Vous avez besoin d’une meilleure gestion de votre projet, mais vous n’avez pas le temps de créer un tout nouveau système ?
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe une méthode plus simple pour garder vos projets bien organisés : utiliser des modèles de gestion de projet sur Google Sheets.
En trouvant le bon modèle, vos projets et membres d’équipe resteront organisés, ne manqueront jamais une échéance ou une livraison, et se dérouleront sans problème (voire même sous-budget).
Pour profiter de tous ces avantages, je vais vous montrer :
Pourquoi utiliser Google Sheets ?
Comme je l’ai mentionné dans ce guide, la suite d’outils bureautiques de Google (Docs et Slides) rivalise avec la suite Microsoft Office à bien des égards.
Si vous n’utilisez pas encore Google Sheets, voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez commencer dès aujourd’hui :
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C’est totalement gratuit. Vous n’avez rien à payer pour utiliser Google Sheets, y compris les modèles que je partagerai plus tard dans ce guide.
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C’est extrêmement accessible. En utilisant Google Sheets, vous pouvez vous connecter à votre compte et consulter vos feuilles de calcul de n’importe où dans le monde – tant que vous avez une connexion internet, bien sûr.
Puisque vos feuilles sont enregistrées et stockées sur le cloud, vous pouvez enregistrer votre travail sur votre ordinateur de bureau à la maison et reprendre là où vous vous êtes arrêté sur votre ordinateur portable en voyage.
Vous pourrez accéder et travailler sur vos feuilles de calcul sur n’importe quel appareil prenant en charge Google Sheets, que ce soit via votre navigateur web ou via leur application mobile.
- C’est facile à utiliser. La barre d’outils simple de Google Sheets est comparable à celle que vous trouveriez dans Microsoft Excel, à quelques fonctionnalités près.
Vous pouvez également facilement ouvrir vos fichiers Microsoft Excel dans Google Sheets.
Donc même si vous et vos membres d’équipe avez l’habitude de travailler dans Microsoft Office, vous ne devriez avoir aucun problème pour effectuer la transition.
- C’est meilleur pour collaborer avec votre équipe en temps réel. Jetez un œil au bouton bleu vif « Partager » dans le coin supérieur droit de cette image d’une feuille de calcul Google vierge :
Cliquez sur ce bouton et vous pourrez partager le lien vers cette feuille de calcul avec n’importe qui de votre équipe, y compris vos actionnaires.
Mais ils peuvent également collaborer avec vous dans le même document en temps réel.
Ai-je mentionné qu’ils peuvent le faire depuis n’importe où dans le monde ?
Donc si votre bureau de New York travaille avec votre division de Londres, vous n’aurez pas à attendre cinq heures pour voir les modifications apportées au document.
Tant que votre équipe peut gérer le décalage horaire, tout le monde peut accéder à la feuille de calcul au besoin, ce qui vous offre un moyen plus rapide de modifier votre plan et de faire des mises à jour.
Comme je suis tout aussi obsédé par l’organisation que vous, j’ai réparti ces 15 modèles gratuits en trois catégories en fonction de la manière dont ils peuvent vous aider :
- respecter les délais,
- gérer votre équipe,
- rester dans le budget.
N’hésitez pas à utiliser un (ou plusieurs) de ces modèles pour vous assurer que votre prochain projet est un véritable succès.
Modèles pour respecter les délais de vos projets
Les bons chefs de projet savent comment faire avancer leurs projets et leurs membres d’équipe selon un calendrier précis.
Donc, au lieu de vous laisser submerger par une pile d’échéances pour votre prochain projet, optez pour l’un de ces modèles Google Sheets pour rester dans les délais et garder la tête sur les épaules :
- Modèle de diagramme de Gantt pour Google Sheets. Un diagramme de Gantt typique se compose de lignes horizontales et d’une ligne de temps indiquant les étapes et les jalons du projet. Ce modèle de Gantt de Google possède toutes ces caractéristiques.
Vous remarquerez que ce modèle comprend :
- des informations sur chaque étape du projet, y compris les sous-tâches associées à chaque phase,
- des propriétaires de tâches assignés,
- des dates de début,
- des dates d’échéance.
Les différentes phases du projet sont également représentées par des blocs de 3 semaines, codés par couleur, pour une meilleure organisation.
