Les tables croisées dynamiques sont l’un des meilleurs moyens de maîtriser Google Sheets, l’application puissante de feuilles de calcul que vous utilisez dans votre navigateur web. Elles permettent de présenter les données d’un groupe de cellules de votre feuille de calcul de manière plus compréhensible et intéressante.
Pourquoi utiliser les tables croisées dynamiques ?
La meilleure façon d’expliquer ce que fait une table croisée dynamique, et pourquoi vous voudriez en créer une, est de montrer des exemples. Voici une feuille de calcul contenant des données brutes qui n’ont pas été organisées. Remarquez les deux colonnes qui répertorient les noms des produits et les quantités de chaque produit vendu. Les ventes pour les mêmes noms de produits ont été saisies plusieurs fois, il est donc impossible de savoir d’un coup d’œil les ventes totales pour chaque type de produit.
Voici une table croisée dynamique qui a été créée à partir de cette feuille de calcul. Elle a été conçue pour résumer les quantités totales de chaque type de produit vendu. La table compile toutes les données de la colonne « NOM DU PRODUIT » et toutes les données de la colonne « QUANTITÉ VENDUE », les regroupant de manière ordonnée pour une vision claire du nombre de chaque produit vendu – des données très difficiles à voir dans la feuille de calcul d’origine.
Dans notre deuxième exemple de table croisée dynamique, nous voyons la moyenne des ventes totales des produits qui ont été créditées à chaque vendeur. Encore une fois, la table croisée dynamique extrait des informations qui sont impossibles à obtenir rapidement à partir de la feuille de calcul d’origine.
Préparation de votre feuille de calcul pour les tables croisées dynamiques
Pour créer des tables croisées dynamiques utiles dans Google Sheets, il est préférable de préparer votre feuille de calcul en conséquence. La feuille de calcul devrait présenter les facteurs idéaux suivants en termes de mise en forme :
- Elle contient des données brutes, c’est-à-dire qu’elle ne contient pas de graphiques, de graphismes, de tableaux ou d’autres éléments divers.
- Il n’y a pas de colonnes ou de lignes vides entre les colonnes ou les lignes qui contiennent des données dans leurs cellules.
- Les colonnes ou les lignes que vous sélectionnez pour extraire les données de la table croisée dynamique ont des en-têtes clairs. Bien que vous puissiez sélectionner manuellement des colonnes ou des lignes spécifiques, il est préférable de permettre à la table croisée dynamique d’extraire toutes les données des cellules qui apparaissent dans une feuille de calcul. Des en-têtes clairs facilitent cette tâche.
En gros, plus votre feuille de calcul est simple et directe, mieux c’est.
Pour préparer votre feuille de calcul afin de générer facilement des tables croisées dynamiques, commencez par faire une copie du fichier de la feuille de calcul, ou faites une duplication de la feuille contenant les données des cellules que vous souhaitez manipuler dans une table croisée dynamique.
Pour faire une copie de votre feuille de calcul :
- Ouvrez la feuille de calcul dans Google Sheets.
- En haut à gauche, sélectionnez Fichier > Faire une copie.
- Dans le panneau qui s’ouvre, saisissez un nouveau nom pour la copie et cliquez sur Faire une copie.
- Un nouvel onglet de navigateur s’ouvrira avec la nouvelle copie de votre feuille de calcul.
Pour dupliquer une feuille dans votre feuille de calcul :
- Ouvrez la feuille de calcul dans Google Sheets.
- En bas de votre feuille de calcul, cliquez sur la flèche vers le bas sur l’onglet de la feuille que vous souhaitez dupliquer.
- Dans le menu qui s’ouvre, sélectionnez Dupliquer.
- Une copie de cette feuille sera alors ajoutée à votre feuille de calcul, à droite de la feuille d’origine.
Pour donner à la nouvelle copie de la feuille un nom unique, cliquez sur la flèche vers le bas sur son onglet. Dans le menu qui s’ouvre, sélectionnez Renommer et saisissez un nouveau nom.
Ensuite, vous pouvez modifier la copie de votre feuille de calcul ou de votre feuille sans altérer l’original. Supprimez tous les graphiques, graphismes, tableaux et autres éléments divers. Supprimez les colonnes et les lignes vides. Et vérifiez et mettez à jour les noms des en-têtes des colonnes et des lignes.
Utilisation de l’outil Explorer pour créer une table croisée dynamique
Lorsque votre feuille de calcul est ouverte dans Google Sheets, l’icône Explorer en bas à droite peut apparaître en vert. Cela signifie que l’outil Explorer de Google a suggéré une table croisée dynamique pour vous. En cliquant sur cette icône, la barre latérale de l’outil Explorer s’ouvrira sur le côté droit.
Faites défiler jusqu’à la section TABLE CROISÉE DYNAMIQUE de la barre latérale pour voir une vignette d’une table croisée dynamique générée par Google Sheets. En cliquant sur PLUS (si ce mot apparaît, il se peut que non), vous verrez d’autres tables croisées dynamiques créées par Google Sheets.
