Comment trier les données dans Google Sheets | Tutoriel avancé

Bienvenue dans ce tutoriel avancé sur le tri des données dans Google Sheets. Vous avez déjà appris à trier des données simples en utilisant quelques clics de souris, mais que faire si vous avez un ensemble de données plus important ou des besoins de tri plus avancés ?

Importer et trier les données dans Google Sheets sans formules

Si vous importez des données externes dans Google Sheets, vous pouvez automatiser ce processus et trier les données à la volée à l’aide de Coupler.io. Coupler.io est une plateforme d’automatisation et d’analyse de données qui vous permet d’importer automatiquement des données dans Google Sheets (et d’autres destinations) à partir de différentes applications et bases de données. Avant de charger vos données source dans la feuille de calcul cible, vous pouvez effectuer des transformations polyvalentes, notamment le tri par une ou plusieurs colonnes. Voici à quoi cela peut ressembler dans l’exemple d’intégration Shopify vers Google Sheets :

Pour commencer à utiliser l’outil, inscrivez-vous à Coupler.io ou installez l’extension Coupler.io Google Sheets depuis le Google Workspace Marketplace.

Maintenant, voyons les options natives que vous pouvez utiliser pour trier les données dans Google Sheets.

Comment trier toutes les données dans Google Sheets par ordre alphabétique

Google Sheets propose deux options intégrées pour trier les données par ordre alphabétique :

• Trier la feuille : trie toutes les données de la feuille par une colonne spécifique.
• Trier une plage : trie les données dans une plage sélectionnée par une colonne spécifique.

Vous trouverez ces options dans le menu Données. Utilisons-les pour trier notre liste de fruits de A à Z.

Trier la feuille par une colonne dans Google Sheets

Pour trier l’ensemble de la feuille, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez la colonne à trier en cliquant sur n’importe quelle cellule de la colonne souhaitée.
2. Allez dans le menu Données et sélectionnez l’option de tri par ordre alphabétique :
   • Trier la feuille par {colonne-sélectionnée}, A à Z
   • Trier la feuille par {colonne-sélectionnée}, Z à A

Voici à quoi ressemble notre liste de fruits triée de A à Z :

Comment trier les données dans Google Sheets avec une ligne d’en-tête

Si votre ensemble de données comprend une ligne d’en-tête, figez-la avant de trier. Pour ce faire, cliquez et faites glisser la ligne horizontale grise que vous pouvez trouver dans le coin supérieur gauche de la feuille de calcul.

Remarque : Si vous omettez cette étape, la fonction Trier la feuille inclura la ligne d’en-tête dans le tri.

Maintenant, vous pouvez appliquer l’option Trier la feuille comme décrit ci-dessus.

Comment trier les données dans Google Sheets par plage

La deuxième option intégrée, Trier une plage, vous permet également de trier les données par ordre alphabétique. Cependant, elle trie la plage de données que vous sélectionnez plutôt que l’ensemble de la feuille :

1. Sélectionnez la plage que vous souhaitez trier. Par exemple, nous allons trier la plage A2:B6.
2. Allez dans le menu Données et sélectionnez l’ordre alphabétique pour le tri de la plage sélectionnée :
   • Trier la plage par {colonne-sélectionnée}, A à Z
   • Trier la plage par {colonne-sélectionnée}, Z à A

Vous pouvez également cliquer sur Trier une plage et configurer le tri à partir de là.

Voici à quoi ressemble la plage de données si elle est triée dans l’ordre alphabétique inverse, de Z à A :

Comment trier les données par valeur dans Google Sheets

Le tri consiste à ordonner les données de manière croissante ou décroissante. Vous ne pouvez donc pas trier par valeur. Cependant, vous pouvez filtrer les données par valeur. Cela explique la confusion entre le tri et le filtrage. Si vous devez filtrer les données par valeur, cliquez sur le bouton « Créer un filtre ». Ensuite, cliquez sur le menu hamburger de la colonne que vous souhaitez filtrer par valeurs et sélectionnez « Filtrer par valeurs ». Spécifiez une ou plusieurs valeurs à filtrer, puis cliquez sur « OK ». L’ensemble de données sera filtré en conséquence.