Si vous aimez les diagrammes de Gantt mais que vous recherchez un aperçu de calendrier plus large, vous aimerez peut-être davantage le prochain modèle.
- Modèle de chronologie de projet. Avec ce modèle gratuit de chronologie de projet issu de la galerie d’options de Google, vous disposerez d’une façon visuellement attrayante et facile à comprendre de visualiser tous les détails importants de votre projet.
Comme vous pouvez le voir dans l’image ci-dessus, ce modèle est similaire à un diagramme de Gantt en termes de style et affiche vos jalons cibles, vos objectifs, votre budget, votre portée de projet, etc. en un coup d’œil.
Mais que faire si vous avez besoin de moins d’informations et plutôt d’un compte à rebours pour les livrables de votre projet ?
Essayez ce prochain modèle.
- Modèle de chronologie de projet condensée. Considérez ce modèle comme une version abrégée du modèle de chronologie de projet précédent.
Vous y trouverez les mêmes informations, mais l’accent est davantage mis sur le calendrier que sur les détails du projet.
Une autre caractéristique intéressante de cette chronologie de projet est qu’elle inclut également une colonne pour la durée, afin que tous les membres travaillant sur le projet puissent avoir une meilleure idée de la durée de chaque étape.
Cela est certainement utile, quel que soit le type de projet que vous entreprenez.
Et comme nous en discuterons ensuite, les projets ne sont pas la seule chose que vous pouvez planifier et organiser à l’aide d’un modèle gratuit de Google Sheets.
- Modèle de chronologie pour le marketing d’événements. Les lancements de nouveaux produits et autres événements importants doivent avoir un plan d’action clair, tout comme vos projets.
Et avec ce modèle, il est tout aussi simple de planifier tout ce dont vous avez besoin avant le lancement de votre nouveau produit ou événement.
Ce modèle répertorie tout, du marketing traditionnel pour votre produit ou événement, comme la publicité locale et les relations publiques, aux versions modernes comme le marketing de contenu et les bannières publicitaires, pour couvrir toutes les bases.
De plus, vous bénéficierez également de phases codées par couleur à droite, ce qui permet de garder tout organisé et dans les délais.
Vous verrez également ces mêmes avantages avec le prochain modèle.
- Modèle de suivi de projet. Ce modèle de suivi de projet est un autre modèle de la galerie de Google, ce qui signifie qu’il possède un design professionnel et propre qui inclut intuitivement tout ce dont vous avez besoin.
Vous pouvez suivre vos livrables, vos coûts prévus et attribuer des tâches à haute, basse ou moyenne priorité.
Il y a également une clé d’état pour garder tous les membres de votre équipe informés.
Maintenant, si l’un de vos projets consiste à planifier la retraite d’entreprise de votre entreprise ou à réserver les voyages de votre vice-président, ce prochain modèle peut vous aider à maintenir l’ordre.
- Modèle de plan de voyage. Ce simple planificateur de voyage facilite toute la tâche de planification des voyages.
Vous pouvez centraliser toutes vos informations importantes en un seul endroit, puis le partager avec autant de personnes que nécessaire.
De plus, tout le monde y aura accès en déplacement, ce qui est particulièrement utile pendant les déplacements lorsque vous passez d’un poste de travail provisoire à l’autre.
Ainsi, cette première série de modèles vous permet de respecter les délais de votre projet, la série suivante vous aidera à suivre votre équipe.
Modèles pour responsabiliser votre équipe
Il est important que chaque membre de votre équipe sache qui est responsable de quoi.
Avec ces modèles, vous disposerez d’une responsabilité intégrée pour chaque projet sur lequel votre équipe collabore :
- Modèle d’effectif d’équipe. Ce modèle d’effectif d’équipe Google Sheets est parfait pour les nouveaux employés qui cherchent à savoir qui travaille où, mais il fonctionne également bien pour les projets.
Si vous dirigez un projet qui couvre plusieurs départements, ce modèle peut donner à votre équipe tous les points de contact à atteindre pendant chaque phase.
En bonus, vous pouvez également l’utiliser comme annuaire du personnel pour que votre équipe dispose d’une ressource pratique à consulter.
