille de calcul, sélectionnez Données > Validation des données. Dans la barre latérale qui s’ouvre, cliquez sur la liste déroulante que vous souhaitez modifier pour l’ouvrir dans la barre latérale, ou cliquez sur l’icône de corbeille à côté pour la supprimer de votre feuille de calcul.
Appliquer une mise en forme conditionnelle à une liste déroulante
Comme mentionné précédemment, attribuer des couleurs différentes aux éléments d’une liste déroulante peut indiquer leur importance relative. Une autre façon de le faire est d’attribuer des couleurs d’arrière-plan en utilisant des règles de mise en forme conditionnelle. Cela vous offre quelques options supplémentaires pour mettre en évidence l’état des éléments de la liste, y compris les déclencher des couleurs en fonction des calculs de formules et afficher les éléments le long d’une échelle de couleurs.
Note : L’application de la mise en forme conditionnelle aux listes déroulantes ne doit pas être utilisée en plus d’attribuer des couleurs aux éléments de la liste, tel que décrit ci-dessus, mais comme une approche alternative. De plus, cela fonctionne mieux avec les styles d’affichage par défaut en forme de flèche ou de texte simple. Si vous utilisez le style de puce par défaut, le bouton masquera la plupart de la couleur d’arrière-plan de la cellule.
Attribuer des déclencheurs de couleur aux éléments d’une liste déroulante
Vous pouvez attribuer des couleurs à des chiffres ou des plages de chiffres qui peuvent apparaître lorsque la formule de votre liste déroulante les calcule. Par exemple, si la formule pour un élément de votre liste déroulante calcule le chiffre 90 ou plus, alors la couleur d’arrière-plan de la cellule pourrait devenir verte lorsque l’élément est sélectionné dans la liste déroulante. Si la valeur pour un élément est calculée entre 20 et 89, alors la couleur d’arrière-plan de la cellule deviendrait jaune.
Sélectionnez la cellule ou la plage de cellules qui contient la liste déroulante à laquelle vous souhaitez appliquer des déclencheurs de couleur. Ensuite, dans la barre d’outils au-dessus de votre feuille de calcul, cliquez sur Format > Mise en forme conditionnelle. La barre latérale « Règles de format conditionnel » s’ouvre sur la droite.
Sous l’en-tête « Règles de format », cliquez sur N’est pas vide. Dans la longue liste qui s’ouvre, sélectionnez Supérieur ou égal à.
Une zone de saisie avec les mots « Valeur ou formule » apparaît. Saisissez une valeur – dans cet exemple, tapez 90.
Ensuite, en dessous de la barre intitulée « Par défaut », cliquez sur l’icône de remplissage, un pot de peinture. Un panneau de sélection de couleur s’ouvre. Pour notre exemple, sélectionnez le vert vif.
Près du bas de la barre latérale, cliquez sur Ajouter une autre règle.
À l’intérieur de la zone de saisie sous « Supérieur ou égal à », tapez cette fois 20. Cliquez ensuite sur l’icône de pot de peinture et sélectionnez la couleur jaune.
Enfin, cliquez sur le bouton Terminé.
Maintenant, si une formule dans la plage de cellules sélectionnée pour cette liste déroulante calcule 90 ou plus et que le chiffre est sélectionné dans la liste déroulante, la couleur d’arrière-plan de la cellule deviendra verte. Si la formule calcule 20 ou plus (jusqu’à 89) et que le chiffre est sélectionné dans la liste déroulante, la couleur d’arrière-plan de la cellule deviendra jaune.
Bien sûr, vous n’êtes pas limité aux règles « Supérieur ou égal à » ou même aux valeurs numériques. Lorsque vous cliquez sur N’est pas vide, la liste qui s’ouvre contient plusieurs autres règles que vous pouvez appliquer pour déclencher un changement de couleur d’arrière-plan, en fonction du texte, de la date ou de la valeur numérique des données dans la cellule.
