Les 10 meilleurs modèles de rapport de dépenses gratuits sur Excel, Google Sheets et ClickUp

Que vous demandiez un remboursement de dépenses ou que vous gériez un budget de projet, les rapports de dépenses sont indispensables à tout type d’entreprise. Cependant, les rédiger n’est pas exactement amusant. En fait, cela peut être un processus fastidieux et chronophage, surtout si vous les créez à partir de zéro à chaque fois. Heureusement, il existe une solution facile et gratuite à laquelle toutes les équipes peuvent se tourner !

Les modèles de rapport de dépenses facilitent le processus de soumission de vos rapports de dépenses, plus rapidement, plus facilement et sans erreurs, avec des contours professionnels préfabriqués pour commencer. De plus, vous pouvez accéder à plusieurs modèles personnalisables et détaillés sans frais.

En célébration des modèles de rapport de dépenses, explorons les principales qualités à rechercher dans votre prochain modèle de rapport de dépenses et accédons à nos 10 favoris pour Excel, Google Sheets et ClickUp. Nous explorerons leurs meilleures fonctionnalités et vous montrerons comment en tirer le meilleur parti à temps pour votre prochaine grande dépense. 🎉

Qu’est-ce qu’un modèle de rapport de dépenses ?

Un rapport de dépenses est un document utilisé par les entreprises pour suivre les dépenses. Un modèle de rapport de dépenses est un formulaire préconstruit qui facilite le processus de création des rapports de l’entreprise. 🖊️

Les rapports de dépenses sont généralement créés lorsque qu’un employé engage des frais pour le compte de l’entreprise. Il spécifie le coût de chaque article ou service pour garantir un remboursement précis. Mais ils peuvent également servir à d’autres fins ! De nombreuses équipes utilisent des rapports de dépenses pour remplir leur déclaration de revenus, évaluer l’impact d’un projet ou pour un simple contrôle budgétaire.

Les avantages d’utiliser un modèle de rapport de dépenses incluent :

• Efficacité : Puisque vous n’avez qu’à saisir les valeurs pour chaque nouvelle dépense, vous pouvez créer des rapports rapidement et efficacement.
• Résultats professionnels : Le modèle s’en charge, vous n’avez donc à vous soucier que des chiffres. Vous avez la possibilité de choisir le modèle de rapport de dépenses qui correspond le mieux à votre marque et au niveau de formalité préféré par votre entreprise.
• Lignes directrices : Si vous n’avez jamais rédigé de rapport de dépenses auparavant, un modèle vous garantit de ne pas oublier d’informations importantes.
• Amélioration de la communication : Grâce à un rapport de dépenses détaillé, les examinateurs et les autres parties prenantes auront une meilleure vision de l’utilisation réelle du budget approuvé.
• Fonctionnalités supplémentaires : Les modèles numériques offrent diverses fonctionnalités d’intégration et d’attachement de reçus et d’autres supports utiles à vos rapports.

Ce qu’il faut rechercher dans un modèle de rapport de dépenses de qualité

Un modèle de rapport de dépenses de haute qualité devrait :

• Avoir une structure claire : Il doit être propre, organisé et facile à lire.
• Inclure toutes les sections nécessaires : Il devrait fournir suffisamment d’espace et de sections pour ajouter tous les détails essentiels.
• Fournir des instructions suffisantes : Il doit précisément définir où vos informations doivent être placées et quels fichiers doivent être joints.
• Permettre une certaine flexibilité : Vous devriez pouvoir personnaliser le modèle pour refléter vos pratiques, vos politiques et votre image de marque.
• Être accessible sur plusieurs appareils : Vous devriez pouvoir modifier le modèle en déplacement depuis votre ordinateur portable ou votre téléphone.
• Améliorer la collaboration en équipe : Que ce soit par le biais de commentaires ou de partage de fichiers, un modèle de haute qualité doit vous permettre de communiquer avec vos collègues.

