Avec les formulaires Google, vous pouvez simplement insérer vos questions d’évaluation des performances, créer des formulaires, recueillir des commentaires et obtenir une évaluation standard de la performance des employés. Vous n’avez besoin que d’un compte Google pour accéder aux formulaires Google, ce qui les rend accessibles à tous. L’outil propose des options de personnalisation qui vous permettent de changer le style de police, d’ajouter un logo et de sélectionner des couleurs. Il existe également des modèles de formulaires Google pour vous aider à lancer rapidement une enquête.
3 modèles de formulaires Google pour les évaluations de performances
Selon une étude, près de toutes les organisations participantes (93 %) ont déclaré avoir un processus de gestion des performances en place. Si vous envisagez également d’en avoir un, une option consiste à collecter des commentaires à l’aide d’outils tels que les formulaires Google.
Lorsque vous accédez à l’outil, vous verrez de nombreux modèles de formulaires Google, notamment :
- Modèle de formulaire d’inscription à un événement
- Modèle de formulaire de candidature à un emploi
- Modèle de formulaire de commentaires clients
- Modèle de formulaire d’évaluation
- Modèle de formulaire d’évaluation de cours
- Modèle de formulaire de commande
Voyons quels sont les modèles que vous pouvez utiliser et personnaliser.
1. Modèles de formulaire Google pour les évaluations de performances
La création d’un modèle de formulaire de performance dans Google Forms vous permet de collecter et d’analyser les commentaires des employés. Pour cette évaluation, vous pouvez utiliser les modèles appelés « Formulaire de commentaires clients » ou « Formulaire de commentaires sur l’événement ».
Chaque modèle est personnalisable. Vous pouvez modifier :
- Les polices
- L’image d’en-tête
- La couleur
- L’arrière-plan
Lorsque vous ajoutez vos questions, utilisez les paramètres des formulaires Google pour choisir le type de réponse, notamment :
- Choix multiple
- Échelle linéaire
- Grille de cases à cocher
Vous pouvez utiliser ces deux formulaires pour les évaluations de performance des employés et des managers.
2. Modèles de formulaire Google pour les évaluations à 360 degrés
L’évaluation à 360 degrés est une méthode permettant d’évaluer la performance d’un employé selon plusieurs perspectives. Une bonne évaluation à 360 degrés comprend des feedbacks de la part des managers, des superviseurs, de plusieurs collègues et, dans la plupart des cas, des autoévaluations.
Google Forms propose-t-il un modèle pour les évaluations à 360 degrés ? Bien que l’outil ne propose pas ce modèle en tant que tel, vous pouvez sélectionner à nouveau le « Formulaire de commentaires clients » dans la galerie de modèles et l’adapter à vos besoins.
Ce modèle de formulaire Google comprend des champs qui peuvent être utiles pour une évaluation à 360 degrés, notamment :
- Commentaires (réponse longue)
- Suggestions d’amélioration
- Coordonnées (nom et e-mail)
Vous pouvez utiliser nos questions d’évaluation à 360 degrés pour vous aider à créer votre enquête.
3. Modèles de formulaire Google pour les évaluations à 90 jours
Avec l’évaluation à 90 jours, vous évaluez l’expérience d’un nouvel arrivant après ses trois premiers mois dans l’entreprise. Parcourez la galerie de modèles pour sélectionner le formulaire qui correspond le mieux à vos besoins pour cette évaluation. Nous vous suggérons d’utiliser et de personnaliser les modèles appelés « Évaluation » ou « Formulaire d’évaluation ».
Grâce aux fonctionnalités avancées disponibles, choisissez le style de votre enquête et les types de réponses. Vous pouvez proposer une question à choix multiple ou demander à l’employé de laisser une réponse longue. Assurez-vous de sélectionner « Obligatoire » pour obtenir les réponses dont vous avez besoin !
Les entreprises utilisent Google Forms pour recueillir des données sur la performance des employés. Cependant, il n’est pas si facile d’analyser les résultats après le processus de collecte de données avec Google Forms. Le reviewer doit trouver les liens vers chaque formulaire et aller et venir entre eux pour tirer une conclusion.
Ce sont juste quelques-uns des inconvénients de l’utilisation des modèles de formulaires Google.
Les inconvénients de l’utilisation des formulaires Google pour les évaluations
Voici cinq inconvénients de l’utilisation des formulaires Google pour les évaluations de performance :
1. Perte de temps et risque accru d’erreur
Lorsque vous menez une version à 360 degrés des formulaires Google, vous devez recueillir des commentaires sur chaque employé auprès de plusieurs sources. Cela signifie que vous devrez créer un formulaire Google distinct pour chaque personne évaluée. Avec le temps, le nombre de ces formulaires s’accumulera rapidement.
De plus, après avoir terminé l’évaluation, vous aurez des résultats dans des fichiers séparés, qui doivent être regroupés dans un seul dossier ou une seule feuille Google. Toutes ces actions nécessitent beaucoup de temps, ce qui augmente le risque d’erreur.
2. Le problème de la question répétitive
Travailler avec le modèle d’évaluation à 360 degrés des formulaires Google signifie que vous devez préparer un questionnaire d’autoévaluation et solliciter des commentaires de la part des managers, des superviseurs et des employés. En d’autres termes, vous avez besoin d’une question distincte pour chaque source.
Par exemple, une déclaration d’autoévaluation peut être formulée comme suit : « Je n’écoute pas toujours attentivement ou je ne comprends pas toujours correctement ce que mes collègues disent ». En revanche, les managers, les superviseurs et les collègues peuvent répondre : « Il n’écoute pas toujours attentivement et ne comprend pas toujours les autres de manière appropriée ».
