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Qu’est-ce que les formats de nombre ?

Chaque fois que vous travaillez avec une feuille de calcul, il est essentiel d’utiliser des formats de nombre appropriés pour vos données. Les formats de nombre indiquent à votre feuille de calcul le type de données que vous utilisez, comme les pourcentages (%), les devises ($), les heures, les dates, et bien plus encore.

Pourquoi utiliser des formats de nombre ?

Les formats de nombre ne servent pas seulement à rendre votre feuille de calcul plus lisible, ils facilitent également son utilisation. Lorsque vous appliquez un format de nombre, vous indiquez à votre feuille de calcul les types de valeurs qui sont stockées dans une cellule. Par exemple, le format de date indique à la feuille de calcul que vous entrez des dates spécifiques. Cela permet à la feuille de calcul de mieux comprendre vos données, ce qui garantit la cohérence de vos données et le bon calcul de vos formules.

Si vous n’avez pas besoin d’utiliser un format de nombre spécifique, la feuille de calcul appliquera généralement le format automatique par défaut. Cependant, le format automatique peut apporter quelques petites modifications de mise en forme à vos données.

Comment appliquer les formats de nombre ?

Tout comme d’autres types de mise en forme, comme changer la couleur de la police, vous appliquerez les formats de nombre en sélectionnant les cellules et en choisissant l’option de formatage souhaitée. Il existe deux principales façons de choisir un format de nombre :

• Cliquez sur l’une des commandes de formatage rapide de nombre dans la barre d’outils.
• Vous pouvez également choisir parmi plus d’options dans le menu déroulant « Plus de formats » adjacent.

Dans cet exemple, nous avons appliqué le format de devise, qui ajoute des symboles de devise ($) et affiche deux décimales pour toutes les valeurs numériques.

Si vous sélectionnez des cellules avec un format de nombre, vous pouvez voir la valeur réelle de la cellule dans la barre de formule. La feuille de calcul utilisera cette valeur pour les formules et autres calculs.

Utilisation correcte des formats de nombre

Il y a plus à connaître sur les formats de nombre que simplement sélectionner des cellules et appliquer un format. Les feuilles de calcul peuvent en fait appliquer automatiquement de nombreux formats de nombre en fonction de la manière dont vous saisissez les données. Cela signifie que vous devrez saisir les données de manière à ce que le programme puisse les comprendre, puis vous assurer que ces cellules utilisent le bon format de nombre. Par exemple, l’image ci-dessous montre comment utiliser correctement les formats de nombre pour les dates, les pourcentages et les heures :

Maintenant que vous en savez plus sur le fonctionnement des formats de nombre, nous allons examiner quelques exemples concrets.

Formats de pourcentage

L’un des formats de nombre les plus utiles est le format de pourcentage (%). Il affiche les valeurs sous forme de pourcentages, comme 20% ou 55%. Cela est particulièrement utile pour calculer des choses comme le coût de la taxe de vente ou un pourboire. Lorsque vous saisissez un signe de pourcentage (%) après un nombre, le format de pourcentage sera automatiquement appliqué à cette cellule.

Comme vous vous en souvenez peut-être de vos cours de mathématiques, un pourcentage peut également être écrit sous forme décimale. Ainsi, 15% est la même chose que 0,15, 7,5% est 0,075, 20% est 0,20, 55% est 0,55, et ainsi de suite. Vous pouvez consulter cette leçon de notre tutoriel de mathématiques pour en savoir plus sur la conversion des pourcentages en décimales.

Il y a de nombreuses situations où le formatage en pourcentage sera utile. Par exemple, dans les images ci-dessous, vous remarquerez comment le taux de taxe de vente est formaté différemment pour chaque feuille de calcul (5, 5% et 0,05) :

Comme vous pouvez le constater, le calcul dans la feuille de calcul de gauche n’a pas fonctionné correctement. Sans le format de pourcentage, notre feuille de calcul pense que nous voulons multiplier 22,50 $ par 5, et non par 5%. Et même si la feuille de calcul de droite fonctionne toujours sans le format de pourcentage, la feuille de calcul du milieu est plus facile à lire.

Formats de date

Chaque fois que vous travaillez avec des dates, vous devez utiliser un format de date pour indiquer à la feuille de calcul que vous faites référence à des dates spécifiques, telles que le 15 juillet 2016. Les formats de date vous permettent également de travailler avec un ensemble puissant de fonctions de date qui utilisent des informations de temps et de date pour calculer une réponse.

Les feuilles de calcul ne comprennent pas les informations de la même manière qu’une personne. Par exemple, si vous saisissez « Octobre » dans une cellule, la feuille de calcul ne saura pas que vous entrez une date, elle le traitera donc comme n’importe quel autre texte. Au lieu de cela, lorsque vous saisissez une date, vous devez utiliser un format spécifique que votre feuille de calcul comprend, par exemple jour/mois/année (ou mois/jour/année en fonction du pays dans lequel vous vous trouvez). Dans l’exemple ci-dessous, nous saisirons « 12/10/2016 » pour le 12 octobre 2016. Notre feuille de calcul appliquera alors automatiquement le format de date à la cellule.

