Si vous pensez que les feuilles de calcul servent uniquement à collecter des données, présenter des informations, suivre des campagnes, étudier des analyses de site/blog, ou encore gérer des projets et des tâches au sein d’équipes, détrompez-vous. Saviez-vous que Google Sheets peut être utilisé pour créer un planning quotidien hautement fonctionnel ? Plutôt que de chercher une application ou un planning papier, vous pouvez utiliser Google Sheets pour créer un planning parfaitement adapté à vos besoins. Dans cet article, nous vous expliquerons étape par étape comment créer un planning quotidien avec Google Sheets et comment le personnaliser pour gagner en efficacité.
Comment créer un planning quotidien avec Google Sheets
Voici un processus simple en trois étapes pour créer un planning quotidien avec Google Sheets.
Étape 1 : Accéder à spreadsheets.google.com et cliquer sur « Galerie de modèles »
En vous rendant sur spreadsheets.google.com, vous verrez une galerie de modèles. Choisissez le modèle « Planning ».
Étape 2 : Personnaliser le modèle de planning
Une fois que vous avez cliqué sur « Planning », vous accédez à un modèle de planning vide que vous pouvez personnaliser selon vos besoins. Vous remarquerez que :
- Tous les jours sont correctement datés.
- Chaque jour a sa propre colonne.
- Les lignes sont divisées en créneaux de 30 minutes.
- Il y a de l’espace pour ajouter des notes et des tâches à la fin.
Vous pouvez personnaliser toutes ces informations selon vos besoins.
Étape 3 : Personnaliser le planning en définissant le premier jour
Commencez par définir le premier jour de votre planning en modifiant la date dans la cellule 2. Les lignes 3 et 4 sont liées et ajusteront automatiquement les dates et les jours en fonction de la date que vous indiquez dans la cellule 2.
Astuce : Ce modèle de planning quotidien dans Google Sheets peut être entièrement adapté à vos besoins. Vous pouvez commencer la semaine le dimanche ou le lundi, selon vos préférences. Vous avez également la possibilité de coder les jours ou les créneaux horaires en utilisant la fonctionnalité de mise en forme conditionnelle. Pour commencer une nouvelle semaine, modifiez simplement la date dans la cellule 2 et le planning s’adaptera automatiquement.
Conseils pour tirer le meilleur parti de votre planning dans Google Sheets
Vous pouvez rendre votre planning quotidien plus personnel et plus efficace en le modifiant et en le personnalisant. Voici quelques astuces pour y parvenir :
1. Accédez à votre planning hors ligne
Vous avez la possibilité de modifier et d’utiliser votre planning hors ligne sans le télécharger. Pour cela, il vous suffit d’activer cette fonctionnalité dans votre navigateur Google Chrome. Voici comment faire :
- Installez l’extension Google Docs Offline.
- Rendez-vous sur docs.google.com, cliquez sur le menu en haut à gauche, puis sur « Paramètres ».
- Activez l’option « Hors ligne ».
Cela vous permettra d’accéder à votre planning quotidien hors ligne, par exemple lorsque vous êtes dans un avion ou sur la route avec une connexion internet limitée.
2. Personnalisez votre planning avec la mise en forme conditionnelle
Voici comment utiliser la mise en forme conditionnelle sur votre planning quotidien :
- Sélectionnez l’ensemble de la feuille de calcul.
- Allez dans « Format » et cliquez sur « Mise en forme conditionnelle ».
- Dans le menu déroulant « Mettre en forme les cellules si », cliquez sur « Le texte contient ».
- Tapez le mot-clé spécifique que vous souhaitez mettre en évidence à chaque fois que vous le saisissez.
Par exemple, vous pouvez utiliser les mots-clés « confirmé », « suivi », etc. pour colorer votre planning. Choisissez ensuite la couleur pour mettre en évidence les cellules contenant le mot-clé spécifié. La mise en forme conditionnelle vous permet d’ajouter de l’ordre à votre planning. Vous pouvez colorer vos tâches, réunions, suivis importants, etc. Cette fonctionnalité vous donne un contrôle total sur votre planning, vous aide à organiser vos tâches de manière efficace et à améliorer votre productivité.
3. Gagnez en efficacité en figeant des lignes et des colonnes
Le fait de figer certaines lignes et colonnes vous permet de voir quel jour et à quelle heure une tâche est prévue lorsque vous faites défiler la feuille. Voici comment procéder :
- Sélectionnez une ligne ou une colonne que vous souhaitez figer.
