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Aperçu
Lorsque vous ajoutez un service dans l’onglet « Services », le modèle contraste automatiquement les dépenses avec le budget prédéfini. Cette comparaison, qui affiche le budget global par rapport au coût réel de l’événement, apparaît dans le tableau de bord – que nous couvrirons en détail plus tard.
Priorités budgétaires
Comme mentionné précédemment, le modèle permet de hiérarchiser les services, ce qui facilite la comparaison et la répartition du budget. Sélectionnez la priorité du service dans l’onglet « Services », et le modèle attribue une couleur via la « mise en forme conditionnelle ». Vous pouvez modifier ces couleurs pour personnalisation.
Dans la version Excel:
- Cliquez sur n’importe quel champ de priorité et accédez à « Accueil » dans la barre de menus;
- Cliquez sur « Mise en forme conditionnelle » > « Gérer les règles » > Sélectionnez la règle > Modifier la règle
- Choisissez la couleur que vous souhaitez afficher et cliquez sur « OK ».
Dans la version Google Sheets:
- Accédez à « Format » dans la barre de menus
- Choisissez « Mise en forme conditionnelle » > « Échelle de couleurs »
- Sélectionnez la règle dans la barre latérale
- Choisissez la couleur souhaitée et cliquez sur « Terminé »
Il est possible d’appliquer ce processus à d’autres champs qui utilisent une mise en forme conditionnelle.
Liste des invités
Nous avons déjà expliqué comment catégoriser les coûts de l’événement. Cependant, il y a plus encore. Par exemple, dans un contexte de mariage, il est crucial de connaître le statut RSVP de chaque invité et leur attribution de table. Pour une conférence, les ventes de billets pourraient devenir essentielles. Ce modèle répond à ces deux situations dans l’onglet « Liste des invités ».
Pour les mariages, ajoutez un invité en entrant son nom et ses coordonnées. À partir de ce point, les détails varient en fonction du type d’événement. Triez et catégorisez les invités par « Type d’invité », « Tranche d’âge » et « Participation à l’événement » – ces champs sont personnalisables si nécessaire. Si l’événement nécessite différentes catégories, il est possible de les ajuster dans l’onglet « Champs ».
Revenons au modèle, vous pouvez mettre à jour le statut de réponse de l’invité RSVP (c’est-à-dire non, peut-être, oui ou aucune réponse) pour gérer et superviser la présence. La fonction « Attribuer une table » aide à attribuer des places assises pour les mariages ou des événements similaires. Sélectionnez la table où les invités seront assis et organisez-les en différentes catégories, chacune représentée par une couleur unique. Vous pouvez créer des tables pour la famille, les amis, les collègues de travail ou tout autre groupe requis par l’événement. Cette fonctionnalité sera nécessaire pour l’affichage du « Tableau des tables », que nous aborderons plus tard.
Maintenant, dans le contexte d’une conférence, vous pouvez ajouter le même invité qu’auparavant. Pour les catégoriser, utilisez les mêmes catégories ou ajustez-les pour mieux refléter l’événement, comme préciser le domaine professionnel d’un invité. Si les ventes de billets font partie de la conférence, sélectionnez le type de billet acheté par chaque invité. Les types de billet peuvent être personnalisés dans l’onglet « Champs », et chacun peut être fixé à un prix prédéterminé. Une fois qu’un billet est attribué, marquez-le comme « payé », et le modèle le calculera automatiquement dans les revenus de l’événement.
Un aspect intéressant de cette fonctionnalité est son adaptabilité aux mariages. Alors que les ventes de billets ne sont pas courantes pour les mariages, les dons et les cadeaux sont fréquents. Utilisez la fonction de vente de billets pour gérer et suivre ces contributions. Lors de la configuration des catégories de billets, incluez des options de dons ou de cadeaux pour suivre les contributions totales lorsqu’elles sont attribuées aux invités.
Tableau des tables
Notre Planificateur d’événements dispose d’un onglet spécial pour les événements avec des attributions de tables. L’onglet « Tableau des tables » présente une mise en page complète des tables et de leurs invités correspondants. Chaque couleur représente différentes catégories de tables. La mise en page met également en évidence les invités en fonction de leur statut de réponse RSVP: le rouge indique les invités non confirmés, tandis que le noir représente ceux qui ont confirmé leur présence.
Le modèle construit automatiquement cette disposition en se basant sur les informations des onglets précédents, comme lorsque nous avons ajouté un invité dans l’onglet « Liste des invités » et lui avons attribué une table. Les valeurs dans le champ « Attribuer une table » peuvent être ajustées dans l’onglet « Champs ». Vous pouvez créer différentes catégories de tables, chacune avec son code couleur, et les assigner à des tables spécifiques. Il est également possible de modifier les noms des tables si une personnalisation supplémentaire est nécessaire.
Après avoir organisé la disposition des tables, la fonctionnalité dans l’onglet « Liste des invités » sera disponible. Lorsque les tables sont attribuées, la vue dans l’onglet « Tableau des tables » est automatiquement créée avec la même coordination des couleurs que dans les onglets précédents.
Cette fonction est particulièrement utile pour les mariages afin de visualiser l’agencement des sièges et ceux qui ont déjà confirmé leur présence. Cependant, elle peut également être utilisée à d’autres fins. Dans un contexte de conférence, par exemple, il est possible d’utiliser cette fonctionnalité pour attribuer des invités à des salles spécifiques, des auditoriums et d’autres espaces. Ajustez les noms et les catégories des tables selon les besoins, et le tableau des tables peut être utilisé de la même manière. Soyez créatif, les possibilités sont infinies.
