Est-ce que vous en avez assez de créer des événements de calendrier en vrac ? Que ce soit pour la planification d’événements ou le suivi de l’absence de votre équipe, cela reste une tâche qui doit être accomplie. Mais ne vous inquiétez pas, il existe un moyen de gagner du temps en utilisant Zapier pour créer automatiquement des événements du calendrier Google à partir d’une feuille de calcul Google Sheets. C’est particulièrement pratique lorsque vous devez ajouter des événements en masse à votre calendrier Google ou à un calendrier partagé.
Avec un seul Zap (notre terme pour les flux de travail automatisés de Zapier), vous pouvez créer automatiquement des événements du calendrier Google chaque fois qu’une nouvelle ligne est ajoutée à une feuille de calcul Google Sheets. Dans cet article, nous vous guiderons pas à pas pour créer automatiquement des événements du calendrier Google à partir de Google Sheets avec un Zap. Cliquez sur le lien ci-dessous et suivez les étapes pour le configurer.
Voici comment le configurer :
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Créez votre feuille de calcul dans Google Sheets (et assurez-vous d’être inscrit à Zapier si ce n’est pas déjà fait).
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Connectez votre compte Google Sheets et personnalisez votre déclencheur.
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Connectez votre compte Google Calendar et personnalisez votre événement du calendrier.
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Testez votre Zap et commencez à l’utiliser.
Avant de commencer
Si vous n’avez pas déjà créé de feuille de calcul, créez-en une dans Google Sheets et veillez à nommer vos colonnes. Cela sera important lorsque vous configurerez votre Zap. Assurez-vous d’avoir des colonnes distinctes pour la date et l’heure de début et la date et l’heure de fin. Si votre feuille de calcul est vide, remplissez-la avec quelques lignes d’informations que vous utiliserez pour tester votre Zap.
Si vous n’avez pas d’informations réelles à utiliser, vous pouvez entrer une soumission d’exemple en utilisant des informations que vous reconnaîtrez facilement. Par exemple, au lieu de taper des caractères aléatoires, utilisez des personnages fictifs pour ne pas confondre votre test avec une véritable soumission. Dans notre exemple, nous allons collecter des demandes de congé pour créer un calendrier partagé des absences de notre équipe.
Connectez Google Sheets
Cliquez sur le lien ci-dessus pour commencer, cela vous mènera directement à l’éditeur de Zap. C’est là que vous créez et personnalisez vos flux de travail automatisés.
Commencez par définir votre étape de déclenchement, c’est-à-dire l’événement qui déclenche votre Zap. Recherchez et sélectionnez Google Sheets comme application de déclenchement et Nouvelle ligne dans la feuille de calcul comme événement de déclenchement. Si vous utilisez le modèle de Zap, ces options seront déjà sélectionnées pour vous.
Vous serez alors invité à connecter votre compte Google Sheets. Si vous l’avez déjà connecté à Zapier, sélectionnez votre compte dans le menu déroulant. Sinon, cliquez sur Se connecter pour connecter un nouveau compte.
Une fois que vous avez connecté votre compte, cliquez sur Continuer.
Personnalisez votre déclencheur
Ensuite, vous devez indiquer à Zapier quelle feuille de calcul et quel onglet, le cas échéant, vous souhaitez utiliser comme déclencheur pour votre Zap.
Cliquez sur le champ Feuille de calcul pour sélectionner votre fichier Google Sheets dans le menu déroulant. Ensuite, cliquez sur le champ Onglet pour sélectionner un onglet spécifique. Si vous n’avez pas plusieurs onglets dans un seul fichier, il s’agira généralement de Feuille1.
Cliquez sur Continuer.
Testez votre déclencheur
Maintenant, il est temps de tester notre déclencheur. Zapier trouvera une ligne existante dans votre feuille de calcul Google Sheets à utiliser comme données d’exemple. Ces informations seront utilisées dans les étapes suivantes pour terminer la construction du reste de notre Zap. Cliquez sur le bouton Tester le déclencheur.
Si les informations de test sont correctes, cliquez sur Continuer avec l’enregistrement sélectionné. Si quelque chose ne semble pas correct ou si Zapier ne trouve pas de ligne dans votre feuille de calcul, retournez à l’étape précédente et vérifiez que tout est correctement configuré.
Connectez-vous et personnalisez Google Calendar
Ensuite, nous allons personnaliser l’étape de l’action. Une action est un événement qu’un Zap effectue après avoir été déclenché.
Nous utiliserons Google Calendar comme application d’action et Créer un événement détaillé du calendrier comme événement d’action. Ces options vous seront déjà sélectionnées si vous utilisez le modèle de Zap. Cliquez sur Continuer.
