Google Sheets offre de nombreuses formules et fonctionnalités (même meilleures que celles des feuilles de calcul Microsoft Excel) qui permettent de diviser du texte.
Dans certains cas, vous pourriez avoir besoin d’intervenir avec une formule pour séparer les noms en prénom et nom de famille (ou l’adresse e-mail en nom d’utilisateur et nom de domaine).
Dans ce tutoriel, je vais vous montrer comment séparer les noms dans Google Sheets avec quatre méthodes simples.
Utiliser la formule SPLIT pour séparer les noms dans Google Sheets
Google Sheets dispose d’une fonctionnalité intégrée appelée SPLIT qui vous permet de diviser le texte en fonction d’un délimiteur.
Dans le cas des noms, le délimiteur est un espace. Cela signifie que la formule utilise l’espace pour séparer le nom complet en prénom et nom de famille (ou en autant de parties que contient le nom).
Supposons que vous disposez d’un ensemble de données comme celui-ci :
Pour diviser le nom complet et séparer les prénoms et noms de famille dans Google Sheets, utilisez la formule suivante dans la cellule B2 de Google Sheets :
=SPLIT(A2, » « )
Dès que vous aurez entré cette formule et appuyé sur Entrée, elle divisera automatiquement le nom en prénom et nom de famille. Le prénom sera placé dans la cellule B2 et le nom dans la cellule C2.
Vous pouvez maintenant copier-coller cette formule dans toutes les cellules de la colonne B ou utiliser le poignée de recopie pour remplir automatiquement les colonnes B et C avec les prénoms et noms de famille.
Notez que lorsque vous utilisez cette formule, Google Sheets ne vous permettra pas de supprimer uniquement le nom de famille de n’importe quel nom. Vous pouvez supprimer le prénom dans la colonne B ou à la fois le prénom et le nom de famille, mais pas seulement le nom de famille.
Cela s’explique par le fait que lorsque vous entrez la formule dans n’importe quelle cellule de la colonne B, elle ajoute automatiquement celle de la colonne C. Le nom de famille fait donc partie de la formule et, comme la formule se trouve dans la colonne B, vous devez le supprimer de là.
Un avantage de l’utilisation de la fonction SPLIT pour séparer les noms (ou tout autre texte) est que cela rend vos résultats dynamiques. Cela signifie que si vous modifiez un nom, les résultats se mettront automatiquement à jour pour refléter le changement.
Notez également que cette formule vous donnera toutes les valeurs divisées. Par exemple, si vous ne souhaitez obtenir que le prénom ou le nom de famille, vous ne pouvez pas utiliser la fonction SPLIT.
Si vous souhaitez uniquement obtenir une partie du texte (par exemple, uniquement le prénom ou uniquement le nom de famille), utilisez la méthode des formules TEXT décrite plus loin dans ce tutoriel.
Utiliser la fonction « Split Text to Columns » pour séparer les noms dans Google Sheets
Une autre fonctionnalité puissante de Google Sheets est la fonction « Split Text to Columns ».
Cette fonction vous permet de spécifier le délimiteur que vous souhaitez utiliser pour séparer les colonnes ou le texte dans Google Sheets (les noms dans notre exemple).
Vous pouvez séparer les colonnes à l’aide d’une virgule, d’un point-virgule, d’un point, d’un espace ou d’un délimiteur personnalisé.
Google Sheets utilise ensuite automatiquement le délimiteur spécifié pour diviser le texte.
Supposons que vous ayez les noms suivants et que vous souhaitiez séparer le nom en prénom et nom de famille :
- Sélectionnez la cellule contenant le nom que vous souhaitez séparer.
- Cliquez sur l’onglet « Données ».
- Cliquez sur l’option « Diviser le texte en colonnes ».
Dans la boîte « Séparateur » qui apparaît, sélectionnez « Espace » comme délimiteur.
Les étapes ci-dessus sépareront instantanément le nom complet en prénoms et noms de famille (dans des colonnes différentes).
Contrairement au résultat de la formule SPLIT, le résultat obtenu après avoir utilisé la fonction « Diviser le texte en colonnes » est statique. C’est une méthode préférée lorsque vous avez une liste et que vous ne voulez séparer le texte qu’une ou deux fois. Si vous souhaitez séparer le texte plusieurs fois ou de manière répétée, l’utilisation d’une formule est préférable.
Utiliser la fonction Texte pour séparer les noms dans Google Sheets
Bien que la fonction SPLIT soit un excellent moyen de diviser le texte en colonnes dans Google Sheets, elle vous donne l’intégralité du texte divisé.
Par exemple, si vous ne souhaitez obtenir que le prénom ou uniquement le nom de famille, vous ne pouvez pas le faire directement avec la fonction SPLIT. Vous pouvez toujours l’utiliser en convertissant la formule en valeurs, puis en supprimant les cellules que vous ne voulez pas, mais cela le rend moins efficace.
Dans de tels cas, vous pouvez utiliser les excellentes fonctions TEXT de Google Sheets. Ces fonctions de texte vous permettent d’extraire uniquement la partie du texte qui vous intéresse.
Laissez-moi vous montrer comment séparer le texte dans Google Sheets en utilisant la fonction Texte avec des exemples.
Supposons que vous ayez l’ensemble de données suivant :
Vous pouvez utiliser la formule suivante pour extraire uniquement le prénom du nom complet :
=GAUCHE(A2;TROUVE( » « ;A2)-1)
La formule ci-dessus utilise la fonction TROUVE pour obtenir la position du caractère d’espace dans le nom. Par exemple, dans le nom « Jesusa Owenby », le caractère d’espace se trouve à la septième position.
Nous utilisons ensuite ce numéro de position pour extraire tous les caractères à sa gauche en utilisant la fonction GAUCHE.
De même, si vous ne voulez obtenir que le nom de famille, vous pouvez utiliser la formule suivante :
=DROITE(A2;NBCAR(A2)-TROUVE( » « ;A2))
La formule ci-dessus utilise le même concept avec une légère variation. Comme nous devons obtenir le nom de famille, nous devons trouver le nombre de caractères à obtenir après le caractère d’espace.
J’ai donc d’abord utilisé la fonction TROUVE pour obtenir la position du caractère d’espace, puis j’ai utilisé la fonction NBCAR pour trouver le nombre de caractères dans le nom. Une simple soustraction du résultat de la formule TROUVE du résultat de la formule NBCAR me donne le nombre de caractères dans le nom de famille.
Ensuite, j’utilise la fonction DROITE pour obtenir tous les caractères de droite (après le caractère d’espace).
Les fonctions Texte vous offrent une grande flexibilité et vous permettent de gérer de nombreux scénarios avec ce type de formules. Par exemple, si vous avez un mélange de prénoms/noms de famille et de prénoms/noms de famille avec un deuxième prénom, vous pouvez toujours utiliser une variation de ces formules Texte pour obtenir le prénom et le nom de famille.
Conclusion
Dans cet article, nous vous avons montré comment séparer les noms dans Google Sheets en utilisant la formule SPLIT, la fonctionnalité « Diviser le texte en colonnes » de Google Sheets, la fonction TEXT et l’add-on Split Names. Maintenant que vous savez comment séparer les noms dans Google Sheets, vous pourriez également être intéressé par notre article qui montre comment transposer dans Google Sheets.