Maintenant que nous avons correctement formaté notre date, nous pouvons faire différentes choses avec ces données. Par exemple, nous pourrions utiliser la poignée de recopie pour continuer les dates dans la colonne, de sorte qu’un jour différent apparaisse dans chaque cellule :

Si le formatage de la date n’est pas appliqué automatiquement, cela signifie que la feuille de calcul n’a pas compris les données que vous avez saisies. Dans l’exemple ci-dessous, nous avons saisi « 15 mars ». La feuille de calcul n’a pas compris que nous faisions référence à une date, donc le format automatique traite cette cellule comme un texte.

En revanche, si nous saisissons « 15 mars » (sans le « th »), la feuille de calcul le reconnaîtra comme une date. Comme il n’inclut pas d’année, la feuille de calcul ajoutera automatiquement l’année en cours afin que la date contienne toutes les informations nécessaires. Nous pourrions également saisir la date de plusieurs autres manières, comme « 15/3 », « 15/3/2016 » ou « 15 mars 2016 », et la feuille de calcul la reconnaîtrait toujours comme une date.

Pour vérifier si Google Sheets reconnaît votre saisie comme une date, regardez dans la barre de formule. La valeur de la cellule dans la barre de formule sera convertie en un format numérique comme « 15/3/2016 », mais s’affichera dans la feuille de calcul dans le format que vous avez saisi initialement.

Autres options de formats de date

Pour accéder à d’autres options de formats de date, sélectionnez le menu déroulant « Plus de formats » dans la barre d’outils, puis choisissez « Plus de formats » en bas, et sélectionnez « Plus de formats de date et d’heure ».

La boîte de dialogue « Formats de date et d’heure personnalisés » apparaîtra. À partir de là, vous pouvez choisir l’option de formatage de date souhaitée. Il s’agit d’options pour afficher la date différemment, comme inclure le jour de la semaine ou omettre l’année.

Comme vous pouvez le voir dans la barre de formule, un format de date personnalisé ne modifie pas la date réelle dans notre cellule, il modifie simplement sa façon d’être affichée.

Astuces de formatage de nombre

Voici quelques astuces pour obtenir les meilleurs résultats avec le formatage de nombre :

• Appliquer le formatage de nombre à une colonne entière : Si vous prévoyez d’utiliser une colonne pour un certain type de données, comme les dates ou les pourcentages, il peut être plus facile de sélectionner toute la colonne en cliquant sur la lettre de la colonne et d’appliquer le formatage de nombre souhaité. Ainsi, toutes les données que vous ajoutez à cette colonne à l’avenir auront déjà le bon format de nombre. Notez que la ligne d’en-tête ne sera généralement pas affectée par le formatage de nombre.

• Vérifiez bien vos valeurs après avoir appliqué le formatage de nombre : Si vous appliquez le formatage de nombre à des données existantes, vous pouvez obtenir des résultats inattendus. Par exemple, l’application du formatage en pourcentage à une cellule avec une valeur de 5 vous donnera 500%, et non 5%. Dans ce cas, vous devrez retaper correctement les valeurs dans chaque cellule.

• Si vous référencez une cellule avec un formatage de nombre dans une formule, la feuille de calcul peut automatiquement appliquer le même format de nombre à la nouvelle cellule. Par exemple, si vous utilisez une valeur avec un formatage de devise dans une formule, la valeur calculée utilisera également le format de nombre de devise.

• Si vous voulez que vos données apparaissent exactement telles que vous les avez saisies, vous devrez utiliser le format de texte brut. Ce format est particulièrement utile pour les numéros avec lesquels vous ne souhaitez pas effectuer de calculs, tels que les numéros de téléphone, les codes postaux ou les numéros commençant par 0, comme « 02415 ». Pour de meilleurs résultats, vous voudrez peut-être appliquer le format de texte brut avant de saisir des données dans ces cellules.

Augmenter et diminuer les décimales

Les commandes Augmenter les décimales et Diminuer les décimales vous permettent de contrôler le nombre de décimales affichées dans une cellule. Ces commandes ne modifient pas la valeur de la cellule, elles affichent simplement la valeur avec un nombre défini de décimales.

La réduction du nombre de décimales affichera la valeur arrondie à ce nombre de décimales, mais la valeur réelle dans la cellule sera toujours affichée dans la barre de formule.

Les commandes Augmenter/Diminuer les décimales ne fonctionnent pas avec certains formats de nombre, tels que la date et la fraction.

Maintenant que vous connaissez tous les petits secrets du formatage de nombre dans Google Sheets, vous pouvez créer des feuilles de calcul professionnelles et attrayantes. Pour plus de conseils et d’astuces sur Google Sheets et d’autres sujets passionnants, rendez-vous sur Crawlan.com pour découvrir tout ce que vous devez savoir !

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