Les 10 meilleurs modèles de rapport de dépenses à utiliser en 2024

La soumission d’un rapport de dépenses est simple lorsque vous avez le bon modèle pour vous guider. Avec une structure bien définie et des catégories prédéfinies, vous pouvez documenter vos dépenses et vous assurer que tous les comptes sont parfaitement équilibrés.

Besoin d’aide pour en trouver un ? Nous avons ce qu’il vous faut.

Suivez-nous alors que nous vous présentons les 10 meilleurs modèles de rapport de dépenses pour ClickUp, Excel, Word et Google Sheets.

Et cerise sur le gâteau, ils sont tous gratuits ! Vous pouvez donc gérer les dépenses de votre entreprise sans vous ruiner. 🍒

1. Modèle de rapport de dépenses par ClickUp

Commençons par quelque chose de simple mais efficace. Le modèle de rapport de dépenses par ClickUp capture toutes les informations-clés de toutes les dépenses dans une présentation claire et colorée. 🌈

Ce modèle convivial pour les débutants est créé dans ClickUp Docs, l’outil dynamique d’édition de documents intégré de ClickUp, qui est différent de tout ce que vous avez déjà utilisé. Dans ce document prêt à l’emploi, vous trouverez un formatage préétabli, des bannières et des styles pour faciliter la réalisation et le partage de vos rapports de dépenses.

Avec des sections détaillées pour définir les membres impliqués, le budget, la dépense, et plus encore, ce modèle a tout ce dont vous avez besoin pour documenter correctement toutes les charges liées à une équipe ou à un projet. La section « Répartition des dépenses » comprend un tableau où vous pouvez répertorier toutes les dépenses avec la date, la description et les sous-catégories, telles que l’alimentation et les déplacements.

Après avoir répertorié les dépenses professionnelles et trouvé la somme totale, le soumissionnaire peut ajouter des photos de ses reçus et les décrire directement dans le modèle. Une fois arrivé à la fin du modèle, vous verrez un espace final pour que les examinateurs approuvent et signent le rapport. De plus, comme avec n’importe quel modèle ClickUp, vous pouvez personnaliser toutes les parties du document pour les aligner avec votre image de marque et vos processus.

2. Modèle de rapport de dépenses mensuelles par ClickUp

Le modèle de rapport de dépenses mensuelles par ClickUp présente de nombreuses similitudes avec le modèle précédent de ClickUp Docs, mais il est conçu pour gérer les dépenses liées aux activités d’un employé sur une période d’un mois, offrant une solution pratique pour une déclaration régulière et systématique.

En haut de ce modèle, vous trouverez des sections désignées pour ajouter le logo, le nom et les coordonnées de votre entreprise. Plus bas sur la page, vous trouverez des sections pour définir l’objectif et la période des dépenses. Le soumissionnaire peut ensuite indiquer son nom, son poste, son numéro d’identification, son numéro de sécurité sociale et d’autres détails dans la section « Informations sur l’employé » pour garantir un remboursement approprié.

Il y a deux tableaux où ils peuvent répertorier leurs dépenses. Le premier est un résumé général avec les coûts totaux pour chaque catégorie, y compris le transport, l’hébergement et la nourriture. Le deuxième et dernier tableau vous permet de détailler davantage les dépenses. Si la dépense est liée à un compte d’entreprise spécifique, vous aurez la possibilité de le spécifier dans cette section.

3. Modèle de rapport de dépenses des employés par ClickUp

Si vous organisez fréquemment des voyages d’entreprise, le modèle de rapport de dépenses des employés par ClickUp facilitera considérablement le processus grâce à un document préformaté pour suivre les dépenses liées aux déplacements de chaque employé. 🧳

Ce modèle chargé se compose de huit pages au total. La première page principale contient des informations de base sur l’organisation, le soumissionnaire et le destinataire. Les cinq pages suivantes représentent les différents types de dépenses, notamment :

1. Hébergement
2. Transport et carburant
3. Repas
4. Divertissement
5. Divers

Chaque page contient des tableaux pour répertorier tous les coûts et fournir des détails sur chaque transaction. À partir de là, l’employé peut accéder à la sous-page « Pièces jointes aux reçus » prédéfinie pour étayer ses dépenses avec la documentation appropriée.

