Hé, mes meilleures amies ! Aujourd’hui, je vais partager avec vous une astuce super utile pour créer une liste déroulante dans Google Sheets. Vous savez, parfois, nous avons besoin de contrôler les options d’information disponibles pour les utilisateurs. La liste de validation déroulante est parfaite pour cela, car elle garantit que seules les informations nécessaires sont saisies. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez créer des feuilles de calcul pour des questionnaires, des guides de notation, et bien plus encore !
Pouvez-vous créer un menu déroulant dans Google Sheets ?
Une liste déroulante est généralement connue comme une méthode de validation des données qui peut être appliquée à un certain nombre de cellules sur une feuille de calcul particulière pour s’assurer que les informations saisies ne diffèrent pas de ce qui est attendu. Vous devriez être en mesure de créer, de modifier et de modifier une liste déroulante sur tous les appareils qui fonctionnent avec Android, Linux, Windows, Chrome OS ou macOS. Cependant, avec un appareil iOS, vous ne pourrez peut-être que consulter et utiliser ces listes déroulantes Google Sheets.
Comment créer une liste déroulante ?
La première étape, bien sûr, est d’ouvrir les fichiers liés au menu déroulant de Google Sheets sur votre appareil. Ensuite, suivez les étapes suivantes :
- Sélectionnez les cellules dans lesquelles vous souhaitez afficher votre liste déroulante en faisant glisser votre souris dessus ou en utilisant la commande shift+flèche. Vous pouvez sélectionner autant de cellules que vous le souhaitez.
- Dans le menu du haut, cliquez sur « Données » et sélectionnez « Validation des données ». Vous pouvez également faire un clic droit sur les cellules sélectionnées et sélectionner « Validation des données ».
Qu’est-ce que la validation des données dans Google Sheets ?
Dans l’interface de validation des données, vous verrez des options que vous pouvez modifier pour concevoir votre liste déroulante :
- « Plage de cellules » vous permet de sélectionner les cellules dans lesquelles vous souhaitez que vos listes déroulantes apparaissent sur ce fichier. Si vous les avez préalablement sélectionnées avec votre souris ou votre clavier, les numéros des cellules seront déjà indiqués.
- Ensuite, il y a « Critères », qui contient un menu déroulant des types de données spécifiques que vous souhaitez saisir sur votre feuille de calcul. Vous pouvez choisir « Liste des éléments », « Date », « Nombres », etc. Sous ces options, il y a une zone de saisie où vous pourrez taper les mots exacts, les chiffres, les formules ou les éléments que vous voulez que les personnes saisissent dans les plages de cellules que vous avez sélectionnées.
- Les « Critères » sont plus ou moins divisés en six parties distinctes : Liste, Case à cocher, Validité Texte/Email/URL, Date, Nombre et Données personnalisées.
Comment créer une liste déroulante dans Google Sheets
Pour les listes, vous pouvez choisir soit « Liste des éléments », soit « Liste à partir d’une plage ».
- « Liste des éléments » vous permet de saisir une liste de données prédéfinies, qui peuvent être des chiffres ou du texte. Vous les entrerez dans la zone de texte ci-dessous et les séparerez par une virgule.
- Si vous choisissez un critère qui fournit une liste déroulante, vous devrez sélectionner si vous voulez que la liste déroulante soit visible pour les utilisateurs ou si les utilisateurs sont autorisés à saisir des données qui seront ensuite validées. Vous pouvez spécifier l’un ou l’autre en sélectionnant « Afficher la liste déroulante dans la cellule » ou non.
- Ensuite, il y a « Apparence », qui vous permet de donner aux utilisateurs des indications sur le type de données attendues dans la plage de cellules sélectionnée.
- Après cela, vous pouvez également déterminer si les mauvaises données doivent être rejetées ou non avec les options fournies dans « Données incorrectes ». Si vous sélectionnez « Afficher un avertissement », les utilisateurs seront autorisés à saisir des données non valides dans la feuille de calcul, mais elles seront signalées. Ce statut est idéal pour collecter de nouvelles données qui ne sont pas incluses dans votre liste configurée. Avec « Rejeter la saisie », les entrées incorrectes ne seront pas acceptées du tout.
- Une fois que vous avez configuré votre liste déroulante dans Google Sheets, cliquez sur « Enregistrer ».
Comment coder les couleurs d’une liste déroulante dans Google Sheets ?
Une chose intéressante est que cela ne s’arrête pas là. Les couleurs sont des outils utiles dans la collecte de données, car elles aident à trier les réponses plus rapidement. Elles peuvent également attirer l’attention des utilisateurs, en particulier des enfants. Si vous prévoyez d’utiliser votre feuille de calcul Google comme un questionnaire pour les enfants, ou si vous souhaitez simplement faciliter le tri des données pour vous-même, vous pouvez envisager de coder les couleurs de votre liste déroulante.
En utilisant l’option « Mise en forme conditionnelle », vous pourrez y parvenir. Voici ce que vous devez faire :
- Sélectionnez les cellules de la liste déroulante que vous souhaitez coder par couleur.
- Sélectionnez « Mise en forme conditionnelle ».
- La mise en forme conditionnelle comporte deux interfaces, « Couleur unique » et « Échelle de couleurs ». Dans l’interface « Couleur unique », les cellules que vous avez sélectionnées apparaîtront dans la zone de saisie « Appliquer à la plage » (vous pouvez également indiquer la plage de cellules ici au lieu de les sélectionner).
- L’option suivante est « Mettre en forme si… ». Cette option vous permet de sélectionner la condition dans laquelle vous souhaitez que votre plage préalablement sélectionnée adopte une couleur. C’est similaire à « Critères » dans « Validation des données ».
- Ensuite, il y a le « Style de mise en forme » qui vous permet de choisir une couleur.
- Avec « Personnalisé », vous pouvez effectuer un formatage supplémentaire.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Enregistrer/Ajouter un nouveau ».
- Vous pouvez appliquer la même technique dans l’interface « Échelle de couleurs ». « Échelle de couleurs » est idéale pour les nombres.
Conclusion
Maintenant que vous êtes bien informée sur la manière de créer une liste déroulante dans Google Sheets, essayez-la et affinez-la selon vos préférences ! Si vous souhaitez en savoir plus, consultez ce guide Google Sheets. Après un peu de pratique, vous devriez être en mesure de créer une liste déroulante dans Google Sheets.
P.S. Si vous souhaitez en savoir plus sur les astuces et les bonnes pratiques, assurez-vous de consulter Crawlan.com. C’est un excellent site qui propose des ressources inestimables pour les experts de Google Sheets comme vous et moi.