Attribuer une échelle de couleurs aux éléments d’une liste déroulante
Vous pouvez attribuer une gamme de couleurs d’arrière-plan aux éléments de votre liste déroulante. Par exemple, vous pouvez définir que si l’utilisateur sélectionne 100 dans votre liste déroulante, la couleur d’arrière-plan de la cellule devient verte. Pour 60, la couleur d’arrière-plan de la cellule devient jaune. Pour 10, la couleur d’arrière-plan de la cellule devient rouge. Et pour tous les chiffres de la liste déroulante qui se situent entre ces trois chiffres, l’arrière-plan apparaîtra comme une nuance intermédiaire entre les deux couleurs. Cela fournit un indicateur visuel des valeurs des éléments d’une liste déroulante.
Pour illustrer cela, créons une liste déroulante qui contient dix chiffres (10, 20, 30, etc.) qui peuvent être sélectionnés.
Sélectionnez la cellule ou la plage de cellules qui contient la liste déroulante, puis cliquez sur Format > Mise en forme conditionnelle pour ouvrir la barre latérale « Règles de format conditionnel ». Dans la barre latérale, cliquez sur l’onglet Échelle de couleurs en haut à droite. La barre latérale passera au panneau « Échelle de couleurs ».
Ensuite, sous l’en-tête « Règles de format », cliquez sur Valeur minimale sous « Point minimal » pour ouvrir son menu déroulant. Pour notre exemple, sélectionnez Nombre. Tapez 10 dans la zone de saisie à droite.
Cliquez sur l’icône de pot de peinture à droite. À partir du panneau de sélection de couleurs qui s’ouvre, sélectionnez la couleur rouge.
Sélectionnez Nombre dans les listes déroulantes sous « Point médian » et « Point maximal » également, et tapez respectivement 60 et 100. Cliquez sur leurs icônes de pots de peinture et sélectionnez la couleur jaune pour le point médian et la couleur verte pour le point maximal. En définissant ces points et ces couleurs, vous verrez un aperçu de toute la gamme de couleurs juste au-dessus.
Cliquez sur le bouton Terminé.
Maintenant, lorsque le chiffre 60 est sélectionné dans la liste déroulante, la couleur d’arrière-plan de la cellule devient jaune. Lorsque vous sélectionnez 70, la couleur d’arrière-plan devient un jaune avec une nuance de vert mélangé. Lorsque vous sélectionnez 100, la couleur d’arrière-plan de la cellule devient entièrement verte.
Gérer les couleurs de mise en forme conditionnelle
Si vous souhaitez modifier les couleurs d’arrière-plan que vous avez attribuées aux éléments d’une liste déroulante, sélectionnez la cellule qui contient la liste déroulante, puis cliquez sur Format > Mise en forme conditionnelle pour ouvrir la barre latérale « Règles de format conditionnel ». Dans la barre latérale, vous verrez une liste des attributions de couleurs que vous avez faites pour la liste déroulante, chacune avec son propre échantillon de couleur.
Pour supprimer une couleur : Passez le pointeur de la souris sur l’échantillon de couleur et cliquez sur l’icône de corbeille qui apparaît à droite de l’échantillon.
Pour changer une couleur : Cliquez sur l’échantillon de couleur. S’il s’agit d’une seule couleur, la barre latérale passera au panneau « Couleur unique ». S’il s’agit d’une série de couleurs, la barre latérale passera au panneau « Échelle de couleurs ». Cliquez sur les icônes de pots de peinture sur l’un ou l’autre panneau pour changer les couleurs.
Pour ajouter une nouvelle couleur : Cliquez sur Ajouter une autre règle. La barre latérale passera au panneau « Couleur unique ». Si vous souhaitez attribuer une série de couleurs aux éléments de votre liste déroulante, cliquez sur Couleur d’échelle en haut à droite pour passer à ce panneau.
Cet article a été initialement publié en novembre 2022 et mis à jour en avril 2023.
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