Enfin, sur la page « Résumé des dépenses de voyage », vous trouverez la liste finale des dépenses par type et le montant total de remboursement dû à votre employé.

Pour une expérience encore plus fluide, utilisez la table des matières sur le côté gauche du document. Activez la table des matières fixe pour afficher le contenu de la page à droite.

4. Modèle de rapport de dépenses et d’activité commerciale par ClickUp

Alors que les modèles de type document sont très populaires parmi les modèles de rapport de dépenses, ce n’est pas la seule façon d’en créer un ! Voyons comment vous pouvez organiser des dépenses et des budgets plus complexes à l’aide du modèle de rapport de dépenses et d’activité commerciale par ClickUp. Ce modèle de niveau de liste est rempli de fonctionnalités prêtes à l’emploi, y compris des champs personnalisés, des tâches préétablies et plusieurs vues pour vous aider à gérer vos rapports de dépenses sous tous les angles.

Collectez et stockez les données de manière ordonnée au sein de votre espace de travail tout en obtenant des informations précieuses sur les habitudes de dépenses de votre entreprise ou de votre équipe grâce à ce modèle personnalisable. Ce modèle est doté de différentes ressources pour gérer les dépenses depuis l’acceptation jusqu’à l’exécution, notamment :

• Vue « Formulaire » : Un formulaire de soumission de rapport de dépenses que vous pouvez partager avec vos employés via une simple URL pour recueillir des informations sur leurs dépenses. Une fois terminée, la soumission crée automatiquement une tâche.
• Vue « Liste » : Une liste maîtresse interactive des dépenses, organisée par type de dépenses par défaut. Vous pouvez trouver les informations essentielles sur chaque dépense dans les colonnes de droite.
• Vue « Tableau » : Un tableau de style Kanban des dépenses organisé par statut. Déplacez les tâches d’une colonne à l’autre pour modifier leur statut tout au long de leur approbation.
• Docs : Un document de rapport de dépenses d’activité commerciale similaire aux modèles précédents trouvés dans la liste.

Vous pouvez personnaliser tous les aspects de ce modèle pour correspondre aux étapes de votre processus et appliquer des filtres, ainsi que modifier les critères de regroupement ou de tri.

Découvrez également ces modèles de proposition de budget !

5. Modèle de rapport de dépenses pour les petites entreprises par ClickUp

Alors que les vues multiples, les champs personnalisés et les statuts de tâches personnalisables semblent impressionnants pour tout rapport de dépenses, votre petite entreprise n’a peut-être pas besoin de ces fonctionnalités pour rester efficace. Le modèle suivant le comprend, en simplifiant les choses pour faciliter une soumission précise et en temps opportun. 🔔

Ce modèle de rapport de dépenses pour les petites entreprises par ClickUp est un outil pratique conçu à cet effet précis. Il est facile à utiliser pour tout le monde, même si vous êtes nouveau sur ClickUp ou moins à l’aise avec la technologie.

Autre modèle de type document, cette ressource présente une structure familière. Elle commence par le nom de l’entreprise, le logo et une vue d’ensemble du soumissionnaire, une section dédiée aux informations du soumissionnaire. Dans la section « Détails de la dépense », vous détaillez chaque dépense, quand elle s’est produite et combien elle a coûté à l’entreprise.

Après la section réservée aux reçus, vous trouverez la section finale « Autorisation ». La personne approuvant la transaction remplira ces sections et y indiquera son nom, sa date, sa signature, etc.

6. Modèle de gestion financière par ClickUp

Le modèle de gestion financière de ClickUp est votre guichet unique pour tout ce qui concerne les finances. Il centralise les données financières, permet un accès facile aux informations essentielles et à la documentation des projets dans un espace organisé au sein de la plateforme. Il vous permet également d’attribuer des tâches et de suivre leur progression à l’aide de vues multiples, de champs personnalisés et de statuts de tâches personnalisables.