Lisez notre article de blog pour en savoir plus sur le filtrage dans Google Sheets.

Comment trier les données par valeur numérique dans Google Sheets

Vous pouvez également appliquer les options de tri mentionnées pour trier facilement des valeurs numériques. Voici comment cela fonctionne :

Comment trier les données du plus bas au plus élevé dans Google Sheets

1. Sélectionnez la colonne contenant les valeurs numériques à trier. Dans notre cas, il s’agit de la colonne B.
2. Allez dans le menu Données et sélectionnez l’option d’ordre alphabétique pour le tri :
   • Trier la feuille par {colonne-sélectionnée}, A à Z

Les données seront triées par colonne B dans l’ordre numérique croissant.

Comment trier les données du plus élevé au plus bas dans Google Sheets

Pour changer l’ordre de tri en descendant, utilisez :

• Trier la feuille par {colonne-sélectionnée}, Z à A.

Et voilà :

Comment trier les données par deux colonnes différentes dans Google Sheets

Maintenant, notre ensemble de données nous permet de vous montrer comment trier les données par plusieurs colonnes.

1. Sélectionnez la plage et accédez à Données => Trier la plage.
2. Sélectionnez la colonne principale par laquelle trier, puis cliquez sur le bouton « Ajouter une autre colonne de tri ».

Cliquez sur « Trier » une fois que vous êtes prêt à trier les données.

Remarque : Vous pouvez également trier les données par plusieurs colonnes à l’aide de la fonction TRIER. Nous en parlerons un peu plus tard.

Comment trier les données par date dans Google Sheets

De la même manière que pour les options « Trier la feuille » ou « Trier une plage », vous pouvez trier vos données par date dans Google Sheets. Dans notre exemple, nous devons :

1. Geler la ligne d’en-tête.
2. Sélectionner n’importe quelle cellule de la colonne D (la colonne avec les valeurs de date).
3. Accédez à Données => Trier la feuille par colonne D, A – Z (pour l’ordre croissant) ou Trier la feuille par colonne D, Z – A (pour l’ordre décroissant).

Comment trier les données dans Google Sheets sans perturber les formules

Nous ne savons pas quelles formules vous utilisez pour votre ensemble de données à trier, mais voici les cas d’utilisation les plus courants des erreurs de calcul lors du tri.

Calculs ARRAYFORMULA perturbés après le tri

Il arrive souvent que nous appliquions des formules matricielles en dehors de la section d’en-tête. Par exemple, voici la formule matricielle dans la cellule H2 qui affiche l’état du stock :

=arrayformula(if(len(F2:F)=0,, ifs( F2:F<=0,"en rupture de stock", F2:F<=20,"suffisant", F2:F>20,"en abondance" ) ))

Si nous trions l’ensemble de données, disons par ordre alphabétique de la colonne B, la formule matricielle changera d’emplacement et se perturbera.

Pour éviter cela, veillez à placer vos formules matricielles dans la section d’en-tête, afin qu’elles ne soient pas perturbées par le tri. Voici à quoi cela peut ressembler dans la cellule H1 :

={ "Stock"; arrayformula(if(len(F2:F)=0,, ifs( F2:F<=0,"en rupture de stock", F2:F<=20,"suffisant",F2:F>20, "en abondance" ) )) }

Référence de cellule cassée après le tri et calculs perturbés

Supposons que sur une autre feuille, vous ayez une formule avec la référence à votre ensemble de données. Dans notre exemple, nous avons une simple formule SOMME qui totalise le nombre de sandwiches (produits dont les noms contiennent « sandwich ») en stock.

