Google Sheets dispose de plusieurs fonctions intégrées pour vous aider à effectuer des calculs et trouver des données dans vos feuilles de calcul. Une fonction essentielle, surtout si vous travaillez avec des feuilles de calcul volumineuses et complexes, est la fonction VLOOKUP.
La fonction VLOOKUP de Google Sheets vous fait gagner du temps et des efforts lorsque vous recherchez des points de données spécifiques ou que vous croisez des données dans les feuilles de calcul.
Découvrez comment cela fonctionne ci-dessous.
Qu’est-ce que la fonction VLOOKUP de Google Sheets ?
VLOOKUP est une fonction de Google Sheets qui signifie « Recherche verticale ». Cet outil vous permet de rechercher une entrée spécifique dans une colonne de données pour trouver les données correspondantes de cette ligne s’il y a une correspondance.
Imaginez que vous cherchez votre note sur une liste affichée (à une époque où c’était ainsi que les gens vérifiaient leurs notes, de toute façon). Le professeur affiche une feuille de papier avec deux colonnes : noms des étudiants et notes. Vous parcourez la première colonne pour trouver votre nom, le localisez, puis passez directement à la deuxième colonne pour trouver votre note. La fonction VLOOKUP fait cette recherche manuelle pour vous et renvoie automatiquement les informations dont vous avez besoin, tant qu’il y a une correspondance pour votre recherche.
La formule de la fonction est : =VLOOKUP(clé_de_recherche, plage, index, [triée])
Elle comprend les quatre parties suivantes :
- Clé_de_recherche : Le point de données d’identification que vous recherchez (par exemple, votre nom).
- Plage : Les cellules qui contiennent les colonnes à partir desquelles vous souhaitez extraire des données – c’est là que vous indiquez à la formule de rechercher votre réponse.
- Index : La colonne avec la valeur de retour (par exemple, votre note).
- Triée : Une valeur vraie ou fausse où FAUX signifie la correspondance exacte et VRAI signifie la correspondance la plus proche (dans 99% des cas, FAUX est le paramètre préféré).
Les VLOOKUP peuvent également être utilisées pour trouver des points de données qui peuvent être répartis sur différentes feuilles afin de compiler vos données. Pour les utilisateurs de SQL, cela équivaut à une jointure externe gauche.
Continuez à lire pour des exemples et des instructions étape par étape.
5 choses importantes à savoir sur la fonction VLOOKUP dans Google Sheets
Bien que la formule VLOOKUP semble assez simple en apparence, il existe quelques astuces pour vous assurer d’obtenir les bonnes données dans vos résultats de recherche.
1. Les valeurs de recherche doivent être dans la première colonne de la plage
Avec VLOOKUP, votre valeur de recherche doit être dans la première (la plus à gauche) colonne de la plage sur laquelle vous travaillez. Si la valeur se trouve dans une colonne à droite des informations que vous recherchez, la fonction ne fonctionnera pas.
2. VLOOKUP ne fait pas la différence entre les majuscules et les minuscules dans Google Sheets
La fonction VLOOKUP de Google Sheets ne fait pas la différence entre les lettres majuscules et minuscules. Pour une recherche sensible à la casse, vous devriez utiliser d’autres fonctions ou scripts.
3. VLOOKUP renvoie la première correspondance
VLOOKUP s’arrête à la première correspondance trouvée. S’il y a plusieurs correspondances dans votre plage, la fonction ne renverra que la valeur associée à la première correspondance trouvée.
4. Utilisez des références de cellules absolues pour copier sur plusieurs cellules
Dans Google Sheets, vous voudrez utiliser des références de cellules absolues pour la plage lors de l’application de la fonction VLOOKUP et de sa copie vers d’autres cellules. Par exemple, au lieu de A1:D100, utilisez $A$1:$D$100. Sans cela, lorsque vous faites glisser la formule vers le bas ou vers d’autres cellules, Google Sheets ajustera automatiquement les références des cellules, ce qui entraînera des résultats incorrects.
