La fonctionnalité d’enregistrement des macros dans Google Sheets est très puissante. Elle permet d’automatiser les tâches répétitives afin de travailler de manière plus efficace sur vos tableurs.
Mettre en place des macros peut sembler un peu intimidant au départ, mais ne vous inquiétez pas. Dans ce tutoriel, je vais vous expliquer tout ce que vous devez savoir sur l’enregistrement et l’utilisation des macros dans Google Sheets, ainsi que quelques exemples d’utilisation des macros dans Google Sheets.
Avant de plonger dans la création d’une macro dans Google Sheets, voyons d’abord ce qu’est une macro.
Qu’est-ce qu’une ‘Macro’ dans Google Sheets ?
Une macro est un morceau de code situé à l’arrière-plan de Google Sheets (ne vous inquiétez pas, ce n’est pas du tout compliqué).
Cette macro (un morceau de code) est une série d’étapes que vous avez définies. Dès que vous utilisez Google Sheets pour exécuter cette macro, elle suit automatiquement toutes ces étapes.
Pour vous donner un exemple, supposons que vous ayez un ensemble de données sur lequel vous devez effectuer trois actions :
- Supprimer toutes les entrées en double.
- Supprimer tous les espaces supplémentaires entre les mots.
- Ajouter une bordure à l’ensemble des données.
Maintenant, vous pouvez effectuer ces trois actions manuellement dans Google Sheets (une étape à la fois).
Mais que se passe-t-il si vous devez le faire encore et encore tous les jours, voire plusieurs fois par jour ? Dans ce cas, vous pouvez enregistrer rapidement une macro et automatiser ces étapes. Ainsi, la prochaine fois que vous aurez un ensemble de données, il vous suffira d’exécuter la macro, et elle effectuera ces étapes.
Alors, commençons et enregistrons notre première macro.
Comment créer une macro dans Google Sheets
La création de macros dans Google Sheets peut être simple. Voici les étapes à suivre :
- Sélectionnez la cellule A1 de la feuille de calcul.
- Entrez le texte « Bonjour » dans cette cellule.
- Colorez la cellule en jaune.
Voici les étapes pour enregistrer cette macro dans Google Sheets :
- Cliquez sur l’onglet « Outils ».
- Passez votre curseur sur l’option « Macros ». Elle affichera d’autres options.
- Cliquez sur le bouton « Enregistrer une macro dans Google Sheets ». Cela permettra d’activer l’enregistrement de la macro et affichera également une boîte de dialogue.
- Dans la boîte de dialogue de la macro, sélectionnez l’option « Utiliser des références absolues » (cette option sera expliquée plus tard dans ce tutoriel).
Les étapes ci-dessus lancent l’enregistrement de la macro. À partir de ce moment (jusqu’à ce que vous arrêtiez l’enregistreur de macros), Google Sheets va enregistrer tout ce que vous faites et convertir vos étapes en un code à l’arrière-plan.
Maintenant que Google Sheets enregistre chaque étape de notre travail, réalisons les trois actions que nous souhaitons automatiser :
- Sélectionnez la cellule A1 de la feuille de calcul.
- Entrez le texte « Bonjour » dans cette cellule.
- Colorez la cellule en jaune (utilisez l’option Couleur de remplissage de la barre d’outils).
Une fois que vous avez réalisé ces trois actions, cliquez sur l’option « Enregistrer » dans la boîte de dialogue de la macro.
Cela ouvrira la boîte de dialogue « Enregistrer une nouvelle macro », où vous devrez spécifier le nom de la macro. Il est préférable de le garder court mais suffisamment descriptif pour que vous sachiez ce que fait cette macro. Dans cet exemple, je vais nommer cette macro « Couleur de la cellule Bonjour ».
Une fois que vous avez enregistré la macro, il peut prendre quelques secondes pour l’enregistrer dans Google Sheets. À ce moment-là, Google Sheets convertit votre macro en un script Google Sheets (que Google Sheets comprend).
Une fois que l’enregistrement de la macro est terminé, vous verrez une notification en bas à gauche du document Google Sheets. Elle affiche également l’option « Modifier le script ». Si vous cliquez dessus et que vous suivez toutes les étapes de création d’une macro dans Google Sheets, cela ouvrira l’éditeur de script Google Apps et vous montrera le code qu’elle a enregistré.