Déplacez le pointeur sur la miniature d’une table croisée dynamique. Deux icônes apparaîtront en haut à droite de la miniature :
- L’icône de grille : Cela placera la table croisée dynamique suggérée dans votre feuille de calcul. Vous pouvez choisir de placer la table croisée dynamique sur la feuille en cours que vous visualisez ou sur une nouvelle feuille.
- L’icône de loupe : Cela ouvrira une image agrandie de la miniature de la table croisée dynamique sur votre feuille de calcul. Cela vous donne une meilleure prévisualisation de la table croisée dynamique suggérée.
Création d’une table croisée dynamique à partir de zéro
Si vous ne voyez pas une table croisée dynamique que vous souhaitez créer dans la barre latérale Explorer, il est facile de créer la vôtre. Vous pouvez soit sélectionner les colonnes ou les lignes dans la feuille de calcul à partir desquelles vous voulez que la table croisée dynamique extrait les données (y compris leurs en-têtes), soit essayer de sauter cette étape, surtout si vous avez modifié la mise en forme de la feuille de calcul selon le format suggéré décrit précédemment.
Ensuite, dans la barre de menu au-dessus de votre feuille de calcul, sélectionnez Insérer > Table croisée dynamique. Un volet « Créer une table croisée dynamique » apparaît. Si vous avez sélectionné certaines cellules dans la feuille pour extraire les données, cette sélection apparaîtra dans le champ « Plage de données ». Si vous n’avez sélectionné aucune donnée, ce champ affichera l’ensemble des données de la feuille de calcul.
Comme mentionné ci-dessus, il est préférable d’insérer votre table croisée dynamique sur une nouvelle feuille, laissez donc « Nouvelle feuille » sélectionnée, puis cliquez sur Créer.
Vous serez dirigé vers une nouvelle feuille avec la barre latérale « Éditeur de table croisée dynamique » ouverte sur le côté droit. L’éditeur comporte deux colonnes. La colonne de droite contient une zone de recherche en haut. En dessous, elle répertorie les en-têtes des colonnes ou des lignes à partir desquelles vous avez sélectionné cette table croisée dynamique pour extraire les données des cellules – ou, si vous n’avez sélectionné aucune colonne ou ligne, elle répertorie tous les en-têtes de la feuille. Cette colonne de recherche est utile pour trouver un en-tête spécifique de votre feuille de calcul que vous souhaitez inclure dans votre table croisée dynamique, surtout si votre feuille de calcul est extrêmement volumineuse.
Dans la colonne de gauche de l’éditeur de la table croisée dynamique, vous verrez probablement quelques suggestions de table croisée dynamique que Google Sheets a analysées à partir de votre jeu de données. Ce seront probablement les mêmes suggestions qui sont apparues dans la barre latérale Explorer plus tôt. Dans notre exemple de ventes de produits, Sheets suggère « Moyenne du PRIX UNITAIRE pour chaque VENDEUR », « Somme de la QUANTITÉ VENDUE pour chaque NOM DE PRODUIT » et « Moyenne des VENTES TOTALES pour chaque VENDEUR ». Cliquez sur l’une d’entre elles pour voir la table croisée dynamique complète.
En dessous, vous trouverez quatre types d’éléments que vous pouvez ajouter manuellement à la table croisée dynamique :
Rangs et Colonnes
Lorsque vous cliquez sur le bouton Ajouter à droite des éléments « Rangs » ou « Colonnes », un menu s’ouvre avec les en-têtes des colonnes et des lignes dans la plage de données pour cette table croisée dynamique. Les données des cellules sous l’en-tête que vous avez sélectionné seront ajoutées à votre table croisée dynamique en tant que rangs ou colonnes.
De manière assez déroutante, si vous ajoutez un élément « Rangs », une colonne sera créée pour l’en-tête que vous avez sélectionné, et ses données de cellules apparaîtront en rangées en dessous. Si vous ajoutez un élément « Colonnes », une ligne sera créée pour l’en-tête que vous avez sélectionné, et ses données de cellules apparaîtront en colonnes à sa droite.
Les éléments « Rangs » et « Colonnes » ne réalisent pas de calculs lorsqu’ils sont ajoutés à une table croisée dynamique, mais ils suppriment les doublons.
Dans notre exemple de ventes, en allant dans « Rangs », en cliquant sur Ajouter à côté de celui-ci, et en sélectionnant NOM DU PRODUIT dans le menu contextuel, une colonne « NOM DU PRODUIT » avec les noms des produits apparaît comme des rangées en dessous. Il y a juste une rangée pour chaque nom de produit.
Vous verrez également apparaître des boîtes de paramètres pour les éléments que vous avez ajoutés sous « Rangs » ou « Colonnes » dans l’éditeur de la table croisée dynamique. Vous pouvez ajuster ces éléments de plusieurs manières :
- Ordre : En cliquant sur ce menu déroulant, vous pouvez sélectionner « Croissant » ou « Décroissant ». Par exemple, si les données des cellules sous l’en-tête de cette ligne ou de cette colonne sont des nombres, alors leurs valeurs seront ordonnées de manière croissante ou décroissante. Si les cellules contiennent du texte, elles seront listées par ordre alphabétique (croissant) ou par ordre alphabétique inverse (décroissant).
