Votre données est dans Google Sheets et vous n’avez même pas eu besoin de travail manuel. Bien joué ! Mais maintenant qu’elles sont là, que comptez-vous en faire ? Si vous êtes coincé à regarder un mur de texte ou de chiffres, il y a quelques choses rapides que vous pouvez faire pour transformer votre exportation de données brutes en un rapport solide. C’est là que ces astuces Google Sheets interviennent.
Pour ces astuces, nous travaillerons avec une feuille de calcul remplie de données exportées depuis un tableau Trello avec Unito. Curieux de savoir comment cela fonctionne ? Consultez notre guide complet ici.
Maintenant, voyons comment vous pouvez manipuler les données de vos rapports comme un pro.
Astuce Google Sheets n°1 : Utilisez des couleurs et la mise en forme conditionnelle
L’un des moyens les plus rapides de transformer une exportation de données en un rapport exploitable est d’utiliser des couleurs pour coder vos données. Vous pouvez le faire en ajoutant des couleurs manuellement ou en utilisant la mise en forme conditionnelle pour le faire automatiquement. Voici comment procéder.
Ajout de couleurs à votre feuille
En codant vos cellules par couleur, vous pouvez rapidement ajouter une couche d’informations supplémentaire à vos données, et cela ne prend que quelques clics. Tout d’abord, sélectionnez les cellules que vous souhaitez colorer.
Ensuite, cliquez sur le seau de peinture dans la barre d’outils et choisissez la couleur que vous souhaitez utiliser.
Avec les bonnes couleurs, vous pouvez presque imiter un outil de gestion de projet directement dans votre feuille de calcul.
Utilisation de la mise en forme conditionnelle
Maintenant que vous savez comment ajouter des couleurs à votre feuille, saviez-vous que vous pouvez également formater automatiquement des colonnes entières ? Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour changer la couleur de vos cellules lorsqu’une certaine valeur est présente ou manquante. Par exemple, supposons que vous travaillez avec une exportation de Trello et que vous souhaitez mettre en évidence toutes les cartes Trello qui n’ont pas de membre qui leur est attribué.
Tout d’abord, vous voudrez sélectionner la colonne que vous souhaitez formater.
Ensuite, vous voudrez cliquer sur la petite flèche dans l’en-tête de votre colonne.
Après cela, cliquez sur Mise en forme conditionnelle.
À partir de là, tout ce que vous avez à faire est de choisir une entrée dans la liste déroulante Formater les cellules si, avec des options qui couvrent les cellules vides, les cellules contenant un texte spécifique, les dates après un certain jour, et plus encore. Après avoir choisi cette entrée, vous pouvez utiliser le Style de formatage pour changer la couleur de la cellule, mettre en gras le texte, le mettre en italique, et plus encore.
Avec le bon formatage, vous pouvez rendre vos rapports plus percutants. Voici quelques façons d’utiliser cela dans vos feuilles de calcul :
- Mettez en évidence les tâches qui sont en retard ou qui se rapprochent, pour identifier rapidement les risques du projet. Voici un guide sur la façon de le faire sur How-To Geek.
- Pour les feuilles de calcul qui présentent des chiffres – comme les heures de travail ou les dépenses – vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les chiffres supérieurs ou inférieurs à un seuil spécifique.
- Vous pouvez reproduire les statuts des tâches que vous voyez dans des outils comme Trello ou Asana avec une mise en forme en couleur.
Vous souhaitez en savoir plus sur la mise en forme conditionnelle ? Consultez-le ici.
Astuce Google Sheets n°2 : Créez des graphiques de base et des sparklines
Avoir des données dans votre feuille de calcul est génial, mais vous avez également besoin d’un moyen de les représenter pour les autres. C’est là que les graphiques et les sparklines interviennent. Ils sont faciles à ajouter et peuvent complètement transformer vos données.
Créer des graphiques
Google Sheets dispose de graphiques intégrés que vous pouvez ajouter à votre rapport en quelques clics seulement. Pour commencer, sélectionnez simplement les cellules que vous souhaitez inclure dans votre graphique et cliquez sur le bouton Graphique dans votre barre d’outils.
