Un tableau de bord des ventes offre une vue d’ensemble de vos performances de vente et vous permet de savoir si vous atteignez vos objectifs. Il présente vos données sous forme de visualisations et de rapports complets et faciles à lire.
Cependant, la plupart des outils de gestion des ventes et des logiciels de gestion de la relation client (CRM) proposent des tableaux de bord intégrés, mais avec des fonctionnalités de personnalisation limitées et seulement quelques métriques. De plus, à moins que vous ne maîtrisiez l’installation d’un tableau de bord des ventes dans Salesforce, tout le processus peut prendre beaucoup de temps et d’efforts.
Google Sheets offre une solution plus simple grâce à ses fonctionnalités, applications, fonctions et formules qui vous permettent de créer rapidement des rapports et des visualisations personnalisés pour votre tableau de bord des ventes.
Dans ce guide, nous couvrirons ce qu’est un tableau de bord des ventes, les principales métriques à inclure et comment vous pouvez en créer un à l’aide de Google Sheets.
Qu’est-ce qu’un tableau de bord des ventes ?
Un tableau de bord des ventes est une présentation graphique facile à comprendre de vos données de vente essentielles. Il vise à aider les gestionnaires des ventes et les propriétaires d’entreprises, entre autres, à prendre de meilleures décisions commerciales basées sur les données.
Les tableaux de bord présentent vos données de vente de manière plus significative, souvent à l’aide de graphiques, de cartes thermiques, de jauges et d’autres visualisations. Ils peuvent être interactifs ou statiques, et la plupart des tableaux de bord de vente modernes sont dynamiques, basés sur le temps (affichant des données dans des intervalles de temps réglables ou réguliers) et souvent connectés en temps réel à une base de données ou une source de données.
Essentiellement, un tableau de bord des ventes implique des points de données spécifiques aux ventes et des métriques qui vous donnent une vue instantanée de la santé de vos opérations de vente. Cela vous aide à identifier les domaines cruciaux à améliorer et à optimiser, et à déterminer quels commerciaux concluent des transactions. Cela augmentera vos performances de vente et vous aidera à obtenir de meilleurs résultats.
Vous pouvez visualiser des métriques essentielles ou créer des variations et des tableaux de bord spécifiques, tels qu’un tableau de bord des métriques de vente. Vous pouvez également inclure les données que vous souhaitez suivre et afficher dans votre tableau de bord, telles que votre chiffre d’affaires total, votre taux de réussite et les transactions perdues par rapport aux transactions gagnées.
Pourquoi utiliser Google Sheets pour créer un tableau de bord des ventes ?
Google Sheets offre plus que les formules et les fonctions de base. Si vous savez ce que vous faites (ou si vous creusez un peu), vous découvrirez de nombreux outils, tableaux et graphiques du programme pour créer facilement des rapports personnalisés.
Certaines des analyses et des rapports que vous pouvez réaliser dans Google Sheets incluent les diagrammes de Gantt pour la gestion des produits, les prévisions des ventes, la création de pipeline de ventes, le suivi du taux de conversion des leads en opportunités, et de nombreux autres cas d’utilisation.
Google Sheets est un programme centré sur le calcul, offrant une énorme liste de fonctions (formules) qui vous permettent de manipuler vos données pour extraire les informations et les idées souhaitées.
Le programme de feuilles de calcul est basé sur le cloud, ce qui vous permet d’accéder à votre tableau de bord Google Sheets de n’importe où avec votre compte Google. Cela peut faciliter le travail d’équipe et la collaboration et permet une flexibilité dans votre travail.
Bien que Google Sheets ne dispose pas des fonctionnalités les plus avancées, il offre les outils et les fonctions essentiels nécessaires pour créer un tableau de bord de performance de vente complet. Il effectue des analyses cruciales et génère des rapports.
Google Sheets inclut également des fonctions pour importer des données à partir de plusieurs types de données structurées, renvoyer la valeur maximale sélectionnée dans une plage de base de données ou un tableau similaire et lier des données à partir d’autres feuilles de calcul et classeurs.
Déterminez ce qu’il faut inclure dans votre tableau de bord des ventes
Avant de commencer à créer votre tableau de bord des ventes, identifiez les points de données et les métriques que vous souhaitez suivre, mettre en évidence et afficher.