La mise en page est également optimisée pour être exportée au format PDF pour faciliter le partage.
Dans Excel:
- Allez dans « Fichier » dans la barre de menus.
- Choisissez « Exporter », puis sélectionnez « Créer un document PDF/XPS ».
- Cliquez sur « Créer un document PDF/XPS » et choisissez où enregistrer le fichier.
Dans Google Sheets:
- Accédez à « Fichier » dans la barre de menus.
- Passez la souris sur « Télécharger », puis sélectionnez « Document PDF ».
- Ajustez les paramètres selon vos besoins et cliquez sur « Télécharger ».
En suivant ces étapes, le PDF du tableau des tables sera prêt à être envoyé et partagé.
Jour de l’événement
Le jour de l’événement est celui où tout doit fonctionner comme prévu. Le modèle comprend un onglet dédié pour organiser et planifier l’agenda de la journée de l’événement. Vous pouvez répertorier les tâches, les déléguer à différentes personnes, définir les heures de début et de fin, et les prioriser.
Notre Planificateur d’événements offre également une ventilation horaire si une liste plus détaillée est nécessaire. Assignez des tâches aux individus et planifiez les activités de la journée, les lieux et les responsabilités. Le modèle a de la place pour jusqu’à six agendas différents afin que vous puissiez suivre et contrôler le déroulement de chaque aspect de l’événement.
Ces outils peuvent être utiles dans différents scénarios d’événements. Pour les conférences, cette fonctionnalité garantit que les speakers, les sessions et les pauses s’enchaînent sans accroc. Attribuez des salles aux sessions spécifiques, allouez du temps pour le réseautage et veillez à ce que tous les aspects logistiques, de l’inscription aux remarques de clôture, soient en ordre. Maintenant, pour les mariages, le rythme de la journée est tout aussi crucial. De l’heure de début de la cérémonie, aux séances photos en passant par les pauses repas jusqu’à la dernière danse, chaque moment compte. En déléguant les tâches et en fixant des échéances claires, vous vous assurez que tout se déroule comme prévu.
De plus, tout comme la mise en page du tableau des tables peut être exportée en PDF, il est possible de convertir l’agenda du jour de l’événement en format PDF. Suivez les mêmes étapes que précédemment, et le PDF sera disponible à imprimer, envoyer ou partager selon vos préférences.
Tableau de bord de l’événement
Nous avons abordé tous les aspects de la planification d’un événement, de l’allocation du budget à la ventilation horaire. Le modèle consolide ces données dans un tableau de bord, qui affiche les résultats de l’événement et aide à prendre des décisions pour respecter le budget. Le tableau de bord comprend également des filtres pour les coûts ciblés de l’événement, les ventes ou l’analyse des bénéfices.
Services et dépenses
La première section du tableau de bord est « Services et dépenses ». Cette section contient toutes les informations relatives aux services détaillés dans l’onglet « Services » et au budget initial. Les graphiques vous permettent de suivre les coûts de différents services et facilitent la comparaison avec le budget prévu, en tenant compte des différentes priorités et catégories. Par exemple, dans un contexte de mariage, vous pourriez privilégier les dépenses de lieu ou de restauration, tandis que dans une conférence, les frais des intervenants ou les coûts technologiques pourraient prendre le dessus.
Il permet également la comparaison des détails de service au sein d’une catégorie. Sélectionnez la catégorie souhaitée et les services correspondants de l’onglet « Services » seront automatiquement répertoriés. La vue en tableau et le graphique offrent une perspective claire coût-bénéfice pour soutenir les décisions éclairées afin de ne pas dépasser le budget.
Ventes de billets
La section suivante concerne les « Ventes de billets ». Pour les événements avec des sources de revenus, comme les ateliers, cette partie récapitule les recettes totales des ventes de billets en utilisant les données de l’onglet « Liste des invités ». Dans un contexte de mariage, comme mentionné précédemment, bien que les ventes de billets traditionnelles ne s’appliquent peut-être pas, cette section peut être adaptée pour suivre les cadeaux ou les dons et afficher les résultats ici de la même manière. Elle présente également la répartition des statuts RSVP et calcule le nombre de participants.
De plus, vous pouvez sélectionner un champ souhaité à surveiller dans les graphiques à partir de l’onglet « Liste des invités ». Ces champs sont ceux qui peuvent être personnalisés en fonction des besoins de l’événement. Le tableau de bord affiche alors le total des recettes pour chaque champ et indique si le paiement a été effectué.
Analyse des bénéfices
Enfin, la dernière section du tableau de bord détermine le bénéfice de l’événement. Sur la base des données de coûts et de recettes, cette section présente des graphiques qui représentent les gains de l’événement, en les décomposant même par invité. Elle reflète le parcours complet de l’événement. Des premières étapes de planification aux calculs finaux des bénéfices, elle offre une image claire de vos réussites et des opportunités d’amélioration. C’est également un outil d’apprentissage pour vous assurer que chaque événement que vous organisez est meilleur que le précédent.
Conclusion
Comme vous pouvez le constater, un événement réussi ne se limite pas aux grands moments, mais aussi aux détails complexes qui y mènent. Certes, il y a beaucoup de détails à prendre en compte : la gestion du budget, la gestion des invités, les agendas de l’événement, les attributions de places, pour n’en citer que quelques-uns. Mais j’espère que vous pourrez désormais organiser votre prochain événement de manière plus fluide avec ce modèle, téléchargeable en Excel ou Google Sheets.
Faites-nous part de vos conseils et astuces en matière de planification d’événements dans les commentaires, afin que nous puissions tous apprendre de votre expérience.
