Comment utiliser la mise en forme conditionnelle dans Google Sheets

Interpréter des tableaux remplis de données n’est pas une compétence qui me vient naturellement. Mes yeux se brouillent de trop d’informations avant même que je puisse en comprendre le sens. C’est pourquoi j’utilise la mise en forme conditionnelle.

Cela m’aide à mieux comprendre les données clés en un coup d’œil, ce qui me permet de suivre des choses comme mes habitudes de dépenses et les progrès de mon équipe vers nos objectifs trimestriels.

Ici, je vais vous guider à travers les bases de la mise en forme conditionnelle dans Google Sheets. Et je vais vous montrer comment appliquer certaines des règles de mise en forme les plus courantes. Pour suivre, utilisez notre tableau de démonstration. Copiez le tableau, puis essayez-le pendant que nous avançons dans le tutoriel.

Mais d’abord, si vous cherchez un rappel rapide, voici la version simplifiée de l’utilisation de la mise en forme conditionnelle. (Faites défiler vers le bas pour en savoir plus en détail et pratiquer avec notre tableau de démonstration.)

Sélectionnez la plage de cellules à laquelle vous souhaitez appliquer les règles de mise en forme.
Sélectionnez Format > Mise en forme conditionnelle.
Dans la fenêtre Règles de mise en forme conditionnelle qui apparaît, cliquez sur le menu déroulant sous Formater les cellules si…
Sélectionnez la condition qui doit déclencher votre règle.
Sous Style de formatage, sélectionnez le style de mise en forme souhaité.
Cliquez sur Terminé.

Vous voulez afficher toutes les règles de votre tableau ? Il vous suffit de sélectionner l’ensemble de la plage de données (ou de la feuille entière) et d’ouvrir la fenêtre Règles de mise en forme conditionnelle en utilisant la première étape ci-dessus. Cela affichera une liste complète de toutes les règles existantes. Vous pouvez également supprimer rapidement les règles en sélectionnant l’icône Supprimer la règle, qui ressemble à une poubelle.

Qu’est-ce que la mise en forme conditionnelle dans Google Sheets ?

Dans Google Sheets, la mise en forme conditionnelle vous permet de modifier dynamiquement le style du texte et la couleur de fond d’une cellule en fonction des règles personnalisées que vous définissez. Chaque règle que vous définissez est créée à l’aide d’une déclaration « si cela, alors cela ».

Dans l’exemple ci-dessous, la règle dit à Google Sheets : « Si n’importe quelle cellule de la colonne E est égale à 0 %, alors changez la couleur de fond de cette cellule en jaune clair ».

Avant d’aller plus loin, clarifions les trois composants clés qui composent chaque règle de mise en forme conditionnelle :

Plage : La cellule (ou les cellules) auxquelles s’applique la règle. Dans l’exemple ci-dessus, la plage est « E:E » (c’est-à-dire l’ensemble de la colonne E).
Condition : C’est la partie « si » de la règle « si cela, alors cela ». Elle fait référence à l’événement déclencheur qui doit se produire pour que la règle s’exécute. Dans l’exemple ci-dessus, la condition est « est égal à ».
Formatage : C’est la partie « alors » de la règle « si cela, alors cela ». Elle fait référence au style de mise en forme qui doit s’appliquer à une cellule donnée si les conditions sont remplies. Dans l’exemple ci-dessus, le style est « couleur de fond en jaune clair ».

Comment utiliser la mise en forme conditionnelle dans Google Sheets

La mise en forme conditionnelle est un moyen efficace de mettre en évidence des informations précieuses. Voici comment créer et modifier des règles de mise en forme conditionnelle dans Google Sheets.

1. Sélectionnez une plage

Tout d’abord, sélectionnez la plage souhaitée. Vous avez deux options pour le faire.

Option 1 : Sélectionnez une plage directement dans la feuille de calcul. Cela peut être une seule cellule ou plusieurs cellules réparties sur différentes lignes et colonnes. Si vous ne gérez pas beaucoup de données, c’est le moyen le plus rapide d’aller.
Option 2 : Sans sélectionner quoi que ce soit, cliquez sur Format > Mise en forme conditionnelle. Dans la fenêtre Règles de mise en forme conditionnelle, saisissez la plage souhaitée dans Appliquer à la plage.

Pour ajouter d’autres plages, cliquez sur Sélectionner une plage de données (représentée par une grille) depuis la zone de texte de la plage de cellules. Dans la fenêtre Sélectionner une plage de données qui apparaît, cliquez sur Ajouter une autre plage.

2. Créez la condition

Une fois que vous avez sélectionné votre plage, créez la règle déclencheur (c’est-à-dire votre déclaration « si cela, alors cela ») dans la section Mettre en forme les cellules si. Il existe de nombreux déclencheurs parmi lesquels choisir, ce qui aura une incidence sur la façon dont vous formatez votre règle. Regardons les déclencheurs les plus courants.

a. Appliquer une mise en forme conditionnelle avec « est vide » / « n’est pas vide »

Le premier ensemble de déclencheurs, « la cellule est vide » et « la cellule n’est pas vide », s’exécute en fonction de la présence ou de l’absence de données dans la plage spécifiée.