Utilisez l’éditeur de graphiques pour apporter les modifications nécessaires.
Et voilà ! C’est tout ce que vous devez faire pour ajouter un graphique à Google Sheets.
Vous pouvez modifier les couleurs, la police et autres éléments visuels de votre graphique pour répondre à vos besoins, que ce soit pour le rendre plus attrayant visuellement ou pour mettre en évidence des données importantes. Pour ce faire, cliquez simplement sur le graphique et allez dans l’onglet Personnaliser.
Les données que vous exportez depuis votre outil de gestion de projet sont basées sur du texte, ce qui peut être quelque peu limitant avec les graphiques natifs de Google Sheets. Mais vous pouvez toujours utiliser des graphiques à secteurs et à barres simples pour mettre en évidence des tendances pour des lignes de données uniques. Par exemple, vous pourriez utiliser un graphique à secteurs avec des données provenant d’une colonne Assignés pour voir combien de tâches chaque assigné a.
Vous voulez voir à quoi ressemble un graphique de rapport de projet dans Google Sheets ? Consultez ce modèle.
Création d’une sparkline
Les sparklines sont un excellent moyen de visualiser les tendances et les modèles de données sans prendre une énorme partie de votre feuille. Elles sont idéales pour mettre en évidence des données basées sur des chiffres et capturer des tendances à haut niveau. Elles sont facilement partageables, rendent vos données plus lisibles et vous permettent de communiquer rapidement des informations importantes.
Ajouter une sparkline à votre feuille de calcul est extrêmement simple. Il vous suffit de choisir la cellule dans laquelle vous souhaitez avoir votre sparkline et de taper (ou de copier-coller) ceci :
=SPARKLINE([PremièreCellule]:[DeuxièmeCellule])
Ensuite, il vous suffit de remplacer la [PremièreCellule] par les données avec lesquelles vous souhaitez que votre sparkline commence, et de remplacer [DeuxièmeCellule] par les données où votre sparkline se terminera. Vous obtiendrez quelque chose qui ressemble à ceci.
Astuce Google Sheets n°3 : Utilisez des filtres pour vous concentrer sur des données spécifiques
Vous êtes-vous déjà retrouvé à consulter un rapport, pour vous rendre compte qu’il y avait tellement de données qu’il était à peine utile ? Ou peut-être êtes-vous celui qui construit des rapports et vous avez le sentiment que vos collègues ne les utilisent pas autant qu’ils le pourraient ? C’est là que les filtres interviennent.
Vous pouvez utiliser des filtres pour limiter la quantité de données affichées dans vos rapports, de manière à pouvoir mettre en évidence des informations exploitables sans submerger le lecteur.
Pour ajouter un filtre à votre feuille Google, utilisez simplement cette formule :
FILTRE(plage, condition 1)
Vous pouvez également ajouter d’autres conditions à votre filtre, en les séparant par des virgules :
FILTRE(plage, condition 1, condition 2, condition 3)
L’entrée plage est l’endroit où vous spécifiez les données qui doivent être filtrées (par exemple, A2:B15). Les conditions sont les critères que vous définissez pour que vos données s’affichent (par exemple, A2:A26 > 5). Vous pouvez en savoir plus sur l’utilisation des filtres dans la documentation d’assistance de Google.
Astuce Google Sheets n°4 : Utilisez des tableaux croisés dynamiques pour résumer et analyser les données
Les tableaux croisés dynamiques sont un excellent outil pour extraire des données de votre rapport, les résumer et créer des vues spécifiques et pertinentes. Ils peuvent regrouper les données par colonnes spécifiques, calculer les totaux et les moyennes, et créer des graphiques. Certains peuvent être de quelques lignes seulement, tandis que d’autres sont aussi grands que la feuille de calcul d’origine. Voici un excellent guide vidéo pour créer des tableaux croisés dynamiques.
En bref, voici comment vous pouvez créer un tableau croisé dynamique :
- Sélectionnez les données que vous souhaitez utiliser.
- Cliquez sur Tableau croisé dynamique dans le menu Données.
- Dans la barre latérale Éditeur de tableau croisé dynamique, choisissez les colonnes que vous souhaitez utiliser pour regrouper vos données. Vous pouvez ajouter des colonnes aux sections Lignes et Colonnes pour regrouper les données de différentes manières.