5. Correspondance approximative et correspondance exacte
Par défaut, la fonction VLOOKUP dans Google Sheets effectue une correspondance approximative, ce qui nécessite que votre première colonne soit triée par ordre croissant. Si vous voulez trouver une correspondance exacte, vous devez définir le quatrième argument facultatif sur FALSE. Sans cela, VLOOKUP pourrait renvoyer des résultats inattendus si une correspondance exacte n’est pas trouvée.
Comment créer votre propre fonction VLOOKUP dans Google Sheets
Pour créer votre propre fonction VLOOKUP, ouvrez une feuille de calcul Google Sheets. Assurez-vous que toutes vos données sont organisées dans des colonnes clairement étiquetées et que vous savez ce que vous recherchez. Ensuite, mettez la fonction au travail. Voici comment :
1. Configurez votre feuille de calcul.
Restez organisé en tapant deux étiquettes en dessous ou à côté de vos données : « Mot-clé de recherche » et l’étiquette pour la valeur de retour que vous recherchez (par exemple, « Taille de l’accord » dans cet exemple). Tapez (ou copiez) votre terme de recherche dans la case à côté de l’étiquette. Dans cet exemple, nous recherchons des données relatives à la société Chopped dans notre liste, nous utilisons donc cela comme terme de recherche. Assurez-vous que votre terme de recherche est identique à celui qui apparaît dans votre ensemble de données.
2. Ajoutez une formule VLOOKUP
Dans la case suivante, commencez à taper votre formule avec un signe égal suivi de VLOOKUP et d’une parenthèse ouvrante.
3. Indiquez ce qu’il faut rechercher
La partie search_key de la formule indique ce que vous voulez trouver.
Pour sélectionner le search_key, cliquez sur la cellule contenant votre terme de recherche. Dans notre exemple, il s’agit de la cellule contenant « Chopped ». Lorsque vous tapez une valeur différente dans la cellule search_key, la fonction VLOOKUP recherchera des résultats correspondant à cette valeur. Google Sheets mettra en évidence la case que vous avez sélectionnée en la contourant avec une ligne pointillée colorée et le numéro de cellule sera automatiquement ajouté à votre formule. Vous pouvez également taper le numéro de cellule, par exemple « B22 ».
Tapez une virgule pour séparer les valeurs dans la formule.
4. Indiquez où chercher
La plage indique à votre formule où chercher en spécifiant quelles données prendre en compte dans la recherche. Entrez la plage en cliquant et en faisant glisser sur la feuille de calcul pour sélectionner toutes les données que vous souhaitez inclure dans votre recherche. Dans ce cas, ce sont les cinq colonnes de données de la feuille de calcul. Ajoutez une virgule pour passer à la prochaine entrée.
5. Entrez votre index
L’index indique à votre VLOOKUP à partir de quelle colonne il doit extraire les réponses. Saisissez le numéro (sous forme de chiffres) de la colonne à partir de laquelle vous souhaitez extraire les données, suivi d’une virgule. Comme les informations « Taille de l’accord » se trouvent dans la cinquième colonne à partir de la gauche, nous entrerons le chiffre « 5 ». Ne mettez pas en évidence la colonne ou n’entrez pas le nom de la colonne ici – la formule ne reconnaîtra pas ces formes.
Tapez une autre virgule pour votre dernière valeur de formule.
6. Terme de recherche exact par rapport à une correspondance approximative
Pour une correspondance exacte avec votre terme de recherche, entrez FALSE ou 0. Tapez VRAI ou 1 pour une correspondance approximative, mais cela n’est généralement pas nécessaire. Terminez la formule en fermant la parenthèse.
7. Complétez votre formule
Appuyez sur Entrée pour voir les résultats de votre recherche. Dans cet exemple, la fonction a renvoyé un montant estimé de 1 200 $ pour Chopped.
8. Vérifiez vos réponses
Les premières fois que vous utilisez la fonction, vous voudrez peut-être vérifier vos résultats manuellement pour vous assurer que vous entrez correctement toutes les informations.
Pour cet exemple, une recherche manuelle montre que la fonction a renvoyé la bonne taille de l’accord pour Chopped.