Essayez ceci :

Dans le tableau de démonstration, sélectionnez la cellule A1, puis cliquez sur Format > Mise en forme conditionnelle.
Sélectionnez le déclencheur « est vide ». Étant donné que la cellule sélectionnée (A1) est vide, le formatage conditionnel par défaut s’appliquera. Magie ! (Note : ce n’est pas réellement de la magie.)

b. Appliquer une mise en forme conditionnelle basée sur du texte

Pour formater automatiquement une cellule en fonction de son texte, utilisez l’un de ces déclencheurs basés sur le texte :

Texte contient
Texte ne contient pas
Texte commence par
Texte se termine par
Texte est exactement

Essayez ceci : Supposons que vous souhaitiez mettre en évidence tous vos employés basés dans le bureau de Tampa.

Sélectionnez la colonne B, puis cliquez sur Format > Mise en forme conditionnelle.
Sous Mettre en forme les cellules si, sélectionnez Texte contient.
Dans le champ Valeur ou formule, entrez « Tampa » (la valeur du texte n’est pas sensible à la casse).

Maintenant, le style de formatage par défaut s’appliquera à toute cellule contenant le mot « Tampa ». Et comme vous avez appliqué la règle à toute la colonne B, chaque fois que vous ajouterez un nouveau représentant dans le bureau de Tampa, la cellule contenant « Tampa » sera automatiquement mise en évidence pour un accès facile.

c. Appliquer une mise en forme conditionnelle basée sur des valeurs numériques

Pour formater automatiquement une cellule en fonction de valeurs numériques, utilisez l’un de ces déclencheurs :

Supérieur à
Supérieur ou égal à
Inférieur à
Inférieur ou égal à
Est égal à
N’est pas égal à
Est entre
N’est pas entre

Essayez ceci : Supposons que vous souhaitiez mettre en évidence les objectifs de « dépassement », c’est-à-dire tous les objectifs pour lesquels la hausse est de 20 % ou plus.

Sélectionnez la colonne E, puis cliquez sur Format > Mise en forme conditionnelle.
Sous Mettre en forme les cellules si, sélectionnez Supérieur ou égal à.
Dans le champ Valeur ou formule, entrez « 20% ».

d. Appliquer une mise en forme conditionnelle à une ligne entière

Appliquer une mise en forme conditionnelle à des lignes entières est un peu plus avancé et nécessite l’utilisation d’une formule personnalisée.

Essayez ceci : Supposons que vous souhaitiez accéder rapidement à toutes les données associées à vos représentants de Tampa actuels, y compris leurs noms et leurs objectifs de vente.

Sélectionnez l’ensemble de vos données (dans ce cas, A3:F14) et cliquez sur Format > Mise en forme conditionnelle.
Sous Mettre en forme les cellules si, sélectionnez La formule personnalisée est (dernière option).
Dans le champ Valeur ou formule, entrez =$B:$B= »Tampa ».

Maintenant, chaque ligne contenant « Tampa » dans la colonne B est mise en évidence.

Comment cela fonctionne-t-il ? Analysons la formule personnalisée.

Le symbole = indique le début de la formule. $B:$B indique à Google Sheets de rechercher une valeur spécifique dans la colonne B. En ajoutant le $ avant B, cela indique à Google de ne rechercher que dans la colonne B. Et enfin, = »Tampa » indique à Google Sheets quelle valeur rechercher.

Maintenant, supposons que vous souhaitiez mettre en évidence toutes les lignes où l’objectif « stretch » est supérieur ou égal à 20 %. Là encore, vous utiliseriez une formule personnalisée. Dans ce cas, vous entreriez =$E:$E>=20%.

Si vous appliquez une formule personnalisée basée sur des valeurs numériques, vous disposez de plusieurs opérateurs avec lesquels vous pouvez jouer : inférieur ou égal à (<=), inférieur à (<), supérieur à (>), ou égal à (=).

Vous pouvez également utiliser une formule personnalisée pour mettre en évidence toutes les lignes qui n’incluent pas une valeur donnée. Par exemple, si vous souhaitez mettre en évidence vos représentants qui ne travaillent pas dans le bureau de Tampa, vous utiliseriez la formule personnalisée =$B:$B<> »Tampa ».

e. Appliquer une mise en forme conditionnelle à l’aide d’une échelle de couleurs

L’échelle de couleurs est un autre style de mise en forme qui permet de visualiser plus facilement les valeurs sur un spectre.

Essayez ceci : Supposons que vous souhaitiez voir où se situent les objectifs de dépassement de vos représentants sur un spectre : une augmentation de 0 % n’étant pas géniale et une augmentation de 50 % étant un objectif de dépassement remarquable. Une excellente façon de visualiser cela est d’utiliser une échelle de couleurs où la couleur de remplissage varie en intensité en fonction de la valeur de la cellule. Voici comment procéder.