Et pour les lecteurs ayant besoin d’un modèle de charte de projet, le prochain est fait pour vous :
- Modèle de charte de projet. Ce modèle gratuit créé par Matt McCarty vous aide à créer une charte de projet en quelques minutes.
Fondamentalement, il contient toutes les informations dont vous avez besoin pour bien commencer votre projet et obtenir l’approbation de tous les intervenants impliqués, y compris :
- Le titre du projet.
- Le problème ou l’opportunité à résoudre ou à exploiter.
- Les objectifs.
- La portée du projet.
- Les intervenants.
- Les priorités.
- Les contraintes.
- L’approbation.
Grâce à sa conception professionnelle, vous donnerez l’impression d’être poli, organisé et compétent.
Ce prochain modèle peut vous aider à optimiser votre charge de travail si vous manquez de ressources telles que du temps ou des heures de travail en équipe.
- Modèle de feuille de temps pour les ressources. Ne vous inquiétez pas la prochaine fois que vos ressources de projet seront étirées.
Ce modèle créé par Adam Thomas peut vous aider à allouer des heures pour rester productif sans vous confondre ou accumuler des heures supplémentaires.
Cette carte pratique vous aidera à déterminer où passent les heures de votre équipe et si des ajustements sont nécessaires.
Les onglets supplémentaires en bas (non illustrés) peuvent également vous aider à relier vos coûts facturables à chaque tâche. Maintenant, vous pouvez voir à quel point le temps de votre équipe est rentable.
En parlant de coûts, le dernier ensemble de modèles est conçu pour non seulement vous aider à comprendre les budgets de projet, mais aussi à vous aider à les respecter.
Modèles pour respecter votre budget de projet
Un autre rôle courant des chefs de projet est de gérer et d’organiser les finances.
Donc, si vous avez besoin d’un aperçu financier de votre entreprise, ou si vous souhaitez connaître les dépenses d’un projet, ces modèles peuvent vous intéresser.
Ils peuvent vous aider à organiser vos finances, éliminer les dépenses inutiles et vous donner une idée de votre situation dans les colonnes des bénéfices et des pertes.
- Modèle ultime de tableau de bord d’entreprise. Sans un système bien organisé, vous pourriez vous retrouver avec un désordre coûteux entre les mains en tant que chef de projet.
Heureusement, ce modèle développé par Lon McGowan peut vous sauver la vie.
Dans l’onglet « Data », vous pourrez répertorier votre :
- Répartition des employés.
- État des résultats.
- Bilan.
Et le deuxième onglet, « Dashboard », vous permet de tracer vos revenus et vos bénéfices, ainsi que vos dépenses de vente et de marketing, ainsi que le retour sur investissement (ROI).
Cela vous permet de comparer rapidement votre rentabilité au cours de l’année.
Et si la gestion des rapports de dépenses de votre équipe vous rend fou, votre santé mentale a besoin de ce prochain modèle.
- Modèle de rapport de dépenses. Au lieu de demander à vos employés de vous envoyer leurs propres versions bizarres d’un formulaire de suivi des dépenses, utilisez ce modèle pour créer un système universel.
La chose cool à propos de cette feuille de dépenses est que vous pouvez l’envoyer par voie électronique pour économiser du papier ou l’imprimer pour la distribuer et la collecter. Dans les deux cas, vous avez une trace écrite à laquelle vous pouvez vous référer.
Demandez simplement à vos membres d’équipe de dupliquer (ou d’imprimer) l’original chaque mois pour qu’un registre soit automatiquement généré.
Ces prochains modèles vous aideront à planifier comment dépenser votre budget.
- Modèle de planification budgétaire. Bien que le titre officiel de ce modèle soit axé sur la planification budgétaire familiale, il suffit de le renommer et de l’utiliser comme planificateur budgétaire pour votre entreprise.
Donc, si cela fait également partie de votre liste de tâches de chef de projet, il vous suffit de changer les dépenses correspondant aux dépenses liées aux dépenses familiales par celles correspondant davantage à votre entreprise.
Lorsque vous le faites, vous obtenez une image réaliste de l’endroit où va vraiment votre budget.
Le prochain modèle vous aidera à décomposer encore plus votre budget mensuel.