Exécution de la macro dans Google Sheets
Une fois que vous avez enregistré la macro, vous pouvez l’exécuter quand vous le souhaitez et elle suivra les étapes que vous avez enregistrées lors de l’enregistrement de la macro.
Il existe plusieurs façons d’exécuter une macro dans Google Sheets :
- En utilisant l’option « Macro » dans l’onglet « Outils ».
- En utilisant un raccourci clavier.
- Depuis l’éditeur de script Google Apps.
- En l’assignant à une forme.
Passons rapidement en revue chacune de ces méthodes d’exécution d’une macro dans Google Sheets.
Options du menu « Enregistrer une macro » dans Google Sheets
Une fois que vous avez enregistré une macro, vous pouvez facilement l’exécuter en la localisant dans le menu « Outils ».
Cliquez sur l’onglet « Outils » et passez votre curseur sur l’option « Macros ».
Dans les options supplémentaires qui apparaissent, vous verrez toutes les macros répertoriées en bas (après les trois premières options).
Dès que vous cliquez sur l’un des noms de macro, elle s’exécutera immédiatement.
Google Sheets n’est pas aussi rapide que d’autres outils de tableur (comme Excel). Donc, lorsque vous cliquez sur l’un des noms de macro, cela peut prendre quelques secondes pour terminer. Cela dépend également de l’automatisation de la feuille de calcul Google Sheets que vous essayez d’obtenir avec la macro. S’il y a de nombreuses étapes, cela peut prendre plus de quelques secondes.
Utilisation du raccourci clavier
Lorsque vous enregistrez une macro dans Google Sheets, il vous est également demandé de spécifier un raccourci clavier (étape facultative). Ce raccourci clavier peut être attribué dans la boîte de dialogue où vous donnez un nom à votre macro.
Une fois que le raccourci a été défini, vous pouvez simplement utiliser ce raccourci et Google Sheets exécutera instantanément la macro.
Encore une fois, cela peut prendre quelques secondes en fonction du nombre d’étapes de la macro.
Depuis l’éditeur de script Google Apps
Lorsque vous enregistrez une macro dans Google Sheets et que vous l’enregistrez, les étapes sont automatiquement enregistrées dans l’éditeur de scripts Google Apps.
Maintenant, si vous voulez exécuter une macro, vous pouvez également le faire depuis l’éditeur de scripts Google Apps.
Pour ce faire, vous devez d’abord ouvrir l’éditeur de scripts Google Apps (en cliquant sur l’onglet « Outils » puis sur « Éditeur de scripts »).
Lorsque l’éditeur de scripts s’ouvre, sélectionnez la macro que vous voulez exécuter (dans le menu déroulant « Sélectionner une fonction ») et cliquez sur le bouton « Lecture » dans la barre d’outils.
En assignant la macro à une forme
Vous pouvez également insérer une forme dans la feuille de calcul, puis assigner votre macro à ce bouton.
Pour insérer un bouton, cliquez sur l’onglet « Insérer », puis cliquez sur « Dessin ».
Cela ouvrira la boîte de dialogue « Dessin ».
Cliquez sur l’icône « Formes » dans la boîte de dialogue et insérez la forme que vous souhaitez utiliser comme bouton pour exécuter la macro.
Lorsque vous cliquez sur une forme, vous devrez la dessiner dans la zone prévue. Une fois que vous l’avez dessinée et que vous avez cliqué sur « Enregistrer et fermer », la forme sera insérée dans la feuille de calcul.
Pour assigner une macro à cette forme, sélectionnez la forme et cliquez sur les trois points qui apparaissent en haut à droite.
Parmi les options qui apparaissent, cliquez sur « Assigner un script ».
Les étapes ci-dessus ouvriront la boîte de dialogue « Assigner un script », où vous devrez entrer le nom du script que vous souhaitez exécuter. Malheureusement, au moment où je rédige ce tutoriel, il n’y avait aucun moyen d’obtenir une liste de tous les noms des macros directement dans cette boîte de dialogue. Vous devez connaître le nom exact et l’entrer ici.
Maintenant, chaque fois que vous cliquerez sur la forme, elle exécutera instantanément la macro.
Références absolues par rapport aux références relatives lors de l’enregistrement d’une macro
Lorsque vous utilisez une référence de cellule dans Google Sheets, elle peut être absolue ou relative.