Utiliser différentes versions des mêmes questions compliquera les choses. Lors de la préparation d’une évaluation de performance à 360 degrés, vous devez comparer toutes les questions et vous assurer qu’il n’y a pas d’erreurs. Cela rend le rapport plus laborieux et prend plus de temps.
3. Processus de préparation de rapport compliqué
La préparation des rapports est la partie la plus difficile du processus d’évaluation à 360 degrés. Premièrement, vous devez regrouper toutes les réponses dans un seul fichier tel que Google Sheets. Deuxièmement, vous devez préparer des tableaux de bord et des graphiques montrant les principales informations. Troisièmement, vous devez envoyer tout cela à une personne évaluée et à son manager/superviseur.
Avec les commentaires des formulaires Google, vous devrez répéter le processus plusieurs fois pour chaque employé évalué. De plus, la préparation du rapport peut également inclure la compilation d’analyses pour l’ensemble de l’entreprise ou la direction de niveau C. Dans l’ensemble, utiliser les formulaires Google pour les rapports signifie faire beaucoup de travail.
4. Épuisement des managers et baisse du taux de réponse
Mettez-vous à la place d’un manager. Ils doivent donner des feedbacks et évaluer les employés, parfois des dizaines d’entre eux. Dans le contexte des commentaires des formulaires Google, un reviewer doit rechercher tous les liens faisant référence à chaque formulaire. On peut dire que gérer le processus est éprouvant pour la personne qui s’en occupe.
En conséquence, un reviewer passera beaucoup de temps à gérer tous les liens. De plus, cela entraîne une baisse du taux de réponse. Enfin, gérer le processus susmentionné nécessite un degré de contrôle supplémentaire, ainsi que de multiples rappels. Cela est essentiel pour élaborer par la suite un plan d’amélioration de la performance.
5. Difficultés avec l’historique des évaluations
Enfin, lorsque vous assemblez toutes les pièces du puzzle, vous obtenez un processus de plus en plus complexe et répétitif avec les commentaires des formulaires Google. De plus, après avoir géré chaque évaluation individuelle et présenté des questions différentes, vous devez faire une dernière chose : sauvegarder l’historique des évaluations.
Maintenant, cela devient délicat. En général, si une entreprise réalise plus de 100 évaluations de performance par an, elle doit avoir un responsable dédié pour s’occuper du processus. Cela signifie une personne de plus dans la masse salariale.
Effy AI : une alternative aux formulaires Google
Effy AI vous permet de créer des enquêtes, d’obtenir des commentaires instantanés et d’automatiser le processus d’évaluation, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps par rapport aux commentaires des formulaires Google. Comment Effy AI y parvient-il ?
- L’outil comprend une bibliothèque de modèles que vous pouvez gérer et personnaliser, ajouter des questions et ajuster divers paramètres tels que les fonctionnalités d’autoévaluation multiple et l’évaluation des scores.
- Vous aurez une vue d’ensemble du processus complet lors de l’exécution d’un rapport de performance. Cela implique de voir qui a donné son avis et qui s’est abstenu.
- Tous les participants verront une liste complète des formulaires à remplir. Ils recevront également des notifications et des rappels par e-mail, Slack ou Microsoft Teams.
- Une fois que tous les formulaires sont remplis, la plateforme générera automatiquement des insights et des analyses avec plusieurs points de comparaison.
En résumé, en tant que logiciel d’évaluation de performance, Effy AI permet aux utilisateurs de gagner du temps et de réaliser une évaluation à 360 degrés aussi facilement que possible. Tout cela conduit à une évaluation plus précise du personnel et au développement d’une stratégie de gestion des personnes plus efficace.
Qu’est-ce qu’Effy peut vous offrir que vous n’obtiendrez jamais avec Google Forms ?
À ce stade, nous savons que l’utilisation des modèles de formulaires Google présente des défis majeurs. De plus, nous avons vu comment Effy parvient à rendre le processus d’évaluation simple et sans faille. Cependant, vous bénéficiez de quelques avantages supplémentaires avec ce logiciel d’évaluation de performance qu’offre Google Forms.
- Toutes les données liées à l’évaluation sont stockées au même endroit. Cela signifie que les utilisateurs d’Effy peuvent accéder à une évaluation nécessaire et gérer l’accès des utilisateurs en un instant.
- Effy offre un degré de plus en plus élevé d’automatisation avec l’identification des pairs, l’envoi de formulaires et les rappels des participants.
- Effy dispose d’un calendrier d’évaluation indiquant quand chaque participant doit subir un processus d’évaluation.
- Les utilisateurs bénéficient de modèles de plan d’amélioration de la performance dans le même système, ce qui est extrêmement pratique.
- Effy permet de mener des entretiens individuels et d’enregistrer les résultats pour comprendre les points forts des employés.
Tous ces aspects rendent la plateforme beaucoup plus attrayante que les formulaires Google. N’oubliez pas que si vous n’avez pas à payer pour utiliser Google Forms, rien n’est gratuit.
Conclusion
Les modèles de formulaires Google servent de point de départ pour votre processus de gestion des performances. Cependant, vous devrez modifier et personnaliser chaque formulaire, ce qui prend du temps précieux. Aucun modèle de formulaire Google ne comprend toutes les informations dont vous avez besoin, et il ne vous aide pas à analyser les commentaires.
Comme vous pouvez le constater, les formulaires Google ont des inconvénients majeurs qui rendent la collecte et le reporting des données compliqués, longs et laborieux.
En revanche, des plateformes comme Effy AI existent. Cet outil offre tout ce que les formulaires Google ne proposent pas et se concentre sur la fourniture du processus d’évaluation et de reporting le plus fluide possible. Avec Effy AI, vous bénéficiez d’une solution tout-en-un avec des modèles gratuits et l’automatisation comme force principale.
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