Gérer une entreprise de commerce électronique en pleine croissance et avoir besoin de détails sur votre inventaire ? Les feuilles de calcul sont un excellent outil pour suivre l’inventaire de votre magasin, répertorier tous vos produits et fournitures, et enregistrer toutes les ajouts ou les retraits.
Le seul problème est que cela peut être fastidieux et chronophage de mettre à jour et de modifier votre feuille de calcul à chaque fois que vous ajoutez un nouveau produit à votre stock ou qu’une nouvelle vente diminue votre inventaire.
Heureusement, il existe un moyen de gérer et de mettre à jour automatiquement votre inventaire dans une feuille de calcul Google Sheets à chaque fois qu’une nouvelle réponse à un formulaire Google est soumise, de sorte que la quantité de stock soit mise à jour dès que quelque chose change.
Allons droit au but
- Avant de commencer
- Configurez votre déclencheur Google Forms
- Configurez votre étape de recherche Google Sheets
- Configurez votre étape de formatage
- Configurez votre action Google Sheets
Avant de commencer
Vous devrez créer un formulaire Google et une feuille de calcul d’inventaire dans Google Sheets si vous n’en avez pas déjà. Vous devriez avoir au moins une soumission dans votre formulaire Google et un certain inventaire dans votre feuille de calcul.
Si vous partez de zéro, suivez les instructions ci-dessous.
Comment configurer une feuille de calcul d’inventaire
Dans une autre fenêtre, ouvrez Google Sheets, créez une nouvelle feuille de calcul, puis répertoriez votre inventaire là-bas. Assurez-vous d’ajouter au moins une colonne pour les numéros d’identification de vos produits ou les SKU (Stock Keeping Units) et la quantité d’articles que vous avez actuellement.
Maintenant, nous allons créer un nouveau formulaire Google pour mettre à jour l’inventaire. À l’intérieur de la même feuille de calcul, cliquez sur Outils > Créer un nouveau formulaire dans votre feuille de calcul.
Dans le formulaire, ajoutez les champs que vous souhaitez mettre à jour, y compris au moins l’identifiant du produit ou le SKU et le nombre de stocks que vous ajoutez (ou supprimez, ce que vous ferez en ajoutant une quantité négative).
Vous pouvez également ajouter une validation à votre quantité, cliquez sur le menu des 3 points sur cette question, sélectionnez Validation de la réponse, et ajoutez les détails nécessaires pour vous assurer que vous disposez des bonnes données.
Un onglet sera automatiquement créé dans votre feuille de calcul, de sorte que chaque fois que vous remplirez votre formulaire Google, vos réponses seront redirigées là-bas. Nous appellerons cet onglet « Formulaire de mise à jour d’inventaire ».
Une fois que vous avez une feuille de calcul d’inventaire et que votre formulaire Google est configuré, vous pouvez passer à la configuration de votre Zap.
Configurez votre déclencheur Google Forms
Tout d’abord, configurez votre déclencheur, l’événement qui déclenche votre Zap. Dans l’éditeur de Zap, recherchez et sélectionnez Google Forms comme application de déclenchement et Nouvelle réponse au formulaire comme événement. Cliquez sur Continuer.
Maintenant, connectez votre compte Google Forms. Si vous avez déjà connecté Google Forms à Zapier, votre compte s’affichera automatiquement. Cliquez sur Changer pour sélectionner un compte différent dans le menu déroulant (si vous en avez connecté d’autres auparavant) ou cliquez sur Se connecter pour ajouter un nouveau compte.
Une fois que vous avez connecté votre compte, cliquez sur Continuer. Sélectionnez le formulaire Google que vous souhaitez utiliser et cliquez sur Continuer une fois de plus.
Il est maintenant temps de tester votre déclencheur. Lorsque vous cliquez sur Tester l’étape, Zapier trouvera une réponse récente au formulaire. Si vous n’avez jamais soumis de réponse auparavant (parce que le formulaire est nouveau), soumettez maintenant une réponse au formulaire Google avec de nouveaux numéros de produit. (Vous pouvez le supprimer plus tard.) Ces données seront utilisées pour configurer le reste de votre Zap.
Lorsque votre déclencheur retourne avec succès une soumission de formulaire, cliquez sur Continuer avec l’enregistrement sélectionné.
Configurez votre étape de recherche Google Sheets
Maintenant, configurez l’action, l’événement que votre Zap effectuera une fois déclenché. Sélectionnez Google Sheets comme application d’action et Rechercher une ligne de feuille de calcul comme événement d’action. Cliquez sur Continuer.