Identifiez les indicateurs clés de performance (KPI) qui sont significatifs pour vous, vos gestionnaires et votre équipe. Vous pouvez ensuite déterminer les sources de données et les types de données à surveiller.
Il est utile de se poser les questions suivantes :
- D’où proviendront vos données ? Votre source de données permettra-t-elle l’importation, l’exportation et la synchronisation automatisées, ou devrez-vous le faire manuellement ? Cela nécessitera-t-il un outil tiers ?
- Pour qui est le tableau de bord ? S’agit-il du tableau de bord des ventes de votre directeur des ventes, de vos représentants ou de votre administrateur ?
- À quelle fréquence devrez-vous mettre à jour le tableau de bord des ventes ?
- Quelles sont les métriques spécifiques et les points de données qui apparaissent souvent dans vos rapports ?
- Quels sont vos KPI identifiés ?
- Y a-t-il des métriques qui sont régulièrement considérées ou examinées comme étant plus cruciales que d’autres lors de vos réunions d’équipe commerciale et de vos examens individuels des vendeurs ?
- Votre entreprise dispose-t-elle de plusieurs équipes de vente, telles que des équipes de vente sur le terrain et en interne ?
Répondez à ces questions pour vous aider à déterminer quelles données et quelles métriques inclure et comment présenter au mieux les informations afin d’obtenir le meilleur résultat de votre tableau de bord de gestion des ventes.
Importez vos données
Commençons par importer vos données de vente dans Google Sheets.
Dans ce guide, nous vous montrerons comment vous pouvez importer vos données de Salesforce dans Google Sheets de manière transparente à l’aide de l’application Coefficient.
Coefficient est un outil puissant pour l’importation, l’exportation et la synchronisation de vos données. Il est facile à configurer et à utiliser, simplifiant l’extraction de données de votre source.
Une fois que vous avez installé l’application Coefficient : Salesforce, le connecteur de données HubSpot à partir de la Place de marché Google Workspace, lancez-le depuis l’onglet Compléments du menu de Google Sheets.
Sur la fenêtre contextuelle de Coefficient, cliquez sur Importer les données et sélectionnez Salesforce.
Si vous avez un rapport Salesforce prêt, choisissez Importer à partir du rapport. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps et d’efforts lors de l’importation des données de vente que vous utiliserez pour créer votre tableau de bord.
Sélectionnez les objets que vous souhaitez inclure dans votre importation de données Salesforce et utilisez la zone de recherche pour trouver rapidement des objets. Ensuite, sélectionnez les champs que vous souhaitez ajouter à votre ensemble de données.
Vous pouvez également ajouter un filtre et des critères de tri, définir une limite d’importation et donner un nom à votre importation afin de la retrouver et de la réutiliser facilement pour vos rapports et vos analyses futures.
Cliquez sur Importer. Cela devrait peupler automatiquement les données dans Google Sheets en quelques secondes ou minutes, en fonction de la taille de vos données.
Voici à quoi peut ressembler votre importation de données Salesforce sur Google Sheets.
Créez votre tableau de bord interactif des ventes
Un tableau de bord des ventes peut inclure de nombreux composants et sections. Cependant, dans ce guide, nous nous concentrerons sur la création d’un tableau de bord avec ces sections :
- Transactions (gagnées, ouvertes et perdues)
- Carte géographique avec le chiffre d’affaires total de tous les pays et le taux de conversion
- Transactions perdues par rapport aux transactions gagnées
- Taux de réussite
Utilisez un modèle de tableau de bord des ventes
Pour simplifier la création de votre tableau de bord des ventes, commencez par un modèle sur lequel vous pouvez facilement vous appuyer, comme ce modèle de tableau de bord mensuel des ventes de HubSpot.
L’utilisation d’un modèle de tableau de bord des ventes pour Google Sheets accélère la création de votre tableau de bord, car vous pouvez facilement personnaliser les sections et remplacer les données.
Transactions (gagnées, ouvertes et perdues)
Vos données de vente importées doivent inclure vos transactions gagnées, ouvertes et perdues.