Copier une formule VLOOKUP sur plusieurs cellules et compiler des données à partir de plusieurs feuilles
Une fois que vous savez comment créer une formule VLOOKUP, cela peut être un outil puissant pour les utilisateurs de feuilles de calcul. Un problème courant qu’il aide à résoudre est la compilation ou la mise en correspondance des données dans plusieurs feuilles de calcul.
Par exemple, supposons qu’un responsable des ventes dispose de deux feuilles de calcul. La feuille de calcul A contient des données de vente avec une liste d’identifiants de produits et les quantités vendues, tandis que la feuille de calcul B contient des informations détaillées sur chaque produit, y compris l’identifiant du produit, le nom du produit et le prix.
Pour calculer les revenus totaux de chaque produit vendu dans la feuille de calcul A, ils ont besoin de connaître le prix de chaque produit. Au lieu de rechercher et de copier manuellement le prix de chaque produit à partir de la feuille de calcul B, ils peuvent utiliser VLOOKUP pour remplir les données dans la feuille de calcul A.
VLOOKUP dans plusieurs cellules de feuilles de calcul
Pour réaliser cela, la fonction VLOOKUP peut être copiée sur plusieurs cellules de la feuille de calcul A et utiliser une plage dans la feuille de calcul B.
Voici comment :
1. Préparez votre feuille de calcul
Commencez par un seul document de feuille de calcul avec toutes vos données dans des colonnes ou des feuilles (onglets) séparés du même document, comme dans l’exemple ci-dessus.
Assurez-vous que la colonne contenant la clé_de_recherche est à gauche de la colonne qui contient l’index (résultats de recherche).
2. Créez une formule VLOOKUP
Écrivez la formule VLOOKUP dans une cellule de la feuille de calcul A.
3. Ajoutez une clé_de_recherche
Ajoutez la clé_de_recherche, qui pourrait être l’identifiant du produit ou A2.
4. Sélectionnez votre plage
Pour faire référence à une plage dans une autre feuille, ouvrez simplement l’autre feuille et faites glisser votre curseur sur la plage que vous souhaitez sélectionner. La formule VLOOKUP sera également copiée pour que vous puissiez continuer à travailler dessus dans cette feuille. Vous pouvez également taper le nom de la feuille entre apostrophes simples avant la sélection de la plage. Par exemple : ‘Produits’!A2:C6.
5. Entrez votre index
Tapez le numéro de la colonne où vous trouverez les résultats de la recherche.
6. Correspondance exacte ?
Dans la plupart des cas, vous voudrez une correspondance exacte, donc votre triée doit être FALSE.
Ajoutez une parenthèse fermante.
7. Vérifiez les résultats
Entrez votre formule et vérifiez que vous obtenez le résultat correct dans la feuille de calcul A.
8. Copiez votre formule VLOOKUP sur plusieurs cellules
Pour copier la formule sur plusieurs cellules, cliquez sur le point bleu en bas à droite de la cellule contenant votre formule VLOOKUP et faites-le glisser vers le bas pour chaque cellule où vous souhaitez obtenir un résultat.
La fonction sera répliquée dans chacune des cellules sélectionnées, mettant à jour les références de cellules relatives en fonction de leur position. Cette fonctionnalité vous permet d’effectuer la même opération de recherche dans une colonne ou une ligne de données entière, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps et d’efforts si vous travaillez avec de grands ensembles de données.
Gardez à l’esprit que si vous avez besoin de conserver certaines références de cellules fixes (qui ne changent pas lorsque la formule est copiée dans d’autres cellules), vous devez utiliser des références absolues en ajoutant un signe dollar ($) avant la lettre de colonne et/ou le numéro de ligne dans la référence (par exemple, $A$1). Cela empêchera ces références de changer lorsque vous copiez la formule dans d’autres cellules.
À première vue, la fonction VLOOKUP peut sembler un concept abstrait. Pour comprendre à quel point cela peut être puissant, découvrez comment vous pouvez réellement utiliser la fonction VLOOKUP de Google Sheets dans votre flux de travail.