=SOMME( 'Importer Shopify'!F3, 'Importer Shopify'!F5, 'Importer Shopify'!F7, 'Importer Shopify'!F8, 'Importer Shopify'!F9, 'Importer Shopify'!F10 )

Après le tri, comme vous le comprenez, le calcul se perturbera car les valeurs de référence changeront. Pour éviter cela, veillez à utiliser certains critères pour référencer les cellules de l’ensemble de données à trier. Pour cela, vous pouvez utiliser des fonctions Google Sheets telles que QUERY, VLOOKUP, FILTER, etc.

Dans notre cas, nous pouvons utiliser la fonction SOMME.SI. Voici la formule qui filtre les valeurs dont les noms contiennent « sandwich » et totalise leurs quantités.

=SOMME.SI('Importer Shopify'!B2:B, "*sandwich*", 'Importer Shopify'!F2:F)

Indépendamment de la manière dont l’ensemble de données est trié, la somme reste stable par rapport à l’utilisation de la formule SOMME régulière.

L’idée ici est d’utiliser des formules plus avancées qui seront indépendantes du tri.

Comment trier les données tout en conservant les lignes vides dans Google Sheets

Un autre cas intéressant concerne les lignes vides dans un ensemble de données comme celui-ci :

Lorsque vous triez ces données dans Google Sheets, quel que soit l’ordre (croissant ou décroissant), les lignes vides se retrouvent toujours en bas. Cependant, il est possible de faire apparaître les lignes vides en haut de l’ensemble de données lorsqu’il est trié. La fonction QUERY de Google Sheets peut le faire. Voici à quoi doit ressembler la formule :

=query('Importer Shopify'!A1:H19, "select * order by B")

• 'Importer Shopify'!A1:H19 : la plage de données à trier
• order by B : la colonne à trier (vous pouvez choisir n’importe quelle colonne)

Et voilà !

Puisque nous avons abordé l’utilisation de fonctions Google Sheets pour le tri, approfondissons un peu plus ce sujet.

Comment trier automatiquement les données dans Google Sheets en utilisant la fonction SORT

Qu’est-ce que le tri automatique dans Google Sheets ?

Les options décrites ci-dessus sont bonnes pour trier des données statiques, c’est-à-dire que chaque fois que vous ajoutez de nouvelles entrées à votre jeu de données, vous devez le trier manuellement. Si vous souhaitez trier automatiquement dans Google Sheets, c’est-à-dire trier les données de manière dynamique, vous devez utiliser la fonction SORT. C’est la fonction Google Sheets qui permet de trier les données en fonction des valeurs d’une ou de plusieurs colonnes. SORT n’affecte pas votre ensemble de données actuel, mais crée plutôt un nouvel ensemble de données trié. Voici à quoi ressemble la syntaxe de SORT :

=SORT(plage-de-données, colonne-de-tri, croissant, colonne-de-tri2, croissant2, ...)

• plage-de-données : la plage de données à trier.
• colonne-de-tri : la colonne par laquelle trier (index de colonne ou plage de colonne). colonne-de-tri peut se trouver à l’intérieur ou à l’extérieur de la plage-de-données, mais elle doit avoir le même nombre de lignes que la plage-de-données.
• croissant : appliquez TRUE pour trier par ordre croissant ou FALSE pour trier par ordre décroissant.

Exemple de tri dynamique des données dans Google Sheets

Triez automatiquement nos produits Shopify dans Google Sheets par prix, par ordre décroissant. Pour ce faire, nous avons créé une feuille séparée et appliqué la formule suivante :

={ "id", "title", "description", "date", "price", "amount"; sort('Importer Shopify'!A2:F, 'Importer Shopify'!E2:E, false) }

Maintenant, chaque nouvelle ligne ajoutée à votre jeu de données sera automatiquement triée.