Dans ce modèle de niveau d’espace, vous trouverez des dossiers distincts pour organiser les dépenses liées aux ventes, aux dépenses et aux produits et services. Dans chaque dossier, vous trouverez des listes distinctes avec plusieurs vues pour les remboursements connexes, un calendrier des échéances de paiement, des listes de prix, etc.

Ce modèle est également livré avec quatre automatisations préétablies pour éliminer les tâches sans valeur ajoutée associées au processus de remboursement. Par exemple, lorsque le champ personnalisé change, le statut de la tâche est automatiquement mis à jour. Vous pouvez également introduire des automatisations personnalisées pour répondre à votre flux de travail spécifique et aux dépendances des tâches.

7. Modèle de rapport de dépenses de voyage dans Excel par Vertex42

Si vous préférez rester fidèle à vos tableurs éprouvés, nous avons ce qu’il vous faut ! Ce modèle de rapport de dépenses de voyage dans Excel est une option fiable et familière pour gérer les dépenses liées aux voyages. 🛍️

À partir de la période de déclaration, saisissez toutes les informations nécessaires dans les cellules désignées, telles que le but, le nom et le département. Les sections suivantes listent toutes les dates de voyage et combien chaque catégorie de dépenses a coûté chaque jour. Il y a également une section dédiée à l’itemisation des dépenses.

N’oubliez pas de joindre les reçus comme preuve, car le modèle ne dispose pas d’une section prévue à cet effet. 🧾

Comme il s’agit d’un document Excel, ce modèle ne prend pas en charge la collaboration en temps réel ou l’accès mobile. Alors que ClickUp offre une plateforme unifiée allant au-delà du suivi des dépenses, Excel est un outil de tableur autonome.

8. Modèle de rapport de dépenses annuel dans Word par ExcelTemplates

Beaucoup de choses peuvent se produire en un an – voyages d’affaires, dîners avec des clients, événements de renforcement d’équipe. 👥

Un système de suivi des dépenses annuel solide est essentiel si vous voulez être précis et clair sur où vont vos dépenses annuelles.

C’est exactement ce que permet le modèle de rapport de dépenses annuel pour Word. C’est un outil simple mais précieux pour garder des enregistrements exacts des dépenses annuelles.

Comme dans n’importe quel document Word, saisissez et formatez le texte souhaité. Tout d’abord, indiquez votre nom, votre titre, votre identifiant et votre département en haut du document. Calculez vos dépenses pour chaque mois de l’année, puis additionnez-les par trimestre. Saisissez les chiffres dans le tableau fourni, en les triant par type de dépense.

Pour toute remarque spéciale ou clarification, utilisez la section « Commentaires supplémentaires ». Terminez avec le nom, la date et la signature de l’autorisateur pour valider le document. ✒️

Si vous préférez toujours utiliser Word, ce modèle fera l’affaire. Cependant, étant donné qu’il a été principalement conçu pour l’édition de texte, ce programme offre des fonctionnalités limitées par rapport à Excel et ClickUp.

9. Modèle de rapport de dépenses des employés dans Excel par ExcelTemplates

Le modèle de rapport de dépenses des employés pour Excel est un moyen simple de documenter, catégoriser et analyser vos revenus et dépenses mensuels. 📆

Il est principalement conçu pour un usage personnel. Il comprend des catégories de dépenses telles que le logement et les services publics, qui ne sont généralement pas couverts par l’employeur. Cependant, en raison de sa nature flexible, vous pouvez adapter le modèle à divers contextes liés aux entreprises. Son texte de substitution offre un excellent point de départ pour créer votre propre contenu.

Dans l’onglet de synthèse principale, l’employé doit répertorier ses sources de revenus dans la section verte et ses dépenses dans la section bleue. Les colonnes représentent les mois. Le modèle comporte également des onglets séparés pour chaque mois, vous permettant d’approfondir vos dépenses. Chaque catégorie de revenus ou de dépenses peut avoir plusieurs sous-catégories.