- Une fois surlignée (comme la ligne 4 dans la capture d’écran ci-dessous), cliquez sur « Affichage » > « Figer » > « Jusqu’à la ligne en cours (4) ».
Vous pouvez faire de même avec les colonnes.
Pourquoi choisir Google Sheets pour créer un planning quotidien ?
L’une des principales raisons de choisir Google Sheets pour créer un planning quotidien est l’automatisation. Vous pouvez facilement connecter votre feuille de calcul à d’autres applications et sources telles que Zapier ou votre calendrier Google. Vous pouvez également le partager facilement et manipuler les informations de différentes manières. Peu de calendriers ou d’applications de planning quotidien offrent cette flexibilité.
Il y a de nombreux avantages à créer un planning quotidien dans Google Sheets, en voici quelques-uns :
- C’est gratuit : Google Sheets est gratuit et vous pouvez créer autant de plannings que vous le souhaitez.
- Cela vous fait gagner du temps : avec les modèles prêts à l’emploi, vous n’avez qu’à personnaliser le planning selon vos besoins.
- Personnalisation complète : vous pouvez changer les couleurs, ajouter une mise en forme conditionnelle et bien plus encore.
- Facilité de partage : vous pouvez facilement partager votre planning quotidien avec les membres de votre équipe afin qu’ils puissent planifier leurs événements et réunions facilement.
- Collaboration fluide : le fait de pouvoir partager facilement votre planning et d’accéder aux plannings des autres facilite la collaboration entre les équipes.
- Accès hors ligne : vous pouvez simplement exporter votre planning vers un fichier de feuille de calcul ou PDF et l’utiliser ou le partager hors ligne.
- Synchronisation facile : votre planning quotidien est synchronisé avec votre compte Google et peut être consulté partout où vous avez une connexion internet.
Comment utiliser Friday comme votre planning quotidien
Si Google Sheets vous semble trop complexe à mettre à jour, pensez à utiliser Friday.
Le logiciel de planning quotidien Friday est conçu pour rassembler les tâches les plus importantes de votre travail en un seul endroit. Avec Friday, vous pouvez voir vos réunions, tâches et suivis dans un planning quotidien provenant d’outils que vous utilisez déjà comme Asana, Trello, Todoist, ClickUp, et d’autres. Vous saurez ce que vous devez accomplir et pourrez travailler de manière plus concentrée.
Vous recevrez une notification quotidienne qui regroupe toutes les tâches que vous devez accomplir dans la journée. Cela inclut les réunions et les rendez-vous sur plusieurs calendriers, ce qui est idéal si vous avez un calendrier professionnel et personnel. Vous pouvez voir comment cela fonctionne dans la vidéo ci-dessous.
Si vous installez l’extension Chrome, vous pouvez voir une vue simplifiée de ce que vous devez accomplir lorsque vous ouvrez un nouvel onglet dans votre navigateur. Cela vous aide à rester concentré et à accomplir vos tâches plus rapidement.
Friday propose également des intégrations avec vos outils de gestion de projet préférés. Vous pouvez facilement ajouter d’autres tâches à votre journée.
Fonctionnalités de Friday Planner :
- Voir les réunions et les tâches dans une seule vue, tout est là pour la journée.
- Créer des plages horaires dédiées pour vous concentrer et bloquer les sites distracteurs comme les réseaux sociaux.
- Recevoir un e-mail d’agenda quotidien pour avoir une vue d’ensemble de ce qui vous attend.
- Vues hebdomadaires et mensuelles du planning (bientôt disponibles !).
- Fonctionne comme un bullet journal !
- Intégrations avec Slack, Microsoft Teams, Zoom, Google Meetings et de nombreux autres outils de gestion de projet. Passez en mode ne pas déranger lorsque vous souhaitez vous concentrer ou avoir des réunions.
Tarification :
- Gratuit pour toujours. Liste de tâches + Synchronisation du calendrier + Suivis + Publications + Utilisateurs illimités.
- Individuel Pro : 4 $ par mois. Vue Planning + Synchronisation des tâches/calendriers + Publications + Objectifs + Rapports.
- Équipes : 6 $ par personne/mois. Vue Planning + Publications + Synchronisation des tâches/calendriers + Suivis + Rapports + Encouragements/Brise-glace.
- Entreprise : une intranet moderne et un outil de communication d’entreprise personnalisé selon vos besoins.
Utilisez Friday gratuitement. Aucune carte de crédit requise.
En utilisant Google Sheets ou Friday, vous avez la possibilité de créer un planning quotidien adapté à vos besoins et de gagner en efficacité dans votre travail. À vous de choisir l’outil qui vous convient le mieux !