- Modèle de suivi budgétaire mensuel. Un autre modèle utilisable à la fois à des fins personnelles et professionnelles, ce modèle Google est également visuellement attrayant et très facile à utiliser.
Un autre avantage de cette feuille est qu’elle génère automatiquement des graphiques en barres en fonction des informations que vous saisissez.
Cela peut vous aider, ainsi que vos actionnaires, à comprendre tous les aspects de vos finances.
Une fois que vous aurez calculé vos totaux mensuels, vous pourrez ensuite les insérer dans ce suivi annuel pour voir comment vous vous positionnez pour l’année.
- Modèle de suivi budgétaire annuel. Ce modèle annuel de budget Google crée également des graphiques en barres en fonction des informations que vous ajoutez, et il vous donne même une bonne idée de la façon dont chaque mois se compare.
Attention : Si vous l’utilisez à des fins professionnelles, vous devrez changer le nom de certaines dépenses pour des dépenses qui ont plus de sens pour votre marque.
Enfin, la dernière tâche que vous pouvez être amené à gérer en matière de projets est les feuilles de temps des sous-traitants.
- Feuille de temps hebdomadaire. Heureusement, cette feuille de temps hebdomadaire créée par Google est là pour vous aider.
De la même manière, vous allez demander à votre équipe d’utiliser le rapport de dépenses dont nous avons parlé précédemment (modèle #11, au cas où vous l’auriez oublié), vous devriez également demander à vos contractants de faire de même.
Cela crée non seulement un système organisé, mais cela garantit également l’absence de divergences entre les deux parties.
N’oubliez pas de demander à vos contractants de dupliquer chaque feuille sur un nouvel onglet afin que chacun dispose d’un décompte et d’un journal à consulter, au cas où vous en auriez besoin.
Le super avantage de chacun de ces modèles est la possibilité de personnaliser et de marquer votre marque pour répondre à vos besoins.
Il existe également quelques façons supplémentaires d’améliorer vos modèles…
Conseils pour améliorer vos modèles de gestion de projet
Vous pouvez ajouter des fonctionnalités de niveau avancé à vos feuilles et modèles Google en suivant les conseils suivants :
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Ajoutez des descriptions de tâches aux parties du projet qui nécessitent des détails supplémentaires et des développements. Cela permet à chacun d’être sur la même longueur d’onde.
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Mettez en place un suivi de la progression pour aider à distinguer rapidement les tâches qui ont été réalisées de celles qui restent à faire ou à attribuer.
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Ajoutez des notifications pour vous alerter en cas de modification de l’état ou de modification de votre feuille. Ainsi, vous n’aurez pas à perdre du temps à vérifier constamment.
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Créez des listes déroulantes dans les cellules pour ajouter une liste de coéquipiers, de descriptions de poste ou tout autre élément que votre équipe ou vos intervenants doivent connaître.
Bien que ces conseils puissent sembler insignifiants, ils permettront d’améliorer un modèle Google Sheets standard en un modèle impressionnant sur lequel vous et votre équipe pourrez compter pour tout.
Commencez dès aujourd’hui à utiliser ces modèles de gestion de projet gratuits sur Google Sheets
Peu importe si vous avez besoin d’aide pour respecter les délais, rassembler les membres de votre équipe ou respecter votre budget, vous aurez une meilleure façon de gérer vos projets du début à la fin avec la bonne feuille de calcul.
Grâce à cette liste de 15 modèles gratuits dans votre boîte à outils de chef de projet, vous aurez toujours une feuille de calcul Google prête à gérer tout ce que votre projet exige.
Et lorsque vous ajoutez également les quatre améliorations que nous avons discutées, vous améliorez vos feuilles de calcul sans beaucoup d’efforts de votre part. Une situation gagnant-gagnant totale.
Si vous souhaitez vous familiariser davantage avec les outils logiciels de Google, consultez ce cours sur comment être plus productif avec Google Drive. Si vous pensez que vous avez besoin de perfectionner vos compétences en tant que chef de projet, consultez la bibliothèque de cours de GoSkills sur la gestion de projet.
Vous voulez aller au-delà de Google Sheets ? Consultez cette liste ultime de modèles de gestion de projet gratuits, et si vous recherchez d’autres modèles pratiques, consultez les meilleurs modèles Excel et les meilleurs modèles PowerPoint gratuits également !