Connectez votre compte Google Sheets à Zapier et cliquez sur Continuer. Tout comme pour votre étape de déclenchement, vous sélectionnerez soit une liste de comptes précédemment connectés, soit vous cliquez sur Se connecter pour connecter un nouveau compte à Zapier.
Maintenant, il est temps de personnaliser votre étape d’action en spécifiant comment Zapier trouvera l’inventaire que vous souhaitez mettre à jour. Tout d’abord, sélectionnez le lecteur dans lequel se trouve votre feuille de calcul. Ensuite, sous Feuille de calcul, sélectionnez votre feuille de calcul principale. Sous Feuille de calcul, sélectionnez l’onglet contenant votre liste d’inventaire (dans notre exemple, cela s’appelle Feuille d’inventaire).
Sous Colonne de recherche, choisissez votre colonne d’identifiant de produit ou de SKU dans votre onglet d’inventaire. Ensuite, sous Valeur de recherche, sélectionnez le champ SKU de votre formulaire Google.
Une fois que vous avez ajusté ces champs, cliquez sur Continuer.
Il est maintenant temps de tester votre étape d’action. Lorsque vous cliquez sur Tester l’étape, Zapier enverra une ligne de feuille de calcul à Google Sheets selon la façon dont vous avez configuré votre étape.
Configurez votre étape de formatage
Il est temps de faire les calculs et de calculer votre nouvelle quantité de stock. Ajoutez une autre étape à votre Zap en cliquant sur le signe plus sous votre étape précédente de Google Sheets.
Sélectionnez Formatter par Zapier comme application d’action et Nombres comme événement d’action. Cliquez sur Continuer.
Sous Transformation, sélectionnez Effectuer une opération mathématique. Sous Opération, sélectionnez Ajouter.
Maintenant, il est temps d’entrer les valeurs que vous souhaitez additionner. Sous Entrée, cliquez dans le premier champ et sélectionnez la valeur Quantité dans la liste déroulante des données de votre étape précédente. Dans le champ suivant, cliquez et sélectionnez la valeur Stock dans votre feuille de calcul Google. Cliquez sur Continuer.
Il est maintenant temps de tester votre étape de déclenchement. Cliquez sur Tester l’étape. Si votre étape de formatage fonctionne correctement, vous verrez la somme des entrées que vous avez spécifiées précédemment, dans ce cas, 10 + 1 = 11.
Configurez votre action Google Sheets
Il est maintenant temps de configurer la toute dernière action : mettre à jour votre ligne de feuille de calcul avec la bonne quantité de stock.
Cliquez sur le signe plus après votre étape d’action précédente pour ajouter une nouvelle étape à votre Zap. Sélectionnez Google Sheets comme application d’action et Mettre à jour une ligne de feuille de calcul comme événement d’action. Cliquez sur Continuer.
Une fois de plus, choisissez le compte Google Sheets que vous souhaitez utiliser ou connectez-en un nouveau à Zapier. Ensuite, cliquez sur Continuer. Sous Feuille de calcul, sélectionnez la même feuille d’inventaire que votre étape précédente (la nôtre s’appelle Test d’inventaire). Sous Feuille de calcul, sélectionnez l’onglet de votre feuille de stock.
Maintenant, sous Ligne, cliquez sur Personnalisé et sélectionnez Rechercher une ligne de feuille de calcul dans Google Sheets.
Sélectionnez la valeur ID de votre première étape Google Sheets.
Maintenant, faites défiler jusqu’au dernier champ. Cliquez dans le champ Quantité en stock, cliquez sur le menu déroulant Nombres dans Formatter par Zapier, et sélectionnez la valeur Output de votre étape de formatage. Cela ajoutera la nouvelle quantité à votre feuille de calcul pour maintenir votre inventaire à jour.
Cliquez sur Continuer.
Il est maintenant temps de tester votre Zap. Si votre Zap fonctionne, vous verrez une quantité d’articles mise à jour dans votre feuille de calcul d’inventaire.
Une fois que vous avez testé votre Zap, n’oubliez pas de cliquer sur Publier pour l’activer, puis partagez le formulaire avec votre équipe. Maintenant, chaque fois que vous avez besoin de mettre à jour votre inventaire dans Google Sheets, il vous suffit de remplir ce formulaire et votre feuille de calcul d’inventaire sera mise à jour automatiquement.
Cet article a été initialement publié en mai 2017, rédigé par Matt Guay, avec des mises à jour précédentes par Elena Alston. Il a été récemment mis à jour en février 2024 par Hannah Herman.
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