Si vous êtes responsable de l’organisation d’un événement, vous savez probablement à quel point il peut être difficile de suivre les RSVP. Que ce soit pour une fête d’anniversaire, une baby shower ou même un mariage, collecter et suivre les RSVP peut être une tâche ardue. Mais et si vous pouviez envoyer et recevoir plus facilement des RSVP pour votre événement ? Avec Google Forms, vous pouvez facilement créer un formulaire que les invités peuvent remplir pour confirmer leur présence.
Dans cet article, nous vous montrerons comment utiliser Google Forms comme plateforme de RSVP et suivre les réponses. Nous vous donnerons également quelques conseils pour rendre vos RSVP sur Google Forms professionnels et bien organisés.
Comment créer un formulaire RSVP avec Google Forms
Étape 1 : Ouvrez Google Forms
Pour créer un formulaire RSVP, vous devez d’abord ouvrir Google Forms. Vous pouvez le faire en vous rendant sur forms.google.com dans votre navigateur web ou en l’ouvrant via Google Apps.
Étape 2 : Sélectionnez un modèle gratuit RSVP en ligne
Une fois sur la page d’accueil de Forms, vous verrez une liste de modèles parmi lesquels choisir. Faites défiler jusqu’à trouver le modèle RSVP Google Forms et cliquez dessus.
Étape 3 : Ajoutez vos questions et réponses
Maintenant que vous avez sélectionné le modèle RSVP, vous verrez une liste de questions typiquement posées sur un formulaire RSVP. Vous pouvez modifier ces questions ou en ajouter de nouvelles. Pour chaque question, vous devrez fournir des choix de réponses.
Vous pouvez poser certaines questions spécifiques dans votre formulaire RSVP, telles que :
- S’ils peuvent assister ou non à l’événement
- Nom de l’invité
- Noms des invités supplémentaires
- Préférence de repas
- Restrictions alimentaires
- Demandes de chansons
Assurez-vous d’ajouter une option « Autre » pour chaque question afin que les invités puissent entrer leurs réponses.
Pour les réponses, vous pouvez choisir parmi une liste d’options telles que « Réponse courte » ou « Choix multiple ». Vous pouvez également sélectionner l’option « Date » ou « Heure » pour les questions qui le nécessitent.
Étape 4 : Personnalisez le formulaire RSVP à votre goût
Une fois que vous avez ajouté toutes les questions et réponses à votre formulaire RSVP, il est temps de le personnaliser à votre goût. Vous pouvez le faire en changeant le thème et en ajoutant des images ou des vidéos.
Pour changer le thème, cliquez sur le bouton « Personnaliser le thème » dans le coin supérieur droit de la page. Cela vous amènera à l’outil de personnalisation du thème où vous pourrez modifier le style du texte, le schéma de couleurs, la police et les images d’arrière-plan.
Pour ajouter des images, cliquez sur le bouton « Image » dans le coin supérieur droit de la page. Cela ouvrira une fenêtre où vous pourrez télécharger une image depuis votre ordinateur ou en sélectionner une sur le web.
Pour ajouter une vidéo, cliquez sur le bouton « Vidéo » dans le coin supérieur droit de la page. Cela ouvrira une fenêtre où vous pourrez coller l’URL de la vidéo ou télécharger une vidéo depuis votre ordinateur.
Suivez ce lien pour apprendre comment ajouter une image d’en-tête à vos Google Forms.
Étape 5 : Configurez les paramètres de votre formulaire RSVP
Une fois que vous avez personnalisé le formulaire à votre goût, il est temps de configurer les paramètres du formulaire. Pour cela, cliquez sur le bouton « Paramètres » dans le coin supérieur droit de la page.
Dans la fenêtre « Paramètres », vous pouvez gérer les « Réponses », la « Présentation », les « Valeurs par défaut du formulaire » et les « Valeurs par défaut des questions ».
Dans l’onglet « Réponses », vous pouvez choisir comment vous souhaitez recevoir les réponses à votre formulaire RSVP et comment vous souhaitez autoriser la modification des réponses. Souhaitez-vous envoyer une copie des réponses aux répondants ? Vous pouvez également limiter le nombre de réponses que vous accepterez.
Dans l’onglet « Présentation », vous pouvez choisir comment le formulaire sera affiché. Par exemple, vous pouvez choisir d’afficher une barre de progression indiquant combien de questions ont été répondues. Vous pouvez également ajouter une barre de progression au formulaire.