Pour calculer le nombre de transactions en fonction de l’état gagné, ouvert ou perdu, utilisez cette formule d’exemple avec la fonction COUNTIF. Dans cet exemple, nous calculerons les transactions gagnées.
=SI(ESTVIDE(A19); COUNTIF (Transactions!AL2:AL;"gagné"); COUNTIF (Filtrer(Transactions!AL2:AL;Transactions!Z2:Z=A19);"gagné"))Pour mieux comprendre cette formule, voici une brève explication :
- Transactions!AL2:AL devrait être la colonne d’état de vos données importées
- Transactions!Z2:Z est la colonne org_id.address de vos données importées
- A19 est une cellule avec le nom du pays
Utilisez la même formule pour calculer le nombre de transactions ouvertes et perdues (remplacez « gagné » par « ouvert » et « perdu » dans la formule), et vous devriez obtenir quelque chose qui ressemble à ceci.
Créez une visualisation des valeurs à l’aide d’un graphique circulaire. Sélectionnez la plage de données, cliquez sur Insertion dans le menu de Google Sheets, puis sur Graphique.
Dans le volet de l’éditeur de graphiques, sélectionnez Graphique circulaire dans l’onglet Configuration. Cliquez sur l’onglet Personnaliser et formatez les étiquettes, les couleurs, les textes et autres éléments du graphique.
Ajoutez le graphique circulaire à votre modèle de tableau de bord des ventes ou à votre feuille de calcul.
Carte géographique
Pour créer votre carte géographique, vous aurez besoin de trois colonnes pour le taux de conversion, le pays et le chiffre d’affaires total, respectivement.
Vous pouvez utiliser la fonction Validation des données pour remplir manuellement la colonne Pays. Cliquez sur Données dans le menu de Google Sheets, puis sur Validation des données, et sélectionnez la colonne ou la plage avec les noms de pays de votre ensemble de données.
Un moyen plus rapide est d’utiliser la formule d’exemple ci-dessous.
={"Nom du pays"; UNIQUE(Transactions!Votre plage ici)}Ensuite, déterminons le taux de conversion par pays, qui est le rapport entre vos transactions gagnées et vos transactions totales.
Utilisez cette formule :
=COUNTIF (Filtrer(Transactions!AL$2:$AL;Transactions!$Z$2:$Z=A61);"gagné")/COUNTA (Filtrer(Transactions!AL$2:$AL;Transactions!$Z$2:$Z=A61))La formule Transactions!AL2:AL dans la formule fait référence à la colonne d’état, et Transactions!Z2:Z est la colonne org-id.address (ou nom du pays) des données importées. A61 est une cellule pour le nom du pays.
Faites glisser la formule ou utilisez le raccourci Copier vers le bas (Ctrl+d) pour l’utiliser pour les autres pays de vos données.
Enfin, pour obtenir le chiffre d’affaires total, calculez la somme de toutes les transactions gagnées pour chaque pays en utilisant cette formule.
=SUM(Filtrer(Transactions!$AF$2:$AF;Transactions!$Z$2:$Z=A54;Transactions!$AL$2:$AL="gagné"))La colonne de valeur est Transactions!AF2:AF, tandis que Transactions!AL2:AL fait référence à la colonne d’état des données importées. A61 est une cellule avec le nom du pays, et Transactions!Z2:Z est la colonne org_id.address.
Votre tableau final devrait ressembler à ceci.
Maintenant que vous avez configuré les données dont vous avez besoin pour chaque pays, ajoutez une carte géographique pour visualiser les informations de votre tableau de bord des ventes.
Sélectionnez le tableau, cliquez sur Insertion dans le menu, puis sur Graphique. Dans l’éditeur de graphiques, sous l’onglet Configuration, choisissez Carte géographique.
Personnalisez l’apparence et la configuration de votre carte géographique et ajoutez-la à votre tableau de bord des ventes.
Transactions perdues par rapport aux transactions gagnées
Calculer les transactions perdues et gagnées est assez simple en utilisant la formule ci-dessous.
