Il n’y a pas de fonction native de rappel dans Google Sheets. Cependant, vous pouvez facilement importer votre feuille de calcul Google dans une feuille de calcul Lido et configurer des rappels par e-mail en quelques clics.
Comment configurer des rappels par e-mail dans Google Sheets à l’aide de Lido
1. Préparez et copiez le lien vers Google Sheets
Assurez-vous que votre feuille de calcul Google est formatée comme notre feuille d’exemple ici:
- Les données doivent être dans un tableau continu, sans lignes ou colonnes vides.
- Les en-têtes de colonne (Nom, Adresse e-mail, etc.) doivent être dans la première ligne et ne doivent contenir aucun caractère spécial ni saut de ligne.
Copiez l’URL de votre feuille de calcul Google. Nous en aurons besoin pour connecter votre feuille de calcul à Lido.
2. Connectez la feuille de calcul Google à Lido
Si vous n’avez pas de compte Lido, vous devrez en créer un gratuitement sur: https://www.lido.app/go/signup.
Lido propose des formules de feuille de calcul premium qui ne sont pas prises en charge dans Google Sheets, comme SENDGMAIL(), que nous utiliserons pour envoyer nos e-mails.
Créez un nouveau fichier, puis cliquez sur le bouton vert Connecter les données.
Sélectionnez Google Sheets dans la liste des intégrations et collez l’URL de votre feuille de calcul Google dans la zone de texte.
Vous devrez vous connecter à un compte Google qui a accès à la feuille de calcul Google la première fois que vous vous connectez. Assurez-vous de cocher cette case pour donner à Lido l’autorisation d’accéder à vos feuilles de calcul Google.
Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez ajouter pour vous connecter à Lido, puis cliquez sur Ajouter des données.
3. Ajoutez une colonne pour calculer quand envoyer le rappel
Les rappels doivent être envoyés avant la date limite. Pour notre exemple, nous enverrons des rappels deux jours avant la date limite.
Nous utiliserons une formule pour calculer la date du rappel: =date_limite - 2, où date_limite est la cellule contenant notre date limite. Dans notre exemple, nos dates limites sont stockées dans la colonne C. Ainsi, la date limite de la première entrée répertoriée est en C2.
Créez une nouvelle colonne calculée et nommez-la « Date d’envoi ».
4. Ajoutez le sujet et le corps de l’e-mail de rappel
Nous sommes maintenant prêts à ajouter le sujet et le corps de l’e-mail de rappel.
Créez des modèles d’e-mail en utilisant les noms des colonnes de notre tableau en les faisant référence avec la syntaxe [@Colonne].
Configurez les modèles pour le sujet et le corps de l’e-mail dans une nouvelle feuille de calcul.
Maintenant, nous devons combiner ces modèles avec notre tableau afin de rendre le contenu dynamique. Nous le ferons en créant deux nouvelles colonnes calculées pour le sujet et le corps en utilisant la formule STRINGTEMPLATE().
Vous devrez également ajouter une adresse e-mail d’envoi à votre compte Gmail (ou Google Apps) en cliquant sur le « +Ajouter une adresse e-mail d’envoi » lorsque vous êtes dans le premier argument de la formule SENDGMAIL.
5. Ajoutez une nouvelle colonne pour la formule SENDGMAIL()
Contrairement à Google Sheets, la feuille de calcul de Lido dispose d’un type spécial de formule appelé « formules d’action ». SENDGMAIL() est une formule d’action.
La formule SENDGMAIL() fonctionne comme suit:
=SENDGMAIL(expéditeur, destinataire, sujet, corps, [cellule_statut], [cc], [cci], [pièces_jointes])
Dans notre exemple, la formule SENDGMAIL de base ressemble à ceci:
=SENDGMAIL(<expéditeur>, B2, E2, F2)
Vous devrez ajouter une autorisation pour SENDGMAIL en cliquant sur « +Ajouter des informations d’identification » dans la première argument de la formule SENDGMAIL.
6. Automatisez la colonne « Envoi du rappel »
Maintenant, nous pouvons automatiser l’exécution de la colonne « Envoi du rappel ». Pour les lignes où SENDGMAIL s’affiche dans la colonne, Lido peut les exécuter automatiquement une fois par jour, même si le fichier est fermé.
Cliquez sur le menu de la colonne « Envoi du rappel » et sélectionnez « Exécuter la colonne selon un calendrier ».
Sélectionnez l’heure à laquelle vous souhaitez que vos messages soient envoyés, puis cliquez sur « Enregistrer ».
Maintenant, tous les jours à 13h15 (ou à l’heure que vous avez choisie), Lido récupérera les derniers enregistrements de votre feuille de calcul Google, vérifiera automatiquement s’il y a des e-mails de rappel à envoyer pour lesquels TODAY = date_d_envoi_du_rappel, et si oui, exécutera chaque formule SENDGMAIL et enverra les e-mails.
Si vous avez aimé cet article, consultez notre article sur la façon de configurer l’envoi en masse d’e-mails à partir de Google Sheets ou d’envoyer des e-mails en fonction d’une date dans Google Sheets. Vous pouvez également visiter Crawlan.com pour plus d’informations sur les fonctionnalités avancées de Google Sheets.
Featured image source: crawlan.com