Chaque fois que vous avez une feuille de calcul volumineuse et complexe et que vous avez besoin de trouver des points de données spécifiques, VLOOKUP est utile. En utilisant la fonction, vous gagnez du temps et des efforts en évitant de chercher manuellement toutes vos données pour trouver les informations nécessaires.
Recherche de détails sur les pistes de vente
De nombreuses PME suivent leurs pistes de vente dans de longues feuilles de calcul. Elles enregistrent des détails tels que le nom de la piste, les informations de contact, la source de la piste, le budget ou la taille de l’accord estimée et les produits/services qui intéressent la piste. Ces feuilles de calcul deviennent rapidement ingérables à mesure que l’entreprise ajoute de plus en plus de pistes.
Supposons, par exemple, que vous ayez une feuille de calcul des pistes de vente avec 100 pistes et 16 colonnes contenant des détails sur chaque piste. Cela représente plus de 1500 points de données ! Si vous avez besoin d’informations sur une piste de vente spécifique, cela revient à chercher une aiguille dans une botte de foin.
Au lieu de parcourir votre liste de pistes pour trouver l’entreprise que vous recherchez et vous déplacer horizontalement vers la colonne pertinente, utilisez VLOOKUP. La fonction vous renverra les informations dont vous avez besoin sur la piste sans recherche manuelle.
Recherche d’informations sur des candidats potentiels
Un autre scénario où VLOOKUP est utile est lorsque vous avez une feuille de calcul remplie de candidats potentiels. Lorsque des personnes postulent à des emplois dans votre entreprise, vous pouvez enregistrer des détails tels que leurs noms, leurs adresses e-mail ou leurs numéros de téléphone, les postes pour lesquels ils postulent et les personnes qui les ont recommandées (si applicable).
Lorsqu’il est temps d’interviewer l’un de ces candidats, vous voulez probablement avoir des informations telles que la personne qui les a recommandés à portée de main. La fonction VLOOKUP récupère ces informations de votre feuille de calcul des candidats potentiels sans tracas.
Recherche de données clients
Vous pouvez également avoir des feuilles de calcul remplies de données de vente et de clients pour suivre les numéros de commande, les valeurs des commandes, les noms des clients et autres détails. Ces feuilles de calcul deviennent si grandes et complexes qu’il n’y a tout simplement pas de bonne façon de les parcourir manuellement. Heureusement, la fonction VLOOKUP signifie que vous n’avez pas à le faire.
Utilisez VLOOKUP pour voir combien un client spécifique a dépensé pour vos produits ou services, par exemple. Ou trouvez un numéro de commande correspondant à ce client. VLOOKUP trouve et renvoie ces détails pour que vous n’ayez pas à les chercher dans des feuilles de calcul de vente denses.
Gestion des stocks
Un entrepôt peut conserver une feuille de calcul avec des détails sur les stocks tels que SKU ou code-barres et une autre avec les détails correspondants des articles tels que le coût, le fournisseur ou les descriptions des articles.
En utilisant VLOOKUP, l’entrepôt pourrait rapidement accéder à des détails d’articles spécifiques simplement en saisissant le SKU ou le code-barres. Cela simplifie le processus de suivi des stocks et peut aider à identifier rapidement des informations telles que le coût des articles ou leur provenance.
Trouvez et compilez des données plus rapidement dans Google Sheets
La fonction VLOOKUP de Google Sheets est particulièrement précieuse lors de la manipulation de grandes quantités de données ou de la gestion de jeux de données répartis sur plusieurs sources, car elle permet une correspondance de données rapide et précise. Cette fonction vous fait non seulement gagner du temps, mais elle réduit également les risques d’erreurs pouvant survenir lors de recherches manuelles de données.
Une bonne compréhension de VLOOKUP peut grandement améliorer vos capacités de traitement des données, rendant les processus d’analyse et de reporting plus efficaces et fiables. Au lieu de passer du temps à chercher manuellement des données dans des feuilles de calcul, utilisez la fonction VLOOKUP pour cibler les données dont vous avez besoin en quelques clics seulement.