- Référence de cellule absolue : $A$1
- Référence de cellule relative : A1
Les références de cellules absolues signifient que si vous copiez et collez ces références dans les formules, ces références ne changeront pas. Elles sont absolues. Par exemple, supposons que vous ayez des valeurs dans la plage A1:A10 et que vous ayez la formule =SUM($A$1:$A$10) dans la cellule B1.
Cette formule utilise les références de cellules absolues. Cela signifie que si je copie et colle cette formule de la cellule B1 à la cellule B2 (ou à toute autre cellule de la feuille de calcul), elle ne modifiera pas les cellules auxquelles elle fait référence.
En revanche, supposons que j’ai la formule suivante dans la cellule B1 : =SUM(A1:A10). Étant donné qu’elle utilise des références de cellules relatives, lorsque je copie et colle la formule de la cellule B1 à la cellule B2, la formule sera modifiée en =SUM(A2:A11).
Cela se produit parce que l’utilisation de la référence de cellule relative ne verrouille pas les références de cellule et qu’elle est relative à la position où elle est utilisée. Si je copie cette formule dans la cellule C1, elle sera modifiée en =SUM(B1:B10). Cela s’explique par le fait que j’ai déplacé la formule d’une colonne vers la droite (de B à C), et que la référence dans la formule a également été décalée d’une colonne vers la droite.
Maintenant, en ce qui concerne les macros dans Google Sheets, vous pouvez enregistrer une macro avec des références de cellules absolues ou relatives. Cette option apparaît dès que vous commencez à enregistrer la macro.
Lorsque vous enregistrez une macro avec un référencement absolu de cellule, elle se souviendra des cellules ou des plages que vous avez sélectionnées et utilisera les mêmes cellules lorsque vous exécuterez la macro. Par exemple, si vous enregistrez une macro pour entrer le texte « Bonjour » dans la cellule A1, lorsque vous exécuterez à nouveau cette macro, elle retournera toujours à la cellule A1 et y entrera le texte « Bonjour ».
Mais avec les références relatives de cellules, elle se souviendra de la position où vous avez commencé et se déplacera par rapport à cette position. Par exemple, si je commence l’enregistrement de la macro lorsque la cellule B1 est sélectionnée et que je sélectionne d’abord la cellule A1, puis que je saisis le texte « Bonjour » dedans, la macro de Google Sheets se souviendra que j’ai déplacé d’une cellule vers la gauche.
Ainsi, la prochaine fois que vous exécuterez cette macro et que vous aurez la cellule K1 sélectionnée, elle entrera le texte dans la cellule J1 (qui est une cellule à gauche de la cellule sélectionnée).
Avantages de l’utilisation d’un enregistreur de macros
Voici les avantages de l’utilisation d’un enregistreur de macros :
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L’enregistreur de macros vous offre une interface facile à utiliser qui vous permet de montrer à Google Sheets les étapes exactes que vous souhaitez automatiser. Une fois que vous avez terminé, Google Sheets crée un code pour les étapes que vous avez suivies. Maintenant, vous pouvez exécuter la macro sans jamais toucher à ce code.
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Si vous créez vous-même un code et que vous vous sentez bloqué, vous pouvez utiliser l’enregistreur de macros et parcourir le code qu’il crée. Pour les débutants qui apprennent Google Apps Script, un enregistreur de macros peut être un excellent guide.
Ce qu’une macro ne peut pas faire dans Google Sheets
Bien que les macros soient formidables, elles ont certaines limites :
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Elle ne peut pas créer de fonctions personnalisées : l’une des utilisations les plus courantes pour moi d’utiliser Google Apps Script est de créer des fonctions personnalisées. Malheureusement, vous ne pouvez pas le faire avec un enregistreur de macros. Pour créer une fonction personnalisée, vous devrez écrire le code manuellement et spécifier le type de résultat que vous souhaitez que cette fonction retourne.
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Elle ne peut pas créer une macro dans Google Sheets pour s’exécuter en fonction d’événements : supposons que vous souhaitiez qu’une macro s’exécute chaque fois qu’un utilisateur ouvre un classeur, sélectionne une cellule spécifique ou apporte une modification à la feuille de calcul. Vous ne pouvez pas le faire avec un enregistreur de macros. Ce sont des événements et, puisque vous voulez qu’une macro soit déclenchée lorsque l’événement se produit, vous devrez spécifier manuellement l’événement déclencheur et le code de la macro.