- Trier par : S’il y a deux ou plusieurs éléments de rang ou de colonne dans votre table croisée dynamique, vous pouvez sélectionner celui qui a la priorité pour la fonction Ordre, et les autres rangées ou colonnes le suivront. À ce stade de notre exemple, nous n’avons qu’une seule colonne, nous reviendrons à cette fonction plus tard.
- Afficher les totaux : Si les données des cellules sous cet en-tête sont des nombres et que vous cochez cette case, une rangée ou une colonne sera ajoutée à la table croisée dynamique qui liste le total de ces nombres.
- Pour supprimer un élément de rangée ou de colonne, cliquez sur le X en haut à droite de sa boîte de paramètres.
Valeurs
Pour effectuer des calculs sur les données d’une table croisée dynamique, vous devrez ajouter un élément « Valeurs ». Lorsque vous cliquez sur le bouton Ajouter à droite de la section « Valeurs », un menu s’ouvre avec les en-têtes des colonnes et des lignes dans la plage de données pour cette table croisée dynamique. Dans la plupart des cas, vous voudrez sélectionner un en-tête pour une colonne ou une ligne avec des valeurs numériques.
Lorsque vous sélectionnez un en-tête, une colonne avec cet en-tête est ajoutée à votre table croisée dynamique. Les données des cellules sous cet en-tête seront calculées à l’aide d’une formule que vous sélectionnez.
Lorsque vous ajoutez une colonne de valeurs à une table croisée dynamique, une boîte de paramètres pour celle-ci apparaîtra dans la section « Valeurs » de l’éditeur de la table croisée dynamique, avec les fonctions suivantes :
- Résumer par : En cliquant sur ce menu déroulant, un menu de plusieurs types de calcul s’ouvre. Ceux que vous utiliserez le plus probablement sont SOMME et MOYENNE. Si les données des cellules sous l’en-tête que vous avez sélectionné sont des nombres, alors SOMME additionnera ces nombres. MOYENNE calculera la moyenne de ces nombres.
Lorsque vous sélectionnez un en-tête avec des données numériques lorsque vous ajoutez une colonne de valeurs, Sheets choisit la fonction SOMME par défaut. Dans notre exemple de chiffres de ventes, en allant dans « Valeurs », en cliquant sur son bouton Ajouter, et en sélectionnant QUANTITÉ VENDUE, une colonne « SOMME DE LA QUANTITÉ VENDUE » avec les chiffres de ventes pour chaque produit ajoutés et affichés à côté de chaque nom de produit.
- Afficher comme : Par défaut, Sheets affiche les calculs dans une colonne de valeurs sous forme de chiffres. Ce menu déroulant vous permet d’afficher les valeurs calculées sous forme de pourcentage – représentant un pourcentage de la ligne ou de la colonne dans laquelle se trouve le chiffre, ou un pourcentage du total général.
Pour supprimer une colonne de valeurs, cliquez sur le X en haut à droite de sa boîte de paramètres.
Maintenant que nous avons deux colonnes affichées dans notre exemple de table croisée dynamique, faisons un petit détour rapide vers la boîte de paramètres pour l’élément « Rangs » que nous avons ajouté. Les éléments de la colonne « NOM DU PRODUIT » sont répertoriés dans l’ordre alphabétique croissant. Mais si nous réglons maintenant le champ « Trier par » sur SOMME DE LA QUANTITÉ VENDUE, alors les chiffres sous la colonne « SOMME DE LA QUANTITÉ VENDUE » seront listés dans l’ordre croissant. L’ordre des éléments dans la colonne « NOM DU PRODUIT » sera modifié pour correspondre correctement à leurs chiffres de ventes respectifs.
Gestion de vos tables croisées dynamiques
-
Modifier une table croisée dynamique : Chaque fois que vous avez besoin de modifier les paramètres d’une table croisée dynamique, il vous suffit de survoler la table croisée dynamique et de cliquer sur le bouton Modifier qui apparaît juste en dessous. La barre latérale de l’éditeur de la table croisée dynamique s’ouvrira sur le côté droit. Pour fermer la barre latérale, cliquez sur le X en haut à droite.
-
Garder les tables croisées dynamiques sur des feuilles séparées : N’oubliez pas qu’il est généralement préférable de placer chaque table croisée dynamique sur une feuille séparée pour réduire l’encombrement. Cela peut également contribuer à rendre votre feuille de calcul plus polyvalente : vous pouvez créer plusieurs tables croisées dynamiques – chacune placée sur une feuille distincte qui compile les données brutes des cellules de votre feuille principale différemment des autres tables croisées dynamiques. Vous pouvez ensuite passer d’une table croisée dynamique à une autre en cliquant sur leurs onglets.
Lisez ceci ensuite : Google Sheets power tips : Comment utiliser les listes déroulantes
Article original par bolamarketing.com
