Google Sheets est le roi des bases de données. De la conservation des pistes à la surveillance des nouveaux clients, il est devenu un point chaud pour rassembler des informations importantes sur l’entreprise.
Assurer le transfert fiable de ces données dans un outil CRM tel que Salesforce en temps réel permet de faire avancer les prospects plus rapidement, car les équipes de vente peuvent prendre des mesures immédiates. C’est pourquoi vous devriez envisager de connecter Salesforce à Google Sheets afin de pouvoir gérer facilement le transfert de données entre eux.
Dans cet article, je vais vous montrer comment configurer une intégration Salesforce Google Sheets afin de créer automatiquement un enregistrement dans Salesforce chaque fois qu’une nouvelle ligne est ajoutée à Google Sheets. Je commencerai par vous expliquer comment le faire avec Salesforce Data Loader et Google Cloud Connector. Ensuite, je vous montrerai comment le faire de manière plus simple, en l’automatisant avec Zapier.
Table des matières
- Comment utiliser Salesforce Data Loader
- Comment utiliser Google Cloud Connector pour Salesforce
- Pourquoi vous devriez utiliser Zapier à la place
- Des moyens efficaces pour connecter Google Sheets à Salesforce
- Comment intégrer Google Sheets à Salesforce avec Zapier
Comment utiliser Salesforce Data Loader
Salesforce Data Loader est un outil approuvé par Salesforce, conçu pour gérer de grandes transactions de données (principalement l’importation et l’exportation d’enregistrements) à l’aide de fichiers CSV. Il facilite diverses opérations telles que l’insertion, la mise à jour, la suppression ou l’exportation d’enregistrements dans Salesforce à partir d’autres outils.
Voici quelques instructions étape par étape pour le configurer :
- Cliquez sur l’icône « Paramètres » en haut à droite de votre page Salesforce et sélectionnez « Configurer ».
- Recherchez « Data Loader » dans la barre de recherche rapide de la configuration et cliquez sur « Télécharger », puis suivez les instructions.
- Installez la dernière version d’Azul Zulu et suivez les instructions.
- Ensuite, installez Data Loader en tant que fichier Zip et déplacez tous les contenus vers un nouveau dossier.
- Double-cliquez sur le fichier « Data Loader » et cliquez sur « Exécuter ».
- Une fois le Data Loader ouvert, sélectionnez « Insérer ».
- Vous serez invité à vous connecter à votre compte Salesforce et à autoriser l’accès à Data Loader.
- Cliquez sur « Suivant » et sélectionnez l’enregistrement (votre fichier CSV). Vous devrez télécharger votre Google Sheet sous forme de fichier CSV pour que cela fonctionne.
- Cliquez sur « Suivant » et associez vos colonnes CSV aux bons champs Salesforce.
- Enfin, créez un nouveau dossier pour vos fichiers.
Comment utiliser Google Cloud Connector pour Salesforce
Une autre façon d’intégrer Salesforce à Google Sheets est d’utiliser le Google Cloud Connector. Cette extension vous permet de transférer directement les données de Google Sheets (et d’autres applications Google) dans Salesforce.
Avec cela, vous pouvez importer, ajouter, mettre à jour et supprimer des données Salesforce en fonction des mises à jour apportées à Google Sheets. Voici comment le configurer :
- Ouvrez la feuille de calcul Google que vous souhaitez utiliser.
- Cliquez sur « Extensions » > « Modules complémentaires » > « Obtenir des modules complémentaires ».
- Recherchez et sélectionnez « Salesforce Connector ».
- Cliquez sur « Installer », puis sur « Continuer ».
- Autorisez l’accès au module complémentaire à votre compte Salesforce, puis cliquez sur « Terminé ».
Une fois que vous avez installé le module complémentaire, vous devez simplement donner à votre compte Salesforce un accès pour pouvoir commencer à déplacer vos données. Pour ce faire, retournez dans votre feuille de calcul Google et suivez ces étapes :
- Cliquez sur « Extensions » et ouvrez « Salesforce Connector ».
- Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur « Autoriser », puis sur « Autoriser ».
Vous pouvez désormais sélectionner différentes options dans votre module complémentaire, telles que déplacer vos données de Google Sheets vers Salesforce ou ajouter des données Salesforce à une feuille de calcul Google.
Pourquoi vous devriez utiliser Zapier à la place
Bien que vous puissiez utiliser les options ci-dessus pour connecter Salesforce à Google Sheets, il existe plusieurs limitations en termes de flexibilité et de taille des données.
Par exemple, Salesforce Data Loader ne vous permet pas de synchroniser automatiquement les données de manière récurrente. Et, en tant qu’outil de développement, il n’est pas aussi convivial que d’autres options. Bien que le Google Cloud Connector vous permette de planifier des transferts de données, il dispose d’un ensemble limité d’options d’intervalle. De plus, il peut rencontrer des erreurs lors du transfert de grandes quantités de données.
En revanche, la création d’une automatisation avec Zapier vous permet de transférer vos données de Google Sheets directement vers Salesforce (et vice versa) automatiquement. Vous pouvez transférer les données en temps réel et planifier des transferts récurrents (autant que vous le souhaitez), le tout sans utiliser de code.
De plus, Zapier se connecte à des milliers d’applications, offrant une solution complète pour des besoins personnalisés et diversifiés sur plusieurs plates-formes.
Des moyens efficaces pour connecter Google Sheets à Salesforce et gagner du temps
Il existe de nombreuses façons d’intégrer Google Sheets et Salesforce. Si vous effectuez une tâche manuelle fastidieuse tous les jours (comme ajouter des pistes à Salesforce à partir de nouvelles lignes dans Google Sheets), vous pouvez facilement l’automatiser pour éliminer les tâches fastidieuses. Voici quelques-unes des façons les plus populaires d’automatiser Google Sheets et Salesforce :
Envoyer les données des pistes vers Salesforce à partir de Google Sheets
Bien que la génération de pistes et leur stockage dans Google Sheets soit une bataille en soi, s’assurer que vos prospects se retrouvent dans Salesforce est une étape très importante. Après tout, vous ne voulez pas que quelqu’un passe à travers les mailles du filet.
Mais télécharger manuellement leurs informations, les reformater, puis les télécharger dans Salesforce à partir de Google Sheets non seulement fait perdre du temps, mais invite également les erreurs humaines dans le processus. Et vous pouvez oublier le transfert de grandes quantités de données à grande échelle.
Au lieu de cela, vous pouvez utiliser ces Zaps pour transférer automatiquement vos données de Google Sheets vers Salesforce en temps réel, en créant un nouvel enregistrement ou en mettant à jour un enregistrement existant, dès qu’une nouvelle ligne est créée dans Google Sheets.
D’autre part, vous voudrez peut-être également consigner vos données Salesforce dans Google Sheets. Maintenir un système de pistes à jour dans les deux applications permet à tous les membres de votre organisation d’accéder aux informations de piste les plus récentes, qu’ils préfèrent travailler dans Salesforce ou Google Sheets.
Ces Zaps peuvent grandement améliorer la collaboration et l’efficacité au sein de votre équipe, en veillant à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde en ce qui concerne la gestion des pistes et des opportunités de vente.
Comment intégrer Google Sheets à Salesforce avec Zapier
Maintenant, passons au processus d’intégration de Google Sheets à Salesforce à l’aide de Zapier. Dans ce cas, nous nous concentrerons sur un flux de travail spécifique : ajouter des pistes à Salesforce à partir de nouvelles lignes dans Google Sheets.
Mais rappelez-vous, il existe différentes façons de connecter ces deux applications en fonction de vos besoins et de vos objectifs spécifiques.