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Elle ne peut pas exécuter la macro sans sélectionner l’objet : lorsque vous commencez à enregistrer une macro dans Google Sheets, elle suit simplement toutes les étapes que vous faites et crée un code basé sur celles-ci. Pour cela, il est nécessaire de montrer à la macro les étapes exactes à suivre. Cela signifie que la macro ne peut enregistrer que ce qu’elle voit à l’écran et ne peut pas effectuer des modifications dans les autres feuilles de calcul ou documents qui ne sont pas sélectionnés. Vous pouvez cependant le faire lorsque vous écrivez le code manuellement.
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Elle ne peut pas créer de boucles : supposons que vous vouliez qu’une macro boucle sur chaque cellule d’une plage et supprime la ligne si la valeur dans la cellule est « Non » et la conserve si elle est « Oui ». Vous ne pouvez pas le faire avec une macro. Bien sûr, il y a plusieurs façons de le faire (comme appliquer un filtre et supprimer les cellules), mais vous comprenez l’idée. Avec un enregistreur de macros, vous ne pouvez pas boucler à travers les cellules, ce que vous pouvez faire lorsque vous écrivez le code manuellement.
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Elle ne peut pas analyser les conditions et agir en fonction de celles-ci : avec l’enregistreur de macros, puisque vous ne pouvez pas boucler à travers les cellules d’une plage, il n’est pas non plus possible d’analyser les conditions et d’agir en fonction de celles-ci. Par exemple, supposons que je veuille boucler sur toutes les feuilles de calcul du document Google Sheets et obtenir une liste de tous les noms de feuille de calcul dans la feuille active. Cela ne peut pas être fait avec un enregistreur de macros et vous devrez écrire le code manuellement pour cela.
Comment modifier et supprimer les macros Google Sheets
Vous pouvez modifier et supprimer des macros en suivant ces étapes simples :
- Accédez à « Extensions > Macros > Gérer les macros ».
- Modifiez la macro ou, pour la supprimer, cliquez sur l’icône « plus » et cliquez sur « Supprimer ».
- Cliquez sur « Mettre à jour ».
Comment planifier une macro
Parfois, vous souhaiterez peut-être programmer une macro pour qu’elle s’exécute uniquement à certains moments ou en réaction à des déclencheurs. Vous pouvez le faire en utilisant Google Scripts en suivant ces étapes :
- Accédez à « Extensions > Éditeur de scripts ».
- Cliquez sur « Modifier > Déclencheurs du projet en cours ».
- Une nouvelle fenêtre s’ouvrira, cliquez sur « Ajouter un déclencheur » en bas à droite.
- Sélectionnez les paramètres de déclenchement. Vous pouvez utiliser « Sélectionner la source de l’événement » pour décider si vous souhaitez que la macro se déclenche avec une action dans la feuille de calcul, en fonction de l’heure ou du calendrier. Chacune de ces options modifiera les sélections disponibles dans le menu déroulant « Sélectionner le type d’événement ».
Bonnes pratiques pour les macros dans Google Sheets
Voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti de vos macros :
- Vérifiez que votre macro a été enregistrée correctement avant de passer à autre chose.
- Vérifiez le langage du script par rapport à ce que vous souhaitez accomplir avec la macro.
- Nommez vos macros de manière à pouvoir les activer et les désactiver facilement lorsque vous en avez besoin.
- Importez des macros existantes dans votre feuille de calcul pour gagner du temps.
FAQ sur les macros dans Google Sheets
Les macros Google Sheets sont-elles disponibles partout ?
Non, elles ne le sont pas, mais vous pouvez facilement importer une macro dans une nouvelle feuille de calcul.
Qu’est-ce que l’enregistrement d’une macro dans Sheets ?
L’enregistrement d’une macro consiste à enregistrer un ensemble de tâches que vous devez répéter souvent afin de ne pas avoir à les effectuer manuellement à chaque fois. La feuille de calcul le fera automatiquement en un clic.
Et ensuite ?
Maintenant que vous savez comment enregistrer des macros dans Google Sheets, il existe de nombreuses autres options d’automatisation dans Google Sheets sous forme de scripts. Donc, apprendre davantage sur Google Scripts devrait être la prochaine étape pour devenir un maître des feuilles de calcul Google.