Comment trier les données dans Google Sheets dans différentes feuilles

En utilisant la fonction SORT, vous pouvez trier automatiquement les données dans différentes feuilles Google. Pour ce faire, vous devez simplement spécifier la plage de données que vous souhaitez placer et trier dans une feuille spécifique, et répéter cette opération pour les autres feuilles. Dans notre exemple, nous souhaitons diviser l’ensemble de données en deux parties et les placer dans deux feuilles différentes. Nous aurons donc besoin de deux formules SORT pour chaque feuille :

Feuille n°1 :

={ "id", "title", "description", "date", "price", "amount"; sort('Importer Shopify'!A2:F6, 5, false) }

• 'Importer Shopify'!A2:F6 : première partie de l’ensemble de données
• 5 : l’index de colonne par lequel trier

Feuille n°2 :

={ "id", "title", "description", "date", "price", "amount"; sort('Importer Shopify'!A7:F11, 2, true) }

• 'Importer Shopify'!A7:F11 : deuxième partie de l’ensemble de données
• 2 : l’index de colonne par lequel trier

Dans cet exemple, nous avons divisé l’ensemble de données en deux parties et les avons triées différemment dans chaque feuille.

Comment inverser le tri des données dans Google Sheets

Il n’est pas compliqué d’inverser les lignes de votre ensemble de données trié. Il vous suffit de changer l’ordre de tri, c’est-à-dire de croissant à décroissant ou vice-versa. Cependant, que faire si votre ensemble de données n’est pas trié et que vous ne souhaitez pas le trier, mais le renverser simplement ?

Dans ce cas, vous pouvez l’inverser assez facilement en utilisant SORT. Voici la formule à utiliser :

=SORT(plage-de-données, LIGNES(plage-de-données), FALSE)

Dans notre exemple, la formule ressemblera à ceci :

=SORT(A2:F11, LIGNES(A2:F11), FALSE)

ou comme ceci si vous souhaitez conserver les en-têtes :

={ "id", "title", "description", "date", "price", "amount"; SORT(A2:F11, LIGNES(A2:F11), FALSE) }

Comme alternative, vous pouvez envisager d’utiliser la fonction INDEX imbriquée avec LIGNES. La formule pour notre exemple sera la suivante :

=INDEX($A$2:$F$11, LIGNES(A2:$F$11))

Cette formule renverra la dernière ligne de la plage de données. Pour obtenir les autres lignes, vous devrez faire glisser la formule vers le bas manuellement.

Comment trier un ensemble de données par couleur dans Google Sheets

Depuis 2020, les utilisateurs de Google Sheets disposent d’une fonctionnalité intégrée pour trier les données par couleur, à la fois la couleur de remplissage et la couleur du texte. Voyons comment cela fonctionne sur l’exemple de l’ensemble de données suivant.

Pour activer le tri par couleur, sélectionnez n’importe quelle cellule de la plage de données et cliquez sur le bouton de filtre. Ensuite, cliquez sur l’icône de filtre à côté de l’en-tête de la colonne par laquelle vous souhaitez trier => Trier par couleur => Couleur de remplissage => et sélectionnez la couleur.

Nous avons sélectionné le jaune pour notre plage de données, et la fonction de tri montre maintenant les lignes colorées en jaune en premier :

Pour regrouper les lignes par couleur, vous devrez répéter le tri pour le reste des couleurs.

Le même algorithme fonctionne lorsque vous devez trier les données par couleur de texte.

En conclusion : Comment trier les lignes dans Google Sheets sans mélanger les données

Nous avons présenté plusieurs options pour trier vos données sans commettre d’erreurs. Nous vous recommandons d’utiliser la fonction SORT dans la plupart des cas, car elle ne modifie pas votre ensemble de données actuel lors du tri. Cela vous permettra de conserver les données brutes et les données triées dans des feuilles distinctes.

En même temps, les fonctionnalités de tri intégrées à Google Sheets faciliteront le tri immédiat des données. Vous connaissez probablement d’autres moyens de trier les données sans les perturber. Partagez vos cas d’utilisation avec nous et nous serons heureux de les ajouter à ce tutoriel. Bonne chance avec vos données ! Crawlan.com