Connectez ensuite votre compte Google Calendar. Si vous l’avez déjà connecté à Zapier, cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner votre compte. Si votre compte n’apparaît pas dans la liste, cliquez sur Se connecter et donnez à Zapier l’autorisation d’accéder à votre compte Google Calendar. Une fois terminé, cliquez sur Continuer.
Personnalisez votre événement du calendrier
Ensuite, nous allons personnaliser l’apparence de notre événement du calendrier Google.
Cliquez sur le champ Calendrier pour sélectionner le calendrier spécifique dans lequel vous souhaitez que Zapier crée un événement. Par exemple, si vous avez un calendrier d’équipe séparé de votre calendrier personnel.
Le champ Résumé est le texte principal du calendrier qui apparaît dans chaque événement du calendrier Google. Cliquez sur Entrer du texte ou insérer des données. Si vous souhaitez utiliser des informations de votre feuille de calcul Google Sheets, sélectionnez un champ de votre feuille de calcul Google Sheets dans le menu déroulant. Vous pouvez également taper du texte qui apparaîtra de la même manière à chaque fois que votre Zap sera exécuté.
Dans cet exemple, nous utiliserons à la fois le nom de notre feuille de calcul Google Sheets et du texte pour indiquer que cet événement du calendrier représente le temps de vacances d’un employé.
Ce processus est appelé mappage de champ. Lorsque vous mappez une donnée, comme un nom de contact, ce que vous voyez dans l’éditeur est un espace réservé. Ces données de substitution ne seront utilisées que par notre Zap lors du test. Une fois que le Zap est en cours d’exécution, les données réelles de Google Sheets (ou de toute autre application que vous sélectionnez) seront utilisées chaque fois que votre Zap sera exécuté.
Ensuite, remplissez le champ Description avec un texte ou des champs de votre feuille de calcul Google Sheets si vous le souhaitez. Dans cet exemple, nous n’utiliserons que du texte.
Sous Date et heure de début, sélectionnez les champs que vous souhaitez utiliser dans votre feuille de calcul Google Sheets à partir du menu déroulant. Vous pouvez sélectionner plusieurs options. Faites de même pour le champ Date et heure de fin.
Remarque : Cette étape est très importante en termes de formatage, notamment si vous devez créer des événements du calendrier qui sont plus courts qu’une journée entière ou qui commencent ou se terminent à des heures très précises. Nous avons trouvé qu’il était plus facile de répertorier les dates et les heures dans une seule cellule de notre feuille de calcul Google Sheets, par exemple, 06/15/2024 11h00 EST, plutôt que de les répertorier dans des cellules distinctes.
Personnalisez les autres options comme vous le souhaitez, par exemple, si vous souhaitez des rappels personnalisés ou utiliser une couleur spécifique pour les événements créés par ce Zap sur votre calendrier. Vous pouvez également spécifier si l’événement doit apparaître comme un événement sur toute la journée en sélectionnant Oui dans le menu déroulant Toute la journée.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Continuer.
Testez votre Zap et commencez à l’utiliser
Il est maintenant temps de tester notre Zap pour vous assurer qu’il fonctionne correctement. Lorsque vous cliquez sur Tester l’étape, Zapier créera un événement du calendrier Google en utilisant les informations de notre feuille de calcul Google Sheets.
Vous pouvez ignorer ce test en cliquant sur le bouton Ignorer le test situé en bas à droite. Cependant, vous devriez tester votre Zap pour vous assurer que votre événement du calendrier est créé correctement.
Si le test est concluant, vous verrez un message indiquant que tout s’est bien passé. Ouvrez Google Calendar et recherchez votre événement du calendrier pour vous assurer qu’il est correct. S’il s’agit d’un événement sur toute la journée, il ressemblera à ceci :
Et si l’événement n’est pas un événement sur toute la journée, il ressemblera à ceci :
Une fois que tout est configuré correctement, vous êtes prêt à commencer à utiliser votre Zap.
Ce processus vous permet de gagner du temps en automatisant la création d’événements du calendrier Google à partir d’une feuille de calcul Google Sheets. Ce flux de travail automatisé est super pratique pour la planification d’événements ou le suivi de l’absence de votre équipe. Alors pourquoi ne pas essayer d’utiliser ce Zap dès maintenant pour simplifier votre processus de gestion des événements ? Vous pouvez également consulter notre site Crawlan.com pour plus de conseils et d’astuces sur l’automatisation de votre travail avec des outils comme Google Sheets.
Cet article a été initialement publié en septembre 2017. Il a été récemment mis à jour en février 2024 par Hannah Herman.