Il y a également une option « Message de confirmation » dans cet onglet où vous pouvez remercier les répondants pour leurs réponses et leur fournir un lien pour soumettre une autre réponse.
Dans l’onglet « Valeurs par défaut du formulaire », vous pouvez choisir de collecter les adresses e-mail par défaut.
Dans l’onglet « Valeurs par défaut des questions », vous pouvez choisir de rendre les questions obligatoires par défaut. Cela signifie que lors de la création de questions dans votre formulaire, elles seront obligatoires sauf si vous spécifiez le contraire.
Apprenez comment trier vos réponses Google Form ici.
Étape 6 : Créez et envoyez un lien RSVP
Une fois que vous avez terminé de configurer votre formulaire, il est temps de créer un lien RSVP et de l’envoyer. Pour cela, cliquez sur le bouton « Envoyer » dans le coin supérieur droit de la page. Cela ouvrira une fenêtre où vous pourrez ajouter les adresses e-mail des personnes qui recevront le lien du formulaire RSVP.
Vous pouvez également choisir de partager le lien sur les réseaux sociaux ou d’intégrer le formulaire sur votre site web. Cependant, assurez-vous de raccourcir l’URL pour faciliter le partage.
Vous pouvez avoir une longue liste d’invités, surtout pour un grand événement comme un mariage. Il sera difficile de saisir tous leurs e-mails et de les envoyer individuellement. Pensez à ajouter YAMM à votre Google Workspace, qui vous permet d’envoyer des e-mails personnalisés avec des formulaires RSVP en une seule fois.
Montrez vos réponses Google Form dans un graphique.
Maintenant, commencez à collecter des réponses avec votre outil RSVP en ligne DIY !
Pour collecter les réponses, cliquez sur l’onglet « Réponses » dans le coin supérieur droit de la page. Cela vous amènera à une nouvelle page où vous pourrez voir toutes les réponses. Vous pouvez également exporter les réponses vers une feuille Google et les convertir en PDF ou en document.
Form Publisher est un excellent moyen de générer automatiquement des documents remplis avec les réponses de votre formulaire.
Et voilà ! Vous avez maintenant créé avec succès un formulaire RSVP en utilisant Google Forms.
Comment être prévenu lorsque quelqu’un utilise votre lien RSVP pour l’événement
Il est important de savoir quand les personnes répondent à votre invitation afin de pouvoir planifier en conséquence. La meilleure façon d’être prévenu lorsque quelqu’un répond à votre formulaire Google est d’utiliser la fonction « Recevoir des notifications par e-mail pour les nouvelles réponses ».
Cela vous enverra un e-mail à chaque fois que quelqu’un soumet votre formulaire. Voici comment utiliser cette fonction :
Rendez-vous dans l’onglet Réponses de votre formulaire
L’onglet Réponses est l’endroit où vous pouvez voir toutes les réponses à votre formulaire. L’onglet « Réponses » se trouve au centre de la page, entre les options « Questions » et « Paramètres ».
Cliquez sur l’icône de menu
L’icône de menu est représentée par trois points dans le coin supérieur droit de l’onglet « Réponses ». Cela ouvrira un menu déroulant.
Sélectionnez « Recevoir des notifications par e-mail pour les nouvelles réponses »
La première option du menu déroulant est « Recevoir des notifications par e-mail pour les nouvelles réponses ». C’est l’option que vous devez sélectionner pour être informé par e-mail chaque fois que quelqu’un répond à votre formulaire.
Maintenant, les notifications par e-mail seront activées et vous commencerez à les recevoir pour chaque nouvelle réponse.
Comment organiser facilement les réponses Google Forms et les RSVP pour l’événement en ligne avec Form Publisher !
Les RSVP sont une partie importante de tout événement, et Google Forms est un excellent outil RSVP car il facilite leur création. Suivez simplement ces étapes simples pour commencer !
Si vous avez besoin de documents des réponses que vous recevez pour vos enregistrements, Form Publisher est l’outil parfait pour vous. Avec Form Publisher, vous pouvez générer des fichiers à partir des réponses que vous obtenez sur les formulaires, vous évitant ainsi la peine de lire des feuilles de calcul. Vous pouvez également choisir où ces fichiers se trouvent.
Tout ce système RSVP vous fait gagner du temps et des tracas, vous assurant que votre événement se déroule sans problème. Inscrivez-vous dès aujourd’hui pour le plan gratuit de Form Publisher !