- Dans la section Valeurs de l’éditeur, choisissez les colonnes pour lesquelles vous souhaitez obtenir des sommes et des moyennes. Vous pouvez également afficher le nombre d’entrées pour chaque colonne.
- Personnalisez votre tableau selon vos besoins.
Astuce Google Sheets n°5 : Utilisez les outils de validation des données pour éviter les erreurs
Les règles de validation des données vous permettent de contrôler les données entrant dans vos feuilles de calcul pour gérer les erreurs de saisie et de mise en forme. En quelques clics, vous pouvez configurer une colonne pour qu’elle n’accepte que des formats de date et d’heure valides, un type de contenu spécifique, ou même des options de liste déroulante. Voici comment configurer des règles de validation des données dans Google Sheets :
- Sélectionnez les cellules auxquelles vous souhaitez ajouter votre règle.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Afficher plus d’actions sur les cellules, suivi de Validation des données.
- Cliquez sur + Ajouter une règle.
- Choisissez les critères que vous souhaitez définir, tels que des dates spécifiques, des cases à cocher, des listes déroulantes, etc.
- Remplissez les champs nécessaires.
C’est aussi simple que ça !
Astuce Google Sheets n°6 : Maîtrisez les raccourcis clavier
Vous trouverez les mêmes raccourcis clavier dans Google Sheets que dans les autres outils, comme Ctrl+C pour copier, Ctrl+V pour coller, Ctrl+Z pour annuler les erreurs, etc. Mais il existe également des raccourcis spécifiques à Google Sheets qui vous faciliteront grandement la tâche. En voici quelques-uns.
- Ctrl+R : Remplir à droite
- Ctrl+D : Remplir en bas
- Ctrl+Espace : Sélectionner une colonne
- Ctrl+; : Insérer la date actuelle
- Ctrl+Maj+; : Insérer l’heure actuelle
- Ctrl+Maj+H : Rechercher et remplacer
- Alt+Fleche haut : Aller à la feuille précédente
- Ctrl+F11 : Ajouter une nouvelle feuille
- Ctrl+Alt+9 : Masquer la ligne
- Ctrl+Alt+M : Insérer un commentaire
Astuce Google Sheets n°7 : Publiez votre feuille de calcul sur le web
Savez-vous que vous pouvez utiliser la fonction Publier sur le web de Google Sheets pour partager un rapport sans contraindre personne à utiliser Google Sheets ? C’est vrai, vous pouvez partager le contenu de votre feuille de calcul avec n’importe qui, même s’ils n’ont pas de compte Google. Vous pouvez choisir de partager une feuille entière ou seulement une partie de vos données. Vous pouvez publier votre feuille sous forme de page web, de PDF, de CSV ou même de feuille de calcul Excel.
Voici comment procéder.
Allez simplement dans le menu Fichier, cliquez sur Partager, puis sur Publier sur le web.
Cela vous permet de rendre vos rapports plus visibles, tout en empêchant les personnes d’y accéder et de perturber votre feuille de calcul.
Astuce Google Sheets n°8 : Utilisez des intégrations pour importer des données et gagner du temps
Google Sheets sert souvent de point d’arrêt entre les outils, car la plupart des personnes de votre équipe savent comment l’utiliser. Mais la saisie manuelle des données peut générer de nombreuses erreurs, et la copie et le collage des données peuvent prendre des heures de travail qui seraient plus utiles pour d’autres tâches.
Que faire alors ?
Utilisez une plateforme comme Unito.
Unito propose des intégrations bidirectionnelles parmi les plus poussées pour certains des outils les plus populaires du marché, notamment Google Sheets, Excel, Asana, Jira, Trello, Airtable, et bien d’autres.
Obtenez-en plus de vos Google Sheets
En exportant vos données de Trello vers Google Sheets avec Unito, vous êtes déjà en avance sur les personnes qui saisissent encore leurs données manuellement. Mais avec ces conseils, vous pouvez transformer votre rapport automatisé en une véritable ressource et aider toute l’équipe à avancer ensemble.