10. Modèle de rapport de dépenses dans Google Sheets

À ce stade, tout le monde sait ce qu’est un modèle de rapport de dépenses. Alors, passons aux choses sérieuses – qu’est-ce qui rend ce simple modèle de rapport de dépenses dans Google Sheets unique ?

En premier lieu, c’est probablement le modèle de rapport de dépenses hebdomadaire le plus détaillé de cette liste. Il propose de nombreux exemples pour chaque catégorie, vous permettant de détailler précisément vos dépenses hebdomadaires. Grâce aux formules préétablies, toutes les sommes sont automatiquement calculées. Non seulement vous gagnerez du temps et des efforts, mais vous éviterez également de faire des calculs, ce qui est toujours un plus ! 🔣

Comme ClickUp, Google Sheets est une plateforme basée sur le cloud qui enregistre automatiquement vos progrès et les stocke en toute sécurité en ligne dans le cloud. Vous pouvez accéder au document à partir de n’importe quel appareil et même le modifier en temps réel avec d’autres personnes.

Les 10 meilleurs modèles de rapport de dépenses – Un aperçu

Nous savons que vous êtes super occupé, alors nous avons résumé les points clés dans le tableau ci-dessous :

Modèle	Ce qu’il apporte
Modèle de rapport de dépenses par ClickUp	Capture toutes les informations clés de toutes les dépenses dans une présentation claire et colorée.
Modèle de rapport de dépenses mensuelles par ClickUp	Gère les dépenses liées aux activités d’un employé sur une période d’un mois.
Modèle de rapport de dépenses des employés par ClickUp	Facilite le suivi des dépenses liées aux déplacements de chaque employé.
Modèle de rapport de dépenses et d’activité commerciale par ClickUp	Organise les dépenses et les budgets plus complexes à l’aide de fonctionnalités prêtes à l’emploi.
Modèle de rapport de dépenses pour les petites entreprises par ClickUp	Facilite une soumission précise et en temps opportun pour les petites entreprises.
Modèle de gestion financière par ClickUp	Centralise les données financières et fournit un accès facile aux informations essentielles et à la documentation des projets.
Modèle de rapport de dépenses de voyage dans Excel par Vertex42	Gère les dépenses liées aux voyages à l’aide d’un tableur Excel fiable et familier.
Modèle de rapport de dépenses annuel dans Word par ExcelTemplates	Maintient des enregistrements précis des dépenses annuelles à l’aide de Word.
Modèle de rapport de dépenses des employés dans Excel par ExcelTemplates	Documente, catégorise et analyse les revenus et dépenses mensuels de manière flexible.
Modèle de rapport de dépenses dans Google Sheets	Offre un rapport hebdomadaire détaillé avec des calculs automatiques dans Google Sheets.

L’incorporation de ces modèles dans votre flux de travail garantit également un processus de clôture de projet fluide. Il vous permet de finaliser rapidement et avec précision les enregistrements financiers et les approbations. 💵

Simplifiez le suivi des dépenses avec les modèles de ClickUp

Profitez des nombreux avantages offerts par ces modèles de rapport de dépenses. Documentez toutes vos dépenses et autres données financières au même endroit, analysez-les et obtenez une vue systématique de la situation financière de votre entreprise.

Pour une compréhension complète de vos dépenses liées à l’entreprise et aux projets, vous ne pouvez pas vous tromper avec un modèle de rapport de dépenses de ClickUp. Non seulement vous aurez accès à de nombreuses fonctionnalités riches et dynamiques, entièrement gratuites, mais vous pourrez également aller beaucoup plus loin avec plus de 1000 intégrations et une vaste bibliothèque de modèles pour tous les cas d’utilisation.

Inscrivez-vous dès aujourd’hui à ClickUp pour faire passer vos rapports de dépenses à un niveau supérieur. ⛰️