=SI(ESTVIDE(A19); COUNTIF (Filtrer(Transactions!AL2:AL;Transactions!CN2:CN=2016);"gagné"); COUNTIF (Filtrer(Transactions!AL2:AL;Transactions!Z2:Z=A19;Transactions!CN2:CN=2016);"gagné"))Remplacez Transactions!CN2:CN=2016 par chaque année correspondante pour obtenir la valeur du reste des données. Utilisez la même formule pour calculer vos transactions perdues et remplacez « gagné » par « perdu » dans la formule.
Une fois que vous avez les données, appliquez un graphique à colonnes.
Sélectionnez la colonne contenant les années, les transactions perdues et les transactions gagnées. Suivez le même processus d’insertion d’un graphique, choisissez le type de graphique en colonnes et personnalisez le graphique selon vos préférences avant de l’ajouter à votre tableau de bord des ventes.
Taux de réussite
Calculez le taux de réussite en divisant vos transactions gagnées par les transactions clôturées (transactions perdues plus transactions gagnées).
Vous pouvez utiliser une formule simple : une cellule avec vos transactions gagnées en 2016/(une cellule avec vos transactions perdues en 2016+une cellule avec vos transactions gagnées en 2016).
Par exemple :
=E75/(D75+E75)Vous pouvez ensuite calculer le taux de réussite pour les années suivantes et créer un graphique à ligne lisse à ajouter à votre tableau de bord des ventes.
Sélectionnez la colonne de l’année et la colonne du taux de réussite, puis suivez les mêmes étapes pour insérer un graphique. Choisissez le type de graphique Ligne lisse dans les options du type de graphique et modifiez les éléments du graphique en conséquence.
À cette étape, vous devriez avoir tous les graphiques et visualisations de données dont vous avez besoin pour créer votre tableau de bord des ventes.
Appliquez la mise en forme et les personnalisations souhaitées et organisez les graphiques de manière à répondre au mieux aux besoins des utilisateurs et de votre public cible.
Vous pouvez créer des tableaux de bord spécifiques, tels qu’un tableau de bord KPI des ventes, et ajouter d’autres métriques clés. Cela peut inclure votre taux de conversion des leads, la valeur vie client, la croissance mensuelle des ventes et les taux de rétention et de churn.
Maintenant que vous savez comment créer un tableau de bord des ventes dans Google Sheets, vous pouvez commencer à en créer un avec l’aide de notre guide.
En utilisant les formules et les fonctions de Google Sheets pour créer vos rapports de données de vente, vos analyses, vos modèles et vos visualisations, vous pouvez construire et personnaliser efficacement votre tableau de bord des ventes.
De plus, l’importation, l’exportation et la synchronisation de vos données est extrêmement facile et rapide avec Coefficient. L’application vous permet de récupérer les données de votre source pour les importer dans Google Sheets en quelques clics seulement.
Vous pouvez également garantir que vos données de tableau de bord sont toujours en temps réel et à jour, car Coefficient vous permet de planifier la mise à jour automatique des données. Cela signifie que vous n’aurez pas besoin d’importer de nouvelles données chaque fois que les informations de votre source changent, ce qui vous fera gagner un temps précieux et des efforts considérables, ainsi qu’à votre équipe de vente.
Essayez Coefficient gratuitement dès aujourd’hui!
Maintenant que vous connaissez les étapes essentielles pour créer un tableau de bord des ventes dans Google Sheets, vous pouvez commencer à en créer un grâce à notre guide.
En utilisant les formules, les fonctions et les outils de Google Sheets pour créer vos rapports de données de vente, vos analyses, vos modèles et vos visualisations, vous pouvez construire et personnaliser efficacement votre tableau de bord des ventes.
De plus, l’importation, l’exportation et la synchronisation de vos données sont faciles et rapides avec Coefficient. L’application vous permet de récupérer les données de votre source pour les importer dans Google Sheets instantanément en quelques clics seulement.
Vous pouvez également vous assurer que vos données de tableau de bord sont toujours à jour grâce à la fonction de rafraîchissement automatique des données de Coefficient. Ainsi, vous n’aurez pas besoin d’importer de nouvelles données à chaque changement d’informations provenant de votre source, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps et d’efforts, ainsi qu’à votre équipe de vente.
Essayez Coefficient gratuitement dès aujourd’hui!