Sélectionnez la colonne E, puis cliquez sur Format > Mise en forme conditionnelle.
Dans la fenêtre Règles de mise en forme conditionnelle, cliquez sur Échelle de couleurs. Le formatage par défaut apparaîtra, mettant en évidence les pourcentages d’objectifs de dépassement les plus bas avec une couleur très saturée (dans ce cas, vert foncé) et les pourcentages les plus élevés avec une version moins saturée de la même couleur (dans ce cas, vert clair).

f. Appliquer une mise en forme conditionnelle basée sur des dates

Avant d’appliquer des règles de mise en forme conditionnelle à l’aide de dates, il est important d’utiliser un format de date cohérent dans toute la feuille de calcul.

Pour cela, sélectionnez les cellules qui contiennent des dates, cliquez sur Format > Nombre. À partir de là, vous pouvez soit sélectionner le format de date par défaut, soit sélectionner Date et heure personnalisées et choisir le format de votre choix.

Maintenant que votre format de date est cohérent, vous pouvez appliquer des règles de mise en forme conditionnelle basées sur des dates. Voici vos options :

Date est
Date est avant
Date est après

Essayez ceci : Supposons que vous souhaitiez mettre en évidence les représentants qui ont des objectifs d’augmentation de leurs ventes d’ici la fin août.

Sélectionnez la colonne F, puis cliquez sur Format > Mise en forme conditionnelle.
Sous Mettre en forme les cellules si, sélectionnez Date est avant > Date exacte.
Dans le champ Valeur ou nombre, entrez 01/09/2023.

g. Appliquer plusieurs règles de mise en forme conditionnelle

Ajouter plus d’une règle de mise en forme conditionnelle à une plage donnée est facile. Il vous suffit de sélectionner la plage, de cliquer sur Format > Mise en forme conditionnelle, puis de cliquer sur Ajouter une autre règle.

Google Sheets exécutera chaque règle, dans l’ordre où elles ont été créées, jusqu’à ce qu’il trouve une condition qui nécessite un changement de style. Cependant, une fois qu’une règle est remplie par une cellule donnée, les règles suivantes ne la remplaceront pas.

Dans l’exemple ci-dessous, les règles de mise en forme conditionnelle suivantes ont été appliquées à l’ensemble des données (A3:F14) :

Première règle : Si le représentant est basé à Tampa, mettez en surbrillance toute la ligne en vert clair.
Deuxième règle : Si l’augmentation des objectifs de vente de n’importe quel représentant est égale à 0 %, mettez en surbrillance la cellule en jaune clair.

Jackson (ligne 7) travaille au bureau de Tampa. Parce qu’il remplit la première règle, la ligne 7 est mise en évidence en vert. Même si Jackson a également une augmentation de 0 % dans ses objectifs de vente et que la deuxième règle s’applique théoriquement, cela n’a pas d’importance pour Google Sheets. C’est une règle de mise en forme conditionnelle pour… toutes les règles.

3. Sélectionnez un style de formatage

Jusqu’à présent, nous avons principalement utilisé le style de formatage par défaut de Google Sheets pour mettre en évidence des cellules spécifiques. Mais si vous souhaitez ajouter un peu plus de pizzazz, vous pouvez facilement mettre à jour votre style de formatage. Voici comment procéder.

Dans la fenêtre Règles de mise en forme conditionnelle, cliquez sur Par défaut sous Style de formatage pour choisir parmi cinq autres styles prédéfinis. Si aucune de ces options ne répond à vos besoins, vous pouvez également créer un style personnalisé en utilisant les outils sous Style de formatage.

Bonus : Comment copier et coller la mise en forme conditionnelle dans une autre feuille de calcul Google

Supposons que vous disposiez de plusieurs feuilles de données et que vous souhaitiez appliquer les mêmes règles de mise en forme conditionnelle d’une feuille à une autre dans Google Sheets. Vous pourriez appliquer les mêmes règles manuellement, ou vous pouvez emprunter un raccourci beaucoup plus rapide : copier et coller, mais de manière spéciale. Voici ce que je veux dire.

Dans l’exemple ci-dessous, il y a deux feuilles de calcul de données de ventes : une pour les objectifs de 2022 et une autre pour les objectifs de 2023. Dans la feuille Objectifs 2022, la règle est « si la valeur est égale à 0 %, mettez en surbrillance la cellule en vert clair ». Voici comment appliquer la même règle à la feuille Objectifs 2023.

Cliquez sur n’importe quelle cellule à laquelle la règle souhaitée est appliquée dans la feuille Objectifs 2022 et utilisez votre raccourci clavier pour la copier.
Cliquez sur l’onglet de la feuille de calcul Objectifs 2023.
Mettez en surbrillance la plage de données dans la colonne E (E3:E14).
Faites un clic droit et sélectionnez Coller les valeurs seulement > Format uniquement.

Toute cellule de la colonne E avec la valeur 0 % sera immédiatement remplie en vert clair.

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Cet article a été initialement publié en décembre 2018 par Theodor Porutiu. La dernière mise à jour a eu lieu en février 2023.

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Qu’est-ce que la mise en forme conditionnelle dans Google Sheets ?