Il est très courant d’avoir une liste de noms complets que vous souhaitez séparer : inscription à un événement, listes de diffusion par e-mail, ou même listes d’employés. Dans cet article, nous vous montrerons étape par étape comment séparer le prénom et le nom dans Google Sheets en utilisant l’outil « Texte en colonnes », la fonction SPLIT, les fonctions de chaîne et une extension populaire.
Méthode 1 : Séparer les noms en utilisant le Texte en colonnes
L’une des façons les plus simples de réaliser cette tâche est d’utiliser le Texte en colonnes, une fonction intégrée dans Google Sheets qui sépare votre texte à l’aide d’un délimiteur. Un délimiteur est quelque chose qui sépare deux valeurs. Heureusement, étant donné que les prénoms et les noms de famille sont séparés par des espaces, cela serait un délimiteur parfait.
- Sélectionnez vos noms complets dans Google Sheets.
- Allez dans Données -> Texte en colonnes.
- À côté de votre colonne, sélectionnez l’espace comme délimiteur.
- Maintenant, vous avez vos noms dans des colonnes séparées dans Google Sheets.
Notez qu’en utilisant cette méthode, vos prénoms occuperont la première colonne et supprimeront les noms complets. Cela traitera également vos en-têtes de la même manière. Heureusement, il existe d’autres méthodes dans Google Sheets que nous couvrirons ci-dessous.
Méthode 2 : Séparer le prénom et le nom en utilisant la fonction SPLIT
Cette fonction dans Google Sheets utilise la même technique de séparation que celle utilisée par la fonction Texte en colonnes. En utilisant un délimiteur spécifié, cette fonction divisera votre texte à chaque occurrence de celui-ci.
Syntaxe de la fonction :
=SPLIT(texte, délimiteur, [diviser_par_chaque], [supprimer_texte_vide])
Ses principales parties seront :
- TEXTE, qui est le nom complet,
- DÉLIMITEUR, qui sera l’espace entre guillemets ( » « ),
- et deux autres arguments facultatifs entre crochets qui ne sont pas nécessaires pour diviser les noms simples.
Pour utiliser cette formule, suivez simplement ce guide :
- Sélectionnez la première cellule à côté de la cellule que vous voulez séparer.
- Saisissez =SPLIT(référence_de_cellule, « délimiteur ») dans la cellule et appuyez sur Entrée.
Ici, la référence de cellule est le nom que nous voulons séparer, par exemple A2, et notre délimiteur sera l’espace. Ainsi, nous utilisons =SPLIT(A2, » « ).
- Faites glisser la poignée de recopie sur les cellules en dessous.
- Voici le résultat de la fonction dans Google Sheets.
Méthode 3 : Séparer les noms en utilisant des fonctions basées sur la position du texte
Une autre combinaison puissante de fonctions dans Google Sheets qui peut vous aider à trier vos noms consiste à utiliser les fonctions FIND, LEFT, RIGHT et LEN.
Syntaxe des fonctions basées sur les chaînes :
Examinons-les toutes avant de les utiliser ensemble :
- LEFT et RIGHT sont utilisées dans les chaînes pour retourner tous les caractères à gauche ou à droite d’une position spécifiée dans la chaîne. Elles suivent la syntaxe :
=LEFT(chaine, [nombre_de_caracteres])
=RIGHT(chaine, [nombre_de_caracteres])
-
CHAINE est un ensemble de mots ou de caractères (faites référence aux cellules contenant les noms complets). NOMBRE_DE_CARACTERES est le nombre de caractères à partir des extrémités gauche ou droite de notre chaîne. Étant donné que le nombre de lettres dans un prénom ou un nom de famille varie selon le nom, l’utilisation de ces deux fonctions seules ne sera pas suffisante. C’est pourquoi nous utilisons les fonctions FIND et LEN.
-
FIND vous permet de rechercher un caractère particulier au milieu d’une chaîne et de renvoyer sa position sous forme de nombre. Sa syntaxe est : =FIND(chercher, texte_a_rechercher, [commencer_à])
Nous utiliserons FIND pour rechercher le premier espace dans les noms complets.
- LEN affiche le nombre total de caractères dans une cellule et sa syntaxe est : =LEN(texte)
Suivez les étapes ci-dessous pour découvrir comment combiner ces formules dans Google Sheets.
- Pour trouver le prénom, allez dans la cellule adjacente et saisissez =LEFT(référence_de_cellule, FIND( » « , référence_de_cellule)-1).
Notre référence de cellule sera la cellule contenant le nom. Nous soustrayons 1 pour indiquer la position à l’exclusion de l’espace. Cela renverra les caractères à gauche avant l’espace, c’est-à-dire nos prénoms.
- Pour trouver le nom de famille, allez dans la cellule pour les noms de famille et saisissez =RIGHT(référence_de_cellule, LEN(référence_de_cellule)-FIND( » « , référence_de_cellule)).
Cela fonctionne en soustrayant la position du premier espace au nombre de caractères. Cela nous donne tous les caractères à droite de notre chaîne.
- Copiez les formules vers le bas pour les terminer.
Maintenant, nous avons nos prénoms et noms de famille séparés. Cependant, certains noms peuvent être plus complexes avec des prénoms intermédiaires, des noms de famille composés, des suffixes, etc. Traiter ces types de noms ne sera pas aussi simple que de les séparer là où des espaces sont trouvés. Heureusement, nous avons une extension sur Google Sheets appelée Split Names qui nous aidera avec ces types de cas. Il s’agit d’un abonnement payant, mais il existe une version d’essai gratuite et voici comment l’installer et l’utiliser.
Méthode 4 : Séparer les noms dans Google Sheets en utilisant une extension
- Allez dans Extensions -> Add-Ons -> Obtenir des modules complémentaires et recherchez Split Names by Ablebits. Installez-le.
- Une fois installé, sélectionnez vos colonnes de noms et allez dans Extensions -> Split Names -> Démarrer.
- Dans la fenêtre contextuelle, vous pourrez sélectionner si vos données ont des en-têtes et quels types de colonnes supplémentaires vous souhaitez, puis appuyez sur Séparer.
- L’extension les reconnaît et les divise dans leurs colonnes respectives.
Et voilà les différentes façons de séparer les noms complets en prénom et nom de famille dans Google Sheets. Essayez les différentes méthodes pour voir laquelle convient le mieux à votre cas d’utilisation. Bonne chance !
Utilisez notre logiciel d’approbation des feuilles de temps pour configurer facilement des rappels personnalisés à partir de votre feuille de calcul en quelques clics.
Si vous avez aimé cet article, vous aimerez peut-être aussi notre article sur la façon de séparer le texte en colonnes ou notre article sur la façon de séparer les colonnes dans Google Sheets.
Si vous souhaitez apprendre comment envoyer des e-mails lorsque de nouvelles lignes sont ajoutées dans Google Sheets, nous vous suggérons également de consulter notre guide détaillé.