Avant de commencer
Avant de créer un Zap qui intègre Google Sheets à Salesforce, vous devez créer un compte Zapier si vous n’en avez pas déjà un. Ne vous inquiétez pas, créer un compte est facile et gratuit. Il vous suffit de vous rendre ici. Vous aurez également besoin d’un compte Google et d’un compte Salesforce. Une fois que vous êtes connecté, vous pouvez créer de nouveaux Zaps en utilisant le bouton « Créer un Zap » ou en allant à zap.new.
Configurez votre déclencheur Google Sheets
Une fois dans l’éditeur Zap, vous devez d’abord créer le déclencheur, qui est l’événement qui déclenche votre Zap. Recherchez et sélectionnez « Google Sheets » en tant qu’application de déclenchement et « Nouvelle ligne de feuille de calcul » en tant qu’événement de déclenchement. Cliquez sur « Continuer ».
Ensuite, connectez votre compte Google Sheets à Zapier si ce n’est pas déjà fait. Cliquez sur « Continuer ».
Maintenant, sélectionnez la feuille de calcul et la feuille spécifique que vous souhaitez utiliser. Dans mon cas, je vais sélectionner la feuille de calcul que j’ai configurée pour stocker toutes mes pistes.
Cliquez sur « Continuer ».
Ensuite, testez votre déclencheur. Zapier recherchera une ligne de feuille de calcul récente dans votre Google Sheet, en fonction de la façon dont vous avez configuré votre déclencheur précédemment. Vous utiliserez ce que Zapier trouve pour configurer le reste de votre Zap.
Une fois que vous avez vérifié vos résultats de test, assurez-vous d’avoir les données que vous souhaitez. Si quelque chose ne va pas, apportez des ajustements à vos critères de déclenchement si nécessaire et testez à nouveau jusqu’à ce que vous obteniez les informations souhaitées. Une fois satisfait des résultats, cliquez sur « Continuer avec l’enregistrement sélectionné ».
Configurez votre action Salesforce
Il est maintenant temps de configurer l’action, qui est l’événement que le Zap effectue une fois qu’il est déclenché. Recherchez et sélectionnez « Salesforce » en tant qu’application d’action, et sélectionnez « Créer un enregistrement » en tant qu’action. Cliquez sur « Continuer ».
Connectez ensuite votre compte Salesforce si ce n’est pas déjà fait, ou sélectionnez un compte Salesforce existant dans le menu déroulant et cliquez sur « Continuer ».
Maintenant, vous devez indiquer à votre Zap comment configurer la nouvelle piste Salesforce. Sous « Objet Salesforce », cliquez sur « Piste ».
Vous pouvez extraire les données de vos enregistrements Google Sheets en cliquant dans n’importe quel champ vide où vous souhaitez que les données aillent, puis en sélectionnant une option dans le menu déroulant « Insérer des données ». Cela inclut les informations personnelles de votre piste, telles que le prénom, le nom de famille, l’adresse e-mail, etc.
Une fois que vous avez terminé de personnaliser ces champs, cliquez sur « Continuer ».
Il est maintenant temps de tester votre action. Lorsque vous cliquez sur « Tester et examiner » ou « Tester et continuer », Zapier créera un enregistrement dans Salesforce en fonction de la façon dont vous avez personnalisé les champs.
Il est conseillé de tester votre Zap pour vérifier si votre enregistrement Salesforce est correct. Si vous préférez sauter le test, cliquez simplement sur « Ignorer le test » en bas à droite. Si votre test est concluant, votre Zap est maintenant prêt à être activé. Si quelque chose ne va pas, retournez en arrière et ajustez les paramètres jusqu’à ce que tout soit parfait.
Construisez une intégration Google Sheets Salesforce
Peu importe la façon dont vous intégrez Google Sheets à Salesforce, connecter les deux afin de pouvoir échanger des données automatiquement vous permet de construire un système de gestion des pistes rationalisé dont toute votre organisation peut bénéficier.
Et si vous intégrez Google Sheets à Salesforce via Zapier, vous bénéficiez de la flexibilité totale pour créer des flux de travail automatisés personnalisés qui font le gros du travail pour vous.
